【正文】 桌椅、名牌、茶水桌椅是最基本的設(shè)備，可以根據(jù)會議的需要擺成圓桌型或報(bào)告型，如果參加會議的人數(shù)較多，一般應(yīng)采用報(bào)告型，不需要準(zhǔn)備座位牌，如果參加會議的人比較少，一般采用圓桌型，并且要制作座位牌，即名牌，讓與會人員方便就座。4．會場的器材準(zhǔn)備現(xiàn)代化的會議離不開各種輔助器材，在召開會議之前，就應(yīng)該把各種輔助器材準(zhǔn)備妥當(dāng)。有關(guān)會議的決定、通知等要打印出來發(fā)給相關(guān)人員，不能只進(jìn)行口頭通知，俗話說“口說無憑”，有時(shí)候秘書已經(jīng)通知了各個(gè)部門主管，可是有的人忙起來就忘記了，所以必須把工作做細(xì)致。198。選擇合適的會議場所會議場所的選擇有很多種，最常用的是公司的會議室；有時(shí)公司會在周末安排員工到一個(gè)山清水秀的度假勝地，一邊開會，一邊度假；至于大型的、重要的會議則可以專門租用飯店的會場。只有事先做好準(zhǔn)備工作，才能保證會議地順利進(jìn)行與圓滿結(jié)束。3．準(zhǔn)備會議的注意事項(xiàng)在準(zhǔn)備會議的時(shí)候，要注意以下事項(xiàng)：198。2．準(zhǔn)備會議的6Ｗ原則在每次準(zhǔn)備會議的時(shí)候，專業(yè)秘書可以用6Ｗ來問自己，檢查自己是否已經(jīng)了解了6Ｗ所提出的問題，并且一一解決了這六個(gè)問題。1．明確會議的目的在準(zhǔn)備會議之前，首先要明確會議的目的是什么？是要傳達(dá)上層決策者的精神、策略，還是為了解決某個(gè)具體的問題或危機(jī)？不管具體的目標(biāo)如何，召開會議的基本目的都是傳達(dá)并貫徹所要執(zhí)行的經(jīng)營方針，使各個(gè)部門的經(jīng)營策略與公司目標(biāo)協(xié)調(diào)一致，群策群力，找到解決問題的最佳方案。首先，介紹了對西餐的認(rèn)識以及傳統(tǒng)西餐的菜譜與上菜次序；其次，講解了怎樣準(zhǔn)備西餐宴會，包括宴會的準(zhǔn)備工作與邀請賓客，并指出了在準(zhǔn)備過程中的注意事項(xiàng)；然后，介紹了西餐桌上的禮儀，從座次的安排、餐具的擺放與使用兩個(gè)方面進(jìn)行了非常詳細(xì)的說明；接下來，分析了怎樣當(dāng)個(gè)稱職的主人；最后，分析了怎樣做個(gè)受歡迎的客人。ｄ．宴會中途，小李因?yàn)橛惺卤仨氹x開，他大聲地和主人打招呼，并問還有誰和他一起走。ｂ．小李因?yàn)橼s時(shí)間，所以穿得比較隨便。主賓離席時(shí)，陪賓也應(yīng)準(zhǔn)備離席，同時(shí)向主人道謝，告辭離去，隔天還應(yīng)捎一封感謝函或打電話向主人致謝。在宴會中要維持歡樂的氣氛，不要過于嚴(yán)肅，或因?yàn)閯e人的無心之過而表情不悅，即使單獨(dú)赴宴，也應(yīng)主動積極地伸出友誼之手；198。不要喧賓奪主，鋒芒畢露，引起主人或主賓的不快；198。準(zhǔn)時(shí)赴約，不要讓主人久候；198。適當(dāng)?shù)馁澝罆尶腿烁械礁吲d，但不要厚此薄彼，應(yīng)該隨時(shí)關(guān)懷每位客人，不應(yīng)讓有些客人感到呆坐無趣。198。198。198。198。如何成為稱職的主人和受歡迎的客人如何成為稱職的主人要想成為一位稱職的主人，應(yīng)該做到以下幾點(diǎn)：198。有的人把餐巾塞在衣領(lǐng)，或者塞在褲腰，都是錯誤的做法。198。198。酒杯的用法在西餐中，吃不同的食物要配不同的酒，相應(yīng)地要使用不同的酒杯，比如吃紅肉、黑胡椒牛排之類，一般配白酒，用“大肚子”的郁金香杯，如果用芹菜搭配，可能就要用香檳酒杯或雞尾酒杯。注意不要將兩只手同時(shí)放入碗里洗，或者將整只手浸入碗中，以免把水濺出來。洗手碗的用法在上水果的時(shí)候，一般會隨著水果碟端上洗手碗，洗手碗里常有幾片檸檬，我們不要誤以為那是飲品。對于配菜用的小豆或蔬菜粒，可以改用右手握叉舀來吃。刀叉的用法吃西餐時(shí)一般左手持叉，右手握刀，自食物左側(cè)起，每次切下適當(dāng)?shù)拇笮∵M(jìn)食。2．餐具的擺放與使用西餐所用的餐具比中餐所用的筷子要復(fù)雜得多，在整個(gè)用餐的過程中至少要換好幾套刀叉，西餐餐具的使用具有一些基本原則，只要掌握了這些原則，大致上就不會貽笑大方。現(xiàn)在還流行廚師現(xiàn)場工作，表演特定的技巧，所以要把最佳的觀賞位置留給男女主賓來坐，男女主賓坐在中間，男主賓的左邊是女主人，女主賓的右邊是男主人。西餐的長桌有兩種方式，一種是主人坐在桌子的兩邊，女主人的右手邊是男主賓，左邊是男次賓，男主人的右邊是女主賓，左邊是女次賓，依次排列，距離主人越遠(yuǎn)的人年齡輩分越低；另一種是男女主人坐在桌子的中間，女主人的右邊是男主賓，左邊是男次賓，男主人的右邊是女主賓，左邊是女次賓，夫妻是交叉坐的，因?yàn)樗麄冋J(rèn)為在任何社交場合里，都應(yīng)該開拓自己的人際關(guān)系。西餐桌上的禮儀198。準(zhǔn)備一個(gè)座位卡可以在座位卡上寫上各位賓客的名字，這樣來賓依照座位卡的指示就能夠方便地找到自己的位置，當(dāng)然還要有一個(gè)專門的引導(dǎo)人員引路。要求回貼在寄出請柬的同時(shí)，要請對方回貼，并且要求對方在回貼上注明對方的聯(lián)系方式以及其他相關(guān)事項(xiàng)，如是否有素食者等，通過回貼專業(yè)秘書可以掌握更詳細(xì)的賓客資料，做到確保宴會萬無一失。如果是三五個(gè)好友一起吃飯，口頭邀約就可以了，也可以采用電話、傳真的方式，如果是比較正式的宴會，尤其是商業(yè)用餐，一定要事先寄出請柬，對于大型的商業(yè)宴會，請柬最好能夠在14天以前，甚至一個(gè)月以前寄出去，因?yàn)樵绞谴笮偷难鐣爸脮r(shí)間要求越多，要包含信件來往的時(shí)間和雙方準(zhǔn)備的時(shí)間。198。確定宴會的時(shí)間和地點(diǎn)有的西餐廳禮拜六休息，禮拜三小周末，不適合辦宴會，所以秘書要根據(jù)自己的要求和西餐廳的情況來選擇一個(gè)合適的時(shí)間。在選擇陪賓的時(shí)候要注意與主賓的社會地位、輩分等方面相當(dāng)，比如宴請國外一家企業(yè)的總經(jīng)理，應(yīng)該邀請企業(yè)界的各位總經(jīng)理、董事長相陪。198。怎樣準(zhǔn)備西餐宴會咖啡咖啡一般是西餐的最后一道程序，在用完餐之后用小咖啡杯喝一杯香濃的咖啡，被不少人視為一種享受，餐后所用的小咖啡杯是平時(shí)咖啡杯的一半大小。水果的種類也多種多樣，一般根據(jù)季節(jié)而變化。198。198。198。198。198。198。198。2．西餐的菜譜與上菜次序傳統(tǒng)的西餐具有固定的菜譜和上菜次序，依次是：198。但是，自己是否已經(jīng)掌握了吃西餐的禮儀？尤其是在正式的、重要的場合，是否能夠做到得體不失禮呢？如果在西餐廳吃飯，你必須尊重餐廳的全部顧客，尊重幫你準(zhǔn)備晚宴的工作人員，還要尊重餐廳的氣氛，所以說話的時(shí)候要輕聲細(xì)語，吃東西的時(shí)候不可以發(fā)出聲音，餐具要盡量放好，不能讓它們發(fā)出“吭吭嚓嚓”的嘈雜音。一位成功的秘書應(yīng)該知道在各種場面如何維持整體融洽的氣氛，所以當(dāng)餐桌上有人不會喝酒時(shí)就不應(yīng)勉強(qiáng)，而且如果別人非要客人干杯，秘書應(yīng)該及時(shí)為客人解圍，這樣才算招呼得周到。以前人們常常以喝酒的多少來衡量感情的深淺，比如我敬你一杯酒，你如果不喝，那就是看不起我，所以你必須一飲而盡，而且你喝完了，還要回敬我一杯，否則還是表示看不起我，這樣一桌10個(gè)人，你至少要喝18杯酒，酒量大的還可以支撐，不勝酒力的人就難以忍受了。2．保持桌面的整潔隨時(shí)保持桌面的整潔，既能讓人看著舒服，又能顯示自己的修養(yǎng)，所以在用餐的時(shí)候要留意。在吃飯的時(shí)候，要以碗來就口，而不是用嘴巴去就碗，平常用餐中經(jīng)?？梢钥吹接械娜嗽诤葴臅r(shí)候，把頭低下去夠碗，顯得彎腰駝背，而且壓迫著腸胃。餐桌上的形態(tài)禮儀使用公筷的話，用完之后要及時(shí)放回原處，方便別人下一次使用；198。喝湯的時(shí)候，湯碗應(yīng)稍微提高，在碗的邊緣上稍微剮一下，再送到嘴中，這樣不會弄臟桌面；198。如果有掉下的菜，應(yīng)該夾起來放在自己盤子的邊緣，而不是任其停留在桌面上；198。太遠(yuǎn)的菜用湯匙跟著，拿過去把菜承接過來，避免中途掉下來或撒下汁水；198。筷子是利用杠桿原理設(shè)計(jì)的，有支力點(diǎn)、使力點(diǎn)、著力點(diǎn)，需要三力合一才可以挾取食物，用大拇指來固定兩根筷子，中指與食指一起作用使筷子一開一合，無名指和小拇指在下面支撐筷子，具體作法可以參照下面的示意圖。餐具的擺放與使用總之，不管桌子擺成什么形式，在排序時(shí)都是以中間為首，其次是左邊，最后是右邊，只要按照這個(gè)規(guī)則就能把座位安排得非常妥當(dāng)。如果是梅花形排列的四桌，中間的遠(yuǎn)離門口的一桌是主桌，其次是中間的離門近的一桌，再次是左邊，最后是右邊；如果是一字形排開的四桌，還可能是七八桌，都是以中間的一桌為主桌，然后按照離主桌的距離從近到遠(yuǎn)先左后右依次排序。多桌如果有兩桌，那么入門左邊的位置是主桌。一桌如果只有一桌，這一桌一般設(shè)在房間的中央，正對著門口，這時(shí)主人應(yīng)該坐在離門口比較近的位置，主賓坐在面向門口、離門口比較遠(yuǎn)的位置，這樣既可以便于主人招呼遲到的客人，又不會讓主賓受上菜動作的影響。2．座次的安排我國在正式場合一般都用圓桌，最少一桌，多則幾十桌，每種情況都有具體的禮節(jié)要求。198。198。198。時(shí)間選擇宴會時(shí)間，一般要盡量避開法定假日，如國慶、春節(jié)等，因?yàn)樵诜ǘ偃沼械娜思胰藞F(tuán)聚，有的人出門旅游，很難把人湊齊。宴會的種類因?yàn)楝F(xiàn)在宴會的種類很多，有自助餐、西餐、中餐、雞尾酒會等等，所以需要事先讓賓客知道宴會的種類。宴會的目的首先要讓賓客通過閱讀邀請函明確宴會是為了什么而舉辦的，比如為了慶祝元旦、迎接新年的到來，或者為了給某人祝壽，或者為了紀(jì)念公司成立等等，這樣來客才會心中有數(shù)，知道應(yīng)該做什么準(zhǔn)備。宴會前的準(zhǔn)備工作1．邀請函的制作宴會前的準(zhǔn)備工作包括很多方面，尤其是重大宴會的準(zhǔn)備更是需要細(xì)心、耐心和恒心，其中，邀請函的制作就是非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。古話說得好“席不正不做”，因?yàn)閺澭劚硶浩饶c胃，導(dǎo)致消化不良，而且儀態(tài)也不雅觀。但是同時(shí)必須認(rèn)識到，很多國人在餐桌上的禮儀卻是讓人不堪入目的?？傊己玫亩Y儀能夠幫助我們獲得良好的第一印象，作為秘書，必須了解并掌握各種禮儀，從細(xì)節(jié)處入手，將工作做好?！颈局v小結(jié)】本講介紹了訪客接待與拜訪禮儀。夫妻同坐的位置安排如果是夫妻一同坐車，不同的國家有不同的講究，歐美人講求社交，所以夫妻分開坐，男主人開車，主賓坐在男主人的旁邊，而中國人講求邊際關(guān)系，一般是先生開車，太太就坐在旁邊，所以秘書要根據(jù)接待對象來安排位置。而游覽車的安排又不同，我國以右為尊，一般右邊的景象風(fēng)光最漂亮，所以要讓上級和前輩們坐在右邊，中間的走道最好不要給德高望重或年齡較大的長輩坐。198。198。198。198。運(yùn)用談話技巧在與拜訪對象見面的時(shí)候，秘書應(yīng)主動地遞上自己的名片，如果上司一同去了，則首先要為上司和拜訪對象進(jìn)行介紹。其次，在拜訪的過程中，秘書也要把握好時(shí)間，最好不要把時(shí)間拖得太長，以免耽誤他人和自己的時(shí)間。198。198。198。198。拜訪的禮儀把客人送上汽車或其他的交通工具，對他們的光臨表示感謝，歡迎他們以后再來。把客人送到電梯口，等電梯即將關(guān)上時(shí)，行禮道再見；198。因?yàn)榭腿耸敲貢龑?dǎo)進(jìn)來的，所以有責(zé)任把他們再送出去，這時(shí)候，如果上司也站起來，表示要送客，秘書應(yīng)該走在上司的后方一點(diǎn)，不要搶上司的光彩，如果上司覺得這個(gè)客人可以由秘書代勞送，那么秘書就要負(fù)責(zé)送好客人。4．奉茶的禮儀在交換過名片之后，開始交談之前，奉上一杯茶水是必要的禮節(jié)，怎樣奉茶才符合禮儀要求呢？【舉例】小林是一位細(xì)心的秘書，每當(dāng)有客人來訪的時(shí)候，冬天她會給客人奉上一杯熱騰騰的香茶，讓客人喝在嘴里，暖在心里；而在夏天，她會給客人端上一杯冰茶，幫助客人消除酷暑的炎熱，所以來訪的客人對小林的印象都很好。有的人習(xí)慣順手把名片放在口袋里，結(jié)果需要的時(shí)候，卻翻出來一張皺巴巴的名片。198。熟悉名片內(nèi)容接過名片之后，要認(rèn)真地看名片上的內(nèi)容，熟悉對方的姓名、工作單位、職務(wù)、聯(lián)系方法等，而且立即用對方的頭銜來稱呼他。接穩(wěn)別人的名片在交換名片的過程中，非常忌諱把對方的名片掉落在地，因?yàn)槊且粋€(gè)人的身份象征，一定要穩(wěn)妥地接過名片，拿到名片后不要在手心把玩，而是慎重地收藏好。用正確的姿勢拿名片拿名片的時(shí)候，一般應(yīng)該用大拇指壓在名片的上沿，左右各一根手指，頂住名片的邊緣，然后用剩下的左右各三根手指捧著名片，雙手遞給對方，而且要將名片向著對方，呈15度角的傾斜角度，這樣便于對方看清楚名片的內(nèi)容。3．恰到好處的收遞名片握手之后大部分的人都會進(jìn)行名片的收遞?！?．合體的握手介紹完之后雙方一般要握手，通過握手可以架起友誼的橋梁?！九e例】某公司王經(jīng)理到一個(gè)公司進(jìn)行拜訪，公司的秘書小周首先要把公司的人員介紹給王經(jīng)理，所以她應(yīng)該先說：“王經(jīng)理，給您介紹一下，這位是我們公司的陳某某。電梯里如果沒有其他人，秘書可以主動與客人聊聊天，這樣既可以增加彼此的了解，又可以避免電梯里太過于安靜，讓人覺得不舒服。3．搭乘電梯的禮儀搭乘電梯的時(shí)候，一般要讓客人先上或先下，如果電梯里沒有人，秘書則應(yīng)先進(jìn)去控制開關(guān)，然后做一個(gè)請的動作。到達(dá)目的地之后，秘書應(yīng)主動幫客人開門，但是一定要注意，應(yīng)等客人完全進(jìn)去后，再松手放開門，否則門會彈回去打到客人。198。上下樓梯的注意事項(xiàng)上樓梯的時(shí)候，如果女秘書穿的是短裙，就不要先上樓，以免出現(xiàn)尷尬，這時(shí)可以請客人走在前面，自己走在后面，直到上完樓梯后再趕到前面，繼續(xù)引導(dǎo)工作。適應(yīng)客人的步伐速度秘書要使自己的步伐速度與客人保持一致，在行進(jìn)的過程中，應(yīng)隨時(shí)注意客人的需要，在每次拐彎時(shí)，都要提前告訴客人，如果秘書走在前面，每走一段距離，都要停下來確認(rèn)客人是否跟上。秘書與客人之間大概保持一個(gè)手臂的距離，這樣雙方既可以彼此清楚地聽見對方的講話，又可避免兩人因距離過近而帶來的緊張和尷尬。2．引導(dǎo)過程中的禮儀在引導(dǎo)客人前進(jìn)的過程中，要注意以下事項(xiàng)：198。見參考答案5－1如何引導(dǎo)訪客1．用手勢引導(dǎo)客人當(dāng)秘書了解了客人來訪的目的和要見的人之后，如果需要，還應(yīng)把客人引導(dǎo)到目的地，這時(shí)一般要用手勢示意客人跟隨自己。（2）一位客人的個(gè)子很矮，小李為了不使兩人之間高度相差太多，造成客人尷尬，小李應(yīng)該：ａ．彎腰，低下身子，然后再與客人說話?！咀詸z】小李是公司的秘書，下面是她在工作中遇到的問題，您認(rèn)為小李應(yīng)該怎樣做？（1）一個(gè)穿著很簡樸的客人來訪，看起來似乎比較窮困，這時(shí)小李應(yīng)該：ａ．熱情地說聲：“您好！”然后問他有什么事。3．運(yùn)用視線功能所謂的視線功能是指要與客戶保持相等的高度，比如當(dāng)客戶進(jìn)來時(shí)，你是坐著的，這時(shí)你應(yīng)該馬上站起來表示歡迎，如果繼續(xù)坐著，會顯得很沒禮貌。只要努力訓(xùn)練，就一定能保持最美的笑容。秘書在接待過程中首先要學(xué)會微笑，以微笑來迎接客人，用微笑給客人留下美好的第一印象。有一句諺語說得好：“假如你需要快樂，必須學(xué)會先使別人快樂。怎樣才能達(dá)到這個(gè)境界？這就需要在實(shí)際生活中去學(xué)習(xí)、去實(shí)踐。表4－2