【正文】 上級單位向下級就某一項工作提出要求,意見等往往用通知的形式傳達(dá)。（如發(fā)文字號使用六角括號，落款用漢字寫全年月日） 二、應(yīng)用文的寫法通知（一）概念和分類： 通知是批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文,轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文,傳達(dá)要求下級機關(guān)辦理或需要周知的事項的一種下行公文,有時也是告知有關(guān)單位需要周知或共同執(zhí)行的事項的平行文種。 關(guān)于辦公樓房維修資金的請示局基建處、財務(wù)處：我所辦公樓建于30年代，至今已使用近80年，房屋不適合辦公使用，且設(shè)施陳舊，年久失修，嚴(yán)重影響公安業(yè)務(wù)的開展。文種準(zhǔn)確、格式規(guī)范 國務(wù)院2000年8月24日發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》和國家技術(shù)監(jiān)督局1999年發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文格式》對什么情況下使用何種公文及公文格式作出了明確的規(guī)定?？陬^語言常說“越快越好”，“暫時不要下發(fā)”，意思清楚，但不夠凝練，如用書面語言的“從速”、“緩發(fā)”，既簡明又莊重。為荷、為要、為盼、特此通知，是為結(jié)尾用語。當(dāng)否、可否、妥否、是否，是為征詢用語。要做到文字精煉，就要掌握和熟悉已經(jīng)形成的、為大家所接受、運用的公文專門用語。文字精煉，語意明曉公文一般不宜過長，只要把問題說清楚，意圖講明白就應(yīng)停止。如取得的成績，是偉大的，還是優(yōu)異的，突出的、一定的、一般的，都要分辨清楚；參加某一活動的人數(shù)，是全部、絕大部分、一部分、還是小部分、少數(shù)、個別，也要有所區(qū)別。下行文的結(jié)語常用“此令”、“特此批復(fù)”、“希即遵照辦理”，“望研究執(zhí)行”、“請認(rèn)真貫徹執(zhí)行”。語言準(zhǔn)確，是指公文語言與公文的行文目的、內(nèi)容、對象、條件等特定需要相適應(yīng)；措辭得體是指用詞語表達(dá)的內(nèi)容要與客觀實際相結(jié)合，能恰如其分，恰到好處地表達(dá)意思。主要方法有：總結(jié)全文內(nèi)容，以深化觀點，加深讀者印象的總結(jié)式結(jié)尾；發(fā)出號召，提出希望，展望未來，激勵斗志的鼓舞式結(jié)尾；說明生效、實行時間、適用對象以及有關(guān)事項的說明式結(jié)尾；使用約定俗成，形式固定的公文專用語的定型式結(jié)尾。其結(jié)構(gòu)方式，一是并列式，即把材料按事物的邏輯關(guān)系分成幾個平行的層次；二是縱貫式，即按時間和事物發(fā)展的先后順序安排材料；三是遞進(jìn)式，即按由淺入深、由表及里的事理關(guān)系安排材料。公文一般都由開頭、主體、結(jié)尾三個部分組成。二是事實依據(jù)，就是本系統(tǒng)、本單位本部門的實際情況，即具體材料。觀點正確，是指公文必須正確體現(xiàn)黨和國家的方針、政策、法規(guī)、規(guī)章以及上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的指示精神，不能隨心所欲；觀點鮮明，是指公文表達(dá)必須清楚、明白，提倡什么，反對什么，肯定什么，否定什么，具體的尺度在那里，都要旗幟鮮明?？萍脊模撼晒陥髸?；專利申請文件……。事務(wù)文書：指黨政機關(guān)和各級組織在公務(wù)管理過程中形成的正式文字材料中的非法定公文。黨委辦公廳(室)根據(jù)黨委授權(quán)發(fā)布的公文，由被授權(quán)者簽發(fā)或者按照有關(guān)規(guī)定簽發(fā)。經(jīng)校核如需作涉及內(nèi)容的實質(zhì)性修改，須報原審批領(lǐng)導(dǎo)人復(fù)審。公文校核的內(nèi)容是： 報批程序是否符合規(guī)定； 是否確需行文； 內(nèi)容是否符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規(guī)及上級機關(guān)的指示精神，是否完整、準(zhǔn)確地體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)的意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接； 涉及有關(guān)部門業(yè)務(wù)的事項是否經(jīng)過協(xié)調(diào)并取得一致意見； 所提措施和辦法是否切實可行； 人名、地名、時間、數(shù)字、引文和文字表述、密級、印發(fā)傳達(dá)范圍、主題詞是否準(zhǔn)確、恰當(dāng)，漢字、標(biāo)點符號、計量單位、數(shù)字的用法及文種使用、公文格式是否符合本條例的規(guī)定。杜絕形式主義和繁瑣哲學(xué)。 開門見山，文字精煉，用語準(zhǔn)確，篇幅簡短，文風(fēng)端正。經(jīng)復(fù)核需要對文稿進(jìn)行實質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復(fù)審。第二十七條 公文送負(fù)責(zé)人簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由辦公廳（室）進(jìn)行審核。文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文機關(guān)的職權(quán)和與主送機關(guān)的行文關(guān)系確定。 四、應(yīng)用文寫作的基本思路與要求應(yīng)用文寫作的基本思路有制衡、無為、兼容、和諧、共生等。除特殊情況外，請示應(yīng)當(dāng)送上級機關(guān)的辦公廳(室)按規(guī)定程序辦理，不應(yīng)直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人。 （8）受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)向上級機關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)寫明主送機關(guān)和抄送機關(guān)，由主送機關(guān)負(fù)責(zé)答復(fù)其請示事項。黨委辦公廳(室)根據(jù)黨委授權(quán)，可以向下級黨委行文；黨委的其他部門，不得對下級黨委發(fā)布指示性公文。 （3）向上級機關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)主送一個上級機關(guān)；如需其他相關(guān)的上級機關(guān)閱知，可以抄送。上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機關(guān)行文，必要時應(yīng)當(dāng)抄送其另一級機關(guān)。（9）“請示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個主送機關(guān)，需要同時送其他機關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級機關(guān)。（6）屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題，應(yīng)當(dāng)直接報送主管部門處理。（4）同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯(lián)合行文；政府部門與相應(yīng)的黨組織和軍隊機關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。（三）行文規(guī)則1．《國務(wù)院關(guān)于發(fā)布〈國家行政機關(guān)公文處理辦法〉的通知》（國發(fā)〔2000〕23號）規(guī)定：（1）行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。（22）版記的位置 版記應(yīng)置于公文最后一頁，版記的最后一個要素置于最后一行。（20）印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間 位于抄送機關(guān)之下（無抄送機關(guān)在主題詞之下）占1行位置；用3號仿宋體字。3）特殊情況說明當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決。當(dāng)印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上；當(dāng)印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。（15）成文時間 用漢字將年、月、日標(biāo)全；“零”寫為“○”。數(shù)字、年份不能回行。發(fā)文字號居左空一字，簽發(fā)人姓名居右空一字；“簽發(fā)人”用3號仿宋體字，“簽發(fā)人”后標(biāo)全角冒號，冒號后用3號楷體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名。（9）發(fā)文字號 發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成。發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心為25mm；上報的公文，發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為80mm。（5）公文份數(shù)序號 用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識在版心左上角第1行。3．國家標(biāo)準(zhǔn)《國家行政機關(guān)公文格式》（GB/T97041999）規(guī)定：（1）公文用紙幅面尺寸 A4型紙，210mm297mm（2）公文頁邊與版心尺寸公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為：37mm177。 (18)黨的機關(guān)公文版頭的主要形式及適用范圍； 《中共文件》用于各級黨委發(fā)布、傳達(dá)貫徹黨的方針、政策，作出重要工作部署，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)的文件，批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的重要報告、請示。 (15)主題詞按上級機關(guān)的要求和《公文主題詞表》標(biāo)注，位于抄送機關(guān)上方。成文日期應(yīng)當(dāng)寫明年、月、日，位于發(fā)文機關(guān)署名右下方。 (9)正文公文的主體，用于表述公文的內(nèi)容，位于標(biāo)題或者主送機關(guān)下方。 (6)簽發(fā)人上報公文應(yīng)當(dāng)在發(fā)文字號右側(cè)標(biāo)注“簽發(fā)人”，“簽發(fā)人”后面標(biāo)注簽發(fā)人姓名。 (4)緊急程度對公文送達(dá)和辦理的時間要求。在民族自治地方，發(fā)文機關(guān)名稱可以并用自治民族的文字和漢字印制。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實際需要確定。（14）文字從左至右橫寫、橫排。（11）公文如有附注（需要說明的其他事項），應(yīng)當(dāng)加括號標(biāo)注。（9）公文除“會議紀(jì)要”和以電報形式發(fā)出的以外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。（6）公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機關(guān)。（4）發(fā)文字號應(yīng)當(dāng)包括機關(guān)代字、年份、序號。（1）涉及國家秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級和保密期限，其中，“絕密”、“機密”級公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號。 (12)規(guī)定 用于對特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范。 (8)報告 用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、提出建議，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。 (4)意見 用于對重要問題提出見解和處理辦法。（13）會議紀(jì)要 適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項。（9）請示 適用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。（5）通知 適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級機關(guān)辦理或需要周知的事項。三、應(yīng)用文種類、格式與行文規(guī)則（一）公文種類1．《國務(wù)院關(guān)于發(fā)布〈國家行政機關(guān)公文處理辦法〉的通知》（國發(fā)〔2000〕23號）規(guī)定行政機關(guān)的公文種類主要有：（1）命令（令） 適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關(guān)單位及人員。第一章 應(yīng)用文寫作基礎(chǔ)知識應(yīng)用文是用于處理事務(wù)的具有固定格式的文章。二、提高寫作能力的途徑提高應(yīng)用寫作能力，除了掌握寫作理論、寫作技巧外，還要提高思想水平，提高業(yè)務(wù)水平，還要多閱讀，多練習(xí)。（4）通告 適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。（8）報告 適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。（12）函 適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。 (3)指示 用于對下級機關(guān)布置工作，提出開展工作的原則和要求。 (7)公報 用于公開發(fā)布重要決定或者重大事件。 (11)條例 用于黨的中央組織制定規(guī)范黨組織的工作、活動和黨員行為的規(guī)章制度。 （二）公文格式1．國務(wù)院關(guān)于發(fā)布國家行政機關(guān)公文處理辦法〉的通知（國發(fā)〔2000〕23號）規(guī)定：公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。（3）發(fā)文機關(guān)標(biāo)識應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱：聯(lián)合行文，主辦機關(guān)排列在前。其中，“請示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。（8）公文如有附件，應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱。電報以發(fā)出日期為準(zhǔn)。（13）抄送機關(guān)指除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。（16）公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)Ａ４型（２１０ｍｍ２９７ｍｍ），左側(cè)裝訂。聯(lián)合行文，版頭可以用主辦機關(guān)名稱，也可以并用聯(lián)署機關(guān)名稱。