【正文】 種常用的標題，就是講話人＋會議名稱+文種構成，如《張縣長在全縣人口與計劃生育工作會議上的講話》，簡潔明了。文件檢索工具的編制是公文處理部門在文件材料立卷后進行的一項重要工作，主要有文號索引、文件分類目錄等。案卷目錄是案卷的名冊，是查找利用檔案的一種最基本的工具。案卷裝訂的要求是；整齊、牢固，不影響閱讀。這些工作的完成標志著整個公文立卷工作的基本完成。卷內(nèi)文件在系統(tǒng)排列以后，應當用阿拉伯數(shù)字給卷內(nèi)文件編頁號，以固定它們的排列順序，這樣就便于統(tǒng)計和保護文件。它是文書案卷整理的一項重要內(nèi)容，也是整個公文立卷工作中的一個很重要的環(huán)節(jié)。所謂平時立卷工作是指機關的公文立卷人員根據(jù)已經(jīng)編好的立卷類目，將已經(jīng)處理完畢的文件，隨時按類目上的有關條款歸人卷內(nèi)。它大體上可分為綜合的立卷類目、分編的立卷類目兩種。根據(jù)文件本身的特征組合案卷是公文立卷的主要方法。四、公文立卷的原則可表述為,“保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值,便于保管和利用”。三、公文立卷工作的組織。第十二章 公文立卷工作 一、公文立卷，是指機關文書部門將已經(jīng)辦理完畢的．具有一定查考利用價值的文件材料，按照它們在形成過程中的聯(lián)系和一定的規(guī)律組成案卷。公文的繕印是對已簽發(fā)的公文定稿進行印制。它也是公工處理工作的關鍵性環(huán)節(jié)之一。發(fā)文辦理，就是指文從擬稿到印制發(fā)出的整個運行過程。催辦工作一般有對內(nèi)催辦和對外催辦兩種情況。公文的擬辦是指對來文的處理提出初步意見，供領導人批辦時參考。登記的原則是方便文件的運轉(zhuǎn)和管理。公文的簽收是指收到文件材料后，收件人在對方的公文投遞單或送文簿上簽字，以明確交接雙方的責任，保證公文運轉(zhuǎn)的安全可靠。公文辦理程序包括收文辦理和發(fā)文辦理兩個部分。 六、公文處理工作的具體要求可以概括為:①準確周密，確保質(zhì)量。(2)機關內(nèi)部組織機構設置的層次、數(shù)量。(3)從上下級的關系來說，上級機關的辦公廳(室)負有責任對其下屬的機關，單位的公文處理工作進行業(yè)務指導。三、就一個機關而言，它的公文處理工作不像機關的人事、財務等職能部門一樣，設立某一機構負起全部的責任,或者各機構自上面下地形成一個垂直領導的獨立體系,各機關公文處理機構的設置，要視機關規(guī)模的大小、工作任務的繁簡、公文數(shù)量的多少而定。公文處理工作具有政治性、時限性、機要性和規(guī)范性的特點。提案的寫作格式一般包括標題、案由、提案人、理由、辦法、:熱悉同提案有關的情況、單位或個人對某項工作、某項活動或某方面的問題提出建議性的意見、:是由標題、稱謂、正文和落款組成。四、建議類文書是以書面形式提出建議、意見的一類公務文書。按內(nèi)容分，簡報包括會議簡報和工作簡報。接待記錄的格式應包括來訪者的姓名及有關情況、反映的問題及要求、接待人姓名、時間以及辦理結(jié)果等項。記錄類文書包括會議記錄、電話記錄、接待記錄和大事記。講話稿、歡迎詞、歡送詞、答謝詞的寫作格式包括開頭、主體、結(jié)尾。調(diào)查報告的寫作應注意:深入細致、客觀公正的調(diào)查是寫好調(diào)查報告的前提?？偨Y(jié)的寫作要求：回顧工作情況要實事求是、總結(jié)經(jīng)驗教訓要著跟未來、綱目要清晰、文風要平實。計劃類文書的寫作要求:分析情況要認真細致、確定目標要實事求是、措施要切實可行、條目要分明、語言要簡潔。政黨、較大的社會團體的章程多為“章條式”，機構較小、涉及事務不多的章程，可用“條款式”。辦法的內(nèi)容較多的用“章條式”，一般常見的是“條款式”。第八章 機關其他常用文書的寫作(上)一、規(guī)章類文書是規(guī)范工作、活動、行為等的法規(guī)、規(guī)章制度類文書，適用于黨政系統(tǒng)、社會團體、企事業(yè)單位及各類組織機構。條例的類型：根據(jù)發(fā)布條例的機關的不同，條例可分為三類：①黨的中央機關制定的條例；②國家行政機關制定的條例；③地方權力機關制定的條例。(2)會議紀要的標題最常用的形式是“會議名稱加文種”,但中間可省去“會議”二字，也有的會議紀要，多半是研討性會議紀要．可以用正副標題的形式。五、會議紀要，是記載會議情況和精神用以公布或傳達的紀實性文體。四、函，是機關之間辦理日常公務的交往性公文。三、批復，是答復下級機關請示事項的指示性公文。報告的寫作要求：①陳述事實要清楚扼要；②表述觀點要精練清晰；⑨語言要簡潔樸實。第七章 機關法定公文的寫作 （下）一、報告，是下級機關向上級機關匯報工作情況的陳述性公文。②外交公報涉及對外關系，其發(fā)布應遵循法定的審批手續(xù)和途徑。發(fā)布機關的權威性。按照其內(nèi)容的性質(zhì)可以分為兩大類；①涉及法定事項的公告、通告；②知照性公告．通告。意見的寫作要注意內(nèi)容的政策性、原則性，對下級的要求要明確具體，表述條理要清晰等等。按照指示內(nèi)容涉及的范圍，指示可分為：(1)涉及全局問題，帶普遍性的指示；(2)涉及局部問題，帶特殊性的指示。其特點有二：即表達群體意志、有權威性和約束力。決定的正文，三種類型的寫法略有不同。其特點主要是性質(zhì)重要、政策性強和有約束力。三、可以提出議案的是國家權力機關的有關機構及人員以及人民代表。它具有權威性、指揮性和強制性。上行文是指下級機關或業(yè)務部門向所屬上級領導機關或業(yè)務主管部門的一種行文。 三、根據(jù)機關之間的不同的行文關系，可以將機關的行文分為上行下行和平行三個方向，并根據(jù)機關工作的需要分為三種行文方式：(1)下行文。二、公文的行文關系是指發(fā)文機關與收文機關之間的公文往來關系。公文的文稿是指公文在起草過程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿兩種。五、公文的排版形式是指公文數(shù)據(jù)項目在文件版面上的標印格式,：公文版頭設計、版面安摔、字體字號、字行字距、天地頁邊、用紙規(guī)格等。《國家機關公文格式》將公文結(jié)構的諸要素分為指定項目和選定項目。在文字表達方面，應該結(jié)構嚴謹、語言精當、行文規(guī)范。公文之所以要有一定的體式，主要是為了保證公文的完整性、正確性與有效性，提高辦事效率并為公文處理工作提供方便。七、公文寫作人員加強修養(yǎng)應從三個方面著手：(1)完善自我，勇于創(chuàng)新。(2)有一定的政策理論水平。(3)擬出寫作提綱。(4)公文起草要符合統(tǒng)一規(guī)定的體式與程序。(6)講究格式，規(guī)范性強。(2)對象明確，針對性強。二、公文質(zhì)量直接關系到機關的工作效率問題，關系到黨和國家方針政策的貫徹問題，關系到公文本身的效用問題。(4)從文件的處理要求來劃分，可分為急件和平件。(5)從公文內(nèi)容的性質(zhì)和特點來劃分：指揮性公文、規(guī)范性公文、報請性公文、知照性公文、記錄性公文。六、公文的分類：(1)從公文的來源來劃分：對外文件、收來文件、內(nèi)部文件，(2)從公文的行文關系上來劃分：上行文、平行文、下行文。(2)行為規(guī)范作用。(3)公文有特定的效用。公文是統(tǒng)治階級實現(xiàn)其統(tǒng)治的一種重要工具，因此，文書工作具有鮮明的階級性，它從屬于一定的政治集團并為其服務。(2)公文形成的條件是行使職權和實施管理。但門之間對有關問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。（三）聯(lián)合行文規(guī)則同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯(lián)合行文；政府與同級黨委和軍隊機關可以聯(lián)合行文；政府部門與相應的黨組織和軍隊機關可以聯(lián)合行文；政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。（二）下行文規(guī)則 政府各部門依據(jù)部門職權可以相互行文和向下一級政府的相關業(yè)務部門行文；除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。三、行文規(guī)則（一）上行文規(guī)則請示和報告等上行文一般不得越級行文。（十三）印發(fā)機關和印發(fā)日期位于抄送機關之下(無抄送機關在主題詞之下)占l行位置；用3號仿宋體字。（十）特殊情況說明當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。成文日期右空4字；加蓋印章應上距正文l行之內(nèi)，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。（九）公文生效標識公文生效標識是證明公文效力的表現(xiàn)形式。附件如有序號使用阿拉伯數(shù)碼 (如“附件：1．”)；附件名稱后不加標點符號。例如：列寧：《新生的中國》，見《列寧全集》中文2版，第22卷，208頁，北京，人民出版社，1990。非物理量，一般情況下應使用阿拉伯數(shù)字，如235元，11個月、100名。7．統(tǒng)計表中的數(shù)值，如正負數(shù)、小數(shù)、百分比、分數(shù)、比例等，必須使用阿拉伯數(shù)字。如：該省從機動財政中拿出近2000萬元，調(diào)撥鋼材3000多噸、水泥30000多噸、柴油1400多噸，用于農(nóng)田水利基本建設。連用的兩個數(shù)字之間不能用頓號隔開，如：三四天、五六米、七八個、十五六歲、五六萬套、三四百里、四十五六歲等。如：“一?二八”事跡（1月28曰）、“一二?九運動”（12月9曰）等。有時為了表達得更加明白，可以在它們的后邊用阿拉伯數(shù)字括注公歷。1．定型的詞、詞組、成語、慣用語、縮略語或具有倏色彩的詞語中作為語素的數(shù)字，必須使用漢字。經(jīng)常出現(xiàn)的錯誤有亂用次序數(shù)，比如“一、”以后就是“1.”，亂加標點符號，比如“(一)” “(1)”后面加“、”或“1.”園點標為“、”。（六）公文正文主送機關名稱下l行，每自然段左空2字，回行頂格。（四）公文標題紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。（三）簽發(fā)人上報的公文需標識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。聯(lián)合行文時應使主辦機關名稱在前，“文件”二字置于發(fā)文機關名稱右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文機關過多，必須保證公文首頁顯示正文。二、公文格式（一）發(fā)文機關標識由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”組成。如：“某某單位關于XX的通告”。在實際工作中，部分擬稿人往往將“工作打算”、“工作安排”和“工作計劃”作為公文文種行文，如：“某某單位2008年XX工作打算”或“工作安排”、“工作計劃”等，都是欠妥的。　?。ㄋ模┮庖娕c建議“意見”是對重要的問題提出見解和處理辦法的公文文種。（三）報告與總結(jié) “報告”是上行文，其主要作用是向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問等。四是行文語氣不同。二是主送機關不同?！昂痹诠耐鶃碇惺褂帽容^廣泛，其主要作用有兩個方面：一是不相隸屬的同系統(tǒng)部門之間詢問和答復工作；二是請求平行或不相隸屬的職能部門批準有關事項，不能用“請示”或“報告”，應使用“請求批準函”。八是結(jié)束語不同。六是處理不同。四是時間不同。二是內(nèi)容不同。常見的問題主要有：將“請示”文種用“報告”文種呈送上級機關，請求上級機關批復（答復），這樣就容易貽誤工作。公文寫作基礎知識Anyhave整理收集于網(wǎng)絡一、公文的主要文種：國務院頒布的《國家行政機關公文處理辦法》第二章“公文種類”共確定了“命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要”共13類、14個文種。幾種常用文種的區(qū)別：（一）請示與報告“請示”和“報告”都是上行文，是行政機關公文使用頻率較高且容易混淆的文種?！罢埵尽笔窍蛏霞墮C關請求指示、批準；“報告”是向上級機關匯報工作，反映情況，提出意見和建議，答復上級訊問，報送文件、物品等?！罢埵尽睉晃囊皇?；“報告”可多事一報，但不得夾帶請示的事項?！罢埵尽币话阒恢魉鸵粋€上級機關，不得多頭主送或越級主送；“報告”可以主送幾個相關的上級機關，其他上級機關也可以抄送?！罢埵尽钡钠容^短，一般不超過1500字；“報告”的篇幅相對較長，但一般不超過3000字?！昂笨煞譃樯毯⒃兇鸷?、請批函（請求批準函、審批函）?！罢埵尽笔巧闲形?；“請求批準函”是平行文?！罢埵尽笔钦埱笈鷾省⒅甘?；“請求批準函”是請求批準某項職能事項?！罢埵尽钡氖马椨缮霞墮C關批復下級機關；“請求批準函”的有關批準事項由受文單位復函（審批函）。如將上述公文標題改為“某某單位關于2007年XX工作情況的報告”，這樣就比較規(guī)范了。這里著重談談作為下行文的“意見”文種。（五）通告與通知“通告”是公布社會各有關方面應當遵守或周知的事項的公文文種，其主送對象是不確定的。轉(zhuǎn)發(fā)性通知應注意標題臃腫的問題。如需標識公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限以及緊急程度，可在發(fā)文機關標識上空2行向下依次標識。文件序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關順序依次順排。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。結(jié)構層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“(一)”，第三層為“1.”，第四層為“(1)”。公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字。如：萬歷十五年、丙寅年十月十八日、八月十五中秋節(jié)、正月初五等。如果涉及一月、十一月、十二月，為避免歧義，要將表示月和日的數(shù)字用間隔號“﹒”隔開，并處加引號。4．相鄰的兩個數(shù)字并列連用表示概數(shù)的，須使用漢字數(shù)字。如果文中出現(xiàn)一組最有統(tǒng)計意義和比較意義的數(shù)字，用“多”“約”等表示約數(shù)時，為保持局部體例上的一致，其約數(shù)也可以使用阿拉伯數(shù)字。年份一般不用簡寫，如：2005年，不應寫成05年。如300kg、15cm、350C等。10．引文標注中的版次、卷次、頁碼，除古籍應與所擾版本一致外，一般要使用阿拉伯數(shù)字。（七）附件公文如有附件，在正文下空l行左空2字用3號仿字體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。（八）成文日期用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“O”，不能寫為“0”。單一機關制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關名稱，只標識成文日期。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心。如主送機關移至主題詞之下，標識方法同抄送機關。（十四）頁碼用4號半角白體阿拉伯數(shù)碼標識。除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。比如說：市財政局辦公室可以以辦公室的名義對外行文，蓋辦公室的印