【正文】 夾分別是(命名規(guī)則見上述) 每個文件夾分別存放屬于此文件夾的多頁電子文件。全宗號 01，目錄號 1，案卷號 052，件號 05， 文件夾命名為：01105205，其下存放屬于該文件夾的電子文件。點擊“選擇來源”，選擇數(shù)據(jù)庫，（－2）最后點擊“導入確認”，（－3）完成檔案分類導入。規(guī)范日期：批量修改日期格式，三種格式（；－；－）。說明：在執(zhí)行修改時，注意右邊的選項功能（）。 系統(tǒng)可以自定義數(shù)據(jù)庫中檔案目錄的排列方式，一般系統(tǒng)默認是按照檔案號的方式進行排列，如果用戶需要按文件時間的先后順序排列，可以通過數(shù)據(jù)排序進行設(shè)置，操作非常簡單。數(shù)據(jù)導出的目的：向其他檔案軟件的用戶提供便捷、準確、完整的檔案數(shù)據(jù)目錄以及電子文件，將數(shù)據(jù)導入到其他檔案系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)兼容。（－2）（）（）（）數(shù)據(jù)導入主要將第三方的數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換到本系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)導入準確率達100%，此功能非常強大，能兼容幾百種數(shù)據(jù)庫的格式，是一種“萬能”導入工具，完全解決了不同檔案軟件系統(tǒng)間數(shù)據(jù)不兼容的難題。二、將ACCESS數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入教育檔案軟件軟件中。操作步驟：一、 將文本文件轉(zhuǎn)入ACCESS數(shù)據(jù)庫中。（）注意：用戶在執(zhí)行正式數(shù)據(jù)清除時一定要先做備份，數(shù)據(jù)一旦被清除不能恢復。按“確定”按鈕，選擇要保存的路徑，按“保存”即可（－2）（－1）（－2）操作步驟：數(shù)據(jù)管理——接收移交數(shù)據(jù)；在全選欄前打上勾，表示已經(jīng)選擇了全部數(shù)據(jù)，再按“確認”按鈕（），或者任意勾選。移交數(shù)據(jù)，主要是檔案室將需要進館的數(shù)據(jù)向檔案館移交，或子公司向集團檔案室移交數(shù)據(jù)。例：如果是辦學條件卷內(nèi)的數(shù)據(jù)，就要改為“，即是漢字對應的漢語拼音全拼，再加文件后綴名“.txt”。()點擊“打開”即可恢復管理類檔案的條目數(shù)據(jù)。用戶只要在數(shù)據(jù)恢復界面在需要恢復的檔案分類前的“□”內(nèi)打上“252。具體操作如下：進入系統(tǒng)，選擇主界面菜單“數(shù)據(jù)管理”→“數(shù)據(jù)備份”（）。錄入界面中原有可選擇性的輸入，除可選擇性輸入外，還可以隨意的自由輸入。”，最后按“修改”即可。（） 檔案分類主要是滿足檔案的管理的個性化需求，例如，稅務部門的稅務稽查、審計部門的審計檔案、人事部門的人事檔案等等，這些都可以通過檔案分類進行設(shè)置。關(guān)聯(lián)設(shè)置包括：關(guān)聯(lián)添加、修改、刪除、細閱四個功能。按“修改”按鈕，完成設(shè)置。()設(shè)置一些數(shù)據(jù)項選擇性的輸入，主要提高輸入速度等，例如保管期限，類別等等，設(shè)置較為簡單。 保存：保存當前新設(shè)置的檔號（用新檔號替換當前檔號）。2001001001樣式。() 檔案分類：選擇要設(shè)置檔號的檔案分類目錄。按“替換”即可。 刪除：從系統(tǒng)中刪掉一個全宗。全宗維護：是指對全宗的新增、刪除和設(shè)置，并且系統(tǒng)還可以實現(xiàn)多全宗的管理。主要的登記項有：測定日期、測定時間、年度、月份、星期、天氣、庫內(nèi)溫度、庫內(nèi)濕度、庫外溫度、庫外濕度、措施及效果、當時庫房保管人、備注。實物檔案目錄管理的操作，用戶可參照辦學條件案卷目錄管理的操作。 實物檔案實物檔案是指以物質(zhì)實體為載體，反映本單位歷史真實面貌的特定物品。聲像案卷目錄管理的操作，用戶可參照辦學條件案卷目錄管理的操作。基建卷內(nèi)目錄管理的操作，用戶可參照辦學條件卷內(nèi)目錄管理的操作。其中必錄項（在軟件錄入界面帶“*”標記的項）為：案卷題名、工程名稱、保管期限、分類號、案卷號、案卷頁數(shù)。會計報表卷內(nèi)目錄是對會計檔案，報表類的卷內(nèi)文件進行管理登記，登記的主要內(nèi)容包括：檔號、全宗號、全宗名稱、文件題名、文件編號、責任者、目錄號、案卷號、順序號、保管期限、文件日期、頁號、備注。它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務、財務收支狀況及其結(jié)果的重要史料和證據(jù)，是國家全部檔案的重要組成部分。系統(tǒng)中對歸檔文件的登記項主要有：檔號、全宗號、全宗名稱、文件題名、文件編號、責任者、年度、類別、件號、保管期限、文件頁數(shù)、機構(gòu)、密級、文件時間、人名、電子文件、備注。 復制錄入可以復制一條記錄到下一錄入框中進行修改錄入，提高錄入效率。 顯示選中只列出用戶當前選中的記錄。 首尾（記錄）用戶使用該功能，可直接查到該檔案分類的首條記錄或尾條記錄。（圖 ）警示：用戶執(zhí)行本操作時一定要慎重，刪除的數(shù)據(jù)不可再恢復。 刪除是指刪除系統(tǒng)中的一條或多條記錄。 如果用戶打印時發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)在紙上的位置偏下“5毫米”，用戶可以位置調(diào)整處的“上移”位置輸入“5”毫米。（）報表保存：是把要打印數(shù)據(jù)以文件的形式保存，如果用戶下次還是要打印相同的數(shù)據(jù)，可直接打開保存的報表文件打印即可。選擇多條目打印，先雙擊主界面對應目錄樹，進入全目錄管理方式，點擊右鍵有：全部選中、全部取消、反向選中。一般打印操作如下：在主界面目錄樹上選擇相應的檔案分類目錄，點擊任務欄的“打印”，或在菜單“檢索打印”下選擇“報表打印”，或雙擊主界面目錄樹進入相應檔案分類的“檔案數(shù)據(jù)管理”，點擊左邊的“打印按鈕，彈出打印條件設(shè)置界面（），設(shè)好打印條件就可以直接把內(nèi)容打印出來，也可以先預覽再打印出來。系統(tǒng)中的打印分為：一般打印和檢索打印。在檢索打印中用戶同樣可以把數(shù)據(jù)直接打印出來，也可以先預覽再打印，如果需要套打可在“套打”（不打印表格只打印數(shù)據(jù)）前打勾。（）打印機設(shè)置：用戶用該功能可以設(shè)置打印范圍（頁數(shù)范圍，如：用戶可以設(shè)置只打印13頁等），設(shè)置打印份數(shù)等（）。用戶可以在打印時進行位置調(diào)整設(shè)置方法： 如果用戶打印時發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)在紙上的位置偏上“5毫米”，用戶可在位置調(diào)整處的“下移”位置輸入“5”毫米。216。如果用戶要刪除單條記錄可在相應的檔案分類目錄下選擇該條目，然后在主界面工具欄上點擊“刪除”按鈕或在菜單欄“數(shù)據(jù)編輯”下選擇“刪除記錄”，即刪除了選中的該條記錄。216。216。216。學校管理歸檔文件是適應計算機管理檔案的需要，即改革后的文件歸檔方式，也就是單件歸檔，是指需要歸檔的文件不用立卷，直接以單份文件為單位的歸檔方法。 會計檔案會計檔案是指機關(guān)企事業(yè)單位在經(jīng)濟管理和各項會計核算活動中直接形成的作為歷史記錄保存下來的會計憑證、會計賬簿和會計報表等資料。會計案卷目錄管理的操作，用戶可參照辦學條件案卷目錄管理的操作?；n案是基建工作的真實記錄，是基建項目工程從提出、立項、審批、勘察設(shè)計、施工、生產(chǎn)準備到竣工投產(chǎn)（使用）的全部過程中形成的有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的歷史記錄.基建案卷目錄是對基建檔案的案卷進行登記管理，主要登記項包括：檔號、全宗號、全宗名稱、案卷題名、工程名稱、立卷單位、起止日期、保管期限、類別、分類號、案卷號、案卷頁數(shù)、密級、份數(shù)、設(shè)計單位、建設(shè)單位、施工單位、施工地點、開工時間、竣工時間、歸檔日期、備注。其中必錄項（在軟件錄入界面帶“*”標記的項）為：文件題名、分類號、案卷號、順序號、保管期限、頁號。其中必錄項（在軟件錄入界面帶“*”標記的項）為：案卷題名、保管期限、目錄號、案卷號、案卷件數(shù)。聲像卷內(nèi)目錄管理的操作，用戶可參照辦學條件卷內(nèi)目錄管理的操作。其必錄項（在軟件錄入界面帶“*”標記的項）為：實物名稱、類別、分類號、件號、保管期限。 本系統(tǒng)中的庫房環(huán)境目錄就是記錄檔案庫房的溫濕度情況。（圖81） 全宗設(shè)置全宗設(shè)置是指對系統(tǒng)中全宗號和全宗名稱的設(shè)置和維護，其中包括：全宗維護和全宗替換。（） 添加：在系統(tǒng)中添加一個新的全宗。全宗替換：可以批量替換系統(tǒng)中出錯的或要修改的全宗數(shù)據(jù)，操作如下：進入系統(tǒng)，在主界面菜單選擇“系統(tǒng)維護→全宗設(shè)置→全宗替換”（）。系統(tǒng)根據(jù)檔號編制原則提供了檔號設(shè)置功能，操作如下：進入系統(tǒng)，選擇主界面菜單“系統(tǒng)維護→檔號設(shè)置”（）。替換符：在特殊情況下，替換前面的間隔符（和間隔符號結(jié)合使用），例如：將檔號C12001001001改為C1 撤銷：取消當前檔案分類的檔號設(shè)置。點擊“設(shè)置”即可。操作步驟：選中一個需要設(shè)置的類型；只需要在屬性名稱欄輸入“S2007”，屬性值欄中輸入“001”就可以了。關(guān)聯(lián)設(shè)置主要設(shè)置兩個表之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，一般關(guān)聯(lián)某一類型檔案的案卷目錄和卷內(nèi)目錄，主要是通過檔號來進行關(guān)聯(lián)，使得案卷目錄和卷內(nèi)目錄連接成一個整體，便于使用。點擊“設(shè)置”按鈕，用戶便可為系統(tǒng)設(shè)置新的密碼。 （）界面顯示設(shè)定，主要調(diào)整著錄界