【正文】 夾分別是(命名規(guī)則見上述) 每個(gè)文件夾分別存放屬于此文件夾的多頁電子文件。全宗號(hào) 01，目錄號(hào) 1，案卷號(hào) 052，件號(hào) 05， 文件夾命名為：01105205，其下存放屬于該文件夾的電子文件。點(diǎn)擊“選擇來源”，選擇數(shù)據(jù)庫，（－2）最后點(diǎn)擊“導(dǎo)入確認(rèn)”，（－3）完成檔案分類導(dǎo)入。規(guī)范日期：批量修改日期格式，三種格式（；－；－）。說明：在執(zhí)行修改時(shí)，注意右邊的選項(xiàng)功能（）。 系統(tǒng)可以自定義數(shù)據(jù)庫中檔案目錄的排列方式，一般系統(tǒng)默認(rèn)是按照檔案號(hào)的方式進(jìn)行排列，如果用戶需要按文件時(shí)間的先后順序排列，可以通過數(shù)據(jù)排序進(jìn)行設(shè)置，操作非常簡單。數(shù)據(jù)導(dǎo)出的目的：向其他檔案軟件的用戶提供便捷、準(zhǔn)確、完整的檔案數(shù)據(jù)目錄以及電子文件，將數(shù)據(jù)導(dǎo)入到其他檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)兼容。（－2）（）（）（）數(shù)據(jù)導(dǎo)入主要將第三方的數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換到本系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)導(dǎo)入準(zhǔn)確率達(dá)100%，此功能非常強(qiáng)大，能兼容幾百種數(shù)據(jù)庫的格式，是一種“萬能”導(dǎo)入工具，完全解決了不同檔案軟件系統(tǒng)間數(shù)據(jù)不兼容的難題。二、將ACCESS數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入教育檔案軟件軟件中。操作步驟：一、 將文本文件轉(zhuǎn)入ACCESS數(shù)據(jù)庫中。（）注意：用戶在執(zhí)行正式數(shù)據(jù)清除時(shí)一定要先做備份，數(shù)據(jù)一旦被清除不能恢復(fù)。按“確定”按鈕，選擇要保存的路徑，按“保存”即可（－2）（－1）（－2）操作步驟：數(shù)據(jù)管理——接收移交數(shù)據(jù)；在全選欄前打上勾，表示已經(jīng)選擇了全部數(shù)據(jù)，再按“確認(rèn)”按鈕（），或者任意勾選。移交數(shù)據(jù)，主要是檔案室將需要進(jìn)館的數(shù)據(jù)向檔案館移交，或子公司向集團(tuán)檔案室移交數(shù)據(jù)。例：如果是辦學(xué)條件卷內(nèi)的數(shù)據(jù)，就要改為“，即是漢字對(duì)應(yīng)的漢語拼音全拼，再加文件后綴名“.txt”。()點(diǎn)擊“打開”即可恢復(fù)管理類檔案的條目數(shù)據(jù)。用戶只要在數(shù)據(jù)恢復(fù)界面在需要恢復(fù)的檔案分類前的“□”內(nèi)打上“252。具體操作如下：進(jìn)入系統(tǒng)，選擇主界面菜單“數(shù)據(jù)管理”→“數(shù)據(jù)備份”（）。錄入界面中原有可選擇性的輸入，除可選擇性輸入外，還可以隨意的自由輸入?！?，最后按“修改”即可。（） 檔案分類主要是滿足檔案的管理的個(gè)性化需求，例如，稅務(wù)部門的稅務(wù)稽查、審計(jì)部門的審計(jì)檔案、人事部門的人事檔案等等，這些都可以通過檔案分類進(jìn)行設(shè)置。關(guān)聯(lián)設(shè)置包括：關(guān)聯(lián)添加、修改、刪除、細(xì)閱四個(gè)功能。按“修改”按鈕，完成設(shè)置。()設(shè)置一些數(shù)據(jù)項(xiàng)選擇性的輸入，主要提高輸入速度等，例如保管期限，類別等等，設(shè)置較為簡單。 保存：保存當(dāng)前新設(shè)置的檔號(hào)（用新檔號(hào)替換當(dāng)前檔號(hào)）。2001001001樣式。() 檔案分類：選擇要設(shè)置檔號(hào)的檔案分類目錄。按“替換”即可。 刪除：從系統(tǒng)中刪掉一個(gè)全宗。全宗維護(hù)：是指對(duì)全宗的新增、刪除和設(shè)置，并且系統(tǒng)還可以實(shí)現(xiàn)多全宗的管理。主要的登記項(xiàng)有：測定日期、測定時(shí)間、年度、月份、星期、天氣、庫內(nèi)溫度、庫內(nèi)濕度、庫外溫度、庫外濕度、措施及效果、當(dāng)時(shí)庫房保管人、備注。實(shí)物檔案目錄管理的操作，用戶可參照辦學(xué)條件案卷目錄管理的操作。 實(shí)物檔案實(shí)物檔案是指以物質(zhì)實(shí)體為載體，反映本單位歷史真實(shí)面貌的特定物品。聲像案卷目錄管理的操作，用戶可參照辦學(xué)條件案卷目錄管理的操作?；ň韮?nèi)目錄管理的操作，用戶可參照辦學(xué)條件卷內(nèi)目錄管理的操作。其中必錄項(xiàng)（在軟件錄入界面帶“*”標(biāo)記的項(xiàng)）為：案卷題名、工程名稱、保管期限、分類號(hào)、案卷號(hào)、案卷頁數(shù)。會(huì)計(jì)報(bào)表卷內(nèi)目錄是對(duì)會(huì)計(jì)檔案，報(bào)表類的卷內(nèi)文件進(jìn)行管理登記，登記的主要內(nèi)容包括：檔號(hào)、全宗號(hào)、全宗名稱、文件題名、文件編號(hào)、責(zé)任者、目錄號(hào)、案卷號(hào)、順序號(hào)、保管期限、文件日期、頁號(hào)、備注。它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)收支狀況及其結(jié)果的重要史料和證據(jù)，是國家全部檔案的重要組成部分。系統(tǒng)中對(duì)歸檔文件的登記項(xiàng)主要有：檔號(hào)、全宗號(hào)、全宗名稱、文件題名、文件編號(hào)、責(zé)任者、年度、類別、件號(hào)、保管期限、文件頁數(shù)、機(jī)構(gòu)、密級(jí)、文件時(shí)間、人名、電子文件、備注。 復(fù)制錄入可以復(fù)制一條記錄到下一錄入框中進(jìn)行修改錄入，提高錄入效率。 顯示選中只列出用戶當(dāng)前選中的記錄。 首尾（記錄）用戶使用該功能，可直接查到該檔案分類的首條記錄或尾條記錄。（圖 ）警示：用戶執(zhí)行本操作時(shí)一定要慎重，刪除的數(shù)據(jù)不可再恢復(fù)。 刪除是指刪除系統(tǒng)中的一條或多條記錄。 如果用戶打印時(shí)發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)在紙上的位置偏下“5毫米”，用戶可以位置調(diào)整處的“上移”位置輸入“5”毫米。（）報(bào)表保存：是把要打印數(shù)據(jù)以文件的形式保存，如果用戶下次還是要打印相同的數(shù)據(jù)，可直接打開保存的報(bào)表文件打印即可。選擇多條目打印，先雙擊主界面對(duì)應(yīng)目錄樹，進(jìn)入全目錄管理方式，點(diǎn)擊右鍵有：全部選中、全部取消、反向選中。一般打印操作如下：在主界面目錄樹上選擇相應(yīng)的檔案分類目錄，點(diǎn)擊任務(wù)欄的“打印”，或在菜單“檢索打印”下選擇“報(bào)表打印”，或雙擊主界面目錄樹進(jìn)入相應(yīng)檔案分類的“檔案數(shù)據(jù)管理”，點(diǎn)擊左邊的“打印按鈕，彈出打印條件設(shè)置界面（），設(shè)好打印條件就可以直接把內(nèi)容打印出來，也可以先預(yù)覽再打印出來。系統(tǒng)中的打印分為：一般打印和檢索打印。在檢索打印中用戶同樣可以把數(shù)據(jù)直接打印出來，也可以先預(yù)覽再打印，如果需要套打可在“套打”（不打印表格只打印數(shù)據(jù)）前打勾。（）打印機(jī)設(shè)置：用戶用該功能可以設(shè)置打印范圍（頁數(shù)范圍，如：用戶可以設(shè)置只打印13頁等），設(shè)置打印份數(shù)等（）。用戶可以在打印時(shí)進(jìn)行位置調(diào)整設(shè)置方法： 如果用戶打印時(shí)發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)在紙上的位置偏上“5毫米”，用戶可在位置調(diào)整處的“下移”位置輸入“5”毫米。216。如果用戶要?jiǎng)h除單條記錄可在相應(yīng)的檔案分類目錄下選擇該條目，然后在主界面工具欄上點(diǎn)擊“刪除”按鈕或在菜單欄“數(shù)據(jù)編輯”下選擇“刪除記錄”，即刪除了選中的該條記錄。216。216。216。學(xué)校管理歸檔文件是適應(yīng)計(jì)算機(jī)管理檔案的需要，即改革后的文件歸檔方式，也就是單件歸檔，是指需要?dú)w檔的文件不用立卷，直接以單份文件為單位的歸檔方法。 會(huì)計(jì)檔案會(huì)計(jì)檔案是指機(jī)關(guān)企事業(yè)單位在經(jīng)濟(jì)管理和各項(xiàng)會(huì)計(jì)核算活動(dòng)中直接形成的作為歷史記錄保存下來的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等資料。會(huì)計(jì)案卷目錄管理的操作，用戶可參照辦學(xué)條件案卷目錄管理的操作?；n案是基建工作的真實(shí)記錄，是基建項(xiàng)目工程從提出、立項(xiàng)、審批、勘察設(shè)計(jì)、施工、生產(chǎn)準(zhǔn)備到竣工投產(chǎn)（使用）的全部過程中形成的有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的歷史記錄.基建案卷目錄是對(duì)基建檔案的案卷進(jìn)行登記管理，主要登記項(xiàng)包括：檔號(hào)、全宗號(hào)、全宗名稱、案卷題名、工程名稱、立卷單位、起止日期、保管期限、類別、分類號(hào)、案卷號(hào)、案卷頁數(shù)、密級(jí)、份數(shù)、設(shè)計(jì)單位、建設(shè)單位、施工單位、施工地點(diǎn)、開工時(shí)間、竣工時(shí)間、歸檔日期、備注。其中必錄項(xiàng)（在軟件錄入界面帶“*”標(biāo)記的項(xiàng)）為：文件題名、分類號(hào)、案卷號(hào)、順序號(hào)、保管期限、頁號(hào)。其中必錄項(xiàng)（在軟件錄入界面帶“*”標(biāo)記的項(xiàng)）為：案卷題名、保管期限、目錄號(hào)、案卷號(hào)、案卷件數(shù)。聲像卷內(nèi)目錄管理的操作，用戶可參照辦學(xué)條件卷內(nèi)目錄管理的操作。其必錄項(xiàng)（在軟件錄入界面帶“*”標(biāo)記的項(xiàng)）為：實(shí)物名稱、類別、分類號(hào)、件號(hào)、保管期限。 本系統(tǒng)中的庫房環(huán)境目錄就是記錄檔案庫房的溫濕度情況。（圖81） 全宗設(shè)置全宗設(shè)置是指對(duì)系統(tǒng)中全宗號(hào)和全宗名稱的設(shè)置和維護(hù)，其中包括：全宗維護(hù)和全宗替換。（） 添加：在系統(tǒng)中添加一個(gè)新的全宗。全宗替換：可以批量替換系統(tǒng)中出錯(cuò)的或要修改的全宗數(shù)據(jù)，操作如下：進(jìn)入系統(tǒng)，在主界面菜單選擇“系統(tǒng)維護(hù)→全宗設(shè)置→全宗替換”（）。系統(tǒng)根據(jù)檔號(hào)編制原則提供了檔號(hào)設(shè)置功能，操作如下：進(jìn)入系統(tǒng)，選擇主界面菜單“系統(tǒng)維護(hù)→檔號(hào)設(shè)置”（）。替換符：在特殊情況下，替換前面的間隔符（和間隔符號(hào)結(jié)合使用），例如：將檔號(hào)C12001001001改為C1 撤銷：取消當(dāng)前檔案分類的檔號(hào)設(shè)置。點(diǎn)擊“設(shè)置”即可。操作步驟：選中一個(gè)需要設(shè)置的類型；只需要在屬性名稱欄輸入“S2007”，屬性值欄中輸入“001”就可以了。關(guān)聯(lián)設(shè)置主要設(shè)置兩個(gè)表之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，一般關(guān)聯(lián)某一類型檔案的案卷目錄和卷內(nèi)目錄，主要是通過檔號(hào)來進(jìn)行關(guān)聯(lián)，使得案卷目錄和卷內(nèi)目錄連接成一個(gè)整體，便于使用。點(diǎn)擊“設(shè)置”按鈕，用戶便可為系統(tǒng)設(shè)置新的密碼。 （）界面顯示設(shè)定，主要調(diào)整著錄界