【正文】 用被動句。公文要求高度準(zhǔn)確,因此多用主謂句。如定語、狀語、謂語的提前。第二,當(dāng)一組概念表現(xiàn)由若干連續(xù)的動作、行為構(gòu)成活動過程時,一般應(yīng)按時間順序排列。第六,句式合理并力爭有最佳表達(dá)效果。第二,句子搭配得當(dāng)。,以維護(hù)公文的完整有效性。公文使用于正式、莊重嚴(yán)肅的場合,一般不用口語、諺語、歇后語、方言土語,以及帶有調(diào)侃、詼諧意味及不夠嚴(yán)肅鄭重的詞語。遇到這種情況,應(yīng)更換或補充詞語。,以提高表達(dá)效果。漢語詞匯量大,近義詞多,語意既有差別,又有聯(lián)系。在修辭方面,追求準(zhǔn)確鮮明,質(zhì)樸平勻、精練順達(dá),反對含糊曖昧,繁冗堆砌,重內(nèi)在美?！笆恰摹毙问降呐袛嗑漭^多,用以表達(dá)作者的見解、態(tài)度和解釋。在語句方面,句子含義完整確切,具有較強的獨立性,關(guān)鍵句脫離上下文不生歧義。嚴(yán)謹(jǐn)——指語言含義確切,文句嚴(yán)謹(jǐn),細(xì)致周密,分寸得當(dāng),忌模糊含混、語意多歧。莊重——指語言端莊,格調(diào)鄭重嚴(yán)肅。簡化行文手續(xù),上下級各業(yè)務(wù)主管部門應(yīng)盡量對口行文。聯(lián)合發(fā)文是以兩個或兩個以上的名義行文,聯(lián)合行文的機(jī)關(guān)級別層次必須相同或相近。四、堅持“黨政分開”的原則行政機(jī)關(guān)不得向黨的組織發(fā)布指令性公文,也不得以行政機(jī)關(guān)名義向黨的組織報告工作、請示事項。四是公文內(nèi)容涉及有關(guān)機(jī)關(guān)的職權(quán)范圍,需要取得配合時應(yīng)向其抄送。(2)正確選擇抄送機(jī)關(guān)。行文不受系統(tǒng)歸屬與級別層次的制約。五是控告、檢舉直接上級等。只有在下列情況下才能采用越級行文的方式:一是由于情況特殊緊急,如逐級上報下達(dá)會延誤時機(jī)造成重大損失。多級行文。行文方式是指機(jī)關(guān)之間公文傳遞的形式,分逐級行文、多級行文、越級行文和直接行文等多種。機(jī)關(guān)之間的工作關(guān)系決定公文傳遞方向,處于領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)地位的上級機(jī)關(guān)向被領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)的下級機(jī)關(guān)主送下行文。各機(jī)關(guān)的組織系統(tǒng)、歸屬、職權(quán)范圍,決定機(jī)關(guān)之間的工作關(guān)系,主要有4種類型,即同一組織系統(tǒng)中的上、下級機(jī)關(guān)間的領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的隸屬關(guān)系。遵守行文規(guī)則的客觀必要性:第一,加強對文件傳遞過程的控制,使文件的行文方向正確,傳遞速度合理,保證文件準(zhǔn)確、快捷地到達(dá)目的地。下行文要用語鄭重、準(zhǔn)確,可適當(dāng)?shù)厥褂靡恍┟?、告誡性詞語:面向人民大眾的公布性文章,強調(diào)通俗明白。平實指語言平和,樸實自然,通俗易懂,直接、鮮明地表達(dá)作者意圖。利用附件壓縮公文正文的篇幅,用圖表簡化文字表述。(2)簡明通順。四、用語莊重嚴(yán)謹(jǐn)、簡明通順、平實得體公文的語言表述,必須符合公文的性質(zhì)、適用范圍與行文目的以及作者的職權(quán)地位。三、主題明確、結(jié)構(gòu)完整、格式規(guī)范主題是作者通過公文表達(dá)的意圖與主張,公文要求集中、鮮明、直接地表述主題。二、實事求是、講究實效公文的制發(fā)必須符合客觀實際,遵循客觀規(guī)律,切合實際需要,講求實效。一、符合黨和國家的路線、方針政策和法律、法規(guī)以及有關(guān)規(guī)定,具有合法性(1)公文的內(nèi)容必須符合黨的基本路線和國家的憲法與法律,因為,它們是我們制定的一切宏觀與微觀決策的總依據(jù)和指導(dǎo)綱領(lǐng)。修訂本的外形特征除與其他正本相同之外,需要作出稿本標(biāo)記,可在標(biāo)題結(jié)尾處標(biāo)作“(修訂本)”,也可在標(biāo)題下做題注,在圓括號內(nèi)注明“某年某月修訂”。這類公文在標(biāo)題的文種前有—“暫行”兩字,如《市鼓勵外商在工業(yè)開發(fā)區(qū)投資若干政策暫行規(guī)定》。試行本主要適用于發(fā)文機(jī)關(guān)認(rèn)為公文內(nèi)容待一段時間的實踐檢驗后可能將予修訂的情況下。備存查,知照使用。標(biāo)記大都位于標(biāo)題下方或右側(cè)加括號。少數(shù)民族文字按其習(xí)慣、排版。公文用紙幅面尺寸一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型(長297毫米、寬210毫米),左側(cè)裝訂,張貼的公文用紙大小,根據(jù)實際需要確定。指對標(biāo)題的注解或說明,用于注明法規(guī)、規(guī)章或其他經(jīng)會議討論通過公文產(chǎn)生的法定程序與時間。即表明對公文送達(dá)和辦理時限要求的標(biāo)識符號。于公文上方分別用漢字標(biāo)明“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”,必要時還應(yīng)注明保密期限(如“機(jī)密食5年”)。指對依據(jù)同一文稿印制的若干份分文順次編制的順序代碼。位于抄送欄以下公文末頁最下端,在圖文區(qū)與下自邊(地腳)交界處劃一條與抄送欄細(xì)實線等長并平行的細(xì)實線,形成“印發(fā)說明欄”。如果抄送機(jī)關(guān)一行寫不下,另起一行時應(yīng)與第一行的抄送機(jī)關(guān)平行，抄送機(jī)關(guān)用與正文相同的字體字號的文字印刷。指收受公文需了解公文內(nèi)容而不需承擔(dān)主辦或答復(fù)責(zé)任的機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或統(tǒng)稱,標(biāo)注抄送機(jī)關(guān)的目的在于明確公文的發(fā)送范圍,使有關(guān)機(jī)關(guān)了解公文的內(nèi)容,以便在必要時給予配合。主題詞的個數(shù)一般不受限制,但不宜多(最多不超過五個),其前后排列順序也不受限制。標(biāo)注于主題詞上方。指在正文左下方作出的附件標(biāo)注,用以注明附件的序號、標(biāo)題,適用于具有附件的公文。其作用在于表明公文的空間效力范圍,明確對公文負(fù)法定辦理或答復(fù)責(zé)任的機(jī)關(guān)。常用與發(fā)文字號相同的字體字號印制。發(fā)文字號下應(yīng)居中印一條細(xì)實線。聯(lián)合行文時,只標(biāo)注主辦單位的發(fā)文字號。由機(jī)關(guān)代字、發(fā)文年號、發(fā)文順序號組成。確定成文日期以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。簽署位于正本的末頁,先排出機(jī)關(guān)名稱、簽署者職務(wù),后空兩格后請領(lǐng)導(dǎo)者簽注姓名。在公文上蓋印或簽署,用以證實公文,除會議紀(jì)要外,均需加蓋印章。正文常用3號仿宋體印制。引用被轉(zhuǎn)發(fā)公文的標(biāo)題時,如果該公文不是法規(guī)、規(guī)章,也不應(yīng)加書名號。一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由與文種三部分構(gòu)成。這種形式又稱署名。用于表明公文的責(zé)任者,展示公文的法定權(quán)威性。(1)文頭。所有公文必須具備指定的基本數(shù)據(jù)項目:發(fā)文機(jī)關(guān)、標(biāo)題、正文、印章或簽署、成文日期。第四節(jié) 公文的格式與稿本 一、公文的格式公文的格式,指公文的數(shù)據(jù)構(gòu)成與對各數(shù)據(jù)項目的編制。注釋。在公文正件上要作出附件標(biāo)記,即注明附件標(biāo)題、件數(shù)、份數(shù)等。其作用是概括表明公文效力所及的空間范圍和機(jī)構(gòu)、人員范圍。表明公文送達(dá)和辦理時間要求的標(biāo)志。保密等級。簽發(fā)人。發(fā)文字號。用于強調(diào)公文責(zé)任歸屬和權(quán)威性的標(biāo)記。用以揭示公文基本內(nèi)容并經(jīng)過規(guī)范化處理的名詞術(shù)語。印章實際上是指作為機(jī)關(guān)權(quán)力象征的印信在公文上留下的印記。其作用是表明公文的責(zé)任者和法定權(quán)威性,間接表明公文的空間效力范圍(即對哪一家特定地區(qū)或單位有法定效用)。公文的主體部分。標(biāo)題。二、公文的結(jié)構(gòu)公文的結(jié)構(gòu)指公文的組織構(gòu)造,具有規(guī)范性。因此,公文首先必須具有應(yīng)用文的屬性:直接應(yīng)用性、全面真實性、結(jié)構(gòu)格式的規(guī)范性。用于機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題,向無隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)。用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要精神、溝通重要情況。用于對重要事項做出決策和安排。適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題,請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。適用于向上級機(jī)關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。適用于公布有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。宣布施行重大強制性行政措施。二、通用公文的文種文種,也叫做公文名稱,是用來表明公文的性質(zhì)、適用范圍、作者職能權(quán)限及制發(fā)公文目的要求的。、發(fā)文。是依據(jù)對處理時限的要求劃分的。公布性文件是指直接向國內(nèi)外公開發(fā)布的文件。、領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件、公布性文件、陳述呈請性文件、商洽性文件、證明性文件。公文制發(fā)機(jī)關(guān)根據(jù)行文方向而劃分的。秘密文件,其內(nèi)容含有一般的國家秘密,泄露會使國家安全、利益遭受損害。這是根據(jù)文件內(nèi)容所涉及的國家秘密程度劃分的。公文的特點與功能,是它區(qū)別于其他信息記錄形式的明顯特征。它比其他信息溝通形式具有更強的準(zhǔn)確性、權(quán)威性,因而比其他信息記錄更具有權(quán)威性。公文的這一功能,表現(xiàn)在以下6個方面:、指令的基本工具,在公務(wù)活動中發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)作用,是加強集中領(lǐng)導(dǎo)、維護(hù)政令統(tǒng)一、保證工作步伐整齊一致的有效形式。國家有關(guān)機(jī)構(gòu)以法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等形式對公文的文體、結(jié)構(gòu)及格式都做了統(tǒng)一的規(guī)范,為了維護(hù)公文的權(quán)威性、準(zhǔn)確性,公文的制發(fā)者必須遵循這些規(guī)范。在寫作態(tài)度方面,說明文著重對客觀事物、事理進(jìn)行準(zhǔn)確、客觀、冷靜地介紹解釋,甚至不需要確立論點,也不需寫作者個人的思想傾向,議論文的思想傾向性則極為鮮明,帶有較強的主觀性。與記敘文相比較,說明文的寫作更需冷靜、科學(xué)、客觀,無需有個人的感情流露,而記敘文則滲透著作者個人的立場觀點和思想情趣。語言更重通俗、簡明、平實。④指明確立正確認(rèn)識后解決問題的方法途徑(主要適用政論文)等。③對問題或材料作縱向遞進(jìn)式剖析,推出各個分論點逐層向總論點靠攏等。④概述全文輪廓,提出中心論點等。(5)語言要講求準(zhǔn)確、簡練、邏輯性強。其特點是:(1)直接表達(dá)作者的思想觀點。(2)主體——事件或行為、情感的發(fā)展。(3)以敘述、描寫為主要表達(dá)方式。第三節(jié) 常用文體的特點及寫作方法一、記敘文的特點與結(jié)構(gòu)模式記敘文是以敘述、描寫為主要表達(dá)方式,以記人、敘事、寫景、狀物為基本職能,對社會生活中的人、事、景物的狀態(tài)及其變化發(fā)展進(jìn)行敘述和描寫的文章樣式。語言生動,首先要求的是材料的新鮮,見解的獨到。據(jù),是材料、實際情況。、和諧所謂清晰,是指語言表達(dá)要條理清晰,應(yīng)能把握主次,辨明因果,從表達(dá)目的出發(fā),安排句序、段次。具體要求是:用詞得當(dāng)。、順達(dá)即文章的語言表達(dá)要確切、符合實際,語意應(yīng)分明確定、界限清楚、褒貶得當(dāng)、輕重適度、不錯不漏,能真切地表達(dá)作者想要表達(dá)的內(nèi)容,準(zhǔn)確無誤地傳達(dá)作者的意圖。解說時,可以使用舉例、打比方、做比較、列數(shù)字、列表、制圖等多種具體手段。(2)界說即給事物所下的定義,也就是針對事物最本質(zhì)的屬性和特征作出判斷性的說明。說明是機(jī)關(guān)實用文體寫作常用的基本表達(dá)方式,具體形式有:概說、界說、解說?？煞謨煞N情況:一種是橫比,一種是縱比。(3)類比法即根據(jù)已知事物的某種特點,證明類似的另一種事物也會有某種特點。(1)例證法就是用典型的事實作為論據(jù)來證明論點的方法,也就是常說的“擺事實”。議論的要素構(gòu)成:論點、論據(jù)和論證過程。根據(jù)描寫角度的差異,則可以分為正面描寫、側(cè)面描寫。所謂描寫,就是對人物、事件、環(huán)境所做的具體刻畫和生動描繪。(2)倒敘是指一種把事件的結(jié)局或問題的結(jié)論放在前面敘述,然后再按照順序或其他敘述方式進(jìn)行述說的方法。敘述就是對人物、事件和環(huán)境所作的概括性的交代和表述,分為順敘、倒敘、插敘等數(shù)種。服從和服務(wù)于表現(xiàn)主題的需要。第二節(jié) 結(jié)構(gòu)、表達(dá)方式與語言一、結(jié)構(gòu)安排的方法結(jié)構(gòu)是文章表現(xiàn)形式要素之一,是指文章內(nèi)部的組織和構(gòu)造,也即安排和組織材料的方式。材料是寫作的基礎(chǔ),材料是說明觀點和主張、表現(xiàn)主題的支柱。機(jī)關(guān)實用文體表現(xiàn)主題的方法要求是:直接闡述、單一集中、“以意役法”、片言居要、善用標(biāo)題。選取材料的要求:圍繞主題選取材料,選取具有典型性的材料,選取全面真實、高度準(zhǔn)確的材料,選取新穎、生動的材料。結(jié)構(gòu)安排的注意事項包括:正確反映客觀事物發(fā)展的規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系。二、表達(dá)方式常用的基本表達(dá)方式包括:敘述、描寫、議論、說明等。機(jī)關(guān)實用文體大都采用這種方法敘事、交代人物、述說原委或列舉事實。公文對插敘運用得很少。根據(jù)描寫對象的不同,描寫可以分為人物描寫、環(huán)境描寫。議論就是寫作者對客觀事物進(jìn)行分析和評論,以直接表明觀點和態(tài)度。其方法常用的有:例證法、喻證法、類比法、對比法、反駁法、歸謬法。這種論證方法如果運用得恰當(dāng),可以收到深入淺出、形象生動的效果。(4)對比法就是將兩種截然相反或有差異的事物進(jìn)行比較。(6)歸謬法即由反面論點引出錯誤結(jié)論來說明道理的方法,就是先假設(shè)對方的錯誤論斷是“正確”的,然后從對方的論斷中導(dǎo)出一個荒謬的結(jié)論來,從而證明對方的論斷不能成立,以駁倒對方論點的一種論證方法口說明就是寫作者對客觀事物的性質(zhì)、狀態(tài)、特征、成因、構(gòu)造、功能、用途所進(jìn)行的介紹解說和闡釋。表達(dá)時大都需遵循穩(wěn)定的次序。解說時常需要對較復(fù)雜事物進(jìn)行分類說明。、得體就是文章的語言要合乎特定文體的要求,要合乎特定社會語言環(huán)境的需要,要合乎作者在特定社會關(guān)系中的地位。要文通理順,合乎語法規(guī)則和邏輯規(guī)則。要真正做到使文章的語言既簡又明,首先要對事物有深刻透徹的認(rèn)識,同時也應(yīng)注意掌握一些技巧,力避煩冗現(xiàn)象,特別應(yīng)注意克服“多余”“重復(fù)”等語病。理,是觀點、意見。、有力就是說文章的語言要有文采,要有聲有色,鮮明具體,有新鮮感,有感人的力量,能獲得最佳的表達(dá)效果,以使文章的內(nèi)容最大限度地影響讀者,實現(xiàn)文章的效用。其次,還必須注意語言形式。(2)要素全面,選材典型。(1)開頭——事件或行為、情感的發(fā)端。常見的科學(xué)論文、雜文、文藝評論、政論文(有關(guān)政治問題的講話、會議報告、發(fā)言、宣言、聲明、社論、演講詞〉等都屬于議論文體。(4)其構(gòu)成要素包括論點、論據(jù)和論證過程三個方面。③從對有關(guān)背景材料的介紹說明中引出論題。②以中心論點為核心,從不同角度提出問題形成的各個分論點,每個分論點從一個方面說明總論點。③指明結(jié)論的理論或?qū)嵺`方面的價值?？陀^性強。結(jié)尾——總說。與議論文相比較,說明文首先在寫作目的上與議論文不同,議論文在于宣傳一個觀點,闡明一個道理,爭取人們接受這些道理并自覺體現(xiàn)在行動上,這與說明文給人以知識和信息,幫助人們認(rèn)識事物的目的和出發(fā)點是有區(qū)別的。公文的法定作者是指依法成立并能以自己名義行使職權(quán)和承擔(dān)義務(wù)的國家機(jī)構(gòu)與其他社會組織（以下統(tǒng)稱為機(jī)關(guān)）。二、公文的功能公文能夠穿越時間與空間的限制,有效地傳遞公務(wù)活動所需要的信息,是機(jī)關(guān)在公務(wù)活動中行使職權(quán)的重要工具。、商洽事務(wù)、協(xié)調(diào)配合工作,進(jìn)行橫向聯(lián)系的紐帶。,記載了公務(wù)活動的狀態(tài)、過程,證明作者的合法身份,有重要的憑證作用。、限國內(nèi)公開文件、內(nèi)部使用文件、秘密文件、機(jī)密文件、絕密文件。內(nèi)部使用文件,內(nèi)容不涉及國家秘密,但不宜對社會公開,只有在本系統(tǒng)或本機(jī)關(guān)內(nèi)部使用。、平行文、下行文。下行文,向所屬被領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)的下級機(jī)關(guān)發(fā)送的公文。領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件是指領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)制發(fā)的用于頒布方針政策、法規(guī)規(guī)章,指導(dǎo)、布置工作,闡明領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)原則的文件。、急件、特急件。特急件是指內(nèi)容非常重要并特別緊急,需立即優(yōu)先迅速傳遞處理的文件。發(fā)文是指本機(jī)關(guān)制作發(fā)往外部的文件,本機(jī)關(guān)制成只供內(nèi)部使用的也稱發(fā)文。行政機(jī)關(guān)的公文種類主要有:適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章。適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法