【正文】 作則。3． 協(xié)助總經(jīng)理樹(shù)立行為激勵(lì)形象。1． 語(yǔ)言形象 總經(jīng)理在正式場(chǎng)合發(fā)表講話，秘書(shū)要事先準(zhǔn)備好文字材料、發(fā)言提綱，必要時(shí)做好語(yǔ)言標(biāo)識(shí)。（2） 參與督促檢查，工作要“到位”，不能“越位”（3） 參與工作實(shí)踐，要當(dāng)好助手，不能做“主手”，做好牽頭、把關(guān)、協(xié)調(diào)的工作。 參與實(shí)踐，協(xié)助總經(jīng)理推進(jìn)工作。其中要把握三點(diǎn)：第一， 要有觀察力，跟蹤了解總經(jīng)理的思維軌跡，敏于捕捉領(lǐng)導(dǎo)的思想火花。秘書(shū)要做好決策參謀，就要積極參與決策的調(diào)查研究。以促進(jìn)彼此的了解與進(jìn)一步的合作。l 尊重合作伙伴和供應(yīng)商，要注意多方了解與業(yè)務(wù)相關(guān)的事務(wù)，以做到準(zhǔn)確理解對(duì)方的意圖、幫助進(jìn)行有效的溝通與傳達(dá)。準(zhǔn)確理解總經(jīng)理的授意、做好上情下達(dá)的工作。如果對(duì)方愿意，可以推薦對(duì)方與部門(mén)其他負(fù)責(zé)人聯(lián)系，同時(shí)告訴對(duì)方可以先把想法以寫(xiě)信或寄的方式告訴總經(jīng)理； 在總經(jīng)理方便時(shí)告知來(lái)訪情況，根據(jù)總經(jīng)理授意進(jìn)行后續(xù)安排。 對(duì)記者的界面要非常友好。15:3015:45 Legend update (Mr. ――) 216。 MarketingMr. Kelvin KwokSales Director of AsiaMr. Thomson ChanMarketing Director of AsiaMr. Perry ChanCountry Manager of ChinaMr. Jack LeeAssistant Sales ManagerMr. ――― Vice President of Legend Computer system General Manager of Desktop business DivisionMr. ――― Vice President of Legend Computer system General Manager of Notebook business DivisionMr. ――― General Manager of Material Management Division of DTBMiss. ――― Manager of Material Management Division of DTBMr. ――― InterpreterAppointed Time Period: 15:00 pm16:00 pm, June 2, 2000Venue : Phoenix hall at Erbiao building of Legend Computer Systems LimitedMeeting Agenda: 216。（二）外部會(huì)面安排l 總經(jīng)理主持的外部會(huì)面接受會(huì)面請(qǐng)求 NO 婉拒或該請(qǐng)他人 注意：講明原因，以 免對(duì)方誤解 注意：在收到會(huì)面請(qǐng)求時(shí)，經(jīng)與部門(mén)相關(guān)負(fù)責(zé)人及GM商討決定， 同時(shí)提供背景材料以供GM做出判斷Y與對(duì)方確認(rèn)時(shí)間、 地點(diǎn)、人員、議程，并落實(shí)我方人員、地點(diǎn)擬定meeting agenda, ppt 修改（中英文標(biāo)準(zhǔn)版、及業(yè)務(wù)回顧） 發(fā)會(huì)議通知，并落實(shí)參會(huì)人員會(huì)前準(zhǔn)備工作 會(huì)中服務(wù) 會(huì)中達(dá)成共識(shí)的跟蹤反饋 結(jié)束 注意事項(xiàng)：l 綜合考慮各種因素，選擇合適的會(huì)面地點(diǎn)、預(yù)定會(huì)議室；l 注意準(zhǔn)備電子或紙制的歡迎牌、激光筆；l 會(huì)前與對(duì)方溝通是否需準(zhǔn)備翻譯，如需要，提前確認(rèn)；l 根據(jù)來(lái)訪公司的習(xí)慣及來(lái)訪者的級(jí)別準(zhǔn)備禮物；l 在與來(lái)訪公司溝通中確認(rèn)是否需安排車(chē)輛接送，如需要注意把握接送時(shí)間，并通知對(duì)方確切的會(huì)面時(shí)間及地點(diǎn)；l 考慮是否需要在會(huì)面時(shí)錄音或拍照，并提前準(zhǔn)備；l 如需安排參觀，提前與行政后勤部聯(lián)系，填寫(xiě)參觀申請(qǐng)，安排參觀陪同人；l 會(huì)前給總經(jīng)理提供相關(guān)背景材料，如需要請(qǐng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人與總經(jīng)理溝通洽談事宜；l 在會(huì)前擬制meeting agenda（見(jiàn)模版）l 在制作PPT時(shí)根據(jù)各部門(mén)情況、來(lái)訪者的需求酌情修改添加內(nèi)容，注意內(nèi)容的及時(shí)更新，并根據(jù)來(lái)訪者需求制作中/英文；初次會(huì)面PPT應(yīng)包括：聯(lián)想總體情況及業(yè)務(wù)情況介紹；再次會(huì)面應(yīng)注意：有針對(duì)性的業(yè)務(wù)回顧（可請(qǐng)相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)提供資料）。綜合考慮各種因素（如GM全天日程安排），安排會(huì)議地點(diǎn)及時(shí)間；216。保證會(huì)議順利的舉行，需要多方面的準(zhǔn)備工作。6002399發(fā)文日期DATE：文件類(lèi)別CATEGORY:通知擬文人FROM:審核VERIFIED://批準(zhǔn)APPROVED:收文人TO：全體人員收文部門(mén)TO(DEPT.):臺(tái)式電腦事業(yè)部、筆記本事業(yè)部、軟件事業(yè)部、服務(wù)器事業(yè)部、外設(shè)事業(yè)部抄送 CC:總裁室、企劃部秘書(shū)處、財(cái)務(wù)附件ATTACHMENT:// 傳閱 閱后存檔 保密 保密期限 CIRCULAR FILING CONFIDENTIAL TERM其他 OTHERS//頁(yè) 數(shù) PAGES1授 權(quán) 通 知 電腦公司副總裁在2000年6月15日16日期間因公外出，此期間將臺(tái)式電腦事業(yè)部資材、質(zhì)控、經(jīng)營(yíng)管理等相關(guān)簽字權(quán)授予副總經(jīng)理，臺(tái)式電腦事業(yè)部其他相關(guān)財(cái)務(wù)及文件審批授權(quán)予常務(wù)副總經(jīng)理，除臺(tái)式電腦事業(yè)部外其他事業(yè)部系統(tǒng)相關(guān)財(cái)務(wù)簽字及文件審批委托副總裁處理。注意建立各種客戶關(guān)系（包括政府領(lǐng)導(dǎo)、合作伙伴、媒體記者）216。提前設(shè)置清晨叫醒，并安排早餐；216。（三）陪同出差 陪同總經(jīng)理出差無(wú)疑對(duì)秘書(shū)的工作提出了更高的要求，在出差前除了前面介紹的注意事項(xiàng)外，在出差過(guò)程中，要求秘書(shū)注意以下事項(xiàng)：216。根據(jù)客人的級(jí)別和國(guó)家風(fēng)俗習(xí)慣準(zhǔn)備禮物；216。根據(jù)公司最新業(yè)務(wù)情況準(zhǔn)備PRESETATION （中/英文），與對(duì)方確認(rèn)演示設(shè)備，必要時(shí)準(zhǔn)備彩色打印膠片和打印稿。向總經(jīng)理認(rèn)為有必要的合作方致感謝函。216。在第一時(shí)間掌握總經(jīng)理到達(dá)后的聯(lián)系方式，必要時(shí)通知授權(quán)人及其它相關(guān)人員。根據(jù)總經(jīng)理的習(xí)慣，準(zhǔn)備出差用物品（見(jiàn)物品攜帶表）。）216。（一）國(guó)內(nèi)出差J 出差前： 216。掌握近期要回避的人物；月/周計(jì)劃安排模版216。根據(jù)總經(jīng)理習(xí)慣留出適當(dāng)固定時(shí)間閱讀報(bào)刊資料及其他信息；216。定期與總經(jīng)理溝通，將雙方的要求、需求和可能會(huì)遇到情況的處理原則達(dá)成共識(shí)，以利工作開(kāi)展；216。（一）總體原則：216。在沒(méi)有達(dá)成默契的情況下，最好在合作之初與領(lǐng)導(dǎo)做一次深入溝通，準(zhǔn)確了解領(lǐng)導(dǎo)的要求、需求，并對(duì)可能會(huì)遇到的一些情況的處理原則達(dá)成共識(shí)，為日后工作的順利開(kāi)展做鋪墊。本文將從總體日程安排、出差日程安排、會(huì)議安排、媒體采訪、大型活動(dòng)和突發(fā)來(lái)訪六部分加以詳細(xì)說(shuō)明并提供文字模版，希望能給大家的工作提供參考。注：傳真、郵件、信函等內(nèi)容為外文的，應(yīng)及時(shí)譯出五、名片 分類(lèi)：可根據(jù)總經(jīng)理業(yè)務(wù)情況分類(lèi)，如公司類(lèi)型、客戶類(lèi)型、地域等； 存放：l 名片盒l(wèi) 錄入到NOTES通訊錄中（更易查找，但需要錄入時(shí)間） 應(yīng)準(zhǔn)備一名片夾，存放與總經(jīng)理聯(lián)系緊密且重要的人員名片，并保證查找時(shí)方便快捷。 B、由秘書(shū)本人回復(fù) 如發(fā)出的郵件需要追蹤結(jié)果或確認(rèn)對(duì)方是否收到，需要設(shè)置回執(zhí)，如對(duì)方未能及時(shí)查看，需電話說(shuō)明。 必要的傳真分類(lèi)存檔三、郵件 根據(jù)郵件類(lèi)型（如急閱件、待處理件、須知通知、一般通知、報(bào)表、報(bào)告/總結(jié)、新聞/通報(bào)、私人郵件等等）或按具體項(xiàng)目設(shè)置子文件夾。l 如一個(gè)未完又來(lái)一個(gè)，應(yīng)視電話內(nèi)容和對(duì)方身份，讓緊急的、重要的人員先講，同時(shí)禮貌的告訴另一方稍候片刻，或記錄對(duì)方電話，稍侯打過(guò)去。l 如遇總經(jīng)理不愿接聽(tīng)對(duì)方電話，則可用委婉的語(yǔ)氣：“實(shí)在抱歉，**總經(jīng)理這是不知上哪去了，我見(jiàn)到他時(shí)再給您回個(gè)電話；如果您方便的話，能否讓我轉(zhuǎn)達(dá)您的事情？”做到有禮有節(jié)、滴水不漏。l 通話結(jié)束后，確認(rèn)對(duì)方已放下話筒，然后放電話。直接下屬問(wèn)清事情梗概，轉(zhuǎn)接時(shí)向總經(jīng)理說(shuō)明梗概后轉(zhuǎn)入問(wèn)清梗概，如不緊急，記錄下來(lái)轉(zhuǎn)告總經(jīng)理如事情緊急，告知總經(jīng)理聯(lián)系方法?！眑 如需與有關(guān)人員通話，應(yīng)有禮貌地請(qǐng)對(duì)方傳呼或轉(zhuǎn)達(dá)。 Interdependence)G 溫柔的心和自省第二章 秘書(shū)的重要職業(yè)技能第一部分：日常事務(wù)處理一、撥打/接聽(tīng)電話的程序和技巧 打電話前的準(zhǔn)備l 準(zhǔn)備好電話記錄本和筆l 把要與對(duì)方說(shuō)明的事情、內(nèi)容的順序簡(jiǎn)單列在記事本上，并逐一核對(duì)無(wú)遺漏。手冊(cè)編寫(xiě)工作是由企劃部秘書(shū)處完成的，在此其間我們得到了來(lái)自部門(mén)同仁及上下各部門(mén)的相關(guān)人員的大力支持，在此，我們深表謝意，關(guān)于本手冊(cè)所收集的內(nèi)容，由于水平有限，不妥之處請(qǐng)及時(shí)向我們提出，我們熱忱盼望著您的意見(jiàn)。 我們作為企劃部秘書(shū)處的秘書(shū)，在長(zhǎng)期的工作之中，在領(lǐng)導(dǎo)日常所給的幫助中以及自身在各項(xiàng)工作中的鍛練使得我們?yōu)樽陨韺ふ业搅艘恍┻m用的工作方法，積累了一些工作經(jīng)驗(yàn)和技巧，在處理許多類(lèi)似情況時(shí)形成了一些慣用做法和約定俗成的規(guī)定，我們將這些點(diǎn)滴一一收集，在經(jīng)過(guò)了反復(fù)總結(jié)和提練、否定和借鑒的過(guò)程后，已將其做成了本部門(mén)工作的一種標(biāo)準(zhǔn)，達(dá)成了在方法和流程上的統(tǒng)一。別看都是秘書(shū)，但由于所服務(wù)的對(duì)象不同,各部門(mén)性質(zhì)不同,其所進(jìn)行的工作任務(wù)也必然存在著很大差異，但由于秘書(shū)工作是以服務(wù)為其根本性質(zhì)，這在共性的尋找上為我們提供了依據(jù)。優(yōu)秀的秘書(shū)會(huì)使人想到干練、精明、繁忙的處事作風(fēng)，聯(lián)想到待人接物時(shí)彬彬有禮的儀態(tài)；聯(lián)想到在他們臉上那一慣展現(xiàn)胸有成竹的樣子……無(wú)論如何，秘書(shū)這個(gè)詞會(huì)讓許多正準(zhǔn)備從事這個(gè)職業(yè)的人們有著太多的想像 。秘書(shū)的輔助和參謀作用在該職業(yè)特征中最具代表性，他們是領(lǐng)導(dǎo)的左膀右臂，是領(lǐng)導(dǎo)與公司上下保持溝通的橋梁 ，為此，他們必須全心全意并準(zhǔn)確無(wú)誤地提供支持與服務(wù)，從而體現(xiàn)出其自身價(jià)值。在領(lǐng)導(dǎo)處理每一項(xiàng)工作的時(shí)侯，我們會(huì)隨時(shí)身處其中，自然而然成為此件事情的某一環(huán)節(jié)，而不可或缺，有時(shí)我們需要扮演更多角色，以適應(yīng)工作安排和領(lǐng)導(dǎo)需要。因此，什么是一個(gè)出色地秘書(shū)的該具備的職業(yè)素質(zhì)，什么樣的秘書(shū)會(huì)得到領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可，在聯(lián)想,不同崗位的秘書(shū)在提高工作效率的呼聲下又該做什么呢 ？這些是我們一直以來(lái)需要探索的問(wèn)題，也就是這此些思想火花碰撞出我們最初編寫(xiě)本手冊(cè)的想法。秘書(shū)手冊(cè)適用于公司各部秘書(shū)及行政人員，致力于給予任何一個(gè)聯(lián)想人關(guān)于行政方面的指導(dǎo)。 Contribution)G 認(rèn)同與分享 (Sharing)G 雙贏與相互依存(Winwin amp。 正式撥打電話： l 撥通電話后，確認(rèn)