【正文】 門及技術(shù)質(zhì)量部門應(yīng)定期對(duì)所保管的物資進(jìn)行盤點(diǎn)，至少每季度盤點(diǎn)一次，并將盤點(diǎn)結(jié)果報(bào)送財(cái)務(wù)部門。 倉庫保管員應(yīng)分類別分品種登記物資入庫臺(tái)賬和庫存臺(tái)賬。 報(bào)賬的票據(jù)必須包括：費(fèi)用報(bào)銷審批單、供應(yīng)商的銷售清單、入庫單（采購付款聯(lián)） 、有效發(fā)票、物資采購申請(qǐng)，已現(xiàn)金支付的應(yīng)提供收據(jù)，簽訂了合同的應(yīng)提供合同。 報(bào)賬付款 采購業(yè)務(wù)結(jié)束后，由行政部門負(fù)責(zé)報(bào)賬。驗(yàn)收過程中，如發(fā)現(xiàn)異常，應(yīng)向采購員提出質(zhì)疑或向上級(jí)主管匯報(bào)。考慮到生產(chǎn)維護(hù)類及技術(shù)檢測類物資專業(yè)性較強(qiáng)，需求部門需安排人員協(xié)助采購，提供專業(yè)建議。 無法招標(biāo)或定點(diǎn)采購的，可采用詢比價(jià)方式采購，向三個(gè)以上的供應(yīng)商詢價(jià)后填制供應(yīng)商詢價(jià)表，經(jīng)行政主管及總經(jīng)理審批后擇優(yōu)選購。如確屬臨時(shí)性急需物資，應(yīng)填寫緊急采購申請(qǐng)表，經(jīng)部門主管審批及公司行政主管核準(zhǔn)后才能列入采購范圍，采購金額 500 元以上的物資要經(jīng)總經(jīng)理審批。 采購申請(qǐng)應(yīng)注明物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、需求日期、參考價(jià)格、用途、質(zhì)量要求、交貨期等信息。 報(bào)賬的票據(jù)必須包括：費(fèi)用報(bào)銷審批單、供應(yīng)商的銷售清單、有效發(fā)票、物資7 / 19采購申請(qǐng)單、費(fèi)用分?jǐn)偙?，已現(xiàn)金支付的應(yīng)提供收據(jù)，簽訂了合同的應(yīng)提供合同。 報(bào)賬付款 采購業(yè)務(wù)結(jié)束后，采購員將票據(jù)交給行政內(nèi)勤報(bào)賬。水果、零食、煙、酒、礦泉水、茶等飲食品，要特別注意是否在保質(zhì)期內(nèi)、包裝是否完好無損，保證飲食品的安全衛(wèi)生。 購買 需求部門未請(qǐng)購的物資不得采購。采購金額在 500 元以上要經(jīng)總經(jīng)理審批。 招待類物資采購 采購申請(qǐng)6 / 19 招待類物資采購僅限于公司會(huì)議或活動(dòng)、營銷、客戶維系、外部檢查及日常接待需要。盤點(diǎn)中如發(fā)現(xiàn)有盤盈、盤虧等情況應(yīng)查明原因，并及時(shí)報(bào)告上級(jí)主管。 物資管理實(shí)行“ 誰保管誰負(fù)責(zé)、誰使用誰負(fù)責(zé)”的原則。供應(yīng)商為單位的，采用公對(duì)公轉(zhuǎn)賬支付；供應(yīng)商為個(gè)人的，采用公對(duì)個(gè)人銀行卡轉(zhuǎn)賬支付。各類單據(jù)要齊全且相互吻合，并有符合程序的審批記錄。行政內(nèi)勤應(yīng)在一周之內(nèi)報(bào)賬，按各部門的物資申購情況制作費(fèi)用分?jǐn)偙?，將原始票證粘貼整齊，填好費(fèi)用報(bào)銷審批單，經(jīng)部門主管審批后交財(cái)務(wù)部門審核。 物資驗(yàn)收無誤后，保管員開具入庫單，并將采購付款聯(lián)交給采購員，采購員及保管員簽字確認(rèn)。 驗(yàn)收入庫 物資采購后，采購員將物資交到倉庫。供方交貨時(shí)，采購員要及時(shí)通知保管員到場驗(yàn)收。合同變更或撤銷給公司造成損失的，應(yīng)追究供方責(zé)任。 采購合同由需求部門配合行政部門擬定，行政部門負(fù)責(zé)人審核，公司總經(jīng)理審批。如全年耗用量大的辦公文具、公司定制品、勞保用品；一次性訂購量大的工作服、掛歷、宿舍用品；全年耗費(fèi)金額大的寬帶、手機(jī)、固話等通訊網(wǎng)絡(luò)設(shè)施等均可采用招標(biāo)方式采購； 日常采購量或金額較大的物資，由行政部和財(cái)務(wù)部共同確定定點(diǎn)供應(yīng)商，簽訂長期議價(jià)采購合同，實(shí)行定點(diǎn)采購。 未列入采購計(jì)劃內(nèi)的物資不得采購。 行政內(nèi)勤應(yīng)審查各部門申請(qǐng)采購的物資是否能由現(xiàn)有庫存滿足。 采購申請(qǐng)應(yīng)注明物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、需求日期、參考價(jià)格、用途、質(zhì)量要求、交貨期等信息。 現(xiàn)金交易范圍 一千元以下的零星采購； 供應(yīng)商要求現(xiàn)金交易； 緊急采購且不能及時(shí)辦理銀行支付手續(xù)； 除以上情況外，一律不得進(jìn)行現(xiàn)金交易，均通過財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)賬付款。 采購員可在現(xiàn)金交易范圍內(nèi)動(dòng)用備用金進(jìn)行采購。食堂物資放廚房存儲(chǔ)，不單獨(dú)設(shè)立倉庫，由食堂組長兼任保管員，負(fù)責(zé)食堂物資管理。 需求部門負(fù)責(zé)填制采購申請(qǐng)，并參與供應(yīng)商甄選過程。行政部門應(yīng)分別設(shè)置行政內(nèi)勤（兼任計(jì)劃管理員)、采購員及倉庫保管員等崗位。當(dāng)某項(xiàng)物資的選購需要專業(yè)性判斷時(shí)，后勤采購工作小組應(yīng)與需求部門協(xié)調(diào)，由需求部門安排專業(yè)人員協(xié)助采購員采購，提供專業(yè)性采購建議。付款的申請(qǐng)人、審批人與執(zhí)行人職務(wù)應(yīng)當(dāng)分離，避免因付款方式不恰當(dāng)、執(zhí)行有偏差，導(dǎo)致企業(yè)資金損失或信用受損。合同擬定、審核、審批等工作應(yīng)由不同的人員負(fù)責(zé)。請(qǐng)購人員不能同時(shí)負(fù)責(zé)審批。 后勤物資及服務(wù)采購分類 辦公類：辦公文具、辦公設(shè)備、辦公家具、寬帶、固話等。 適用范圍本辦法適用于集團(tuán)所屬分子公司及工廠的后勤物資及服務(wù)的采購。 能源類：水、電、煤、氣、生產(chǎn)用油等 不相容職務(wù) 請(qǐng)購與審批。 采購合同的擬訂、審核與審批。 付款的申請(qǐng)、審批與執(zhí)行。 后勤采購工作小組職責(zé) 負(fù)責(zé)與各部門的溝通協(xié)調(diào)。 各部門職責(zé) 公司后勤物資及服務(wù)采購歸口行政部門集中辦理，其他部門不得擅自采購。 各公司行政部下設(shè)食堂組，食堂采購員實(shí)施物資采購，食堂組長負(fù)責(zé)食堂物資的驗(yàn)收和管理。公司分設(shè)后勤物資倉庫、生產(chǎn)機(jī)2 / 19器零配件倉庫、技術(shù)檢測物資倉庫，分別由行政部門、生產(chǎn)部門、技術(shù)質(zhì)量部門安排相應(yīng)倉庫和保管員進(jìn)行物資管理。 備用金采取借款方式，由采購員填寫借款單，經(jīng)部門主管、財(cái)務(wù)主管及總經(jīng)理審批后，交會(huì)計(jì)開具現(xiàn)金付款憑證，由出納支付現(xiàn)金，賬面掛采購員個(gè)人往來。 備用金一年一清，每年 12 月份還清備用金借款，次年 1 月再重新借支備用金。 行政內(nèi)勤在倉庫保管員的配合下提出常備用料的采購申請(qǐng)。 采購計(jì)劃 行政內(nèi)勤于每月月底前根據(jù)各部門的采購申請(qǐng)匯總制定月度采購計(jì)劃，經(jīng)行政主管審核后報(bào)請(qǐng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。 采購計(jì)劃應(yīng)同時(shí)報(bào)送財(cái)務(wù)部門，以便于公司資金的安排。 公司一次性采購量或金額大的物資實(shí)行招標(biāo)的方式確定供應(yīng)商及價(jià)格，由行政部門負(fù)責(zé)安排招標(biāo)事宜，財(cái)務(wù)部門參與招標(biāo)過程。零星采購可不簽訂采購合同。 合同履行過程中，如供方提出變更合同或撤銷合同，行政部門應(yīng)對(duì)供方提出的合同變更或撤銷理由進(jìn)行調(diào)查，經(jīng)調(diào)查證實(shí)供方確實(shí)無法全部履行或無法履行合同后，由供方提出合同變更或撤銷申請(qǐng)，經(jīng)我方行政主管及公司總經(jīng)理審批后方可變更或撤銷。 購買 招標(biāo)方式采購物資的，合同簽訂后，由采購員負(fù)責(zé)跟蹤供應(yīng)過程。 不論采取哪種采購方式，采購員都必須向供應(yīng)商索要發(fā)票及購物清單，零星現(xiàn)金支付的需索要收款憑證，相關(guān)單據(jù)上采購員及陪同采購人員需簽字確認(rèn)。驗(yàn)收過程中，如發(fā)現(xiàn)異常，應(yīng)向采購員提出質(zhì)疑或向上級(jí)主管匯報(bào)。 報(bào)賬付款 采購業(yè)務(wù)結(jié)束后，采購員將票據(jù)交給行政內(nèi)勤報(bào)賬。 報(bào)賬的票據(jù)必須包括：費(fèi)用報(bào)銷審批單、供應(yīng)商的銷售清單、入庫單（財(cái)務(wù)聯(lián)） 、有效發(fā)票、物資采購計(jì)劃表、供應(yīng)商詢價(jià)表、費(fèi)用分?jǐn)偙?，已現(xiàn)金支付的應(yīng)提供收據(jù)，簽訂了合同的應(yīng)提供合同。 不在現(xiàn)金交易范圍內(nèi)的采購業(yè)務(wù)均需通過銀行轉(zhuǎn)賬支付給供應(yīng)商。 物資管理 所有辦公類、宣傳印制類、勞保清潔及宿舍用品、公共設(shè)施類物資都必須履行先入庫后領(lǐng)用的程序，由行政部門統(tǒng)一管理。 行政部門應(yīng)定期對(duì)物資進(jìn)行盤點(diǎn)，至少每季度盤點(diǎn)一次，并將盤點(diǎn)結(jié)果報(bào)送財(cái)務(wù)部門。領(lǐng)用固定資產(chǎn)