【正文】 門及技術質量部門應定期對所保管的物資進行盤點，至少每季度盤點一次，并將盤點結果報送財務部門。 倉庫保管員應分類別分品種登記物資入庫臺賬和庫存臺賬。 報賬的票據(jù)必須包括：費用報銷審批單、供應商的銷售清單、入庫單（采購付款聯(lián)） 、有效發(fā)票、物資采購申請，已現(xiàn)金支付的應提供收據(jù)，簽訂了合同的應提供合同。 報賬付款 采購業(yè)務結束后，由行政部門負責報賬。驗收過程中，如發(fā)現(xiàn)異常，應向采購員提出質疑或向上級主管匯報。考慮到生產維護類及技術檢測類物資專業(yè)性較強，需求部門需安排人員協(xié)助采購，提供專業(yè)建議。 無法招標或定點采購的，可采用詢比價方式采購，向三個以上的供應商詢價后填制供應商詢價表，經行政主管及總經理審批后擇優(yōu)選購。如確屬臨時性急需物資，應填寫緊急采購申請表，經部門主管審批及公司行政主管核準后才能列入采購范圍，采購金額 500 元以上的物資要經總經理審批。 采購申請應注明物資的名稱、規(guī)格型號、技術參數(shù)、數(shù)量、需求日期、參考價格、用途、質量要求、交貨期等信息。 報賬的票據(jù)必須包括：費用報銷審批單、供應商的銷售清單、有效發(fā)票、物資7 / 19采購申請單、費用分攤表，已現(xiàn)金支付的應提供收據(jù)，簽訂了合同的應提供合同。 報賬付款 采購業(yè)務結束后，采購員將票據(jù)交給行政內勤報賬。水果、零食、煙、酒、礦泉水、茶等飲食品，要特別注意是否在保質期內、包裝是否完好無損，保證飲食品的安全衛(wèi)生。 購買 需求部門未請購的物資不得采購。采購金額在 500 元以上要經總經理審批。 招待類物資采購 采購申請6 / 19 招待類物資采購僅限于公司會議或活動、營銷、客戶維系、外部檢查及日常接待需要。盤點中如發(fā)現(xiàn)有盤盈、盤虧等情況應查明原因，并及時報告上級主管。 物資管理實行“ 誰保管誰負責、誰使用誰負責”的原則。供應商為單位的，采用公對公轉賬支付；供應商為個人的，采用公對個人銀行卡轉賬支付。各類單據(jù)要齊全且相互吻合，并有符合程序的審批記錄。行政內勤應在一周之內報賬，按各部門的物資申購情況制作費用分攤表，將原始票證粘貼整齊，填好費用報銷審批單，經部門主管審批后交財務部門審核。 物資驗收無誤后，保管員開具入庫單，并將采購付款聯(lián)交給采購員，采購員及保管員簽字確認。 驗收入庫 物資采購后，采購員將物資交到倉庫。供方交貨時，采購員要及時通知保管員到場驗收。合同變更或撤銷給公司造成損失的，應追究供方責任。 采購合同由需求部門配合行政部門擬定，行政部門負責人審核，公司總經理審批。如全年耗用量大的辦公文具、公司定制品、勞保用品；一次性訂購量大的工作服、掛歷、宿舍用品；全年耗費金額大的寬帶、手機、固話等通訊網(wǎng)絡設施等均可采用招標方式采購； 日常采購量或金額較大的物資，由行政部和財務部共同確定定點供應商，簽訂長期議價采購合同，實行定點采購。 未列入采購計劃內的物資不得采購。 行政內勤應審查各部門申請采購的物資是否能由現(xiàn)有庫存滿足。 采購申請應注明物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求日期、參考價格、用途、質量要求、交貨期等信息。 現(xiàn)金交易范圍 一千元以下的零星采購； 供應商要求現(xiàn)金交易； 緊急采購且不能及時辦理銀行支付手續(xù)； 除以上情況外，一律不得進行現(xiàn)金交易，均通過財務轉賬付款。 采購員可在現(xiàn)金交易范圍內動用備用金進行采購。食堂物資放廚房存儲，不單獨設立倉庫，由食堂組長兼任保管員，負責食堂物資管理。 需求部門負責填制采購申請，并參與供應商甄選過程。行政部門應分別設置行政內勤（兼任計劃管理員)、采購員及倉庫保管員等崗位。當某項物資的選購需要專業(yè)性判斷時，后勤采購工作小組應與需求部門協(xié)調，由需求部門安排專業(yè)人員協(xié)助采購員采購，提供專業(yè)性采購建議。付款的申請人、審批人與執(zhí)行人職務應當分離，避免因付款方式不恰當、執(zhí)行有偏差，導致企業(yè)資金損失或信用受損。合同擬定、審核、審批等工作應由不同的人員負責。請購人員不能同時負責審批。 后勤物資及服務采購分類 辦公類：辦公文具、辦公設備、辦公家具、寬帶、固話等。 適用范圍本辦法適用于集團所屬分子公司及工廠的后勤物資及服務的采購。 能源類：水、電、煤、氣、生產用油等 不相容職務 請購與審批。 采購合同的擬訂、審核與審批。 付款的申請、審批與執(zhí)行。 后勤采購工作小組職責 負責與各部門的溝通協(xié)調。 各部門職責 公司后勤物資及服務采購歸口行政部門集中辦理，其他部門不得擅自采購。 各公司行政部下設食堂組，食堂采購員實施物資采購，食堂組長負責食堂物資的驗收和管理。公司分設后勤物資倉庫、生產機2 / 19器零配件倉庫、技術檢測物資倉庫，分別由行政部門、生產部門、技術質量部門安排相應倉庫和保管員進行物資管理。 備用金采取借款方式，由采購員填寫借款單，經部門主管、財務主管及總經理審批后，交會計開具現(xiàn)金付款憑證，由出納支付現(xiàn)金，賬面掛采購員個人往來。 備用金一年一清，每年 12 月份還清備用金借款，次年 1 月再重新借支備用金。 行政內勤在倉庫保管員的配合下提出常備用料的采購申請。 采購計劃 行政內勤于每月月底前根據(jù)各部門的采購申請匯總制定月度采購計劃，經行政主管審核后報請公司總經理批準。 采購計劃應同時報送財務部門，以便于公司資金的安排。 公司一次性采購量或金額大的物資實行招標的方式確定供應商及價格，由行政部門負責安排招標事宜，財務部門參與招標過程。零星采購可不簽訂采購合同。 合同履行過程中，如供方提出變更合同或撤銷合同，行政部門應對供方提出的合同變更或撤銷理由進行調查，經調查證實供方確實無法全部履行或無法履行合同后，由供方提出合同變更或撤銷申請，經我方行政主管及公司總經理審批后方可變更或撤銷。 購買 招標方式采購物資的，合同簽訂后，由采購員負責跟蹤供應過程。 不論采取哪種采購方式，采購員都必須向供應商索要發(fā)票及購物清單，零星現(xiàn)金支付的需索要收款憑證，相關單據(jù)上采購員及陪同采購人員需簽字確認。驗收過程中，如發(fā)現(xiàn)異常，應向采購員提出質疑或向上級主管匯報。 報賬付款 采購業(yè)務結束后，采購員將票據(jù)交給行政內勤報賬。 報賬的票據(jù)必須包括：費用報銷審批單、供應商的銷售清單、入庫單（財務聯(lián)） 、有效發(fā)票、物資采購計劃表、供應商詢價表、費用分攤表，已現(xiàn)金支付的應提供收據(jù)，簽訂了合同的應提供合同。 不在現(xiàn)金交易范圍內的采購業(yè)務均需通過銀行轉賬支付給供應商。 物資管理 所有辦公類、宣傳印制類、勞保清潔及宿舍用品、公共設施類物資都必須履行先入庫后領用的程序，由行政部門統(tǒng)一管理。 行政部門應定期對物資進行盤點，至少每季度盤點一次，并將盤點結果報送財務部門。領用固定資產