《蒙西水泥公司管理咨詢(xún)項(xiàng)目業(yè)務(wù)流程優(yōu)化培訓(xùn)》-全文預(yù)覽
【正文】 錄入或使用電腦中的專(zhuān)用存儲(chǔ)某類(lèi)數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)庫(kù)。表示流程步驟的順序和方向 數(shù)據(jù)：平行四邊形。在這里要對(duì)前面環(huán)節(jié)產(chǎn)出的質(zhì)量進(jìn)行評(píng)估和認(rèn)可。 存儲(chǔ)：三角形。在某個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)重要的書(shū)面文件（如單據(jù)、表格、報(bào)告等等）時(shí)，用它表示。 移動(dòng) /運(yùn)輸：粗箭頭，表示產(chǎn)出在不同地點(diǎn)之間的轉(zhuǎn)移。咨詢(xún)顧問(wèn)對(duì)核心流程進(jìn)行審核修正，并將結(jié)果反饋給項(xiàng)目組。項(xiàng)目組雙方確認(rèn)流程清單 XX部門(mén) YY部門(mén) ZZ部門(mén) D流程 E流程 F流程 A流程 B流程 C流程 G流程 H流程 I流程 J流程 流程清單 ? 其次，針對(duì)清單上的每一流程，由項(xiàng)目組成員及業(yè)務(wù)部門(mén)的專(zhuān)職項(xiàng)目人員會(huì)同業(yè)務(wù)部門(mén)業(yè)務(wù)人員，分析并識(shí)別現(xiàn)有業(yè)務(wù)活動(dòng)，活動(dòng)之間的關(guān)系，活動(dòng)需要接受哪些信息，產(chǎn)生那些數(shù)據(jù)（表單），數(shù)據(jù)傳送的線(xiàn)路，活動(dòng)涉及哪些崗位等等。在此情況下，員工要么跳槽，要么混日子，這成了現(xiàn)代企事業(yè)單位官職重迭的原因之一。 部門(mén)之間的邊界極為明顯，在一項(xiàng)業(yè)務(wù)涉及多個(gè)部門(mén)時(shí)，若發(fā)生利益沖突，各部門(mén)可以把全公司利益放到一邊，維護(hù)自己的利益；協(xié)調(diào)內(nèi)部矛盾耗去了大量的企業(yè)精力。蒙西水泥股份有限公司管理咨詢(xún)項(xiàng)目 業(yè)務(wù)流程優(yōu)化培訓(xùn) IDS管理咨詢(xún) 二○○七年八月十三日 內(nèi)容 ? 導(dǎo)入 ? 流程描述 ? 繪制流程圖 什么是流程 流程的構(gòu)成要素 為什么要做流程優(yōu)化？ 流程優(yōu)化的步驟 流程描述的前期準(zhǔn)備 流程描述的思路 流程描述的步驟 軟件工具 符號(hào)體系 繪制技巧 流程圖繪制的交付要求 流程圖繪制的格式規(guī)范 ? 流程優(yōu)化 ? 練習(xí) /考試 案例剖析 優(yōu)化的方法 優(yōu)化的步驟 實(shí)例練習(xí) 第一部分 導(dǎo)入 １、什么是流程 ? Ｍ .哈默： 企業(yè)流程是把一個(gè)或多個(gè)輸入轉(zhuǎn)化為對(duì)顧客有價(jià)值的輸出的活動(dòng) ? 流程就是 “ 工作的流動(dòng) （ Work flow） ” ， 是業(yè)務(wù)與業(yè)務(wù)之間的傳遞或轉(zhuǎn)移的動(dòng)態(tài)過(guò)程 。這里顧客也包括企業(yè)內(nèi)部與之發(fā)生工作關(guān)系的其他部門(mén)或員工，而不再是傳統(tǒng)意義上的外部客戶(hù)。 職能部門(mén)以專(zhuān)業(yè)劃分，在企業(yè)中形成一個(gè)個(gè)的利益中心 所有員工追求的是升遷 一旦目的達(dá)到，地位、名義、薪酬均將 “ 舊貌換新顏 ” ，否則 “ 人微言輕 ” ，一切名義、待遇無(wú)從談起。這點(diǎn)對(duì)今后的工作至關(guān)重要，一般由部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)牽頭整理出部門(mén)業(yè)務(wù)流程的主線(xiàn)，界定出關(guān)鍵和核心的業(yè)務(wù)有哪些，進(jìn)而確定主要業(yè)務(wù)流程，并確定這些流程之間的關(guān)系。項(xiàng)目組人員指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門(mén)聯(lián)絡(luò)員修改業(yè)務(wù)流程圖，并聽(tīng)取業(yè)務(wù)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)及業(yè)務(wù)人員的意見(jiàn)。當(dāng)發(fā)生作業(yè)的變化時(shí)，一般在長(zhǎng)方形中簡(jiǎn)要描述有關(guān)作業(yè)的要求。一般，從菱形出來(lái) 的結(jié)果有選擇標(biāo)志（例如：是 ——否；通過(guò) ——不通過(guò)） 文本框：波形底的長(zhǎng)方形。帶有指向小圓的箭頭，表示這個(gè)圓代表產(chǎn)出，離開(kāi)小圓的箭頭表明是投入，每一個(gè)不同的產(chǎn)出與投入都要用不同的字母標(biāo)出。 檢查：大圓。 流動(dòng)方向：箭頭。 電腦服務(wù)的數(shù)據(jù)庫(kù)：圓柱形。 缺邊長(zhǎng)方形：用點(diǎn)線(xiàn)與流程圖聯(lián)系起來(lái)，記錄或補(bǔ)充關(guān)于所連接符號(hào)的補(bǔ)充信息或批注。注 釋添 加 的 注 釋1連 接 代 碼文件 /表格 ： 該標(biāo)識(shí)文件，包括表格，字母和報(bào)告。該計(jì)算機(jī)系統(tǒng)表現(xiàn)為輸入，處理或輸出。 流程參見(jiàn) : 該標(biāo)識(shí)用于指示從一個(gè)流程轉(zhuǎn)向下一個(gè)流程。該標(biāo)識(shí)經(jīng)常用在流程欄中。流向從左到右代表輸入被接收并被處理；流向從上到下代表任務(wù)被完成。當(dāng)畫(huà)到頁(yè)底時(shí)，可以在圖中最后一項(xiàng)內(nèi)容后使用連接標(biāo)識(shí)。在該標(biāo)識(shí)上寫(xiě)下相同的字母以及被連接的頁(yè)碼。 是 否 有效否？ 驗(yàn)證統(tǒng)計(jì) 數(shù)據(jù)的有效性 流程圖繪制案例 供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù) ? 存檔框應(yīng)該盡可能描述系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)、和其它信息的存儲(chǔ) ? 數(shù)據(jù) /信息框應(yīng)當(dāng)描述行動(dòng)框中生成的數(shù)據(jù)和信息表 對(duì) 錯(cuò) 新供應(yīng)商 詳細(xì)情況 供應(yīng)商價(jià)格清單 ? X 新供應(yīng)商 詳細(xì)情況 供應(yīng)商 價(jià)格清單 選擇供應(yīng)商 選擇物料供應(yīng)商 選擇物料供應(yīng)商 選擇供應(yīng)商 流程圖繪制的技巧 （ 1）詢(xún)問(wèn)一個(gè)流程活動(dòng)問(wèn)題包括： – 流程 /任務(wù)生成什么 ？ – 職員怎樣執(zhí)行它？ – 為什么要這樣做？ – 何時(shí)、由誰(shuí)對(duì)它進(jìn)行復(fù)核？ – 流程活動(dòng)需要多少時(shí)間？ – 流程活動(dòng)何時(shí)需要？ – 錯(cuò)誤 /問(wèn)題的種類(lèi)，頻率和發(fā)生原因是什么？ – 怎樣處理錯(cuò)誤 /問(wèn)題 /例外？ – 輸出什么？輸出多少？ – 輸出至哪里 ？ ? 流程范圍? 控制目標(biāo) ? 主要控制點(diǎn) ? 涉及部門(mén)及表格 ? 流程流轉(zhuǎn)時(shí)間 ? 特定政策 ? 需要 按實(shí)際情況繪制流程 ? 需要 在整個(gè)組織內(nèi)思考流程 ? 需要 與流程牽涉的人員交流 ? 需要 在開(kāi)始前確認(rèn)流程的起點(diǎn)和結(jié)束 ? 需要 高層次的流程圖 ? 需要 提問(wèn) ? 不能 按照你自己的想當(dāng)然繪制流程 ? 不能 把流程圖局限在你自己的部門(mén) ? 不能 在真空中工作 ? 不能 在確認(rèn)起點(diǎn)和結(jié)束點(diǎn)前試圖繪制 流程 ? 不能 陷入太多的細(xì)節(jié) ? 不能 單獨(dú)努力 （ 2）流程繪制應(yīng)注意的要點(diǎn) （ 3）流程圖繪制主要要求 ? 起始點(diǎn)、終止點(diǎn)和客戶(hù)應(yīng)該清楚和一致 ? 輸入和輸出應(yīng)當(dāng)盡可能量化 ? 為每一個(gè)任務(wù)框標(biāo)明負(fù)責(zé)的人員和部門(mén) ? 為每一個(gè)任務(wù)框標(biāo)明人員的職務(wù) /負(fù)責(zé)的范圍 ? 做到對(duì)流程不熟悉的人，不需要任何解釋就能輕而易舉的讀懂流程圖 ? 詳細(xì)程度應(yīng)達(dá)到足以識(shí)別無(wú)效率的活動(dòng) 流程圖的格式 ? 宋體 ? 標(biāo)題采用 14號(hào)字體、加粗、中間對(duì)齊 ? 部門(mén)采用 10號(hào)字體、加粗、下劃線(xiàn)、中間對(duì)齊 ? 框內(nèi)采用 6－ 8號(hào)字體、普通不加粗、中間對(duì)齊 ? 連線(xiàn)采用與框內(nèi)同樣字體、中間對(duì)齊 ? 盡量避免相交線(xiàn) 業(yè)務(wù)流程圖交付要求 業(yè)務(wù)流程圖交付要求 ? 流程圖的組成 – 流程圖標(biāo)題 – 涉及部門(mén) – 部門(mén)分隔線(xiàn) – 標(biāo)識(shí)符 – 連線(xiàn) 框內(nèi) 的 字 宋體 6－ 8號(hào) 普通 不加粗 中間 對(duì)齊 標(biāo)題 宋體 14號(hào) 加粗 中間 對(duì)齊 部門(mén) 宋體 10號(hào) 加粗 下劃線(xiàn) 中間對(duì)齊 連線(xiàn) 盡量 避免 交叉、 有時(shí) 可以 適當(dāng) 合并 以 求 簡(jiǎn)單明了 不同 的 選項(xiàng) 在 連線(xiàn) 上標(biāo) 明， 與 框內(nèi) 的 字體 同樣 要求 將單據(jù)傳遞給辦公室 將單據(jù)傳遞給辦公室 將單據(jù)傳遞給辦公室 將單據(jù)傳遞給辦公室 將單據(jù)傳遞給辦公室 將單據(jù)傳遞給辦公室 將單據(jù)傳遞給辦公室 將單據(jù)傳遞給辦公室 將單據(jù)傳遞給辦公室 業(yè)務(wù)流程成果規(guī)范 XX公司費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)流程開(kāi)始業(yè)務(wù)人員填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)單報(bào)銷(xiāo)單審批通過(guò)否業(yè)務(wù)部門(mén)審
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