【正文】 聽眾分析 （他們是什么人？他們對于演示主題的基本知識、興趣、態(tài)度如何？） 管理資料下載 19 中心要點(diǎn)和概念 （聽眾必須理解和接受，并且對于實(shí)現(xiàn)演示目標(biāo) 起促進(jìn)作用。確定中心要點(diǎn)是否符合指南的要求，以及這些要點(diǎn)是否促進(jìn)演示目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。確保中心要點(diǎn)以結(jié)論的形式表述，而不是一些主題的堆砌。完成這張表的優(yōu)點(diǎn)是它節(jié)省了準(zhǔn)備演示初步方案的時(shí)間，并確保考慮到所有必要的信息。 ▲ 實(shí)施時(shí)間表。 ▲ A 公司進(jìn)行工作的流程。 第二次演示：支持信息 中心要點(diǎn) 1—— （將與一個(gè)管理咨詢公司簽定合同，請他們做有關(guān)成本減少和成本維持方法的研究） ▲ 作出此決策的原因。 依據(jù)其在這個(gè)領(lǐng)域的經(jīng)驗(yàn)，公司 A 獲得了這份合同。 ▲ 保護(hù)受影響雇員的方案。 管理資料下載 17 中心要點(diǎn) 2—— （評估組織結(jié)構(gòu)以減少分?jǐn)偝杀荆? ▲ 過去幾年的分?jǐn)傎M(fèi)用信息，表 明分?jǐn)傎M(fèi)用在持續(xù)增長。 ● 本身吸引或者能夠吸引聽眾。用一兩個(gè)句子闡明聽眾的相關(guān)信息，包括他們的預(yù)期、知識、態(tài)度等等。 明確本次演示的具體目標(biāo)。 ▲ 競爭對手的產(chǎn)品分析，包括銷售成本和銷售量。 評估組織結(jié)構(gòu)以減少分?jǐn)偝杀?。因?yàn)橐淮窝菔静荒苡行У卣f明問題，演示將分為兩次。 第四個(gè)指南指導(dǎo)演示者選擇用何種事實(shí)來支持演示的主要觀點(diǎn)。 通常，演示中只有一個(gè)中心要點(diǎn)，盡管可以從幾個(gè)不同的角度對其進(jìn)行論述。但它們必須為演示者陳述什么事實(shí)提供指導(dǎo)。 你應(yīng)該以結(jié)論的形式撰寫演示的主要觀點(diǎn)。 有效的使用這些指南還能提高準(zhǔn)備簡短演示的能力，即使演示的時(shí)間僅僅為二十分鐘。許多準(zhǔn)備很好的演示未能達(dá)到預(yù)定目標(biāo)，就是因?yàn)檠菔菊呶磪⑴c準(zhǔn)備過程。充分準(zhǔn)備的初步演示方案將把這種問題出現(xiàn) 的可能降到最低，因?yàn)樗o予演示者和輔助人員以明確的、書面的指導(dǎo)，協(xié)助大家完成演示過程。它的目的是建立一個(gè)框架，在此框架下，演示者確定傳達(dá)的觀點(diǎn)，并決定演示材料的取舍。 步驟三 準(zhǔn)備演示初步方案 第三步也許是整個(gè)演示過程中最有價(jià)值的一步。你希望聽眾在演示后有什么感覺？ 分析目標(biāo)聽眾。 聽眾分析表（ AAA） （在下面的空白處填上最合適的描述性語言，或者選擇最合適的選項(xiàng)。 ▲ 借助自己的常識。 評估聽眾的方法 ▲ 向其他已經(jīng)向這些聽眾作過演示的人求教。通過調(diào)查，可以避免演示者講那些聽眾已經(jīng)知曉或者沒有興趣的內(nèi)容。例如，你想知道聽眾對于將要演示的新系統(tǒng)的了解程度，你可以問“請對新系統(tǒng)有大概了解的人把手舉起來，我想了解有多少人聽說過它。 ▲ 你可以應(yīng)用自己的常識來評價(jià)聽眾，獲得你所需要的信息。 下面是五種用來收集相關(guān)信息的方法，這些信息有助于你完成聽眾分析表（ AAA）： ▲ 你可以咨詢已經(jīng)向同一聽眾作過演示的組織和個(gè)人，獲得他們的建議。我在此向你們保證，聽了我的演示后，你們將改變對于新系統(tǒng)的看法，你們將更多地看到它的優(yōu)點(diǎn)和對于你們的幫助。除了一個(gè)總體的聽眾特征直接之外，演示者希望著重強(qiáng)調(diào)演示中的敏感話題。例如， 管理資料下載 12 對于聽眾需要的分析有助于確定演示內(nèi)容的深入程度。在這種情況下，演示者將選擇能產(chǎn)生興奮的例子和方法。當(dāng)聽眾了解到可以從演示中獲得的益處時(shí)，他們會對演示投入更多的關(guān)注。因而，在整個(gè)演示的準(zhǔn)備階段都應(yīng)該牢記演示的目的。使用這種方法的另一個(gè)優(yōu)點(diǎn)是，它方便演示者準(zhǔn)備一段開場白，以吸引聽眾的注意力和打消聽眾對演示內(nèi)容的疑慮。然而，演示者充分考慮聽眾的觀點(diǎn)在任何情況下都是必須的。因而，在任何情況下，只要首次演示被證明是不成功的，演示者就應(yīng)該找出原因并盡力改正。例如，一個(gè)組織向一組高級政府官員進(jìn)行演示，準(zhǔn)備得很充分，但是在最初的四個(gè)月中，政府官員對演示的反映相當(dāng)冷淡，這使演示者很困惑。 步驟二 分析聽眾 演示準(zhǔn)備的第一步 —— 明確演示目標(biāo) —— 集中于 滿足演示者本身的需要，即作為演示者，你想要達(dá)到什么目的。 當(dāng)你對自己所寫的演示目標(biāo)滿意后，請你的同事看一下，并要求他們提出反饋意見。而且，演示者需要考慮，如果把這些目標(biāo)公開是否會損害他們的實(shí)現(xiàn)。 ▲ 提高聽眾對于我們部門、組織的其他產(chǎn)品或者服務(wù)的興趣。 什么是演示的次要目標(biāo)？ 除了演示的主要目標(biāo)之外。 如果演示的主題是“財(cái)務(wù)部門的支持性角色”，那么演示的目標(biāo)應(yīng)該是： 向一線管理者解釋財(cái)務(wù)部門對組織活動的支持作用，以使他們： A、 知道并利用財(cái)務(wù)部門提供的服務(wù)。 如果演示的主題是“使用新的存貨控制系統(tǒng)的必要性”，那么演示的目標(biāo)應(yīng)該是： 使聽眾意識到使用新的系統(tǒng)的必要性。即“我想陳述什么以使什么結(jié)果發(fā)生”。 ▲ 聽眾知識和經(jīng)驗(yàn)的現(xiàn)實(shí)性。 演示的目標(biāo)應(yīng)能指出演示所希望達(dá)到的結(jié)果。因此，首先要做的是把演示的目標(biāo)分解，使其中一部分得到聽眾的認(rèn)同。然而希望這些聽眾熟悉操作過程、認(rèn)識這種系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)是可行的。你的聽眾是否具備了足夠的知識和經(jīng)驗(yàn)以達(dá)到你所希望的目標(biāo)？用技術(shù)術(shù)語向高層管理者陳述一個(gè)新系統(tǒng)的應(yīng)用是非常不明智的（除非高層經(jīng)理們與你具有同樣 的技術(shù)背景）。只介紹項(xiàng)目的主要部分，而不是將細(xì)枝末節(jié)都告訴聽眾，將取得更好的演示效果。 演示的目標(biāo)將給整個(gè)演示準(zhǔn)備過程指明方向。在前述的兩個(gè)例子中，項(xiàng) 目目標(biāo)是重要的長期目標(biāo)，無庸質(zhì)疑是演示的一個(gè)重要組成部分。為了理解什么是演示目標(biāo)，你可以問自己：“如果演示成功了，將會有什么結(jié)果？”。例如，如果演示目標(biāo)是簽訂一個(gè)合同，那么在整個(gè)或者大部分演示結(jié)束之前，你不會對聽眾明確地說出這個(gè)目的。本部分所回答的問題是“我為什么要作這個(gè)演示？”，而不是“我要在演示 中講什么內(nèi)容？”。 ▲ 你請求上層管理者增加你所負(fù)責(zé)項(xiàng)目的預(yù)算。 ▲ 向內(nèi)部或者外部潛在的顧客作一個(gè) 銷售演示。 一些實(shí)例 因?yàn)橹挥型ㄟ^不懈的練習(xí)，才能掌握一項(xiàng)技能，所以在這一章里，我們?yōu)槊總€(gè)步驟都設(shè)計(jì)了相關(guān)練習(xí)。 在準(zhǔn)備演示的過程中，你可能已經(jīng)自發(fā)地遵循了上述步驟中的幾個(gè)。 準(zhǔn)備一個(gè)初步的方案。這種方法將用更少的時(shí)間作一個(gè)更簡潔、更清晰、更豐富多彩的演示。例如，一封信、一個(gè)電話、或者一個(gè)技術(shù)公告板就可以達(dá)到所追求的溝通效果，因而在這些情況下，無須在作一個(gè)正式的演示。通過投入一定的資源 —— 基本思想、時(shí)間 、個(gè)人精力等 —— 你希望獲得超過更多的收益。 ▲ 有效運(yùn)用圖表和其他支持性材料。 ● 澄清一種特定產(chǎn)品和服務(wù)的變更。依據(jù)目標(biāo)聽眾的需要和興趣，細(xì)節(jié)將會有選擇地被提供。 ● 教會你所在組織的其他成員使用特定的流程。這種演示的目的是教會別人如何使用某種東西，如一種新的流程或者一種新的儀器。 ● 讓組織成員了解開設(shè)一個(gè)分支機(jī)構(gòu)，將會涉及哪些方面的問題。一個(gè)解釋性演示將向聽眾介紹一種新的觀念，向聽眾描述一個(gè)新的想法，或者描述一種新的發(fā)展。 ● 向高層管理者說明實(shí)施額外的人事、財(cái)務(wù)計(jì)劃，或者采用新方法的必要性。做演示時(shí)首要的和最重要的任務(wù)是，使你的聽眾知道你在陳述什么內(nèi)容。 演示者怎樣才能知道是否作了一個(gè)有效的演示呢？即使你違背了本書中的一些原則，只要你的聽眾按照你希望的去做了，你就達(dá)到了自己的目的。這樣做也許能夠暫時(shí)幫助聽眾接受演示。為什么？因?yàn)榧夹g(shù)信息如果不能滿足聽眾的需要，就只是“ 數(shù)據(jù)灌輸 ”，除了顯示演示者對這個(gè)主題的知識之外，毫無用處。 ▲ 演示的 準(zhǔn)備階段 涉及選擇和整理相關(guān)信息，以滿足演示者和聽眾的需要。 什么是演示？ 所有的人都對演示的含義有一個(gè)大概的認(rèn)識。他們可以自己閱讀，也可以采取有監(jiān)督的單獨(dú)討論會的形式。） 5. 指導(dǎo)方法。 b. 我們大力提倡將演講練習(xí)的過程錄制下來，以便今后進(jìn)行回顧，或供指導(dǎo)者 /教練評估，或者演講者自我評估。 d. 如果實(shí)際可行或是確有必要，參與者在課上或是課后都應(yīng)該設(shè)計(jì)視覺材料，由其他的課堂成員以及作為指導(dǎo)者的你進(jìn)行評估。參與者進(jìn)入第一階段，此時(shí)他們在腦海中有一個(gè)演講的主題，對主題有大致的了解。 因?yàn)閷€(gè)人練習(xí)作演示的需要，實(shí)際的計(jì)劃規(guī)模將直接與參與者數(shù)量相關(guān)。在后一種情況下，我們使用了另一個(gè)指導(dǎo)者來指導(dǎo)分組后的練習(xí)小組。 管理資料下載 1 如何準(zhǔn)備并進(jìn)行有效的 演示 管理資料下載 2 第一章 什么是演示？ ………………………………………………… ..6 什么是最常見的演示類型？ ………………………………… ..6 這本書是如何安排的？ ……………………………………… ..7 使演示達(dá)到“響亮 /清晰”效果的要點(diǎn) …………………… 8 第二章 演示準(zhǔn)備 ……………………………………………………… 9 演示的步驟 …………………………………………………… 9 一些實(shí)例 ……………………………………………………… 9 步驟一 確定你的目標(biāo) ……………………………………… 10 步驟 二 分析聽眾 …………………………………………… 13 步驟三 準(zhǔn)備演示初步方案 ……………………………… ..16 步驟四 選擇演示材料 …………………………………… ..24 步驟五 組織演示材料 …………………………………… ..27 步驟六 練習(xí)和評估演示 …………………………………… 36 總結(jié)：關(guān)于演示準(zhǔn)備的最后思考 …………………………… 41 第三章 使用視覺材料以及支持材料 ………………………………… .42 步驟一 設(shè)計(jì)你的視覺材料 ………………………………… .44 步驟二 展示你的演講視 覺材料 …………………………… .55 步驟三 練習(xí)！練習(xí)！再練習(xí)！ ……………………………... 59 第四章 進(jìn)行演示 ……………………………………………………… .63 交流的本質(zhì)是什么？ …………………………………………… 63 你如何克服演講中的膽怯心理？ ……………………………… 64 什么樣的演講技巧可以幫助你更好的傳達(dá)你的信息？ ……… 66 什么樣的語音技巧可以幫助你做演示？ ……………………… 68 你怎樣才可以有效的使用一般的演講工具？ ………………… 71 什么時(shí)候以及怎樣處理聽眾的問題？ ………………………… 71 使用演講技巧的寶貴指導(dǎo) …………………………………… ..76 第五章 處理演講的后勤問題 …………………………………………... 77 你的聽眾是否已經(jīng)被通知到了？ ……………………………… .78 房間應(yīng)該怎么布置？ …………………………………………… .78 你的設(shè)備怎么樣？ ……………………………………………… .80 不在場的演 講又是怎么樣的呢 ? ……………………………… ..81 其他的一些需要解決的關(guān)鍵問題是什么？ ……………………… 81 演講后勤工作表單 ……………………………………………… ..82 第六章 結(jié)束語 ………………………………………………………….… ..85 附錄 A 工作表單和指導(dǎo) …………………………………… .… 88 管理資料下載 3 在設(shè)計(jì)一項(xiàng)演講技能訓(xùn)練計(jì)劃時(shí)，你個(gè)人偏好、作為指導(dǎo)者的個(gè)人經(jīng)驗(yàn)以及當(dāng)時(shí)的特殊情形都會影響到你設(shè)計(jì)計(jì)劃的方法。 我們成立了有效率的班級，其中最少的 7 人，最多的 25 人。 c. 將半天制和全天制的部分相結(jié)合。 a. 預(yù)先分配任務(wù)。 c. 在你輔導(dǎo)時(shí)，每一個(gè)參與者，無論在課上或是課后，都應(yīng)該準(zhǔn)備好一個(gè)最初的計(jì)劃，由小組在課內(nèi)進(jìn)行評估。我們的經(jīng)驗(yàn)表明，個(gè)人進(jìn)行兩次或者是更多的演講練習(xí)比只進(jìn)行一次演講練習(xí)學(xué)到的東西要多，因?yàn)楦恼葜v錯(cuò)誤的機(jī)會增加了。除了其他參與者的評論之外，你也可以補(bǔ)充上你自己的評論。 c. 鼓勵(lì)參與者閱讀第三章，《開發(fā)并使用演講的視覺材料以及支持材料》。 f. 如果時(shí)間靈活的話，設(shè)計(jì)一對一的訓(xùn)練回顧計(jì)劃，參與者可使用練習(xí)中錄制的錄像帶或者是錄音帶進(jìn)行。下圖列出了提高演示有效性的幾個(gè)重要因素。 ▲ 中心內(nèi)容 是演示的核心。演示者為了展示非同尋常的圖表和噱頭、以特殊方式陳述演示（如現(xiàn)場直播演示）、或者利用非最優(yōu)的演示場所，通 常會損壞了演示的中心內(nèi)容的傳遞。簡而言之，它的含義是演示者以“響亮而清晰”的方式傳遞了自己的觀點(diǎn)，并被聽眾所接受。在某種程度上，任何 一種演示都是說服性的。 ● 提高聽眾對你所代表組織的信心，以及他們對你觀點(diǎn)的信服程度。 解釋性 演示 。它可以用來： ● 使新雇員熟悉所在的組織。 指導(dǎo)