【正文】 1．新加坡利達(dá)公司銷售部文員劉小姐要結(jié)婚了，為了不影響公司的工作，在征得上司的同意后，她請(qǐng)自己最好的朋友陳小姐暫時(shí)代理她的工作，時(shí)間為一個(gè)月。他應(yīng)該考慮哪些問題？ 答案 : （ 1）會(huì)議的名稱： （ 2）出席會(huì)議者的姓名或組織、部門的名稱；（ 3）日期、時(shí)間（開始到結(jié)束的預(yù)定時(shí)刻）；（ 4）地點(diǎn)：（具體在幾樓幾號(hào)會(huì)議室）； （ 5）議題（或者議事日程）；（ 6）主辦者的聯(lián)絡(luò)處，電話號(hào)碼等；（ 7）開會(huì)所在地，建筑物名稱、幾樓、電話號(hào)碼（必要時(shí)可附上地圖）；（ 8）注意事項(xiàng)、是否備有餐點(diǎn)、有否停車場(chǎng)，或當(dāng)天應(yīng)備的資料等。加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正、完整。 （ 10）歡送來賓、接待小結(jié)。（ 6）正式會(huì)談。（ 2）了解來賓、制訂計(jì)劃。 （ 9）為了避免所送禮物的重復(fù)，文秘人員應(yīng)該為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄。（ 5）要看對(duì)方的實(shí)際情況選擇禮品，做到恰如其分，適合對(duì)方。主人方面的陪客，應(yīng)插在客人中間坐，以便同客人接觸交談。宴請(qǐng)需要發(fā)請(qǐng)柬，請(qǐng)柬上應(yīng)寫明邀請(qǐng)人姓名，被邀請(qǐng)人姓名、宴請(qǐng)的目的、方式、時(shí)間、地點(diǎn)，以及著裝要求，要求回函及其他說明等。要考慮宴會(huì)的性質(zhì)，客人的數(shù)目，以及預(yù)算費(fèi)用等，考慮宴會(huì)的形式與氣氛、交通是否方便、場(chǎng)地大小是否合適、菜式、有無停車場(chǎng)。確定名單， 再請(qǐng)上司核定 。（ 7）建立旅行－旅館信息資料庫。（ 5）考慮行李問題。約會(huì)計(jì)劃表包括：城市名和省（州）名（如果是國外旅行，寫明城市和國家名），日期和 時(shí)間，與上司約會(huì)者的姓名、公司和地址，電話號(hào)碼。（ 5）對(duì)在旅行過程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員，分別去函或去電表示感謝。（ 2）回到公司上班后，應(yīng)將出差過程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯報(bào)。 8）；（ 3） S－參加會(huì)議人員每小時(shí)人均其他收入數(shù)；其他收入為 元。會(huì)議后勤費(fèi) 用開支有：文件材料費(fèi) 200元，飲料費(fèi) 100 元，因會(huì)議緊張安排午餐，餐費(fèi)每人 10元。公司的大型會(huì)議室有很各種會(huì)議用品，室外有接待處，公司還租了汽車來接送來賓， 為圓滿結(jié)束這次會(huì)議，辦公室人員在會(huì)后應(yīng)該做些什么工作？ (P134) 答：（ 1）要替搭車回去的人安排車子；（ 2）在接待處暫時(shí)代為保管的衣物，不要遺失或被人錯(cuò)領(lǐng)、冒領(lǐng)；（ 3）有留言時(shí)，切記務(wù)必傳達(dá)；（ 4）檢查會(huì)場(chǎng)有無物品遺漏；（ 5）要為參加會(huì)議的人員送行；（ 6）文秘人員離去前，要檢查煙灰 缸、字紙簍有無易燃的東西，如有，則必須加以熄滅。以作查證。對(duì)發(fā)言內(nèi)容加以引導(dǎo)，提醒時(shí)間有限。(2)出席會(huì)議者的姓名或組織、部門的名稱；（ 3）日期、時(shí)間；（開始到結(jié)束的預(yù)定時(shí)刻）（ 4）地點(diǎn)；（具體在幾樓幾號(hào)會(huì)議室） （ 5）議題；（或議事日程）（ 6）主辦者的聯(lián)絡(luò)處、電話號(hào)碼等。 3． 康橋賓館位于本市南京西路 45 號(hào)，是個(gè)中型賓館，有會(huì)議室、餐飲、停車場(chǎng)等，某企業(yè)準(zhǔn)備在 11 月 15 日上午 9:00 到12： 00 召開全廠中層干部大會(huì)，討論第二年產(chǎn)品發(fā)展和銷售計(jì)劃，地點(diǎn)就在康橋賓館的 12 樓會(huì)議室。小李應(yīng)該怎么做 ?(P13) 答：電話放在辦公桌左邊，便于左手摘機(jī)，右手做記錄；電腦放在右邊；新文件夾放需要翻譯的資料，在文件夾上貼上相應(yīng)的標(biāo)識(shí)條；各種筆、膠水、剪刀、印盒等 文具分門別類放在文具用品盒內(nèi)；參考書應(yīng)該放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里；公司印章放入辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi)；墨水放置在儲(chǔ)物架底層，復(fù)印紙放在下面幾層。 2021院行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，國務(wù)院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種？ 答案 : （ 1）命令（令）； （ 2）決定； （ 3）公告；通 告；（ 4）通知；通報(bào)； （ 5）議案； （ 6）報(bào)告； （ 7）請(qǐng)示； （ 8）批復(fù)；意見； （ 9）函； （ 10）會(huì)議紀(jì)要。 1 按照 2021 年《國務(wù)院行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，國務(wù)院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種。（ 4）一定要簡(jiǎn)短、扼要、流暢；（ 5）如報(bào)告過于復(fù)雜，應(yīng)事先以 5W2H的原則檢查是否遺漏；（ 6）如果覺得僅僅以口頭報(bào)告對(duì)方，對(duì)方不易明了，或者報(bào)告項(xiàng)目很多時(shí)，可以制作“報(bào)告?zhèn)渫洝碧岢?來。有時(shí)因上司太忙，不妨預(yù)先約好時(shí)間。復(fù)信是取信于職工群眾的有效措施，增加職工群眾對(duì)組織的信任。用鋼筆將寫信人的姓名、職業(yè)、單位或住址、寫信時(shí)間、收發(fā)日期、主要內(nèi)容、要求、收信單位以及承辦后的情況、結(jié)果和立卷存檔號(hào)等詳細(xì)記載，便于統(tǒng)計(jì)、查找和催辦。（ 3）認(rèn)真閱讀。拆封時(shí)，不要損壞郵票、郵戳和其他書寫內(nèi)容的地方。 什么是文書的立卷特征？通?？梢园凑漳膸追N特征立卷？ 答： （ 1）文秘或檔案人員把文書按照某些共同特征組合成案卷，稱為“立卷特征”；（ 2）按問題特征立卷 。緊急的事，重要的事，上司需要知道的事；（ 6）適時(shí)。約定好以后， 一定要向上司匯報(bào)，并填寫在日程安排計(jì)劃表上。（ 7）用印。（ 5）繕印。（ 3）簽發(fā)。 文員根據(jù)單位需要向外或向內(nèi)發(fā)文，需要經(jīng)過一系列程序即為發(fā)文過程。（ 9）主題詞；（ 10）抄送單位、印發(fā)說明。 公文的完全格式包括哪幾項(xiàng)？請(qǐng)寫出這些項(xiàng)目。注意傾聽，用心判斷指示的用意。（ 2）一種是直接受意，另一種是間接受意。（ 4）要具體了解對(duì)方的立場(chǎng)和意向， 先注意聆聽對(duì)方所說的話，切勿以自己主觀的方式進(jìn)行談話。（ ） 三、簡(jiǎn)答題： 文員所作的的完整的會(huì)議記錄應(yīng)該包括哪些事項(xiàng)？ 答：（ 1）會(huì)議名稱；（ 2）會(huì) 議記錄人的姓名、蓋章；（ 3）時(shí)間；（ 4）會(huì)議地點(diǎn)；（ 5）議題；（ 6）主持人、主席；（ 7）出席者名單；（ 8）會(huì)議的經(jīng)過情形及結(jié)論；（ 9）相關(guān)資料；（ 10）下次會(huì)議預(yù)定日期。（ ∨ ） 65．檔案是指使用過的、文件中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價(jià)值的文書。（ ） 61．面對(duì)突發(fā)事件，值班人員有時(shí)在領(lǐng)導(dǎo)人未指示前就要采取臨時(shí)應(yīng)急措施。（ ） 57．凡是單位撤消，原公章應(yīng)立即停用，不用通知有關(guān)單位。（ ） 54．要發(fā)問或有意見時(shí)，應(yīng)該等上司說完話之后再發(fā)問，可以提出自己的看法。（ ） 51．無論何種禮服都應(yīng)考慮宴會(huì)的地點(diǎn)、時(shí)間、形式。（ ∨ ） 47．宴請(qǐng)的菜譜應(yīng)符合對(duì)方的飲食習(xí)慣，但必須有反映我國傳統(tǒng)風(fēng)味的土特產(chǎn)品，如茅臺(tái)等烈性酒。（ ∨ ） 43．文員坐下時(shí)，腳尖在膝蓋垂直線以內(nèi)，也可稍向左側(cè)后右側(cè)，膝蓋與大腳可分開。（ ∨ ） 39．拜訪長(zhǎng)輩或地位 較高人士時(shí)，可先請(qǐng)人遞上你的名片，以作通報(bào)。（ ） 36．文員因?yàn)橐呀?jīng)打過電話，并給對(duì)方留了言，即是已經(jīng)完成任務(wù)了。（ ∨ ） 32．如果上司一年之中交往很多，但很難記住每一個(gè)人和每一次見面的情況，文員應(yīng)把有關(guān)資料輸入電腦，準(zhǔn)備交往提示文件。（ ） 28．假如上司不準(zhǔn)備參加某個(gè)會(huì)議，應(yīng)立即將會(huì)議通知丟掉，以免干擾其他事情。（ ） 24．文員作介紹，若年齡、地位都相同 ， 應(yīng) 從 較 親 近 的 人 開 始 介 紹 。（ ） 20．如果會(huì)客室的門是拉開的，先讓來訪者進(jìn)入會(huì)客室后，文員立即換手握住室內(nèi)的門把手，以輕盈的步伐進(jìn)入室內(nèi)，輕輕關(guān)上門。（ ∨ ） 16．男女之間，男士先伸手了，女土才能與之相握。（ ∨ ） 12．文員對(duì)報(bào)紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報(bào)紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報(bào)刊架上供大家閱讀。（ ） 9．文員傳達(dá)上司信息時(shí)，可以把上司的話語加多或減少，以個(gè)人的口吻來轉(zhuǎn)達(dá)。（ ∨ ） 5．文員第一次做一項(xiàng)工作時(shí)應(yīng)該快一些，如果錯(cuò)誤可以再做一遍。 A．歸檔時(shí)間 二、判斷題 1．辦 公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。 A． 下級(jí)單位報(bào)送的報(bào)告，統(tǒng)計(jì)報(bào)表等 67．以本單位與外單位就某些問題的往來文書為標(biāo)準(zhǔn)立卷。 D． 切勿感情用事 63．辦公室人員在社交活動(dòng)中應(yīng)如何選擇話題，哪些是屬于合適的話題？（ A ）。 C ．用來擦嘴唇嘴角 D．塞入衣服領(lǐng)口里 ,寄信人姓名、地址應(yīng)該打印在（ B ） B、左上角 59．以下文員應(yīng)遵守的參加宴會(huì)的禮儀中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（ C ）。 B．以右為尊 53．當(dāng)文員獲知婚喪喜慶的消息后，首先應(yīng)（ D ）。 D．應(yīng)酬需要更換衣服，這是上司個(gè)人的需要，不必給予協(xié)助 49． 以下關(guān)于名片的使用方式，哪項(xiàng)是錯(cuò)誤的 ？（ D ）。 A．以電話方式?jīng)Q定面談或開會(huì)的重要預(yù)定計(jì)劃，不用再以書面形式確認(rèn) 45．文員應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備 工 作， 以下 哪一 項(xiàng) 是不 適宜 的？（ B ）。 B． 發(fā)表意見 41． 文員根據(jù)上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會(huì)時(shí)，以 下哪種做法是錯(cuò)誤的 ？（ D ）。 D．征求主持人意見，停止筆錄，關(guān)錄音機(jī) 37．上司決定參加某個(gè)會(huì)議時(shí)，文員不應(yīng)該（ A ）。 C．處理信件按照“分級(jí)負(fù)責(zé)、歸口辦理”原則，進(jìn)行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦 33．在會(huì)議開始前和進(jìn)行過程中，文員的以下哪項(xiàng)活動(dòng)是不恰當(dāng)?shù)?？? C ）。 C． 姓名、部門、地址、國名 29．傳真機(jī)最好用來傳送以下哪種郵件？（ D ） 。 A．拿到信件后在桌子上磕幾下，然后用手撕開 25．文員如果誤拆了非本公司的信，應(yīng)該（ A ）。 A． 受到通話對(duì)方極大的責(zé)難，應(yīng)針鋒相對(duì)回?fù)? 21．文員在接打電話時(shí)，正確的做法是（ B ）。 C．標(biāo)準(zhǔn)的零用現(xiàn)金單據(jù)有一個(gè)簽名 17．文員傳達(dá)上司的指示時(shí)，哪一項(xiàng)做法是不適宜的？（ A ）。 B．文員也應(yīng)具有適當(dāng)判斷情況，機(jī)智應(yīng)對(duì)的應(yīng)變能力 13．文員按照“優(yōu)先順序”處理工作，以下哪一項(xiàng)是不適宜的？（ D ）。 A．接通電源可立即復(fù)印操作 8．以下關(guān)于錄音機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不適宜的？（ A ）。 C．較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方 4．以下關(guān)于文員對(duì)辦公室布置的情況，哪一個(gè)是錯(cuò)誤 的？（ B ）。A．最好到價(jià)格便宜的商店去購買，質(zhì)量并不重要 文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項(xiàng)是不適宜的 ( B)B．應(yīng)該有自己的個(gè)性，盡可能使別人服從自己 以下關(guān)于交互式電話會(huì)議的功能中，哪一項(xiàng)是不具備的 ( A)。辦公室管理小炒 1 單項(xiàng)選擇題： 傳真機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不對(duì)的 ( B ) B．隨時(shí)隨地可向?qū)Ψ桨l(fā)送 在會(huì)議開始前和進(jìn)行過程中，文員的以下哪項(xiàng)活動(dòng)是不恰當(dāng)?shù)?( C )。 B．文員也應(yīng)具有適當(dāng)判斷情況，機(jī)智應(yīng)對(duì)的應(yīng)變能力 文員必須管理好金錢，學(xué)會(huì)節(jié)約開支，以下行為中哪一項(xiàng)是不恰當(dāng)?shù)?( A )。 D．各種溝通、保密 3．文員在進(jìn)行辦公室布置時(shí)，以下哪些行為是不適宜的？（ C ）。 B．隨時(shí)隨地可向?qū)Ψ桨l(fā)送 7．在使用復(fù)印機(jī)的過程中，以下哪項(xiàng)內(nèi)容是不恰當(dāng)?shù)?？? A ） 。 B．讓員工們隨意領(lǐng)取辦公用品 12．以下文員的工作順序中，哪一項(xiàng)是正確的？（ B ）。 D．把零散工作安排在安靜、有效的時(shí)間段里去做 16．以下文員對(duì)辦公室零用現(xiàn)金管理的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（ C ）。 C．應(yīng)隨時(shí)使用手機(jī)在飛機(jī)上、飯店里、大劇院等進(jìn)行聯(lián)系 20． 以下哪個(gè)接打電話的行為是不正確的 ？（ A ）。 C ．按私人公務(wù)標(biāo)準(zhǔn)分揀 D．換郵件重要性分揀 24．文員在拆郵件時(shí)，不正確的做法是（ A ）。 D．愛好 28． 文員打印寄往歐美國家的信封，收信人內(nèi)容的打印順序應(yīng)該是 （ C ）。 A．初次寫信，或有過激言行的 32．文員從事信訪工作，在處理顧客或其他人的來信時(shí)，不應(yīng)（ C ）。 C．與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一辦公室管理小炒 2 致 36．會(huì)議中有時(shí)有人會(huì)要求把他發(fā)言的一段不作記錄處理，這時(shí)文員應(yīng)（ D ）。 A．審查功能 40． 有時(shí)應(yīng)上司要求，文員參與會(huì)見或會(huì)談，以下哪項(xiàng)內(nèi)容不是文員的任務(wù) ？（ B ）。 B．說話的技巧 44．以下關(guān)于確認(rèn)上司日程安排計(jì)劃的行為中，哪一項(xiàng) 是不適宜的？（ A ）。 D．不必提前在取票前或出發(fā)前再用電話予以確認(rèn) 48．照料上司身邊瑣事的說法 ，哪一種是不正確的？（