【正文】 精煉。 ? （一）匯報性報告 匯報性報告主要是下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)、執(zhí)行機(jī)關(guān)向權(quán)力機(jī)關(guān)匯報工作、反映情況的報告。 四是報告廣泛使用于下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)反饋信息， 是溝通上下級機(jī)關(guān)縱向聯(lián)系的一種重要形式 。 報告 ? 報告的主要特點(diǎn)，概括有四： 一是報告的行文目的是向上級匯報本機(jī)關(guān)的工作、情況、建議、答復(fù)等，它不直接請求上級機(jī)關(guān)正面回答報告中的問題，所以 不帶請示事項(xiàng) ，這也是它與請示區(qū)別的重要區(qū)別之一。 “ 報告 ” 是行政公文中的上行文種，撰寫 “ 報告 ” 的目的就是為了讓上級機(jī)關(guān)掌握本單位的情況，了解本單位的工作狀況及要求，使上級領(lǐng)導(dǎo)能及時給予支持，為上級機(jī)關(guān)處理問題，布置工作，或作出某一決策提供依據(jù)。 ? 簡析文書、文件、公文三個概念的異同。這些法定的公文文種都具有獨(dú)立對外行文的資格，可以使用套紅的 “ 文件版頭 ” 德文，通常稱之為 “ 紅頭文件 ” ；機(jī)關(guān)中還有一些其他常用的應(yīng)用文種，如計劃、總結(jié)、方案、細(xì)則等。此后，國務(wù)院辦公廳在 1957年、 1981年、 1987年、 1993年又先后四次對公文處理辦法進(jìn)行修改調(diào)整。再如，同不相隸屬的機(jī)關(guān)聯(lián)系工作問題，即使發(fā)文機(jī)關(guān)的級別比受文機(jī)關(guān)級別高一些，也不能使用 “ 命令 ” 、 “ 指示 ” ，因?yàn)檫@不符合本機(jī)關(guān)的職權(quán)范圍和所處的地位，而應(yīng)當(dāng)使用 “ 公函 ” 。各種不同的文件名稱，可以概括地表明和反映各種文件的不同性能和不同作用，有利于機(jī)關(guān)工作的順利進(jìn)行和實(shí)現(xiàn)文書處理的規(guī)范化、制度化。在通常情況下，人們把這些具體的公文名稱統(tǒng)稱為文種。 二、公文的名稱 ? 任何事物都有自己的名稱。 ? （ 5）記錄性公文。這類公文主要是報告、請示等。 規(guī)范性公文是指由機(jī)關(guān)、組織、社會團(tuán)體制定的，要求其成員在活動工作等方面嚴(yán)格遵守的行為規(guī)范，它是一種兼有政策性和法規(guī)性的公文，有較強(qiáng)的規(guī)范性和強(qiáng)制性。 指揮性公文是指上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對下級機(jī)關(guān)或群眾發(fā)出的用以領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)工作的公文。 黨的文件是指由黨的機(jī)關(guān)、組織形成和使用的文件，反映黨的領(lǐng)導(dǎo)、黨的工作和黨的建設(shè)等活動。 行政文件主要是指國家機(jī)關(guān)在日常公務(wù)活動中所形成和使用的文件。如公布法律的命令以及宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施時發(fā)布的命令等。法律文件在我國是由行使最高立法權(quán)的機(jī)關(guān) —— 全國人民代表大會按照立法程序制定的。 ? （ 1）法規(guī)文件。 ? （ 3）公布文件。這種普通文件也并非無密可保，可以供任何人閱看。當(dāng)然，文件的保密要求不是一成不變的，密件的內(nèi)容隨著時間的推移和形勢的發(fā)展，其秘密的性質(zhì)也會發(fā)生變化。根據(jù)文件的秘密程度，又可以確定為 秘密、機(jī)密、絕密三種，通稱 “ 三密 ” 文件。一些面向群眾的布告、通知等文件，也是下行文。比如，中央給各個省委，國務(wù)院給各個部委局和各省人民政府所發(fā)的文件就是下行文。 在行政和業(yè)務(wù)上均無隸屬關(guān)系的單位之間，即使地位有高下之分，但雙方之間的行文關(guān)系仍然是平行關(guān)系。比如，中共中央各個部之間，國各院的各個部、委、局之間，省人民政府之間，各個縣委之間，各個縣人民政府之間都是平級平行機(jī)關(guān)。比如，國務(wù)院各部、委，各省、自治區(qū)、市給國務(wù)院所報送的工作報告和請示就是上行文。這種關(guān)系是根據(jù)機(jī)關(guān)的組織系統(tǒng)、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系和職權(quán)范圍確定的。有時會發(fā)生交錯或互相轉(zhuǎn)化的情況，這是由公文的復(fù)雜性所決定的。比如機(jī)關(guān)內(nèi)部的規(guī)章制度、會議記錄、工作計劃、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)以及內(nèi)部的通知、通報等。比如上面講的林業(yè)部向國務(wù)院發(fā)出的報告，對國務(wù)院來說就是收來文件。如林業(yè)部 1987年 9月 16日向國務(wù)院發(fā)出的 《 關(guān)于加強(qiáng)森林防火工作的報告 》 ，就是林業(yè)部的對外文件，是發(fā)文。因此，按照文件的來源，一個機(jī)關(guān)的文件可分為三個部分：對外文件、收來文件和內(nèi)部文件。這是人們認(rèn)識公文這一事物并探求其科學(xué)規(guī)律的一種有效的方法。因此，文件作為歷史事件的記載與查找的依據(jù)，其憑據(jù)作用是不可忽視的。同時，對于過去的事情，它又成為各級黨政機(jī)關(guān)公務(wù)活動的歷史記錄?？梢哉f，形成這類條件的目的，就是為了作文字憑證的。這是因?yàn)?，既然每一份文件都反映了制發(fā)機(jī)關(guān)的意圖，那么，對受文機(jī)關(guān)來說，就可將文件作為安排工作、處理問題的依據(jù)。 文件在同一系統(tǒng)的上下級機(jī)關(guān)之間、平級機(jī)關(guān)之間以及不相隸屬機(jī)關(guān)之間，都能起到溝通情況、商洽工作、協(xié)調(diào)關(guān)系、處理問題的公務(wù)聯(lián)系作用。 各機(jī)關(guān)單位在處理日常事務(wù)工作中，經(jīng)常要與上下左右有關(guān)的機(jī)關(guān)單位進(jìn)行聯(lián)系。至于平級和不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互使用的 “ 函件 ” 等文件，更多是用于直接溝通信息及聯(lián)系各種事務(wù)的。上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)通過批閱下級機(jī)關(guān)送來的報告、請示、匯報、調(diào)查報告以及簡報、總結(jié)等，就及時掌握了下級機(jī)關(guān)的信息動態(tài)。 ? 傳遞信息作用。根據(jù) 《 憲法 》 又制定與頒布了 《 民法 》 、 《 刑法 》 、 《 刑事訴訟法 》 、 《 婚姻法 》 等基本法。它對于維護(hù)正常的社會秩序、安定社會生活、保障人民的合法權(quán)益有著極其重要的作用。 文件的行為規(guī)范作用，是文件強(qiáng)烈政治性和法定的權(quán)威性等特點(diǎn)賦予的。 因此，黨的政策性文件，代表黨的權(quán)威，人人都要貫徹執(zhí)行，并作為領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)各項(xiàng)工作的依據(jù)。例如，黨的中央領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)通過它所制定和發(fā)出的各項(xiàng)指示、決議等重要文件，闡明重大方針政策、戰(zhàn)略措施和工作步驟，用以領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)各條戰(zhàn)線，各個地區(qū)的工作。公文之所以在機(jī)關(guān)中占有重要的地位，也 主要是體現(xiàn)在公文對于機(jī)關(guān)公務(wù)活動所起的作用上 。一個國家、一個政黨、一個部門或者社會團(tuán)體、企事業(yè)單位要行使職能，開展公務(wù)活動，都離不開文件。幾個機(jī)關(guān)的聯(lián)合發(fā)文必須履行完備的會簽程序；重要的規(guī)范性文件還需報請上級機(jī)關(guān)程序。 ? 公文有規(guī)定的處理程序。為了維護(hù)公文的嚴(yán)肅性、權(quán)威性和便于進(jìn)行公文處理，在黨和國家有關(guān)部門發(fā)布的關(guān)于公文處理的一系列法規(guī)性文件中，對公文的體式作出了統(tǒng)一的規(guī)定，提出了統(tǒng)一的要求。 ? 公文有規(guī)范的體式。任何文件都不是永遠(yuǎn)有效的。比如，黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)所發(fā)出的每一項(xiàng)指示，每一項(xiàng)決定，要求所屬機(jī)關(guān)認(rèn)真貫徹、堅(jiān)決執(zhí)行。是通過一定的立法程序產(chǎn)生的，是要強(qiáng)制執(zhí)行的，違反了是要依照法律追究的。比如，黨的文件，就代表黨的中央委員會這一黨的最高領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的法定權(quán)威，傳達(dá)的是黨中央的意見，所以它在全黨、全軍、全國人民中享有極高的威信。 公文既然是黨政機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位為了傳達(dá)意圖、辦理公務(wù)、記載工作活動而制發(fā)的。必須說明的是，以領(lǐng)導(dǎo)者個人的名義發(fā)文，在個人名字前面都應(yīng)冠以機(jī)關(guān)的名稱與職務(wù)。 ? 機(jī)關(guān)的發(fā)文有時也用國家領(lǐng)導(dǎo)人或機(jī)關(guān)首長的名義。 ? 文件法定的作者指的是發(fā)文的名義。 ? 所謂法定的作者，就是指依據(jù)法律和有關(guān)的章程、條例、決定成立的并能以自己的名義行使法定的職能權(quán)利和擔(dān)負(fù)一定的任務(wù)、義務(wù)的機(jī)關(guān)、組織或代表機(jī)關(guān)組織的領(lǐng)導(dǎo)人。 第二課 公文的特點(diǎn)與作用 ? 一、公文的特點(diǎn) ? 公文，是在機(jī)關(guān)公務(wù)活動中形成的，是各級機(jī)關(guān)與組織行使法定職權(quán)，實(shí)施有效管理的重要工具，具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)效用性。 《 三國志 三國以后，多稱公文，指官府之間往來的公事文書。 ? 至于公文的概念，它的特指范圍是很清楚的，是 指各級機(jī)關(guān)單位為了辦理公務(wù)而產(chǎn)生的文書或者文件 。就某一單份的文件來說，人們也習(xí)慣地稱之為一份文件，而不叫一份公文或一份文書。 ? 文件同文書一樣，有時也可以指 文件材料的總稱 。 《 漢書 ” 這些地方所說的“ 文書 ” ，是泛指古代的文籍圖冊。 “ 文書 ” 一詞，最早見于西漢賈誼 《 新書 ? 但是，在實(shí)際工作中，由于歷史沿革和使用習(xí)慣，以及其他原因，在不同的場合往往強(qiáng)調(diào)不同的側(cè)面，有著不同的稱呼和用法。如文書處理也可稱為文件處理、公文處理；文件往來也可稱為文書往來、公文往來；公文格式也可稱為文件格式、文書格式等等。它的出現(xiàn)，使我國的文書工作進(jìn)入了一個嶄新的發(fā)展時期。 ? 可見，公文的發(fā)展、演變，反映了歷代政權(quán)的性質(zhì)，也反映了統(tǒng)治者的需要及其對公文在行政治權(quán)力中的重要性的認(rèn)識程度。 ” 并規(guī)定行用公文分為“ 令 ” 、 “ 咨 ” 、 “ 呈 ” 、 “ 示 “ 狀 ” 五種，明確了這些文種的使用范圍。 ? 到了漢代，又出現(xiàn)了 “ 章 ” 、 “ 表 ” 、 “ 疏 ” 等上行文；兩漢時，官府之間，平級官員之間的平行文種 “ 移民 ” 的使用也逐漸多了起來；下行文則有 “ 令 ” 、 “ 諭 ” 、 “ 教 ” 等。 ? 秦漢時期，是我國封建社會文書工作的確立時期。如 《 湯誥 》 、 《 大誥 》 、 《 康誥 》 等篇，就是當(dāng)時統(tǒng)治者商湯、周公、成王發(fā)布的告民眾書； 《 甘誓 》 、 《 湯誓 》 、《 牧誓 》 等篇就是當(dāng)時統(tǒng)治者夏啟、商湯、周武王在出征前向軍隊(duì)發(fā)布的誓師詞； “ 命 ” 就是統(tǒng)治者發(fā)布的命令，如 《 文侯之命 》 等。 ? 馬克思主義認(rèn)為，國家機(jī)構(gòu)是統(tǒng)治階級的工具，是一種暴力機(jī)關(guān)。天宮 ? 在三千多年前的商代后期，出現(xiàn)了一種體式較為完整的甲骨文書。系辭 》 中說：“ 上古結(jié)繩而治，后世圣人易之以書契，百官以治，萬民以察，蓋取諸夬。 “ 人類有政治之組織，即有法令。 我國是世界文明古國，有悠久的歷史與古老的文化。恩格斯在 《 家庭、私有制和國家的起源 》一文中說： “ 從鐵礦的冶煉開始，并由于文字的發(fā)明衣其應(yīng)用于文獻(xiàn)記錄而過渡到文明時代。 二、公文的產(chǎn)生與發(fā)展 ? 公文，或稱文書、文件，是一種社會現(xiàn)象，是人類社會實(shí)踐活動的產(chǎn)物。公文的規(guī)范化格式 ，不僅增強(qiáng)了公文的權(quán)威性與有效性，也方便了公文的處理。這是公文形成的必要條件。 這些機(jī)關(guān)或組織都是依據(jù)國家的法律和有關(guān)的章程、條例建立起來的，是具有法定地位的。秘書公文寫作與公文處理 ? 管理學(xué)科組 王 力 第一講 公文概述 ? [內(nèi)容提要 ] 公文的含義，公文的產(chǎn)生與發(fā)展，公文的特點(diǎn)及其在機(jī)關(guān)工作中的重要作用，公文的分類及文種名稱。 ? 公文的這一基本含義，可以從以下幾個方面來理解： 公文形成的主體是國家機(jī)關(guān)及其他社會組織。 具有法定地位的機(jī)關(guān)、組織，都有自己的組織系統(tǒng)、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系和職權(quán)范圍，有自己主管的事務(wù)與辦事意圖它們在行使法定職權(quán)和實(shí)施有效管理的公務(wù)活動中，必然會產(chǎn)生體現(xiàn)自身意志的文字材料。公文的法定效力是由公文形成者的法定地位所決定的。比如：向上級匯報工作，則使用 “ 報告 ” ；向下級布置工作，則使用 “ 指示 ” 或 “ 通知 ” ；向有關(guān)單位聯(lián)系公務(wù)，則使用 “ 函 ” ；記載會議議決事項(xiàng)，則使用“ 決議 ” 或 “ 會議紀(jì)要 ” 等。這種聯(lián)系，是人類社會向前發(fā)展的必要條件。 就某種意義上說，人類社會的燦爛的歷史文明，就是憑借那些帙卷浩繁的、不同形式的文書記載而傳之于世的。這在我國古代的經(jīng)籍中是有記載的。 《 周易 文書也就成了治世的工具。據(jù) 《 周禮 ” 這說明， 在我國，作為國家管理工具的官文書的產(chǎn)生已經(jīng)有三四千年的歷史了。現(xiàn)在保留下來的 《 尚書 》 ，即上古之書，儒家尊稱為 《 書經(jīng) 》 ，其中不少就是統(tǒng)治者對屬下和民眾發(fā)布的指令性下行文書，包括 “ 誥 ” 、 “ 誓 ” 、“ 命 ” 等文種。 ” 所以說， 《 尚書 》 是我國最早的一部政治文件匯編本。它用大量事實(shí)，反復(fù)論證，終于說服秦王收回了驅(qū)逐客卿的成命。 1912年元月，臨時政府內(nèi)務(wù)部奉大總充令，頒發(fā)了 《 公文程式 》 五條，指出： “ 現(xiàn)今臨時政府業(yè)已成立，所有行用公文程式，亟待規(guī)定，以期劃一，而利推行。語體也由文言文發(fā)展為半文半白，并規(guī)定公文必須使用標(biāo)點(diǎn)符號。它和以前各個朝代，各個時期的文書工作在內(nèi)容、形式、工作方法上都有著本質(zhì)的區(qū)別。這些概念有時還可以互為通用。從這個意義上說，文書、文件和公文三者之間是可以互為通用的。文書還可以指 一種職業(yè) ，如某某人在做文書工作，也可以指 職務(wù)名稱 ，如文書、文書科長、文書處長等。別通 》 也有關(guān)于 “ 文書 ” 的記載： “ 蕭何入秦，收拾文書，漢所以能制九州者，文書之力也。 漢代以后，文書作為公文與案卷的含義才逐步被確定和沿用下來。這些地方所說的 “ 文書 ” 就是指的公務(wù)文書。 但是，對于一些重要的文件，如：中共中央文件、國務(wù)院文件等具有規(guī)范格式的正式文件，人們往往鄭重地稱之為 “ 文件 ” ，而不稱文書或公文。后人承襲歷史，文書、公文、文件這三種叫法一直沿用至今。漢代多稱文書，稱公文較少。 ” 是說東漢末年，黃巾起義的領(lǐng)袖張角等人勢力強(qiáng)大，可能聚眾起事，但州郡官員只是口頭相互轉(zhuǎn)告，不肯以公務(wù)文書的形式上奏朝廷。自此以后，公文就成為公務(wù)文書的統(tǒng)稱了。這是公文同圖書、情報資料、通訊報道以及一般的文章作品的一個顯著區(qū)別，是公文的顯著特點(diǎn)之一。在 《 章程 》 、 《 憲法 》 和 《 組織法 》 中規(guī)定了這些機(jī)關(guān)的職能以及這些機(jī)關(guān)制定和發(fā)布公文的權(quán)限。這些能在自己的職權(quán)范圍內(nèi)制發(fā)文件的機(jī)關(guān)、部門或單位，稱為行文單位。這是領(lǐng)導(dǎo)人行使自己法定職權(quán)的一種表現(xiàn)。 ? 公文有法定的權(quán)威。因此，文件也就成為各級機(jī)關(guān)組織開展工作的法定依據(jù)。這種法定的權(quán)威性，也叫做法規(guī)的強(qiáng)制力，如國家領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)發(fā)布的命令、法令、法規(guī)等。從每一份具體的文件來說，都有它本身的特定的現(xiàn)實(shí)效用，代表它的制發(fā)機(jī)關(guān)所