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如何當(dāng)好辦公室主任做好辦公室工作(文件)

 

【正文】 雜而亂為辦公室工作頭緒很多,任務(wù)瑣碎繁雜。避免“來者都是客”,力量均衡使用,重要工作沒抓住,沒干到點(diǎn)子上;次要工作用力過了勁,使勁過了頭,吃力不討好。下情不掌握,就會(huì)脫離實(shí)際,有悖事理。不管事情再多再雜,采用什么方法解決,都不能忘了規(guī)矩,該請(qǐng)示的要請(qǐng)示,該當(dāng)家的敢拍板,該反饋的不截留。第三篇:如何當(dāng)好辦公室主任談?wù)勅绾萎?dāng)好辦公室主任辦公室主任處在承上啟下、溝通內(nèi)外、聯(lián)系左右、兵頭將尾的特殊位置,有時(shí)象紅酒杯中間的直杠,有時(shí)象房屋中的梁柱,具有十分重要的作用。一、辦公室主任職責(zé)大家都知道,職責(zé)是職能和責(zé)任的統(tǒng)稱。一些牽涉面較廣、歸屬不太明確且其他有關(guān)職能部門不便也不宜承辦的事項(xiàng),則須由辦公室主任具體承擔(dān)、落實(shí)。承辦同級(jí)各職能部門和下級(jí)單位轉(zhuǎn)辦的有關(guān)事項(xiàng) 為了保持領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)工作的正常秩序,各職能部門和下級(jí)單位向領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、領(lǐng)導(dǎo)同志匯報(bào)請(qǐng)示工作,往往不直接去找領(lǐng)導(dǎo)同志本人,而是先找辦公室主任。無論是“主辦”、“會(huì)辦”,還是“轉(zhuǎn)辦”、“催辦”,辦公室主任都應(yīng)嚴(yán)肅認(rèn)真,切不可敷衍塞責(zé),草率從事。(三)管理職責(zé)是指辦公室主任在對(duì)行政事務(wù)進(jìn)行管理方面所應(yīng)有的職能和應(yīng)盡的責(zé)任。信息管理辦公室主任輔佐領(lǐng)導(dǎo)決策,發(fā)揮參謀職能,主要是通過向領(lǐng)導(dǎo)提供適用信息和依據(jù)信息出謀獻(xiàn)策而實(shí)現(xiàn)的。事務(wù)管理。辦公室是行政管理工作過程中信息溝通的中樞部門。政治素質(zhì)、品德素質(zhì)、心理素質(zhì)、知識(shí)素質(zhì)等四個(gè)方面的素質(zhì)缺一不可。沒有良好的品德、品行,就不適合當(dāng)辦公室主任,因?yàn)閯e人不會(huì)相信你,大家都有共識(shí):人品有問題,豈能當(dāng)好官、豈能辦好事?這兩方面的素質(zhì)大家都清楚,不多說。知識(shí)素質(zhì)方面,要做到:知識(shí)淵博。(一)承辦有章有章就是指有章法、有條理、有程序。做到幫忙不添亂、解難不添憂、服務(wù)不誤事。會(huì)議是有制度的,是有一定的程序的。第四步,開會(huì)。會(huì)前醞釀很重要,不可少,走程序還可以避免臨時(shí)動(dòng)議。正是由于辦公室主任有“參謀”特權(quán),因此在當(dāng)“參謀”時(shí)就更要把握度,要參在關(guān)鍵處,謀在點(diǎn)子上。超前參謀,謀之管用在領(lǐng)導(dǎo)決策前,辦公室主任要有超前思維意識(shí),多算于前,少失于后,不當(dāng)事后諸葛亮,謀之管用。這就要求辦公室主任做到:找準(zhǔn)方向,找準(zhǔn)位置,不以言輕而金口難開,不以位低而隨聲附和,不以好惡而固持己見,不以陰晴而見風(fēng)使舵,不以理直而氣壯如牛,不以無關(guān)而沉默寡言,到位而不越位,盡職而不失職。處理人際關(guān)系是辦公室主任的本能,包括爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的支持和重視,充分調(diào)動(dòng)干部的積極性和創(chuàng)造性等方面的藝術(shù)??傊?,要以自己的人格魅力鼓舞下屬、帶動(dòng)下屬。三是堅(jiān)持眾繁我簡(jiǎn),要完善制度規(guī)范事,明確責(zé)任,分解任務(wù),逐級(jí)負(fù)責(zé),分工合作,形成眾挑重?fù)?dān)的工作格局。二是要把握原則性與靈活性相結(jié)合的原則。把握方法協(xié)調(diào)的方法有許多,一般有:會(huì)議協(xié)調(diào)、走訪調(diào)研協(xié)調(diào)、口頭或書面溝通式協(xié)調(diào)、轉(zhuǎn)單閱簽式協(xié)調(diào)、計(jì)劃安排式協(xié)調(diào)。從工作職能來看,辦公室是領(lǐng)導(dǎo)的“左右手”,肩負(fù)著參與決策、管理事務(wù)、督查落實(shí)、平衡左右的重要職能。而辦公室主任作為辦公室的首腦,其工作能力的大小,工作水平的高低直接關(guān)系到辦公室的整體工作水平和工作效率的發(fā)揮,其作用舉足輕重。服務(wù)是辦公室主任的天職。如編發(fā)信息、傳閱文件、呈辦文件、擬草公文等等,這些看起來都是小事,但件件事關(guān)全局,耽誤了就是大事,就會(huì)貽誤工作。要樹立時(shí)不我待、只爭(zhēng)朝夕的理念,要有強(qiáng)烈的時(shí)效觀念和求真務(wù)實(shí)、雷厲風(fēng)行的工作作風(fēng),做到遇事不推諉、不扯皮、不拖拉、不敷衍,不留工作過夜。作為辦公室主任,必須找準(zhǔn)自己的定位。要拾遺補(bǔ)缺,善提建議。辦公室主任在與領(lǐng)導(dǎo)相處的過程中,要逐漸熟悉領(lǐng)導(dǎo)的脾氣習(xí)慣,比較準(zhǔn)確地把握領(lǐng)導(dǎo)喜怒哀樂的變化。首先要勤學(xué)。其次要活學(xué)。辦公室主任必須不斷提高敏銳發(fā)現(xiàn)問題、辯證思考問題、科學(xué)解決問題的能力,要不斷強(qiáng)化綜合協(xié)調(diào)能力,文稿起草要有精品意識(shí),努力克服空洞、呆板、冗長(zhǎng)的文風(fēng),力求思路新、角度新、意境新,增強(qiáng)文稿的政策性、生動(dòng)性,努力提高辦文質(zhì)量和效率。要根據(jù)實(shí)際情況,進(jìn)行合理分工,合理調(diào)度,認(rèn)真落實(shí)崗位責(zé)任制,確保辦公室事務(wù)性工作井然有序。深入實(shí)際,在工作中及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題,分析原因,研究找出解決問題的對(duì)策和方法。要有心于本職,熱心于本職,用心于本職,做到愛業(yè)敬崗、無私奉獻(xiàn);勤奮好學(xué),精通業(yè)務(wù);認(rèn)真負(fù)責(zé),一絲不茍;積極進(jìn)取,開拓創(chuàng)新;廉潔奉公潔身端行;謹(jǐn)言慎行,防微杜漸;清清白白做人,踏踏實(shí)實(shí)工作;奉公守己,不以權(quán)謀私;要為領(lǐng)導(dǎo)增光補(bǔ)臺(tái),不要抹黑添亂;要自覺接受監(jiān)督,不要自恃特殊。作為辦公室主任,面對(duì)新形勢(shì)、新要求、新挑戰(zhàn),要以科學(xué)的理論武裝頭腦,不斷提高理論素養(yǎng)和政治素質(zhì)。靖江市紀(jì)委常委、辦公室主任陸鈞濤同志經(jīng)驗(yàn)介紹很吸引人,也很有借鑒意義。主要分管委局機(jī)關(guān)辦公調(diào)研、黨風(fēng)廉政建設(shè)、干部管理和宣傳教育等工作。忠誠(chéng):一片丹心向陽(yáng)開一流辦公室主任:有忠有能;二流辦公室主任:有忠無能;三流辦公室主任:無忠有能。沒有一個(gè)辦公室主任去蓄意詆毀,關(guān)鍵是如何維護(hù)?我覺得就是根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的策劃、創(chuàng)意、指示,默默無聞做許多永遠(yuǎn)見不到的事情。(二)堅(jiān)持一種態(tài)度:敬上、尊上、助上。話說,辦公室主任要做到領(lǐng)導(dǎo)未講我先講,試試話筒響不響;領(lǐng)導(dǎo)未嘗我先嘗,看看飯菜涼不涼??但最重要的是領(lǐng)導(dǎo)未想我先想,看看還有哪些不周詳。領(lǐng)導(dǎo)公眾形象是第一位的,代表了整個(gè)單位的形象。讀懂領(lǐng)導(dǎo):興趣、愛好、風(fēng)格、器重、習(xí)慣。上對(duì)下布置的,直接對(duì)上負(fù)責(zé),但要學(xué)會(huì)藝術(shù)地向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào);下對(duì)上請(qǐng)示的,逐級(jí)匯報(bào),不越級(jí),由分管領(lǐng)導(dǎo)決定向上級(jí)請(qǐng)示,決不能同時(shí)多頭請(qǐng)示。常委和各室主任的關(guān)系。辦公室是為領(lǐng)導(dǎo)層服務(wù)的,但更是為全委服務(wù)的。信息工作要定期部署,會(huì)商上級(jí)思路、要求、重點(diǎn);要及時(shí)研究,適銷對(duì)路,切中肯綮;要勤于動(dòng)手,自己動(dòng)手,勤耕不輟。(二)勤于總結(jié)。既要根據(jù)常委會(huì)的要求開展重點(diǎn)調(diào)研,也要重視平常的調(diào)研,掌握各方面情況,以便領(lǐng)導(dǎo)們決策參考、隨時(shí)所需。(三)善于匯報(bào)。三是少提問答題:您看怎么辦。前面一把米,激勵(lì);后面一條鞭,鞭策。真誠(chéng):這是在辦公室工作的首要前提。勤勉:如,辦公室駕駛員要提前一小時(shí)到班,洗車、檢查,不是為省錢,是為了安全,為了提前進(jìn)入狀態(tài);辦公室其他人員要提前半小時(shí)到班,是為了養(yǎng)成一種習(xí)慣,萬事提前的習(xí)慣。政治上:當(dāng)面要講缺點(diǎn),背后多講優(yōu)點(diǎn);當(dāng)面多批評(píng),向上多推薦。三不忘:不忘本,時(shí)時(shí)飲水思源;不忘形,尤其是得意不忘形;不忘情,予人方便不能有讓人報(bào)恩的思想,絕對(duì)不能忘了人家給予自己的幫助,一切的恩情、愛情、親情、友情。以一聯(lián)以自勉,上聯(lián):不求八九,下聯(lián):常行一二,橫批:如意。有人說,最完美的產(chǎn)品在廣告里,最完美的愛情在小說里,最完美的婚姻在夢(mèng)境里,這是虛無的說法。二是嚴(yán)于律己。靈活協(xié)調(diào):要記下領(lǐng)導(dǎo)的每一次講話,特別是插話,參加每次辦公會(huì),每次起草的材料要注重講解、點(diǎn)評(píng),組織大型活動(dòng)要在身邊學(xué)習(xí),要放手從小活動(dòng)開始鍛煉。除了紀(jì)檢業(yè)務(wù)、理論著作,必須每年讀一些好書,要列出學(xué)習(xí)的計(jì)劃并落實(shí)。辦公室的同志首先要有德性:真誠(chéng)、好學(xué)、勤勉、嚴(yán)謹(jǐn);其次要有悟性:靈活、協(xié)調(diào)。坦誠(chéng):一片冰心在玉壺一是嚴(yán)格管理。技巧:一是善提選擇題:您看。從老是強(qiáng)調(diào)我們做了什么,轉(zhuǎn)向研究上級(jí)需求什么,在此基礎(chǔ)上總結(jié)我們有哪些可以總結(jié)的。做到三個(gè)善于:善于把領(lǐng)導(dǎo)的思路變成思想;善于把領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注點(diǎn)變成調(diào)研點(diǎn);善于把領(lǐng)導(dǎo)的興奮點(diǎn)變成成效點(diǎn)?;顒?dòng)出形象。全委各室的工作要知曉,做到如數(shù)家珍,任何時(shí)候要匯報(bào)得出。底線:工作上可以越位,但絕不可以越權(quán),定位是幫忙不越權(quán)指揮,大家商量著辦。面向市委和市政府的關(guān)系。(五)處好一些關(guān)系。而在一個(gè)單位,領(lǐng)導(dǎo)代表著家長(zhǎng)。辦公室主任不要去享受成績(jī)的榮光,但可以享受活動(dòng)帶給自己的鍛煉,更必須承擔(dān)一切過失。尊上:處處維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)形象。涉及主要領(lǐng)導(dǎo)的所有出場(chǎng)的活動(dòng)必須把關(guān),確保萬無一失。具體做到五個(gè)一:(一)明白一個(gè)道理:領(lǐng)導(dǎo)代表單位的形象。所在的辦公室的信息工作,連續(xù)幾年獲得了省、市紀(jì)委表彰。陸鈞濤,1970年2月出生,畢業(yè)于揚(yáng)州教育學(xué)院中文專業(yè)。第五篇:如何當(dāng)好辦公室主任如何當(dāng)好辦公室主任[ 20091214 8:49:00 | By: 機(jī)關(guān)作風(fēng)大家談 ]推薦前不久,市紀(jì)委、監(jiān)察局開展“提升執(zhí)紀(jì)能力、服務(wù)科學(xué)發(fā)展”專題教育培訓(xùn),講臺(tái)上的主講人不是專家、學(xué)者,而是來自各市(區(qū))紀(jì)委的7名室主任。要看淡權(quán)位、看淡名利、看淡榮譽(yù)、看淡得失,吃得起苦、吃得起虧,心態(tài)平和、寬容大度,把“工作一絲不茍、精益求精,作風(fēng)一塵染、清正廉明”作為自己的座右銘。(四)要加強(qiáng)廉潔自律,樹立良好形象。及時(shí)傳達(dá)貫徹領(lǐng)導(dǎo)班子的決策,認(rèn)真領(lǐng)會(huì)其精神實(shí)質(zhì),緊密聯(lián)系本單位的實(shí)際,做出切實(shí)可行的實(shí)施方案并認(rèn)真組織貫徹落實(shí)。(二)科學(xué)規(guī)范的做好日常事務(wù)工作。為解決工作忙、事務(wù)多的矛盾,可采取化整為零、見縫插針的方式擠時(shí)間學(xué);要誠(chéng)懇向領(lǐng)導(dǎo)學(xué),虛心向同行學(xué);向報(bào)刊學(xué),向典型學(xué)。要系統(tǒng)地學(xué)習(xí)法律法規(guī),學(xué)習(xí)方針政策,學(xué)習(xí)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)知識(shí),學(xué)習(xí)現(xiàn)代科技知識(shí)。三、要強(qiáng)化一種素質(zhì),充分發(fā)揮辦公室的綜合效能當(dāng)好辦公室主任,做好辦公室工作,關(guān)鍵在于自身的綜合素質(zhì),這是充分發(fā)揮辦公室綜合效能的基礎(chǔ)和前提。是善解矛盾,當(dāng)好助手。如何當(dāng)好參謀和助手,必須做到以下幾點(diǎn):要吃透“兩情”、當(dāng)好參謀。要注重探索和把握辦公室工作的特點(diǎn)和規(guī)律,形成辦事高效、運(yùn)轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)、行為規(guī)范的工作機(jī)制。作為辦公室主任,必須保持高度負(fù)責(zé)的精神、一絲不茍的態(tài)度、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的作風(fēng),認(rèn)真對(duì)待和切實(shí)抓好每一項(xiàng)工作,以保證全局工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。牢固樹立服務(wù)觀念,工作上要高標(biāo)準(zhǔn)要求,高質(zhì)量服務(wù),高效率工作。一、要樹立一種理念,增強(qiáng)做好辦公室工作的責(zé)任感和使命感。從某種意義上來講,辦公室又是單位的“門面”,辦公室工作能否牢固樹立“服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)單位、服務(wù)基層”的思想,關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)決策的貫徹落實(shí),關(guān)系到整個(gè)單位能否有序高效地運(yùn)行和具有良好的精神風(fēng)貌。對(duì)上要尊重而不盲從,服務(wù)而不奴婢;對(duì)下要待下以禮,以誠(chéng)以情,不欺上瞞下;對(duì)外求支持協(xié)作,對(duì)內(nèi)講團(tuán)結(jié)向上;既敢于牽頭,當(dāng)好主角,有善于協(xié)作,當(dāng)好配角。三是要把握程序性與時(shí)效性相結(jié)合的原則。把握原則一是要把握指令性與協(xié)商性相結(jié)合的原則。一是善于化繁為簡(jiǎn),在眾多的工作和矛盾面前,要通過分析、比較,抓住重點(diǎn),理清思路,有所為有所不為,才能獲取綱舉目張、以簡(jiǎn)御繁之效。二是處理好與下屬的關(guān)系。除了前面講的承辦有章外,我們還應(yīng)該在提高處理人和事的藝術(shù)上下功夫,做到管理有方。要通過調(diào)查研究,協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)廣泛收集同決策密切相關(guān)的各種信息,然后進(jìn)行縱向、橫向的可行性研究,經(jīng)過加工和篩選,為領(lǐng)導(dǎo)提供選擇的方案;在領(lǐng)導(dǎo)決策過程中,辦公室主任要通過調(diào)查研究,收集和整理方方面面的意見反饋,為領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行冷靜周密的思考提供準(zhǔn)確的依據(jù),堅(jiān)定領(lǐng)導(dǎo)決策的信心和決心;在領(lǐng)導(dǎo)決策后,辦公室主任要通過調(diào)查研究,了解和掌握決策意見的貫徹執(zhí)行情況,協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)搞好跟蹤反饋,保證決策順利地貫徹落實(shí),或根據(jù)變化了的客觀形勢(shì)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。因此要把握宗旨,謀之有為,要謀大事,而不是事無巨細(xì),要謀關(guān)鍵,要圍繞領(lǐng)導(dǎo)意圖,不能我行我素。二是辦公室主任與領(lǐng)導(dǎo)層之間具有經(jīng)常接觸的便利條件,可以隨時(shí)找機(jī)會(huì)向領(lǐng)導(dǎo)陳述自己的見解和主張。第五步,整理歸檔。第三步,準(zhǔn)備會(huì)議。有時(shí)這件事還未做完,另外一件事又來了,這個(gè)時(shí)候就必須區(qū)分主次和輕重緩急,視事情的重要性、緊急程度來進(jìn)行,不能按部就班。公文有固定的格式,有相對(duì)固定的寫法,有嚴(yán)格的審批程序,只能照章辦文,不能隨便更改。知識(shí)素質(zhì)的提高不是一朝一夕的事,但要一天一日地積累。心理素質(zhì)方面,應(yīng)做到:急而不燥、怒而不形、喜而不亢;隨和而不盲從、自信而不固執(zhí)、忍讓而不獻(xiàn)媚,直率而不粗暴,多思而不多疑,謹(jǐn)慎而不圓滑。政治上不可靠,誰(shuí)都不敢讓你當(dāng)辦公室主任。單位所屬各部門和其他方面反饋回來的信息經(jīng)過綜合匯集到辦公室,辦公室對(duì)反饋回來的信息經(jīng)過
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