公司前臺管理制度(文件)
【正文】 待員全權(quán)負(fù)責(zé)當(dāng)日公司來訪客戶的接待工作。如無法安排，前臺值班接待員不得外出。接聽電話時用規(guī)范的語氣說：“您好，江化集團(tuán)！”。熟練掌握公司概況，能夠回答客人提出的一般性問題。對于出現(xiàn)當(dāng)日接待量陡增的狀況，前臺當(dāng)班接待員可向綜合部主管申請安排其他前臺接待員協(xié)助其完成接待工作。完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他或臨時工作。②如果沒有預(yù)約，將來訪者安排在接待室就坐，并立即替其聯(lián)系，如果領(lǐng)導(dǎo)同意來訪，引領(lǐng)來訪者到領(lǐng)導(dǎo)辦公室入座；③來訪者如被告知需等待，前臺接待員則安排其在接待區(qū)等候，并及時提供茶水等；并細(xì)心詢問客戶的需要，時時注意客戶的情緒反應(yīng)，必要時給予適當(dāng)安撫。等客人離開后，應(yīng)即時將客人使用過杯子、煙灰缸、茶幾等進(jìn)行清理，保持接待環(huán)境的整潔，以便接待下一批客人。3)負(fù)責(zé)前臺接待、登記。負(fù)責(zé)前臺花卉植物的維護(hù)和保養(yǎng)。11)檢查員工工作牌佩戴及著裝情況。頭發(fā)整齊不零亂，不得批頭散發(fā)，需化淡妝，給人清新的印象，忌濃妝。接待公司客人應(yīng)禮貌請其座下，再通知部門相關(guān)人員是否接見。（三）負(fù)責(zé)前臺電話轉(zhuǎn)接，接電話禮儀要求：鈴聲響起三聲之內(nèi)，應(yīng)立即接起電話。并告訴對方會及進(jìn)轉(zhuǎn)告。三、來訪接待禮儀客戶或來訪者進(jìn)門，前臺馬上起身接待，并致以問候或歡迎辭。進(jìn)入后，回手關(guān)門；，退出。物品管理：負(fù)責(zé)公司辦公用品的采購申請、入庫核對，發(fā)放登記、庫存盤點(diǎn)；制定辦公用品計劃，報主管領(lǐng)導(dǎo)審批；做好每月的分發(fā)、調(diào)配、保管工作，建全登記制度，做到帳物相符。事務(wù)工作：負(fù)責(zé)交納電話費(fèi)、物業(yè)費(fèi)，保證公司各部室飲用水供應(yīng)，處理相關(guān)事務(wù)。恒天財富投資管理股份有限公司行政辦公室—END—。車輛、停車場使用及管理。制定安全防火制度，負(fù)責(zé)公司防火、防盜等安全保衛(wèi)工作，安排值班。四、其他工作內(nèi)容會議、活動組織：負(fù)責(zé)公司高管會議、公司例會組織、安排、服務(wù)工作。，遞上茶水，送上公司營銷宣傳資料；；，行走時走在客戶或來訪者側(cè)前位置，并隨時用手示意。（四）前臺工作態(tài)度：前臺對待員工或其他客人要禮貌大方、熱情周到。如果找公司領(lǐng)導(dǎo)，不能隨意報出領(lǐng)導(dǎo)在哪，更不能隨意報出領(lǐng)導(dǎo)的電話。上班時間禁止做其他與本職工作無關(guān)的事情，以免影響工作質(zhì)量。（二）工作要求：凡與公司業(yè)務(wù)無關(guān)人員應(yīng)拒絕入內(nèi)。并協(xié)助各部門進(jìn)行文字掃盲相關(guān)設(shè)備及時添加打印紙。8)接受上級領(lǐng)導(dǎo)工作安排并協(xié)助行政辦公室員工其他工作；9)不得隨意離開工作崗位，造成不便。5)負(fù)責(zé)公司前臺的衛(wèi)生清理及桌面擺放并保持整潔干凈。一、前臺工作內(nèi)容1)接轉(zhuǎn)總機(jī)電話。⑤如果來訪者要找同事，給予引導(dǎo)入座聯(lián)系相關(guān)人員，為來訪者倒水后禮貌離開。來訪中：起立——問詢——安排接待——送客起立——有客來訪時，立即起立，目光直視來訪者并點(diǎn)頭微笑；問詢——語氣輕柔：“您好！請問您找誰？”“是否有預(yù)約？”等；對待客人應(yīng)有耐心，講話口氣應(yīng)保持溫和、親切。不得在前臺吃食物。保持接待區(qū)域的環(huán)境清潔。如需轉(zhuǎn)達(dá)他人的，需記下來電時間、來電人姓名、事由、相關(guān)事項。負(fù)責(zé)公司總臺的電話接聽、記錄與轉(zhuǎn)達(dá)。如因公務(wù)需外出，經(jīng)綜合部主管批準(zhǔn)可離崗。組織制定公司行政相關(guān)規(guī)章制度，并督促、檢查制度的貫徹執(zhí)行。設(shè)備管理：負(fù)責(zé)公司設(shè)備（打印機(jī)、飲水機(jī)等）的管理及設(shè)備維護(hù)。負(fù)責(zé)辦公環(huán)境的美化，企業(yè)文化海報上墻。途中與同事相遇，點(diǎn)頭行禮，表示致意；，要先輕輕敲門，聽到回應(yīng)再進(jìn)。對來找高層管理者的客人，要問清事先有無預(yù)約，并主動通知被找者。代接電話時對方如有留言，應(yīng)當(dāng)場用紙筆記錄對方姓名，電話及內(nèi)容，之后復(fù)述一遍，以免有誤。負(fù)責(zé)管理會客室的整潔，并主動給參加會議的人倒茶水，會議結(jié)束后，立即通知保潔清理會議室。上班時間，不得有閑雜人等在前臺區(qū)域高談闊論，影響公司形象。二、前臺工作要求（一）儀容儀表：著工裝，服裝整潔，搭配協(xié)調(diào)。10)做好會前準(zhǔn)備、會議記錄和會后內(nèi)容整理工作及開會時需要配合的一些相關(guān)后勤工作。5)
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