【正文】 在前居中，列席代表在后居側(cè)。（2）安排場(chǎng)內(nèi)其他人員的座次1）小型會(huì)場(chǎng)內(nèi)座位的安排。常見(jiàn)的安排方法有三種：①橫排法。將正式代表或成員排在前，職務(wù)高者排在前，列席成員、職務(wù)低者排在后。會(huì)議的類型會(huì)議信息分類是根據(jù)信息所反映的內(nèi)容性質(zhì)和特征的異同，將信息分成各個(gè)類別，使信息條理化，便于存放和查找，提高信息利用的效率。（3）秘書人員應(yīng)提前到現(xiàn)場(chǎng)布置并檢查組織工作的落實(shí)情況，并事先將座位卡及菜單擺上。（3）事先與提供餐飲的單位確定餐飲時(shí)間和地點(diǎn)。（7）給因開會(huì)或服務(wù)工作誤了用餐的人員預(yù)留飯菜。（2）會(huì)場(chǎng)休息期間的茶歇。（4）正式晚餐。會(huì)議是有組織、有目的地召集人們商議事情,溝通信息,表達(dá)意愿的行為過(guò)程。（4）有時(shí)還要按地區(qū)集中，統(tǒng)籌安排。（2）預(yù)定會(huì)議住宿的程序。（3）注意盡量不要把漢族與會(huì)者與有禁忌的少數(shù)民族與會(huì)者安排在同一房間。（2）企業(yè)的重要客戶和各種利益相關(guān)方。（2）要發(fā)出正式邀請(qǐng)函。（6）嘉賓人數(shù)不宜過(guò)多。（4）在會(huì)議正式召開之際，要再次與嘉賓聯(lián)系，并確認(rèn)如何接送。會(huì)議資料的準(zhǔn)備（1）來(lái)賓資料袋內(nèi)容：會(huì)議手冊(cè)、會(huì)議文件資料、分組名單、筆記本、文具、代表證、房號(hào)、餐券等。1）會(huì)議內(nèi)設(shè)備主要包括燈光設(shè)備、音響設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、通風(fēng)設(shè)備、錄音、攝像等設(shè)備以及必要的安全設(shè)施等。準(zhǔn)備會(huì)議用品（1）檢查空調(diào)設(shè)備，必要時(shí)做好開機(jī)準(zhǔn)備，一般要在會(huì)議前兩小時(shí)預(yù)熱或預(yù)冷。（5）在每人座位前擺放紙筆。（9）如果是電話、廣播會(huì)議，須提前檢查線路，保證音響效果良好。（4）服務(wù)禮儀。（2）對(duì)會(huì)議禮儀知識(shí)和工作技能的培訓(xùn)。禮儀執(zhí)行（1）接待禮儀及程序。常用的設(shè)備類型有表決系統(tǒng)、同聲傳譯系統(tǒng)、發(fā)言討論系統(tǒng)、多媒體投影儀、幻燈機(jī)、投影儀、錄像機(jī)、電視機(jī)、攝像機(jī)、燈光設(shè)備等。一、安排會(huì)議值班（一）會(huì)議值班工作的內(nèi)容和意義會(huì)議值班工作的內(nèi)容（1）值班電話記錄。會(huì)議值班的意義會(huì)議值班起著溝通上下、聯(lián)系內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右的作用，保證了會(huì)議的順利進(jìn)行。明確值班工作任務(wù)（1）在會(huì)議中協(xié)助搜集有關(guān)情況、文件和資料，傳遞各種信息。（5）要堅(jiān)守崗位，保證會(huì)議信息的暢通無(wú)阻。編制會(huì)議值班表會(huì)議值班表應(yīng)包括以下內(nèi)容：（1）會(huì)議值班時(shí)間期限和具體值班時(shí)間。（5）用簡(jiǎn)明的文字表明值班的工作內(nèi)容。（3）報(bào)道中的重要觀點(diǎn)和提法，要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審定。（7）在會(huì)議結(jié)束后，秘書要為召開媒體溝通會(huì)提供必須的信息資料。（二）工作程序媒體人員登記為媒體人員提供簡(jiǎn)單的會(huì)議材料安排拍照和新聞發(fā)布會(huì)等傳統(tǒng)活動(dòng)安排媒體溝通會(huì)（三）妥善處理新聞媒體的負(fù)面報(bào)道（1）快速作出反應(yīng)。（5）不要隱瞞事實(shí)真相。三、做好會(huì)議的記錄工作和簡(jiǎn)報(bào)工作（一）做好會(huì)議的記錄工作會(huì)議記錄的內(nèi)容（1）會(huì)議描述。（5）有會(huì)議記錄中產(chǎn)生的問(wèn)題。（9）下次會(huì)議日期。1）準(zhǔn)確2）清楚3）突出重點(diǎn)（3）資料性要求會(huì)議記錄的工作程序會(huì)議記錄的結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題+正文+尾部。（2）正文。（二）做好會(huì)議的簡(jiǎn)報(bào)工作 來(lái)源于考試吧會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的內(nèi)容會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)要迅速反映會(huì)議的實(shí)際情況，交流會(huì)議的經(jīng)驗(yàn)，溝通會(huì)議的信息。（3）快是簡(jiǎn)報(bào)的質(zhì)量體現(xiàn)。四、收集信息的分類（一）會(huì)議信息的分類按照會(huì)議信息的作用劃分（1）與會(huì)者信息。（5）記錄性、結(jié)果性文件信息。（9）會(huì)議管理性信息。按照會(huì)議信息傳遞方式劃分（1）會(huì)議講話信息。及時(shí)。（2）履行登記。選擇會(huì)議信息的搜集渠道。（3）個(gè)別約見(jiàn)。（7）限時(shí)交退。反饋會(huì)議信息的要求（1）會(huì)議的信息反饋要注意店面結(jié)合，正負(fù)反饋結(jié)合。會(huì)議信息的搜集渠道的選擇和建設(shè)。會(huì)議分為大型會(huì)議、中型會(huì)議和小型會(huì)議三種。會(huì)議審批還應(yīng)遵循“一支筆”的原則。宣布議程。銷售一部經(jīng)理關(guān)于加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)溝通問(wèn)題的發(fā)言。案例二公司準(zhǔn)備在暑假召開一個(gè)各部門負(fù)責(zé)人的培訓(xùn)會(huì)議，經(jīng)理讓秘書鐘苗選擇一個(gè)會(huì)議地點(diǎn)，鐘苗經(jīng)過(guò)仔細(xì)考慮，預(yù)定了位于市郊風(fēng)景區(qū)的一家酒店，價(jià)格相對(duì)便宜，而且風(fēng)景宜人。會(huì)前王琴進(jìn)行會(huì)議籌備有關(guān)信息的搜集，為會(huì)議議題的確定及大會(huì)會(huì)議材料的形成做好準(zhǔn)備。為了使會(huì)議信息盡快傳遞給與會(huì)者，她及時(shí)編寫會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、使會(huì)議達(dá)到良好的效果。王琴的會(huì)議信息工作實(shí)際上是確保會(huì)議信息有效流動(dòng)，實(shí)現(xiàn)會(huì)議目的的工作。重要客戶在主桌。案例五某公司要舉辦成立大會(huì)，請(qǐng)了有關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)參加，秘書小李負(fù)責(zé)嘉賓的邀請(qǐng)。點(diǎn)評(píng)：秘書小李的做法有許多不妥之處。與會(huì)者是來(lái)自各大公司的老總或經(jīng)理。由副市長(zhǎng)代表參加。但發(fā)現(xiàn)沒(méi)有市長(zhǎng)的名臺(tái)和座位，會(huì)議主辦方十分尷尬。過(guò)了一會(huì)兒，她看了看表，快下午5：00了，估計(jì)不會(huì)再有什么事，便離開了公司。她在會(huì)前為記者安排了一個(gè)介紹會(huì)，準(zhǔn)備了詳盡的會(huì)議材料，專門辟出場(chǎng)地以供攝影攝像，并且給了記者充分的提問(wèn)時(shí)間。秘書鄧林負(fù)責(zé)會(huì)議的信息宣傳工作。案例十風(fēng)雷公司在2002年末召開了改革企業(yè)管理制度新春座談會(huì)，會(huì)上各個(gè)部門的職工代表就如何改革現(xiàn)有的企業(yè)管理制度紛紛獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，公司總經(jīng)理在做會(huì)議總結(jié)之前，讓秘書許茹收集會(huì)議各方面的信息，許茹從簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄和群眾來(lái)信中搜集了一些資料，但總經(jīng)理卻認(rèn)為她沒(méi)有能夠提供一些反饋信息，希望她能改進(jìn)這方面的工作。一次，公司與合作方經(jīng)過(guò)幾次協(xié)商，雙方簽署了一個(gè)項(xiàng)目的合作意向。點(diǎn)評(píng)：秘書在收齊會(huì)議文件后，應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議相關(guān)文件，加工、修改與會(huì)人員的討論稿，根據(jù)需要形成決議紀(jì)要或會(huì)議紀(jì)要。小張回來(lái)報(bào)銷時(shí)，財(cái)務(wù)處說(shuō)發(fā)票無(wú)效不予報(bào)銷，原因是發(fā)票上缺少財(cái)務(wù)章。發(fā)票開具應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)限和順序，逐欄、全部聯(lián)次一次性如實(shí)開具，并加蓋單位財(cái)務(wù)印章和發(fā)票專用章。這使領(lǐng)導(dǎo)非常撓頭?？梢远卮贂?huì)議精神落到實(shí)處。2)發(fā)現(xiàn)隱患，在職責(zé)范圍內(nèi)排除或減少危險(xiǎn)。2)辦公室空間適當(dāng)、噪聲要低。2．做好信息的保密工作(1)口頭信息的安全保密工作1)不要在組織內(nèi)部、外部談?wù)摫桓嬷挠嘘P(guān)單位的保密信息。(2)紙面信息的安全保密工作1)接收保密文件要登記，傳閱保密文件要簽收，保存保密信息要?dú)w類，攜帶保密文件要放在文件夾或文件盒中。(3)電子信息的安全保密工作1)計(jì)算機(jī)顯示器應(yīng)放置在別人看不到屏幕的地方；打印保密材料時(shí)要人不離機(jī)。(2)值班表包括的內(nèi)容1)列出值班時(shí)間期限和具體值班時(shí)間。4．零用現(xiàn)金的管理辦公室中設(shè)立一筆零用現(xiàn)金或稱作備用金，用以支付本市交通費(fèi)、郵資、接待用茶點(diǎn)費(fèi)、停車費(fèi)和添置少量的辦公用品。(4)每當(dāng)支出一筆現(xiàn)金，秘書均須及時(shí)在零用現(xiàn)金賬簿上記錄。無(wú)論是使用支票還是現(xiàn)金，都要向?qū)Ψ剿魅∠鄳?yīng)的發(fā)票。7．公文處理的基本程序簽收→登記→擬辦→批辦→承辦(閱讀)→交擬→議擬→撰擬→審核→簽發(fā)→印制→用印→登記→發(fā)文→立卷→歸檔→銷毀。(4)公文銷毀1)銷毀的范圍：是指已辦畢的沒(méi)有歸檔和存查價(jià)值的公文。2)印章的作用：標(biāo)志作用、權(quán)威作用、法律作用、憑證作用。2)接收情況應(yīng)輸入到庫(kù)存卡的接收項(xiàng)中，并及時(shí)更新庫(kù)存余額。3)新物品置于舊物品的下面或后面；體積大、分量重的放置在最下面；體積小和常用的物品放在較大物品的前面。2)空間不被用來(lái)儲(chǔ)存不必要的貨物。6)可利用準(zhǔn)確的庫(kù)存進(jìn)行估價(jià)。2)收集并按時(shí)間順序列出該階段所有工作、活動(dòng)或任務(wù)，如活動(dòng)之間有矛盾應(yīng)及時(shí)調(diào)整。它是將某一時(shí)間段中已經(jīng)明確的工作任務(wù)清晰地記載和標(biāo)明的表格，是提醒使用人和相關(guān)人按照時(shí)間表的進(jìn)程行動(dòng)，有效管理時(shí)間、保證完成任務(wù)的簡(jiǎn)單方法。4)保持充足的庫(kù)存。11．辦公設(shè)備和辦公用品的庫(kù)存記錄(1)庫(kù)存控制卡的內(nèi)容：項(xiàng)目；單位；庫(kù)存參考號(hào)；日期；最大庫(kù)存量；再定貨量；最小庫(kù)存量；接收(進(jìn)貨卡)；發(fā)放(出貨卡)；余額(庫(kù)存卡)。(2)庫(kù)存保管的措施1)儲(chǔ)藏間或物品柜要上鎖，以保證安全。出具介紹信要經(jīng)過(guò)單位內(nèi)部的審批手續(xù)，填寫清楚，與存根一致，加蓋騎縫章，并有存根備查。3)銷毀的方式：包括焚燒、粉碎、重新制成紙漿。(2)立卷的工作程序：檢查整理立卷的文件一鑒別區(qū)分保管期限一具體組卷一拆除裝訂障礙一修補(bǔ)不合規(guī)范的文件一編寫頁(yè)號(hào)一登記《卷內(nèi)目錄》和《備考表》一擬定案卷標(biāo)題一裝訂成卷一填寫案卷封面一案卷排列與編號(hào)一編制《案卷目錄》一編寫歸檔號(hào)。(4)如計(jì)劃的費(fèi)用需要超出時(shí)，應(yīng)提前向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，在得到批準(zhǔn)后，超出的部分才可報(bào)銷。5．商務(wù)費(fèi)用報(bào)銷(1)申請(qǐng)人提交費(fèi)用申請(qǐng)報(bào)告或填寫費(fèi)用申請(qǐng)表，經(jīng)組織確定的授權(quán)人審核同意，并簽字批準(zhǔn)。(2)需要使用零用現(xiàn)金時(shí)，應(yīng)填寫“零用現(xiàn)金憑單”，秘書要認(rèn)真核對(duì)零用現(xiàn)金憑單，經(jīng)授權(quán)人審批簽字后，方可將現(xiàn)金支付給需用者。3)用簡(jiǎn)短的文字標(biāo)明值班的工作內(nèi)容和人員缺勤的備用方案。3)使用密碼保護(hù)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)，密碼應(yīng)經(jīng)常更換；不要隨意安裝借來(lái)的程序，經(jīng)常查毒、殺毒；重要文件要做備份。3)當(dāng)傳真保密信息時(shí)，應(yīng)使用具有保密功能的接收設(shè)備或要求接收人等候在傳真機(jī)旁。3)只向來(lái)訪者提供組織允許提供的信息。4)設(shè)置相應(yīng)的消防設(shè)施和設(shè)備。4)發(fā)現(xiàn)隱患，認(rèn)真填寫“隱患記錄及處理表”。第二篇：秘書四級(jí)資料——辦公室管理部分辦公室事務(wù)與管理鑒定要點(diǎn)與重點(diǎn)提示一、鑒定要點(diǎn)掌握對(duì)辦公環(huán)境和辦公設(shè)備進(jìn)行安全檢查的方法；做好信息的保密工作；能夠處理日常辦公事務(wù)，如安排值班、履行報(bào)銷手續(xù)、零用錢的管理、印章及介紹信的管理；辦公設(shè)備和辦公用品的發(fā)放和管理；編制時(shí)間表的方法；管理領(lǐng)導(dǎo)和自己的工作日志；熟悉文書形成與處理的基本程序。點(diǎn)評(píng)：傳達(dá)落實(shí)會(huì)議精神是秘書的重要職責(zé)之一。案例十三會(huì)議決定事項(xiàng)的催辦。讓小張將發(fā)票寄給他們，如果確實(shí)有問(wèn)題愿意承擔(dān)責(zé)任。案例十二開具發(fā)票時(shí)有出入怎么辦？公司員工小張去某城市參加全國(guó)電子產(chǎn)品交流會(huì)，會(huì)期一周。然而，當(dāng)需要簽署意向書時(shí)，秘書在自己所保存的文件中無(wú)論如何也找不到了。許茹應(yīng)擴(kuò)大自己收集信息的渠道，掌握更多的收集方法。點(diǎn)評(píng)：作為會(huì)議期間負(fù)責(zé)信息工作的秘書，應(yīng)該為記者準(zhǔn)備好新聞稿、宣傳資料、專家講座大綱等材料。點(diǎn)評(píng)：會(huì)議期間一定要注意接待好新聞媒體，讓記者能夠有充分的機(jī)會(huì)與時(shí)間了解相關(guān)信息，為記者的報(bào)道提供了方便。在值班時(shí)，手邊要有相關(guān)人員的通訊錄。即使不來(lái)，也要做好物品的準(zhǔn)備工作。展銷會(huì)即將開始時(shí)，市長(zhǎng)卻來(lái)到了。當(dāng)?shù)卣矊?duì)此產(chǎn)生了濃厚的興趣。另外，要注意邀請(qǐng)的禮節(jié)，在邀請(qǐng)函和請(qǐng)柬這些事情上都要精益求精，顯示出組織應(yīng)有的尊重和誠(chéng)意。對(duì)于重要嘉賓發(fā)出了邀請(qǐng)函，但邀請(qǐng)函不是十分美觀，比較簡(jiǎn)陋。但由于這次聯(lián)誼會(huì)時(shí)間緊，與會(huì)人員名單確定得晚，鐘苗在抄寫時(shí)漏了應(yīng)便在主桌的一位重要客戶，結(jié)果致使該客戶入席時(shí)找不到座位，出現(xiàn)了十分尷尬的場(chǎng)面。負(fù)責(zé)接待工作的秘書鐘苗根據(jù)上司的指示和宴會(huì)慣例，安排桌次座位。王琴大會(huì)期間的表現(xiàn)贏得了大家的一致好評(píng)。為此，王琴有針對(duì)性地、廣泛搜集一段時(shí)間以來(lái)各方面工作的進(jìn)展情況。點(diǎn)評(píng)：由于該會(huì)議的參加者都是本單位人員，可一起驅(qū)車前往，所以郊外是比較理想的選擇，不但價(jià)位適中，而且位于風(fēng)景區(qū)，可使與會(huì)者身心放松。銷售二部經(jīng)理的人選。宣讀并通過(guò)上次會(huì)議的記錄。如果你是秘書，請(qǐng)制定一個(gè)會(huì)議議程表。秘書部門對(duì)有關(guān)職能部門申報(bào)召開的會(huì)議,要本著精簡(jiǎn)從嚴(yán)的審批原則,嚴(yán)格把好審批關(guān)。做好會(huì)議信息的反饋匯報(bào)工作。（3）充分重視會(huì)議的反饋信息溝通。（2）反饋會(huì)中信息。（5）個(gè)別催退。（1）召集開會(huì)。（4）明確范圍，（5）有針對(duì)性。有效。（3）會(huì)議聲像信息。（2）內(nèi)部性會(huì)議信息。（7）會(huì)議交流性文件信息。（3）會(huì)議議題性信息。會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的工作程序（1）會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的內(nèi)容。會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的要求（1）真實(shí)準(zhǔn)確。（3）尾部。一種是會(huì)議名稱+文種。會(huì)議記錄的要求（1）速度要求。（7）一般事務(wù)。（3）缺席者請(qǐng)假條。（7）統(tǒng)一口徑，用同一個(gè)聲音說(shuō)話。（3）讓負(fù)責(zé)人出面。（2）在會(huì)議召開期間，邀請(qǐng)有關(guān)報(bào)社、電臺(tái)、電視臺(tái)派記者駐會(huì)隨訪，發(fā)表消息。（5）在傳遞的方式和內(nèi)容選擇上應(yīng)本著對(duì)象、效果、時(shí)效、費(fèi)用的原則綜合考慮。二、接待采訪會(huì)議的新聞媒體（一）相關(guān)知識(shí)接待采訪會(huì)議的新聞媒體的基本原則（1）報(bào)道的內(nèi)容必須與會(huì)議基本內(nèi)容相吻合。（3）會(huì)議值班的地點(diǎn)，并在會(huì)議須知上注明會(huì)議值班室的房間號(hào)。（7）做好會(huì)議期間各項(xiàng)活動(dòng)與各種矛盾的協(xié)調(diào)工作。（3）手邊要有公司和各部門領(lǐng)導(dǎo)的聯(lián)絡(luò)方式，以便出了問(wèn)題及時(shí)與之聯(lián)絡(luò)、請(qǐng)示。（2）崗位責(zé)任制度。（3）值班日記。來(lái)源于考試吧（二）檢查會(huì)議常用視聽(tīng)設(shè)備的工作程序確定工作人員的職責(zé)。（3）乘車的座次安排。準(zhǔn)備服裝用具（1）禮儀服務(wù)人員的服裝應(yīng)統(tǒng)一并且與會(huì)場(chǎng)環(huán)境協(xié)調(diào)。（2）聘請(qǐng)專業(yè)禮儀公司或禮儀人士承擔(dān)會(huì)議主要的禮儀服務(wù)。（2）迎送禮儀。（7）如果有選舉、表決、表彰的議程，還需要準(zhǔn)備好投票箱、計(jì)數(shù)設(shè)備和獎(jiǎng)勵(lì)用品。（3）檢查黑板、白板，確保已擦干凈，準(zhǔn)備好粉筆、指示棒、板擦等用具。（2）特殊用品是指一些特殊類型的會(huì)議所需用品和設(shè)備。（3）溝通資料內(nèi)容：會(huì)議參考文件、會(huì)議宣傳文件資料、各種記錄、各種會(huì)議協(xié)議和合同以及相關(guān)資料。（2）會(huì)議資料：開會(huì)的請(qǐng)示、提交會(huì)議審批的文件、會(huì)上用的文件、會(huì)議宣傳性文件。（2）擬寫并發(fā)送嘉賓請(qǐng)柬，要使每一份請(qǐng)柬都制作精美。（4）要了解嘉賓各自的背景，處理好嘉賓之間的關(guān)系。（4）對(duì)實(shí)現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)有潛在貢獻(xiàn)的人。（5）預(yù)訂住宿地點(diǎn)的工作一定要打出提前量，預(yù)訂數(shù)量上應(yīng)略有富余。會(huì)議房間的分配（1）如果由主辦方支付費(fèi)用，則需按其職務(wù)標(biāo)準(zhǔn)安排住房，除了部分嘉賓和主辦方的領(lǐng)導(dǎo)，其他與會(huì)人員的住宿標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)相近。（6）報(bào)經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定后，按表分配住宿，做到有條不紊。（2）長(zhǎng)者、尊者、領(lǐng)導(dǎo)要適當(dāng)照顧。（5）招待會(huì)。（3）午餐。會(huì)議餐飲的類型和標(biāo)準(zhǔn)（1）早餐。（5）要與飯店一起確定菜單，飲食要衛(wèi)生、可口