檔案編號(hào)(文件)
【正文】 檔案館(室)給定每個(gè)全宗的代碼。 2．6 案卷號(hào) 案卷排列的順序號(hào)。檔號(hào)編制原則 3．1 唯一性原則檔案館(室)內(nèi)檔案檔號(hào)應(yīng)指代單一。 3．4 擴(kuò)充性原則檔號(hào)必須留有適當(dāng)?shù)倪f增容量，以便適應(yīng)不斷擴(kuò)充檔案的需要。4．5 件號(hào)、頁(張)號(hào)可根據(jù)檔案保管和使用的需要，選擇一項(xiàng)編號(hào)。 5．1．1．2 全宗屬性單一的檔案館可以“0”作屬類代碼。例四：河北省檔案館藏原熱河省第123號(hào)全宗，可識(shí)標(biāo)為“R123”。 5．2 案卷目錄號(hào)的編制方法 案卷目錄號(hào)以三位阿伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。5．2．3 在一個(gè)全宗內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)的案卷目錄號(hào)。類別號(hào)一般不應(yīng)超過三級(jí)。5．5．2 目錄內(nèi)的案卷按排列次序流水編號(hào)，不應(yīng)有空號(hào)。5．6．2 件號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。5．7．1 頁(張)號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。二、適用范圍適用于物業(yè)部各類檔案的管理。四、程序要點(diǎn)檔案的編號(hào)(1)公司、物業(yè)部編號(hào)：①物業(yè)部 編號(hào)為：W?Y（英文縮寫）。(2)全宗檔案的分類：要從檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律出發(fā)，符合檔案形成的實(shí)際情況，保持檔案之間的歷史聯(lián)系，它應(yīng)具有思想性、科學(xué)性、排它性和縮縮性。(2)編制目錄：①檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁位置準(zhǔn)備活頁《檔案目錄》；②每一份檔案在歸檔時(shí)，均需將該份檔案登記在《檔案目錄》（內(nèi)容包括：序號(hào)、文件編號(hào)、文件標(biāo)題、頁數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號(hào)、備注等項(xiàng)目）中，以便查閱。(2)檔案保管的責(zé)任部門：①財(cái)務(wù)部保管財(cái)務(wù)檔案；②辦公室保管公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外文件、合同、員工人事檔案、圖紙、后勤資料及公司其他部門所需保管的資料；ISO9000質(zhì)量體系文件、資料、質(zhì)量記錄和員工績效考評(píng)檔案；分供方評(píng)審、物業(yè)租賃和多種經(jīng)營資料；③工程處保管管理處工程圖紙、合同、收發(fā)文、業(yè)主檔案、員工檔案、維修、投訴資料、回訪記錄、有償服務(wù)多種經(jīng)營記錄及計(jì)劃、總結(jié)及物業(yè)部各職能部門需要保管的其他檔案；④各職能部門除經(jīng)常使用的部分資料外，原則上不保管檔案。(2)副總經(jīng)理（總經(jīng)理助理）可查閱分管工作的檔案。(2)檔案管理員審核其查（借）閱資格：①權(quán)限內(nèi)（經(jīng)授權(quán)/審批）的按正常手續(xù)辦理；②權(quán)限外的，檔案管理員開具《檔案查閱/借閱/復(fù)制審批單》給查閱人辦理審批手續(xù)：③屬部門（財(cái)務(wù)類除外）的檔案，由部門負(fù)責(zé)人審批；屬管理處的檔案，由管理處經(jīng)理審批；屬公司的檔案，由總經(jīng)理審批；財(cái)務(wù)類的檔案也應(yīng)由總經(jīng)理審批。(2)行政部、人事部經(jīng)理審核無誤后報(bào)總經(jīng)理審批。根據(jù)財(cái)務(wù)部、國家檔案局財(cái)會(huì)字[1998]32號(hào)文關(guān)于印發(fā)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的通知精神，并結(jié)合公司實(shí)際，特制定本辦法。四、為適應(yīng)會(huì)計(jì)憑證多樣性、復(fù)雜性特點(diǎn)，特將憑證分為五小類：現(xiàn)金憑證；銀行憑證；轉(zhuǎn)帳憑證；運(yùn)使費(fèi)憑證；資金清算憑證，然后再按月分開。大類采用兩個(gè)漢語拼音字母表示；屬類、小類統(tǒng)一采用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。例如：報(bào)表類：KJ 11 大類號(hào) 屬類號(hào)（報(bào)表）保管單位流水號(hào)帳簿 ： KJ 21 大類號(hào) 屬類號(hào)（帳簿）保管單位流水號(hào)憑證 ： KJ 大類號(hào) 屬類號(hào)(憑證)小類(現(xiàn)金憑證)月份 保管單位流水號(hào)。在類號(hào)后加一橫線“”其后數(shù)字為保管單位流水號(hào)。首先分開，其次把一個(gè)內(nèi)形成的會(huì)計(jì)檔案分為報(bào)表、帳簿、憑證三大類，然后再按不同的保管期限分別組成保管單位進(jìn)行排列，一年編一個(gè)總流水號(hào)為分類卷號(hào)，各類分別再編一個(gè)流水號(hào)為保管卷號(hào)。二、財(cái)務(wù)部應(yīng)將每年形成的會(huì)計(jì)憑證、帳簿、報(bào)表（決算）等會(huì)計(jì)核算材料按歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷、裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。(4)監(jiān)銷人員確認(rèn)銷毀文件無誤簽字后，選擇安全地點(diǎn)銷毀檔案。須復(fù)制檔案的，絕密檔案報(bào)總經(jīng)理審批；機(jī)密檔案由人事部負(fù)責(zé)人審批；普通檔案由部門負(fù)責(zé)人審批。(4)其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。檔案的密級(jí)(1)檔案的密級(jí)分為三級(jí)：絕密、機(jī)密、普通；①絕密檔案包括：員工人事檔案、合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營、管理、決策、形成的檔案、財(cái)務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案；②機(jī)密檔案包括：ISO9000質(zhì)量體系文件、重要的會(huì)議記錄（紀(jì)要）、
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