【正文】 發(fā)送給所選擇的公文接收人。 (1) 交給部門領導操作 (7) 按鈕隱藏條件： ((status=“部門秘書” amp。QCBM!=“物理系辦” )amp。 操作步驟，部門秘書起草好文檔后，點擊交給部門領導操作后，系統(tǒng)將根據(jù)用戶所在的部門信息，從人員分工數(shù)據(jù)庫的人員分工視圖中選擇相對應的部門主管，用戶選擇后將把文檔交給所選擇的領導，同時系統(tǒng)提示文檔已成功發(fā)出。將相應的信息反映到域的修改中 Call (LastBaby， ) Call (Status， 審核人 ) Call (Creater， (LastBaby)) Call (QCR， MyName) Call (Mask， 審核中 ) 39。Mask!=“秘書轉發(fā)中” )|（ status=“系辦秘書 ” amp。 點擊交主任操作后，系統(tǒng)將根據(jù)用戶所屬的部門信息，彈出對話框從人員分工中的人員視圖列出相應的領導。Mask!=“部門領導簽發(fā)” amp。 (3) 交上級 \交計算機系辦 按鈕隱藏條件： ！ (status=“部門秘書” amp。Mask=“返還部門秘書” ) 該操作實際提供給部門秘書操作所用，通過部門主管的 審批后，有些文件需要交給相應的辦公室主任，主要是根據(jù)各個辦公室所分管的部門，由各部門秘書相應地交給對應的辦公室秘書，由秘書接收到后再交給辦公室主任批示。將相應的信息反映到域的修改中 NanJing University of Information Science amp。該操作代碼 如下 ： Sub Click(Source As Button) Dim zs As String Dim zsr As String Dim replay As Integer Dim n As notesname Dim rtpStyle As NotesrichTextParagraphStyle Dim rtitem As Variant Dim psr As String 39。SH!=“ ” amp。 該操作中主要完成以下工作： 1)根據(jù)文檔狀態(tài)修改相應的域內容； 2)填寫領導批示區(qū)段中的部門主管(RTF文本 )域內容。 Technology 25 操作代碼與交部門領導操作代碼相似在此省略。 Mask!=“秘書轉發(fā)中” ） ) 類似于交部門領導操作，主要是提供給系辦秘書自己起草公文后或者收到部門秘書傳來的公文后交給相應的辦公室主任審批。(QCBM!=“計算機系辦” |QCBM!=“外語系辦” |QCBM!=“數(shù)學系辦” |QCBM!=“物理系辦” )amp。 Technology 24 Call (Next， 部門主管 ) End If End If End If End If If UserInput(3)=0 Goto ErrorProc If IsCorrect=0 Goto ErrorProc 39。Mask!=“秘書轉發(fā)中” )) 即該按鈕在 (status)當前角色為部門秘書，且 (QCBM)起草部門不是四系辦， (QF)簽發(fā)域值為空，以及(Mask)文檔狀態(tài)不是”秘書轉發(fā)中”時顯示。QCBM!=“外語系辦” amp。 NanJing University of Information Science amp。 由于部門主管，系辦主任 (四系辦主任 )，院主要領導，院副領導都具有簽發(fā)的能力，當上述領導選擇簽發(fā)操作后，文檔就處于簽發(fā)狀態(tài)。這些操作與部門領導，系辦主任操作類似。當然系辦秘書也可根據(jù)實際情況具體的執(zhí)行此項操作。 (2) 會簽 有院主要領導會簽和院副領導會簽兩種選擇，至于交給院主要領導還是院副領導，同系辦秘書根據(jù)辦 NanJing University of Information Science amp。 計算機系辦、外語系辦、數(shù)學系辦、物理系辦的公文處理階段 上述四個系辦公室作在這套辦公自動化系統(tǒng)中起到承上起下的節(jié)點作用，主要負責處理各自相應的管理部門的來文。 2）部門領導批示 此時作為部門領導，可進的操作有： (1)批示返回 給出自己的意見，或者是選擇其他部門領導會簽，或者是轉交給計算機系，外語系，數(shù)學系，物理系等，相應的批示將顯示在批示情況區(qū)段中的部門批示域中，以便于返還給秘書查看。正文與附件和的份數(shù) (數(shù)字型 )可填可不填。對于附件域的填寫則可對附件進一步的文字說明。當然如果沒有所需要 的文檔 題頭，也可以自己輸入。 部門公文處理階段 1）新建的發(fā)文處于起草階段，包含公文情況、公文內容、發(fā)文單的填寫。 (2) left left頁面為后面幀結構集中最重要的一個頁面，通過嵌入了發(fā)文、收文大綱，從而可以訪問相應的視圖，如圖 12所示， 幀結構集“公文管理“的頁面如圖 13 所示 NanJing University of Information Science amp。 在發(fā)文管理數(shù)據(jù)庫中可設計大綱作為導航設備使用，將設計的大綱嵌入到頁面中，再由幀結構集將頁面集成，通過幀結構集 可以瀏覽整個發(fā)文、收文數(shù)據(jù)庫。 “共享，首次使用時私有”的視圖只有在用戶第一次通過 NotesUI 使用這個視圖的時候才會被保存為私有視圖。要是更新共享到個人的視圖設計，必須先刪除視圖的個人版本，然后再次打開共享到個人的視圖。 Technology 18 包括＠ UserName類的公式時，這類視圖尤其有用。 這里“共享”，首次使用時“私有”的視圖正是所需要的，它將視圖設計保存在數(shù)據(jù)庫中共享。 ? 第一次使用時共享或單獨使用。有“設計者”和“管理者”存取級別的用戶可以創(chuàng)建共 享視圖。 在發(fā)文管理數(shù)據(jù)庫中視圖主要是根據(jù)公文的不同狀態(tài)，對公文進行歸類，從而方便用戶在使用過程中的一些工作習慣，主要設計的視圖如圖 9所示： NanJing University of Information Science amp。這樣不同辦公角色的辦公人員通過系統(tǒng)所能提供的按鈕操作完成他在實際批閱公文過程的公文操作。因此該表單一個比較重要的功能是應能夠根據(jù)文檔流轉過程中所處的不同辦公人員的角色提供不同的操作；另一方面還必須記錄文檔流轉過程中的信息，主要是完成對文檔的一些特殊控制，包括以下幾點： ? 文檔在批閱、流轉成文的過程中始終保證只有一個人打開并都進行操作。 圖 7 表單 (BG)第三部分 第四部分主要是關于文檔發(fā)文，在發(fā)文單中根據(jù)實際院公文流轉過程中的表格提供一個表格輸入界 NanJing University of Information Science amp。 圖 5 表單 (BG)第一部分 其中用于文檔流轉的域有： BJR（當前編輯人）、 LastBaby(文檔上一執(zhí)行人 )、 Next(文檔下一執(zhí)行人 )、Status(當前所處角色 )、 Mask(文檔狀態(tài) )、 SendTo(將發(fā)送給誰 )；用于文檔會簽的域有： Conut1(會簽計數(shù) )、 Human(會簽人 )HQ1（會 簽）、 HQ2（已提交會簽的人）、 SHQ的（所送會簽人）、 HQLX（會簽類型）。合理的設計安排域和表單，能夠為用戶提供良好的操作界面，方便數(shù)據(jù)的輸入輸出、查詢等工作。 圖 4 公文管理幀結構 下面從該數(shù)據(jù)庫各個設計元素開始進行介紹。該系統(tǒng)的流程圖如圖 1所示。當需要送交一份公文時，先由起草人起草公文，之后通過網(wǎng)絡發(fā)給部門審批人，審批合格后簽發(fā)。 Technology 13 媒體介質轉化為電子文檔， 因此四處奔波整個數(shù)據(jù)庫設計能夠體現(xiàn)現(xiàn)代化信息社會所要求的高效、快速、方便、資源共享。 在收文管理中，由于主要處理 公文來自學校內部的電子檔案（考慮到實際工作中由于保密、政策等規(guī)定并沒有提供相應的接口），這些文檔經(jīng)過一套處理流程，到達各部門僅僅需要部門領導審閱一下，給出批示意見即可，因此，對于收文僅僅提供了收文登記、批示的操作。在公文管理中，充分利用工作流，使得辦公的公文收發(fā)的流程自動化，提高辦公的工作效率。 總結 由于近年來出現(xiàn)高等學校合并，往往一所學校有許多校區(qū)分布在不同的位置，物理上的分隔使得信息交流受到阻礙。加密時為了更安全地傳遞保密信息?？偟膩碚f，大到訪問服務器，小到訪問文檔中的一個域都能加以控制。 （ 2）存取操作控制 Notes 中的存取操作控制規(guī)定了不同用戶、服務器或群組可以執(zhí)行的操作。主要涉及如下方面 ： （ 1）身份驗證 (4) 對進入辦公自動化系統(tǒng)的人員，按部門、崗位定位。 系統(tǒng)安全設計 各部門辦公信息查看的權限一般由部門內部、院副領導、全校機關、社會公眾四種，對不同權限要進行設置管理。根據(jù)不同信息類型可分為人事管理員檔案管理員行政事務管理員三種，專門負責維護本部門的組織人事模塊、檔案資料模塊和行政事務模塊。 (6)文書：只有指定了文書角色，才具有文檔歸檔權限。 (3)計算機系辦主任、外語系辦主任、數(shù)學系辦主任、物理系辦主任：該角色的設置主要是考慮實際公文的流轉需根據(jù)公文的內容提交給上述不同辦公室主任進行審核而設定。 統(tǒng)統(tǒng)中定義的角色有以下兩大類 第一類：公文流轉類 NanJing University of Information Science amp。一般在文檔結構中被“ *”號注明的就是進行一致性檢測的關鍵域 。用戶的郵件數(shù)據(jù)庫也就放在服務器上(DATA\MAIL\)，以便隨時都能被訪問。另外，還可以對數(shù)據(jù)庫進行全文索引，以加速對數(shù)據(jù)庫的搜索。另外， Notes 文檔中還可以包含各種熱點文本，當用戶單擊熱點文本以顯示出文本提示框或執(zhí)行預先指定的操作。而對于結構信息的處理 Notes提供了與一般關系數(shù)據(jù)庫類似的功能。 部門秘書 四辦秘書 登記定稿 文件歸檔預立卷 發(fā)送 電子 檔案 打印 分發(fā) 書面 文檔 根據(jù)部門領導 所選分發(fā)部門 根據(jù)部門領導 所選分發(fā)部門 文檔 處理 收文登記列表 收文辦理單 登記入庫 行政文件 秘書處理 文件 歸檔 預立 卷 打印 分發(fā) 書面 文檔 部門領導批示 交領導批示 批示返回 根據(jù)部門領導 批示交相關處 NanJing University of Information Science amp。 Notes 提供了一個文檔數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng) (文檔數(shù)據(jù)庫是 Notes優(yōu)于一般關系型數(shù)據(jù)庫的，它實現(xiàn)了對非結構化信息的存儲和管理 )。 收文主要分為兩個部分，一部分來自高校機關內部部門之間，另一部分來自高校外部，由于這一部分處理系統(tǒng)間接口問題，加上安全性一時還無法實現(xiàn)與學校外部的辦公自動化連接，因此這一部分在收文管理中只做了文檔登記的簡單功能，以供領導查詢，便于向文檔歸檔部門索要原文檔。 ? 發(fā)文流程。郵件數(shù)據(jù)庫包括許多文件夾和視圖，允許您用不同的方法查閱信件。 ? 保存來信。 ? 轉發(fā)來信。 Technology 8 ? 寫信。為了閱讀信件，您必須先打開您的郵件數(shù)據(jù)庫。用戶可主動歸還案卷 ，也可由檔案管理員實行強行收回閱覽權，系統(tǒng)安全可靠。 ? 檔案移卷、封卷：檔案管理員對已組卷的檔案，可根據(jù)需要進行移卷，并最終封卷形成案卷目錄供網(wǎng)上借閱。包括對印刷完成準備發(fā)放的公文在系統(tǒng)中進行登記，然后將登記后的公文通過 Mail送交領導進行批改或批示，處理結束后對文件進行簽發(fā)和歸檔處理，同時可以對發(fā)文文件進行維護，可以制作和調整不同范圍級別的發(fā)文文件，支持模糊查詢和全文索引。 ? 歸檔：歸檔人員對于辦理完結的文件可進行歸檔，系統(tǒng)自動將選定歸檔的文件送交檔案數(shù)據(jù)庫。批閱流程可以是順序的或平行的。 ? 登記 登記人員 (如：登記員 )對已簽收或準備簽發(fā)的文件進行登記，登記內容包括文件號、來文單位、標題、主題詞、密級等，以及文件基本內容、備注等。然后由擬辦人員設定批閱流程、以工作流的方式提交相關人員批閱、辦理，登記辦理結果，最后送交歸檔。是實現(xiàn)對發(fā)文、收文管理的權限的設置，限制人員的操作范圍等。 文件送閱和批復都通過 Mail來完成，并且對文件實行密級控制，具有靈活的角色控制與嚴格的簽發(fā)控制， 由于現(xiàn)階段還不具備與外高校辦公系統(tǒng)接口的連接，因此在公共辦公系統(tǒng)中主要實現(xiàn)了作為本校內部電子公文的辦公自動化過程 。 6)網(wǎng)上信息瀏覽：能夠瀏 覽 Inter信息。 2)信息共享：包括日常辦公公文信息。 6)全面支持 Inter／ Intra 使用方式。 Technology 6 基于各部門現(xiàn)行的實際日常辦公應用，綜合其辦公及個人事務處理規(guī)范，系統(tǒng)為用戶操作簡便、界面友好、內容豐富的對各種公文進行自動化處理的功能。 機密權限：可以訪問所有具有機密、秘密的已授權文檔。 讀者：能夠讀文檔，但不能增加新文檔或者編輯現(xiàn)有文檔。 管理員：能夠在數(shù)據(jù)庫上執(zhí)行所有 操作，讀、寫以及編輯文檔、表、視圖和數(shù)據(jù)庫圖表。 高校辦公自動化充分考慮到實際使用情況，應具有以下主要特點： 1) 嚴格的系統(tǒng)安全性控制 根據(jù) Notes的安全性機制，系統(tǒng)對所有用戶操作權限，對各應用模塊的使用權限，以及文檔在各狀態(tài)的讀、寫、修改