【正文】 同樣下面的 (5)交上級(jí) \外語(yǔ)系辦、 (6)交上級(jí) \數(shù)學(xué)系辦、 (7)交上級(jí) \物理系辦也類(lèi)似。Mask!=“領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)” ) 該操作提供給領(lǐng)導(dǎo)批示所用，除了提供給領(lǐng)導(dǎo)一般常用的批示用語(yǔ)同意外，領(lǐng)導(dǎo)可以繼續(xù)在此基礎(chǔ)上進(jìn)行修改，點(diǎn)擊確定按鈕后，系統(tǒng)將提 示文檔已發(fā)出，此時(shí)該文檔將返回到上次提交的秘書(shū)處，由秘書(shū)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的批示情況進(jìn)行相應(yīng)的處理。OF=“ ” amp。實(shí)際操作代碼如下： Sub Click(Source As Button) Dim replay As Integer replay=Messagebox(您 確認(rèn)要進(jìn)行此操作嗎？ ， MB_YESNO+MB_ICONQUESTION+0， 請(qǐng)確認(rèn) ) If replay=IDNO Then Goto ErrorProc End If Call MyGotoEdit If (QCBM)= Then Messagebox 請(qǐng)輸入承辦部門(mén) Goto ErrorProc End If If (QCBM)=計(jì)算機(jī)系 Then Call (Next， 計(jì)算機(jī)系辦公室主任 ) Else If (QCBM)=英語(yǔ)系 Then Call (Next， 英語(yǔ)系辦公室主任 ) Else If (QCBM)=數(shù)學(xué)系 Then Call (Next， 數(shù)學(xué)系辦公室主任 ) Else If (QCBM)=物理系 Then Call (Next， 物理系辦公室主任 ) Else NanJing University of Information Science amp。(QCBM!=“計(jì)算機(jī)系辦” amp。一種是系辦秘書(shū)選擇院副領(lǐng)導(dǎo)和院主要領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽，相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)批示完畢后同樣通過(guò)郵件形式返回給公文的上一個(gè)執(zhí)行人秘書(shū)，兩樣領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽的內(nèi)容記錄在會(huì)簽區(qū)段中。 (4) 返還部門(mén) 這項(xiàng)操作是用于那些部門(mén)起草發(fā)文需要院副領(lǐng)導(dǎo)審閱，而最終的發(fā)文是由起草部門(mén)來(lái)最后簽發(fā)的情況而提供的。 (3) 編輯 、保存、退出 作為系統(tǒng)的通用操作提供給操作者相應(yīng)的編輯、保存、退出的功能。至于文檔字號(hào)的填寫(xiě)在起草階段可填可不填，但是若最后準(zhǔn)備分發(fā)到各部門(mén)時(shí)，該文檔字號(hào)的內(nèi)容必須填寫(xiě)。在填寫(xiě)公文正文部分時(shí)，需要說(shuō)明的有以下幾點(diǎn)： (1)文檔題頭的填寫(xiě) 由于系統(tǒng)中事先已經(jīng)做好了一些文檔題頭，因此可以點(diǎn)擊右邊帶下箭頭的按鈕，此時(shí)將發(fā)現(xiàn)一些做好 的題頭，可以進(jìn)行選擇，考慮到部門(mén)聯(lián)合發(fā)文情況，題頭的選擇可以是多項(xiàng)選擇，其標(biāo)題的先后按選擇順序依次排列。 Technology 19 圖 11 收文大綱 頁(yè)面 在發(fā)文管理中重要的頁(yè)面有兩個(gè)： (1) Bottom 在 bottom頁(yè)面中通過(guò)計(jì)算文本的使用，可以根據(jù)當(dāng)前用戶(hù)信息取出的簡(jiǎn)寫(xiě)名稱(chēng)信息。這里有一個(gè)技巧設(shè)計(jì)者解決這個(gè)問(wèn)題。當(dāng)視圖選擇公式中 NanJing University of Information Science amp。 ? 共享的，包含已刪除文檔的（在與“數(shù)據(jù)庫(kù)屬性”的框的“高級(jí)”“附簽中的”“允許軟刪除”的連接中使用）。 （ BG）表單中主要完成了對(duì)文檔打開(kāi)時(shí)的一些控制，例如當(dāng)前辦公人員是否具有權(quán)利打開(kāi)該份文檔判別該文檔是否正在被別人閱讀，以免產(chǎn)生多人同時(shí)對(duì)一分文件操作確保用戶(hù)以只讀的方式打開(kāi)文檔，同時(shí)屏蔽用戶(hù)使用菜單命令、快捷鍵或快捷圖標(biāo)這些系統(tǒng)預(yù)設(shè)方法來(lái)編輯文檔，只 有通過(guò)程序提供的編輯按鈕才可以對(duì)文檔進(jìn)行編輯。 該表單實(shí)際可以認(rèn)為是整個(gè)公共辦公的一個(gè)發(fā)起模板，文件通過(guò)該表單由辦公人員起草，形成一份公文草稿，通過(guò)設(shè)計(jì)該表單，提供給不同的辦公人員，經(jīng)過(guò)流轉(zhuǎn)，形成正式公文。 在發(fā)文數(shù)據(jù)庫(kù)中最重要的表單為：表單報(bào)告（別名 BG），主要分為四個(gè)部分，第一部分主要用于和存放隱含域，這些隱含域主要包含控制公文表單實(shí)際過(guò)程流轉(zhuǎn)中的一些標(biāo)志位，如圖 5所示。 在數(shù)據(jù)庫(kù)屬性中指定了在打開(kāi)數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)顯示指定的幀結(jié)構(gòu)集――“公文管理”，通過(guò)該幀結(jié)構(gòu)集來(lái)瀏覽整個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，整個(gè)公文幀結(jié)構(gòu)集打開(kāi)后如圖 4所示。 公文流轉(zhuǎn)子系統(tǒng)的設(shè)計(jì)： 該子系統(tǒng)為辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的核心，它結(jié)合高校的傳統(tǒng)公文的審批和簽批等的過(guò)程，實(shí)現(xiàn)了公文的擬定、收發(fā)、審批、歸檔、查詢(xún) 等工作流全過(guò)程處理。對(duì)于系統(tǒng)中的注冊(cè)的辦公人員，通過(guò)系統(tǒng)工具 —— 人員分工數(shù)據(jù)庫(kù)分別對(duì)使用人員進(jìn)行角色定義，對(duì)合用人員的權(quán)限進(jìn)行設(shè)定和控制。這樣，即使辦公自動(dòng)化系統(tǒng)之中或之外又非法入侵的用戶(hù)，都無(wú)法獲得加密以后的信息。另外，還可以使用角色來(lái)控制對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)元素或某些數(shù)據(jù)庫(kù)功能的存取，角色僅是應(yīng)用于創(chuàng)建它的數(shù)據(jù)庫(kù)。另外還有內(nèi)容隱藏、加密、電子簽名等問(wèn)題。 (2)專(zhuān)項(xiàng)管理員 各部門(mén)的人事信息、檔案資料、行政事務(wù)等內(nèi)容應(yīng)由指定的專(zhuān)人負(fù)責(zé)維護(hù)，其他人員只能查看，而不能進(jìn)行修改刪除等操作。 (2)部門(mén)主管：該角色主要具有部門(mén)級(jí)審核權(quán)限。為了確保文檔的一致性，在文檔結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)中，采用了一些關(guān)鍵域作為檢測(cè)一致性的標(biāo)志，并在發(fā)生一致性錯(cuò)誤時(shí)自動(dòng)進(jìn)行提示。 ? 數(shù)據(jù)搜索與索引 對(duì)大量的公文、檔案、資料等信息進(jìn)行標(biāo)底、統(tǒng)計(jì)、要用到 Notes 內(nèi)置的全文搜索結(jié)果進(jìn)行排序。像公文這樣的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)就可以利用 RTF 文本域存儲(chǔ)在文檔中。 圖 3 收文流程 Domino/Notes數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì) 對(duì)所有的檔案、資料、人員、物品等的管理都要通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)管理的進(jìn)行。 整個(gè)實(shí)例系統(tǒng)是為某高校而實(shí)施的辦公系統(tǒng)，經(jīng)過(guò)實(shí)際調(diào)查，在整個(gè)校級(jí)的辦公過(guò)程的處理流程中，人員首先從行政角度上經(jīng)過(guò)細(xì)致 的調(diào)查可以將其劃分為校主要領(lǐng)導(dǎo) (校長(zhǎng)，書(shū)記 )，校副領(lǐng)導(dǎo) (副校長(zhǎng) )，系辦主任 (計(jì)算機(jī)系，外語(yǔ)系，物理系，數(shù)學(xué)系等 )，系辦秘書(shū) (計(jì)算機(jī)系，外語(yǔ)系，物理系，數(shù)學(xué)系等 )，各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo) (各教研室主任等 )，和部門(mén)秘書(shū) (各教研室秘書(shū) )等幾個(gè)行政層關(guān)系，而日常辦公信息處理流程則主要可以分為以下兩類(lèi)。 ? 刪除信件：刪除一封不需要的信件可以使您更方便地尋找需要的文件，同時(shí)它能夠節(jié)省存放郵件數(shù)據(jù)庫(kù)的 Notes服務(wù)器的硬盤(pán)空間， 刪除信件分為兩個(gè)步驟，首選告訴系統(tǒng)哪些信件要?jiǎng)h除，系統(tǒng)會(huì)在這些信件旁邊做一個(gè)標(biāo)記，然后讓系統(tǒng)將做的標(biāo)記的信件進(jìn)行刪除。 NanJing University of Information Science amp。并可查詢(xún)某一案卷的借閱情況。 （ 2）發(fā)文管理：發(fā)文管理主要處理來(lái)文轉(zhuǎn)發(fā)和內(nèi)部轉(zhuǎn)發(fā)的公文，可直接調(diào)人個(gè)人辦公中所起草的文件內(nèi)容。 ? 擬辦 擬辦人員 (如：辦公室主任 )對(duì)轉(zhuǎn)擬辦的文件填寫(xiě)擬辦意見(jiàn)、主送對(duì)象和分送對(duì)象，設(shè)定相應(yīng)的批閱流程自動(dòng)以 Mail工作流的方式提交批閱者。 ２）主要模塊詳細(xì)介紹： (1)公文流轉(zhuǎn) 登記所有的收文、發(fā)文工作過(guò)程和文件原文。實(shí)現(xiàn)公文從擬稿、審核、批示、會(huì)簽、登記和分發(fā)、辦理、歸檔等全過(guò)程的辦公自動(dòng)化，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙辦公。具體內(nèi)容如下： 1)數(shù)據(jù)通信：主要包括日常辦公的公文傳輸和個(gè)人郵件傳輸。 NanJing University of Information Science amp。 作者：能夠讀文檔，增加新文檔，但不能編輯別人的文檔。 ? 安全控制 Domino/Notes的完善的安全控制機(jī)制能夠有效約束人員的權(quán)限，保護(hù)合法用 戶(hù)，能夠?qū)?shù)據(jù)庫(kù)信息提供多種加密手段。該系統(tǒng)與各種關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)緊密結(jié)合，例如 Oracle、 SQL Server、 sybase等實(shí)現(xiàn) ID認(rèn)證，多用切換，適合一機(jī)多人使用情況；在技術(shù)上系統(tǒng)支持 Inter/Intra、 Client/Server、Browser/Server等先進(jìn)的信息處理技術(shù)。因而，在短期內(nèi)完全實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化還缺乏法律支持。因而推進(jìn)辦公自動(dòng)化不可能一蹴而就。在發(fā)文管理中進(jìn)行正式的擬稿工作，然后將文件提交，此文件將根據(jù)所選的發(fā)文流程進(jìn)行流轉(zhuǎn)，流程結(jié)束后可以直接進(jìn)入登記 (登記階段的工作是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)同意簽發(fā)的發(fā)文編寫(xiě)發(fā)文號(hào)。目前用來(lái)設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)辦公系統(tǒng)的主要有兩個(gè)方向：一是使用傳統(tǒng)的 C／ S(client／ Server)模式，后臺(tái)采用 ORACLE， DB2， SQL Server等大型關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)，前端使用 Power Builder、 Delphi等開(kāi)發(fā)的專(zhuān)門(mén)客戶(hù)端軟件。 （ 2）實(shí)行高校辦公室自動(dòng)化，可以利用資源共享。 （ 3）管理過(guò)程智能化。 本文主要設(shè)計(jì)的模塊有：公文管理（收文和發(fā)文管理）、人員分工、權(quán)限設(shè)置、人員角色分工。為了迎接這場(chǎng)革命，作為先進(jìn)技術(shù)最先應(yīng)用的高校，更應(yīng)構(gòu)架自己的信息高速公路。同時(shí)還應(yīng)特別考慮到高校使用 OA軟件，全面實(shí)現(xiàn)辦公無(wú)紙化需要一個(gè)過(guò)程，系統(tǒng)設(shè)計(jì)同時(shí)支持無(wú)紙化和有紙方式的混合辦公模式，希望能幫助用戶(hù)順利過(guò)渡。辦公自動(dòng)化已在高校部門(mén)被普遍應(yīng)用和發(fā)展起來(lái)。目 錄 引言 ....................................................................................................................................................... 1 １、基于 LOTUS NOTES的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn) ....................................................................................... 2 高校辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)的概述 ...................................................................................................... 2 高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)及其條件 ............................................................................................ 3 ２、系統(tǒng)的概述 ..................................................................................................................................... 4 ...................................................................................................................................... 4 ....................................................................................................... 5 ................................................................................................................. 6 ............................................................................................................................... 8 DOMINO/NOTES數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì) ............................................................................................................... 9 人員角色的劃分 ......................................................................................................................... 10 系統(tǒng)安全設(shè)計(jì) ............................................................................................................................. 11 ３、模塊的設(shè)計(jì) ................................................................................................................................... 12 模塊的概述 ................................................................................................................................ 12 .................................................................................................................................... 13 .......