【正文】 管理者和設(shè)計者帶來了很多的不便。當(dāng)用戶第一次使用這個視圖時， Domino 使用“創(chuàng)建個人文件夾 /視圖”選項，供用戶將這個視圖做為私有視圖保存。如果管理員在存取控制列表中為某個“編輯者”選擇了“創(chuàng)建個人文件夾”，那么這個編輯者也可以創(chuàng)建共享視圖。 ? 考慮到安全性，應(yīng)該能夠控制文檔的保存和編輯，保證文檔在流轉(zhuǎn)過程中不能隨意被人篡改。 Technology 16 面，如圖 8所示。其實(shí)除了技術(shù)性問題以外，表單和其中域的處理有時更需要設(shè)計者的智慧和經(jīng)驗，許多看上去很困難的問題，其實(shí)只要在設(shè)計上利用一些技巧就可以容易解決。具體過程如下： 首先創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫發(fā)文管理（ ），設(shè)置重要數(shù)據(jù)庫的屬性。 根據(jù)了解的情況，設(shè)計了三個數(shù)據(jù)庫，分別為發(fā)文管理（ ）收文管理（ ），人員分工（ ）。在此實(shí)例中主要分為發(fā)文和收文管理兩大部分。每一個用戶都有一個公鑰與私鑰。數(shù)據(jù)庫的存取控制列表（ ACL）將存取分為七個等級，從高到低依次為：管理者、設(shè)計者、編輯者、作者、讀者、存放者、不能存取者；另外還有八個存取權(quán)限：創(chuàng)建文檔、刪除文檔、創(chuàng)建個人代理、創(chuàng)建個人文件夾 /試圖、 創(chuàng)建共享文件夾 /試圖、創(chuàng)建 Lotus/JavaScript代理、讀取公用文檔、寫公用文檔。對進(jìn)入辦公室系統(tǒng)的人員要進(jìn)行身份驗證，不同的人員對數(shù)據(jù)的存取操作權(quán)限也有不同。 第二類：權(quán)限控制類 這一類角色是依據(jù)不同人員在系統(tǒng)中的不同操作權(quán)限定義的，共有以下三類 : (1)校級領(lǐng)導(dǎo) 各個部門的人事信息、行政事務(wù)信息等內(nèi)容一般只有部門中的人才能查看，但由于工作需要，校級的副領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)能查閱其分管部門的有關(guān)信息。 Technology 11 這一類角色主要在公共辦公模塊 中使用，目的是按不同人員在實(shí)際辦公中所承擔(dān)的不同任務(wù)進(jìn)行歸類，以保證公文的有序流轉(zhuǎn)。各功能模塊數(shù)據(jù)庫集中存放各部門的數(shù)據(jù)，作為系統(tǒng)的共享資源，也就放在服務(wù)器上。這樣，用戶就可以在一個文檔中同時訪問多個數(shù)據(jù)庫中的信息。 Technology 10 在整個辦公自動化中，數(shù)據(jù)庫設(shè)計的實(shí)現(xiàn) 有以下幾個關(guān)鍵技術(shù)點(diǎn)： ? 對公文等非結(jié)構(gòu)化信息的處理 公文內(nèi)容包括題頭、編號、主題、正文、簽字、蓋章等諸多內(nèi)容，這是一般面向結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫很難處理的。因此收文流程則主要是部門內(nèi)部之間的收文流程。 ? 整理信件。讀完信以后，您也許還想讓別人也能看到它，不需要重新再寫一封，您只需把原信轉(zhuǎn)發(fā)出去。任何時候您都可以迅速打開它，盡管有時您會在別的模塊中處理事務(wù)，也不必退出。 ? 檔案檢索 (對公共用戶開放 )：對已封卷的案卷列出目錄檢索，同時提供全文索引功能，公共用戶可按需要提出借閱申請，經(jīng)管理員批準(zhǔn)授權(quán)后，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上借閱。用戶可根據(jù)需要定期對已歸檔的文件進(jìn)行歷史數(shù)據(jù)清理。公文原文可以通過網(wǎng)絡(luò)接收和調(diào)人不同格式(如 MS Word、 LotusWordPro、 MS PowerPoint等 )的已存在的計算機(jī)文件內(nèi)容并支持掃描儀。 (4)人員分配。 我做的整個辦公自動化系統(tǒng)由五個主要模塊構(gòu)成，它們分別是：發(fā)文管理、收文管理、人員角色設(shè)置、權(quán)限設(shè)置、人員分配等組成。系統(tǒng)設(shè)計無論各級菜單還是程序本身表現(xiàn)，都通過domino/Notes 等技術(shù)實(shí)現(xiàn)了對 Inter(互聯(lián)網(wǎng) )和 Intra(內(nèi)部網(wǎng) )使用環(huán) 境的支持，用戶還可以利用瀏覽器方式來實(shí)現(xiàn)各模塊的功能。 秘密權(quán)限：可以訪問所有具有秘密已授權(quán)文檔。 設(shè)計者：除了修改 ACL(存取控制表 )，用戶活動或復(fù)制、刪除數(shù)據(jù)庫外，能夠執(zhí)行同管理員一樣的操作。 ? 數(shù)據(jù)互連 Domino強(qiáng)大的數(shù)據(jù)互連技術(shù)，能夠很方便地實(shí)現(xiàn)與部門其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成。使其能夠?qū)崿F(xiàn)各部門之間辦公信 息的收集與處理、流動與共享、實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理與決策化。 第三，相應(yīng)的法制法規(guī)要配套。管理人員可以對收文處理全過程進(jìn)行監(jiān)督、催辦、重定位，也可以隨時打印文件流程跟蹤表及其所有領(lǐng)導(dǎo)的批示意見。 NanJing University of Information Science amp。目前應(yīng)充分考慮到 Web的應(yīng)用，最大的發(fā)揮服務(wù)器的功能，因此采用三層結(jié)構(gòu)模式的邏輯設(shè)計，其中客戶端可為 Lotus Notes瀏覽器或 Web瀏覽器 (Browser)，中間層可為 Domino服務(wù)器或 服務(wù)器。以前高校辦公主要是人工起草文書、整理收發(fā)、再由他人打字復(fù)印等， 需要較多的時間和精力。 Technology 3 （ 2）信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化。 個人辦公管理：包括通訊錄、日程等。 １）高校辦公室自動化系統(tǒng)建設(shè)的重要意義 隨著 Inter／ Intra技術(shù)的不斷發(fā)展，近年來，全球正在進(jìn)入 — 個嶄新的網(wǎng)絡(luò)計算機(jī)時代。 利用 Lotus 。 引言 隨著計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，各行各業(yè)的信息化發(fā)展進(jìn)程不斷加快，在日常工作中，人們用計算機(jī)系統(tǒng)處理各種業(yè)務(wù)，收集信息及匯總信息。 主要 內(nèi)容包括：公文流轉(zhuǎn)，系統(tǒng)流程分析，系統(tǒng)的運(yùn)行環(huán)境及開發(fā)工具的選取，發(fā)文管理，收文管理，可行性研究，及運(yùn)行與調(diào)試等后期操作。隨著 Inter技術(shù)的迅速發(fā)展， Lotus進(jìn)一步將 Inter／ Intra／Extra的技術(shù)和應(yīng)用與群件技術(shù)進(jìn)行成功的集成。 1946年，隨著電子計算機(jī)的誕生，直到目前信息技術(shù)和通信技術(shù)的高速 發(fā)展，已經(jīng)使辦公室工作發(fā)生了作為首創(chuàng)者 己也不曾預(yù)料的巨大變化。 ２）高校辦公室自動化對系統(tǒng)模塊的要求 公文管理：包括公文的起草、提交、分辦、傳閱、簽批、會簽、下發(fā)等基本功能，初步實(shí)現(xiàn)公文處理的網(wǎng)絡(luò)化、自動化和無紙化。確切地說，辦公自動化綜合了辦公人員、機(jī)器、信息和資源之間的關(guān)系，具有以下 4個特點(diǎn)： （ 1）管理信息組織非線性化，信息儲存光盤化。隨著管理信息化、自動化程度的提高，現(xiàn)代管理系統(tǒng)的建立，管理設(shè)備也成套化、系列化。 高校辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)及其條件 １）高校辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計 (1) （ 1）網(wǎng)絡(luò)及硬件設(shè) 計。各單位可根據(jù)自己的實(shí)際情況選擇其中的一種。在整個過程中，可以隨時查看、打印流程跟蹤表，支持模糊查詢和全文索引。為了使辦公自動化系統(tǒng)正常運(yùn)行，除了系統(tǒng)本身設(shè)計的合理外，對使用人員也有相應(yīng)的要求。 總結(jié) 發(fā)展基于 LOTUS NOTES辦公自動化系統(tǒng)，必須建立以計算機(jī)系統(tǒng)為核心，以計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為支柱的辦公自動化處理環(huán)境。從而建立起本單位的 Intra，同時可以通過 Inter或直接撥號登錄方式，建立起本單位與外單位的聯(lián)系，形成本單位的 Extra。提供網(wǎng)絡(luò)防火墻隔離、數(shù)據(jù)庫訪問權(quán)限驗證、用戶 ID 識別、文件及郵件加密等多級或多重安全措施。 無存取權(quán)限：被分配該權(quán)限的用戶不可訪問數(shù)據(jù)庫，他們不能打開數(shù)據(jù)庫，這個級別無對應(yīng)的符號表示。 4）良好的可 擴(kuò)展性：不僅能支持目前的用戶數(shù)量，而且還能滿足將來不斷增長的需要；多媒體信息訪問能力，隨著系統(tǒng)的使用，用戶將來會要求郵件傳送系統(tǒng)支持更多的信息類型，如聲音、圖像、動畫以及 Inter等。 4)工作流程自動化：即實(shí)現(xiàn)某項的技術(shù)的無縫連接。是實(shí)現(xiàn)對本校各個機(jī)關(guān)部門之間人員角色的配置，屬于哪個部門，擔(dān)任什么職務(wù)等的設(shè)置。所有使用者的安全級別權(quán)限和 角色權(quán)限都可由 NanJing University of Information Science amp。 ? 批閱辦理 批閱人員 (領(lǐng)導(dǎo) )在收到待閱文件的郵件后，可依照流程中所設(shè)定的權(quán)限進(jìn)行相應(yīng)的處理，批閱通過后的文件自動按流程通過 Mail提醒方式轉(zhuǎn)交下一批閱人。 ? 歸檔登記：檔案管理員口對各部門自動送交的文件進(jìn)行最終歸檔處理，也可以對具體的檔案 (如：實(shí)物等 )進(jìn)行單獨(dú)的直接歸檔 處理。可連結(jié) Lotus mail和各種 E— mail。同時，您還可以把信寄給那些您的網(wǎng)絡(luò)之外的人。 要保存信件只須把它留在來信時放置它的收件箱文件夾中就行了，然而，這佯做有可能會使信件越來越多，以至于難以查找，所以最好的方法是將它們移到其他的文件夾中，文件夾的個數(shù)隨您定。 Technology 9 最后由秘書進(jìn)行文檔處理，處理工作流程如圖 2所示：根據(jù)最后確定的分發(fā)部門由相應(yīng)的部門秘書 (以部門名義分發(fā) )或四辦秘書 (由計算機(jī)系辦、外語系辦、數(shù)學(xué)系辦或物理系辦 )分 發(fā)。一般說來，先由應(yīng)用程序開發(fā)設(shè)計人員設(shè)計文檔 (包括設(shè)計域、表單、視圖、文件夾操作等 )，用戶則基于已有的設(shè)計創(chuàng)建文檔，并且按照定向的工作流程對文檔進(jìn)行處理。它們能方便用戶查詢數(shù)據(jù)庫中的文檔，在形似樹狀目錄結(jié)構(gòu)的視圖和 文件夾結(jié)構(gòu)中用戶可以根據(jù)自己的需要來選擇不同的視圖或文件夾，用不同的視角查詢和處理文檔。各種數(shù)據(jù)庫按照應(yīng)用情況不同存放的位置也不同。 人員角色的劃分 考慮到實(shí)例中面向使用的對象為所承擔(dān)的日常事務(wù)和任務(wù)不盡相同，為了規(guī)范系統(tǒng)設(shè)計以及規(guī)范系統(tǒng)使用人員的操作行為，保證數(shù)據(jù)的安全性和維護(hù)正常的工作秩序，系統(tǒng)借鑒大型數(shù)據(jù)庫中對數(shù)據(jù)庫管理中的角色概念，將使用人員按不同的角色進(jìn)行劃分。 (5)院主要領(lǐng)導(dǎo)、院副領(lǐng)導(dǎo)：這兩個角色主要考慮到實(shí)際學(xué)校機(jī)關(guān)辦公中各個領(lǐng)導(dǎo)分管的事物的不同，為了與實(shí)際工作相適應(yīng)而設(shè)定。 (3)系統(tǒng)管理員 系統(tǒng)管理員的身份最特殊，他除了維護(hù)整個系統(tǒng)的正常運(yùn) 轉(zhuǎn)外，在系統(tǒng)所提供的功能中也有一些特權(quán)。用戶與服務(wù)器之間通信之前，服務(wù)器先要驗證用戶身份，服務(wù)器與服務(wù)器之間相互通信前 NanJing University of Information Science amp。要隱藏的內(nèi)容在創(chuàng)建文檔時確定，隱藏與否可按實(shí)際條件設(shè)定?？梢詫⒍嗝襟w教學(xué)有機(jī)結(jié)合起來，所以這個系統(tǒng)的設(shè)計對高校辦 公是很有必要。在設(shè)計之前，首先對學(xué)院各個部門的發(fā)放征求意見表，了解日常各部門的公共事務(wù)，接著再與有關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行交流，勾勒出各部門間的公文流轉(zhuǎn)關(guān)系最后進(jìn)行數(shù)據(jù)庫的設(shè)計。當(dāng)收到一份公文時，先進(jìn)行收文登記，然后發(fā)送給公文擬辦人，在擬辦人指定批辦、承辦后，公文將自動發(fā)送到批辦、承辦人處，最后由專人將公文歸檔。 Technology 14 作為數(shù)據(jù)庫設(shè)計中一個最重要的基本元素表單，它實(shí)際上是信息的輸入的基本來源，換句話說它實(shí)際上是用戶輸入信息的直接界面，整個數(shù)據(jù)庫的組織也是首先通過表單生成數(shù)據(jù)庫中的各項文檔，再由對視圖選擇并呈現(xiàn)給用戶，最后或者通過設(shè)計的頁面、大綱、幀結(jié)構(gòu)集將設(shè)計好的視圖進(jìn)行組 織，從而將整個數(shù)據(jù)庫內(nèi)容顯示給用戶，因此從整個數(shù)據(jù)庫的設(shè)計過程來看，可以說表單設(shè)計的好壞直接關(guān)系到數(shù)據(jù)庫設(shè)計的好壞。 NanJing University of Information Science amp。 ? 文檔的操作按鈕應(yīng)該能夠根據(jù)不同的角色和文檔狀態(tài)進(jìn)行隱藏。 (1)共享視圖 (5) 共享視圖可供任何至少具有數(shù)據(jù)庫“讀者”存取級別的用戶使用。 (2)私有視圖 通過選擇“創(chuàng)建”“視圖”創(chuàng)建私有視圖，用戶可以按照自己的意愿組織文檔。 但是共享到個人的視圖依然帶來一個問題，當(dāng)用戶將它作為私有視圖保存后，這個用戶拷貝將不再繼承設(shè)計更改。因此，如果限制用戶通過 Notes UI訪問共享到個人的視圖，只需使用 Script程序訪問。在介紹這些操作之前，首選根據(jù)設(shè)計的發(fā)文流程和操作，介紹一下發(fā)文的工作流程，勾勒出發(fā)文管理的工作模式，這樣，在了解具體的操作實(shí)現(xiàn)之前對整個發(fā)文流程有一個總體和較為具體的印象。 Technology 21 (2)對于正文的輸入 即可以下拉在正文域內(nèi)輸入，也可以通過系統(tǒng)提供的按鈕“引入電子文檔”來引入已經(jīng)在 word 中輸入完畢的 word文檔，不過由于 lotus與 word系統(tǒng)間的接口問題，引入的 word文檔可能與 word中顯示的效果不太一樣，但一般的文字性的文檔基本上沒有什么問題，所以推薦用戶在 word 中輸入再引用到正文域中。其中選擇的原則最好是按部門的領(lǐng)導(dǎo)批示進(jìn)行相應(yīng)的操作。這也就是相應(yīng)此階段的公文處理的流程。 ２）辦公室主任 作為上述四個辦公室主任所能夠進(jìn)行的操作與部門領(lǐng)導(dǎo)一樣，同樣是批示返回、簽發(fā) (此時以各系辦公室名義簽發(fā) )、編輯、保存、退出幾項操作。 (2)分發(fā)給各部門 需要在要分發(fā)的部門的公文接收人中選擇，選擇完畢后，該電子文檔將以電子郵件的形式發(fā)送給所選擇的公文接收人。QCBM!=“物理系辦” )amp。將相應(yīng)的信息反映到域的修改中 Call (LastBaby， ) Call (Status， 審核人 ) Call (Creater， (LastBaby)) Call (QCR， MyName) Call (Mask， 審核中 ) 39。 點(diǎn)擊交主任操作后，系統(tǒng)將根據(jù)用戶所屬的部門信息，彈出對話框從人員分工中的人員視圖列出相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)。 (3) 交上級 \交計算機(jī)系辦 按鈕隱藏條件： ！ (status=“部門秘書” amp。將相應(yīng)的信息反映到域的修改中 NanJing University of Information Science amp。SH!=“ ” amp。 Technology 25 操作代碼與交部門領(lǐng)導(dǎo)操作代碼相似在此省略。(QCBM!=“計算機(jī)系辦” |QCBM!=“外語系辦” |QCBM!=“數(shù)學(xué)系辦” |QCBM!=“物理系辦” )amp。Mask!=“秘書轉(zhuǎn)發(fā)中” )) 即該按鈕在 (status)當(dāng)前角色為部門秘書，且 (QCBM)起草部門不是四系辦， (QF)簽發(fā)域值為空，以及(Mask)文檔狀態(tài)不是”秘書轉(zhuǎn)發(fā)中”時顯示。 NanJing University of