【正文】 號用 “ （一） ” 、 “ （二） ” 、 “ （三） ”?? 來表示； ? 結構層次的第三層，其層次編號可以用阿拉伯數(shù)字來表示； ? 結構層次的第四層，其層次編號可以用 “ （ 1） ” 、 “ （ 2） ” 、 “ （ 3） ”?? 來表示。在綜合校對的過程中，撰寫者首先要將自己定位于一個旁觀者，對自己的文章進行冷處理并反復審視幾次以發(fā)現(xiàn)和糾正存在的錯誤。 （五 ）詞語的使用規(guī)范 在商務文書寫作中，還應該特別注意詞語的使用規(guī)范。 ____________________________________________ ____________________________________________ ____________________________________________ 見參考答案 5－ 1 參考答案 5－ 1 返回 使用正確的是（ 2）和（ 3），使用錯誤的是（ 1）和（ 4）。 標點符號實際上分為點號和標號兩大類： ? 點號 點號包括 “ 句末點號 ” 和 “ 句內(nèi)點號 ” 兩種，句號、問號和嘆號 表示一種停頓和語氣的并且通常放在句子最后的稱之為 “ 句末點號 ” ；而逗號、頓號、分號和冒號表示句內(nèi)停頓的則稱之為 “ 句內(nèi)點號 ” 。 盡管有相關的工具書可以參考，但是在這里還是就幾個常見的、容易出錯的標點符號的問題進行以下的辨析： ? 反問句的標點符號 在反問句的末尾是用問號，還是感嘆號？對于這個問題很多人都有不同的意見，在這里我們認為兩種選擇都是可以的，只是適用問號和適用感嘆號的情形并不相同：在同樣一個反問句中，需要表現(xiàn)特別強調(diào)的語氣的時候就用感 嘆號，而當所表現(xiàn)的語氣一般強烈的時候則選擇使用問號。 ? 省略號的用法 省略號表示的是引文的省略、列舉的省略或者說話斷斷續(xù)續(xù)的狀態(tài)，需要特別注意的是，省略號不能與 “ 等 ” 以及 “ 等等 ” 這些詞語一起使用。這類商務文書主要包括以下七類： （一）通知 “ 通知 ” 是每個人從小就逐漸開始熟悉的一種商務文書，對于通知我們應該掌握以下的內(nèi)容： 通知是適用范圍最為廣泛的一種固定格式的商務文書，在日常的工作中，既有給下級發(fā)的通知，即所謂 “ 下行文 ” ；也有給上級發(fā)的通知，即所謂 “ 上行文 ” ；另外，給同屬于一個系統(tǒng)的，但不相關也不相隸屬的單位（即平級關系）也可以發(fā)通知，即所謂的 “ 平行文 ” 。 ? 指示性通知 所謂 “ 指示性通知 ” ，就是用于上級傳達給下級機關去予以辦理的通知。例如從 20xx年 1月 1日開始，我國開始實施新的會計準則；那么圍繞這個主題所下發(fā)的通知就應該將《新會計準則》作為一個附件與該通知同時下發(fā)。 作為正式的通知，應該注意以下的格式要求： ? 標題 通知的標題應該包括發(fā)文機關、事由以及文種等三塊內(nèi)容，例如 “ 國務院關于預防禽流感的通知 ” 。 ? 附件 正如前文所提到的，批準性的通知，例如有關 法律法規(guī)的通知、總經(jīng)理辦公室 關于新的財務報銷制度的通知等，應該將法律法規(guī)或者新的財務報銷制度作為附件與通知一同下發(fā)。 參加會議的人員，酒店負責提供車輛接送；每人隨身所攜帶的物品體積不得大于三平方米，不得重于兩斤；會后酒店會將會議人員送往大約 200里外的餐廳。在日常的工作中，絕大多數(shù)人都撰寫過報告，在西方無論是報告還是總結都可以統(tǒng)稱 為 “report ”；而在我國的 環(huán)境中，報告是特指是一種由下往上的、下級對上級匯報階段工作、反映問題、提出建議或者就某個問題進行答復的 “上行文 ”。 ? 答復報告 所謂 “ 答復報告 ” ，就是針對上級對自己的一個詢問所予 以的答復；這種報告具有被動行文的特征，要求實事求是、針對具體問題來進行回答。請示這種商務文書在政府機關、私營企業(yè)以及外企也是廣泛地被予以應用。 請示的格式基本與前兩種商務文書一樣，但在最后結尾的時候需要注意： ? 加上 “ 妥否，請批示 ” ； ? 加上 “ 以上如認為可行，請批準有關單位執(zhí)行 ” ； ? 在署名和時間部分必須要加蓋印章。這個廠的廣大干部和職工在 20xx年計劃產(chǎn)量增長了 30%，但全年計算尚虧損六萬元。 批復具有以下的特點： ? 指令性強 與主動發(fā)出的命令不同，批復是基于下級的請示而做出的被動的指示；因此，在做答復的過程中，實際上也就表明了上級機關的態(tài)度。 在寫作格式方面，除與前面提到的其它商務文書的一致要求以外，批復還有一些專有的要求： ? 在批復的正文中含有隱語，即是針對某一個請示而予以的批復；因此，正文中應該包括 “ 號文收悉 ” 或者 “ 某年某月某日關于 事項的請示收悉 ” ； ? 給出答復意見應該寫 “ 經(jīng)研究答復如下 ” 或者 “ 特此批復 ” ； ? 與請示一樣，批復也必須要有公章。 （六）邀請信 在撰寫邀請信的時候應該要注意以下的要點： ? 邀請信的標題在紙張正中間，其字體比正文要大； ? 邀請信中的稱呼格式為名稱、職稱以及冒號，需要特別注意的是，對博士、大使、外交官以及西方國家的貴族等人，一定要在稱呼中加上他們的頭銜； ? 當出現(xiàn)多個職稱、職位以及學術頭銜時，應把握最高稱謂原則； ? 邀請信的用紙應該特別正式。 ? 采用結果性的語言 合同當中要采用結果性的語言，例如 “ 完成方案設計 ” 與 “ 進行方案設計 ” 就是完全不同的含義，后者這種進行式的語言是難以對具體合同內(nèi)容進行描述的，會對后期合同的執(zhí)行造成很大的負面影響。例如 “ 北京賽特中心 ” 可以簡稱為 “ 賽特 ” ，但如果簡稱為 “ 中心 ” 就過于寬泛了。 ? 避免相近詞語的重復使用 在商務合同中，應該盡量避免 “ 出租人 ” 、 “ 承租人 ” 、 “ 留置人 ” 、 “ 留置權人 ” 、“ 抵押權人 ” 、 “ 抵押人 ” 、 “ 保證人 ” 、 “ 被保證人 ” 、 “ 許可人 ” 、 “ 被許可人 ” 等專業(yè)稱謂的重復使用，可以從一開始就界定清楚哪些屬于甲方，哪些屬于乙方，以避免麻煩。在撰寫合同時，撰寫者應對己方義務采用相對模糊和約束較松的詞語來予以界定，這樣實際上是為自己將來在合同的執(zhí)行中留有一定的余地。 ? 對術語進行準確地定義 例如，如果合同只是在中國大陸來予以執(zhí)行，那么在界定執(zhí)行范圍時，就應該清楚說明“ 此合同中的中國，是指中 國大陸地區(qū)，不包括臺灣、香港、澳門地區(qū) ” ，以避免事后產(chǎn)生爭執(zhí)。 ? 并列使用 “ 包括 ” 與 “ 但不限于 ” 例如 “ 未經(jīng)允許，與該講師相關的資料包括音像材料、磁帶以及錄音材料，但不限于這幾種都是不可以使用的 ” ，這種方式可以有效地保護合同中某一方的知識產(chǎn)權。 ? 確定合同雙方的簡稱 自一開始簽訂合同的時候就需要確定一個非常明確的合同雙方的簡稱。 第十二講 合同的 22個書寫原則 在分析了以上七種商務文書的特點和要求之后，基于商務合同的重要性，所以在課程的最后對商務合同的書寫原則進行一個專題分析。 會議紀要可以主要分為決定性的會議紀要和消息性的會議紀要，其作用在于： ? 傳達會議精神； ? 記錄議定的事項，即歸納、提煉和整理會議中的決議些內(nèi)容。 ? 態(tài)度鮮明 批復一定是態(tài)度鮮明的，不是同意就是不同意，不可能出現(xiàn)模棱兩可的情況。 河縣稅務局 （公章） 二 ○○ 三年一月三日 ____________________________________________ ____________________________________________ ____________________________________________ 見參考答案 6－ 1 參考答案 6－ 1 返回 該請示存在問題的地方主要有： （ 1）內(nèi)容模糊不清，應該表明一個明確的建議和意見，然后提請上級 “妥否，請批示 ”； （ 2）在內(nèi)容中顛倒了前后的說明順序； （ 3）數(shù)字適用不規(guī)范。 現(xiàn)將該面粉廠關于免征 20xx年國家稅金的請 示轉發(fā)給市局。 ? 一事一請 即一個事情做一個請示，不要把不同的請示內(nèi)容放在同一個請示文書之中；否則，上級領導一方面容易遺漏其中的某一項內(nèi)容，另一方面也難以做部分的批準。 報告的寫作格式基本與通知一樣，但以下幾點需要特別注意： ? 報告的名稱同樣可以包含三個部分，但其中的發(fā)文機關可以省略； ? 報告的開頭應該首先寫 “ 關于 事情現(xiàn)做如下報告 ” ； ? 報告的內(nèi)容中有一些套話必須的，例如在報告的結尾應該說 “ 以上報告請審閱 ” 或者 “ 報告如無不妥，請批轉執(zhí)行 ” 等與開頭相互呼應。 依據(jù)具體內(nèi)容，報告可以分為以下四種類型： ? 工作報告 即下級對上級進行的匯報。 20xx年 12月 16日 ____________________________________________ ____________________________________________ ____________________________________________ 見參考答案 5－ 2 參考答案 5－ 2 返回 該通知存在問題的地方主要有： （ 1）通知名稱錯誤； （ 2）主送單位或對象與正文中的不一致； （ 3）正文中缺少具體的會議時間和行程安排； （ 4）計量單位不符合規(guī)范； （ 5）落款缺少發(fā)文單位名稱并且日期數(shù)字不規(guī)范； （ 6）缺少對具體出發(fā)以及報道地點的說明。會議為期三天，主要匯報各部門全年工作的完成情況并研究明年工作計劃。 ? 正文 通知的正文主要由撰寫通知的理由、事情的經(jīng)過以及具體的要求等內(nèi)容構成。例如關于上級單位中任免與聘用的通知。 ? 發(fā)布性通知 所謂的 “ 發(fā)布性通知 ” ，主要用于某 種規(guī)章制度的發(fā)布。通知的適用性也是相當廣泛的 ，企業(yè)單位、事業(yè)單位、黨政機關，甚至學校都可以發(fā)通知。 ? 標號中的引號、括號和書名號，前半個不能放在一行文字的末尾，而后半個則不能放在一行的開頭； ? 標號中的省略號和破折號，不可以一半在前一行文字中同時另一半在后一行文字中； ? 引文結尾處的句號和引號，如果引用語是作為一個獨立整體存在，則句號在先；反之，則句號在后。例如，準發(fā) 省 廳 “ 關于人文韓大招生問題的通知 ” ； ② 特定稱謂用引號，例如 “ 渤海二號 ” 鉆井平臺， “ 神舟六號 ” 等； ③ 縮略語可以用引號，例如 “ 農(nóng)轉非 ” （即農(nóng)業(yè)戶口轉非農(nóng)業(yè)戶口的縮寫） ④ 需要著重的論述對象用引號予以標識，例如有物就是要有內(nèi)容，有序就是要有條理，那么加上引號變?yōu)?“ 有物 ” 和 “ 有序 ” 之后，就是表明作者在分別的句子當中分別強調(diào)說明有物和 有序。 喬丹； ⑧ 書名號；又可分為單書名號和雙書名號； ⑨ 專名號，即畫于特點文學作品下邊 的橫線。 首先，我們來看一下在以下的范例中標點符號的使用是否存在錯誤： ? “ 嚴禁中外記者利用采訪進行挑唆，煽動性宣傳報道 ” ； ? “ 一、二十字，二、三十年代，七、八十歲 ” ； ? “ 經(jīng)營項目有餛鈍、餃子、面條 ?? 等等 ” ； ? “ 通過這件事我們深刻體會到：依靠群眾、堅持調(diào)查研究的重要性 ” 。 ? 表示列舉未盡且后面再無其他詞語的時候， “ 等 ” 和 “ 等等 ” 都可以使用，而當后面有其他詞語的時候則只能用 “ 等 ” ； ? 無論是 “ 等 ” 還是 “ 等等 ” ，其前面所列舉的名詞或詞組一般都不得少于兩項，但其中有一個特例，即當前面這個詞是一個專有名詞或者人名時，可以只列舉一個后面用“ 等 ” 概括； ? 表示列舉未盡且細指人的名詞和專有名詞的時候，一般只能用 “ 等 ” ； ? “ 等 ” 與其前面所列舉的名詞或詞組之間不能 出現(xiàn)停頓，而 “ 等等 ” 與前面的詞語之間則可以用逗號隔開。在綜合校對的過程中，撰寫者還應該扮演一個朗讀者，反復地朗讀自己的文章并隨時進行修改和完善。 第九講 如何使文章更加規(guī)范（下） （三）計量單位的使用規(guī)范 在國家標準規(guī)范中對于計量單位也是有明確要求的，詳見表 3－ 1所示： 表 5－ 1 計量單位的使用規(guī)范示例表 正確使用 錯誤使用 長度單位 公里、千米、米、分米、厘米 公分、尺 功率單位 千瓦、瓦 馬力 質(zhì)量重量單位 千克、公斤、噸、克、毫克 斤、兩 熱能單位 焦耳 千卡 體積單位 升、毫升 公升、立升 土地面積單位 公頃、平方米 畝、平方丈 （四）綜合校對的注意事項 在前文的內(nèi)容中曾經(jīng)提到，完成商務文書寫作第六個步驟之后，還應該有綜合校對的過程。 場合 漢字與阿拉伯數(shù)字的使用場合是在商務文書寫作過程中需要注意的另一個問題，需要予以