【正文】 的內(nèi)容和成分，是查找利用檔案最基本的檢索工具，也是編制其他檢索工具的基礎(chǔ)；三是檔案登記的基本形式，也是統(tǒng)計(jì)和檢查檔案的重要依據(jù)。 檔案整理：整理工作方案、分類方案、案卷目錄說明、整理工作小結(jié)等。 檔案利用：全宗指南（介紹）、開放利用和控制使用范圍說明，檔案匯編和公布出版情況及報(bào)批文件、檔案產(chǎn)生社會(huì)效益或經(jīng)濟(jì)效益的典型事例等。 （2）磁帶要平放。 （3）區(qū)分重要檔案和一般檔案。,?,《規(guī)范》對(duì)鑒定工作提出六條要求： （1）企業(yè)應(yīng)成立鑒定組織； （2）根據(jù)文件內(nèi)容價(jià)值確定企業(yè)檔案的保管期限； （3）對(duì)企業(yè)檔案保管期限的劃分； （4）對(duì)永久檔案的界定； （5）對(duì)定期檔案的界定； （6）對(duì)到期檔案的鑒定。 （4）科技檔案形成的時(shí)間（時(shí)間因素、典型因素）。 （2）國(guó)有企業(yè)檔案保管期限表應(yīng)當(dāng)經(jīng)過批準(zhǔn)，報(bào)有關(guān)部門備案。,?,（八）檔案統(tǒng)計(jì)工作 三個(gè)要求： （1）及時(shí)、準(zhǔn)確地填報(bào)本企業(yè)檔案工作年報(bào)及有關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表； （2）要建立檔案工作統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬； （3）要保持統(tǒng)計(jì)工作的連續(xù)性。 （3）檢索功能要適合庫藏特點(diǎn)和特定的利用需要。 （3）商標(biāo)權(quán)保護(hù)的要求。 （3）利潤(rùn)中心階段。,?,三、 企業(yè)檔案信息化建設(shè) 檔案信息化的目標(biāo)與原則； 電子文件歸檔要求； 檔案數(shù)字化要求； 電子檔案的保管； 檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)； 檔案管理軟件要求,?,（一）檔案信息化目標(biāo)與原則 企業(yè)檔案信息化應(yīng)以促進(jìn)、完善企業(yè)信息化和提升檔案管理現(xiàn)代化水平為總目標(biāo)。,?,（二）電子文件的歸檔要求 電子文件歸檔要求及功能應(yīng)嵌入文件生成系統(tǒng)。,?,企業(yè)各信息系統(tǒng)所形成的電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息，以及生成非通用電子文件格式的軟件等應(yīng)與電子文件一并歸檔。 《電子文件歸檔與管理規(guī)范》規(guī)定：文字型電子文件以XML、RTF、TXT為通用格式；掃描型電子文件以JPEG、TIFF為通用格式；視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI為通用格式；音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式。 按照《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》第一部分：電子文件歸檔與檔案管理和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的規(guī)定，對(duì)電子文件的歸檔、整理、和鑒定的要求是： （1）歸檔要求 1）文件形成部門或信息管理部門應(yīng)定期把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲(chǔ)到符合保管期限要求的脫機(jī)載體上。 4）文件形成部門應(yīng)負(fù)責(zé)確保歸檔電子文件具備真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性。,?,2）產(chǎn)品研制或工程設(shè)計(jì)過程中形成的電子文件應(yīng)以產(chǎn)品型號(hào)、研究課題或建設(shè)項(xiàng)目為單元按電子文件類別分別保管。 文本文件按文件及表格文件、軟件說明等屬類進(jìn)行整理。,?,4）電子文件經(jīng)整理后，按項(xiàng)目填寫“電子檔案登記表”，一式兩份。 6）對(duì)歸檔電子文件進(jìn)行著錄。如果文件形成單位采用了某些技術(shù)方法保證電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性，則應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給接收單位。 紙質(zhì)檔案數(shù)字化基本要求： （1）基本原則。,?,（3）基本環(huán)節(jié)。 2009年11月國(guó)家檔案局發(fā)布《縮微膠片檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T 43—2009）， （P101103）,?,照片檔案和聲像檔案數(shù)字化文件格式見DA/T 32的附錄B。 聲像檔案中，音頻文件推薦數(shù)據(jù)格式為：MPWAV；可參考的數(shù)據(jù)格式為：WMA、AU格式、RAM/RM、MIDI/MODs。,?,（四）電子檔案的保管 電子檔案應(yīng)參照紙質(zhì)檔案分類方案進(jìn)行整理。 （2）單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓。,?,脫機(jī)存儲(chǔ)電子檔案的載體或裝具上應(yīng)貼有注明載體序號(hào)、電子檔案號(hào)、密級(jí)、保管期限、存入日期等內(nèi)容的標(biāo)簽，電子檔案載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫操作狀態(tài)。,?,（五）檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù) 企業(yè)應(yīng)建立館（室）藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫，并逐步實(shí)現(xiàn)檔案的全文檢索。 涉密檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與互聯(lián)網(wǎng)物理斷開，非涉密檔案管理系統(tǒng)可與互聯(lián)網(wǎng)邏輯隔離。 二是數(shù)據(jù)備份間隔時(shí)間不能太長(zhǎng)，至少應(yīng)該一天備份一次。 各信息系統(tǒng)應(yīng)有生成電子文件歸檔功能的模塊或接口。在《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》中，對(duì)各項(xiàng)基本功能的具體要求是： 整理編目模塊應(yīng)具備數(shù)據(jù)采集、類目設(shè)置、分類排序、數(shù)據(jù)校驗(yàn)、目錄生成、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、打印輸出等基本功能，并能根據(jù)用戶需要增設(shè)主題詞（或關(guān)鍵詞）及分類號(hào)的自動(dòng)標(biāo)引功能。 用戶權(quán)限管理應(yīng)包括系統(tǒng)各部分的操作權(quán)限管理和數(shù)據(jù)操作的權(quán)限管理。 檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與各信息系統(tǒng)之間銜接，并能接收和兼容各信息系統(tǒng)生成的電子文件。,?,系統(tǒng)安全保密監(jiān)控，必須能對(duì)系統(tǒng)中各種操作實(shí)現(xiàn)嚴(yán)格的監(jiān)控并加以記錄。 檢索查詢模塊應(yīng)具備對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行多種途徑檢索查詢的基本功能，并具備借閱管理等輔助功能。,?,（六）檔案管理系統(tǒng)軟件要求 檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備收集整編、數(shù)據(jù)管理、檢索瀏覽、借閱管理、統(tǒng)計(jì)匯總、權(quán)限設(shè)置、安全保密、系統(tǒng)維護(hù)等基本功能，并能輔助實(shí)體檔案管理及根據(jù)需求增擴(kuò)其他相應(yīng)功能。 三是在信息還原的時(shí)候，要可以還原具體的內(nèi)容。 檔案管理服務(wù)器應(yīng)采取可靠的備份、恢復(fù)措施。 對(duì)數(shù)字化檔案和各信息系統(tǒng)歸檔的電子文件，檔案部門應(yīng)根據(jù)設(shè)定的利用權(quán)限提供及時(shí)有效的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。 超過保管期限的電子檔案的鑒定和銷毀，按照紙質(zhì)檔案的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，其刪除和銷毀應(yīng)符合《電子文件歸檔與管理規(guī)范》有關(guān)規(guī)定。 （4）環(huán)境溫度選定1720℃，相對(duì)濕度選定35%45%。 電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)到脫機(jī)載體上。,?,視頻文件推薦數(shù)據(jù)格式為：MPEGMPEGAVI；可參考的數(shù)據(jù)格式為：QuickTime、RealVideo；存儲(chǔ)格式為:MPEG、AVI、SWVF。 DA/T 32 附錄B《公務(wù)電子郵件存儲(chǔ)格式》規(guī)定了文本文件、圖像照片、音頻、視頻、等各種類型數(shù)據(jù)保存的推薦數(shù)據(jù)格式、可參考的數(shù)據(jù)格式、存儲(chǔ)格式及傳輸格式。 （4）過程管理。 （2）數(shù)字化對(duì)象的確定原則。 我們認(rèn)為，選擇對(duì)傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化應(yīng)充分考慮以下因素： 一是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理需求 二是企業(yè)檔案信息資源狀況 三是企業(yè)檔案工作狀況 四是預(yù)期收益情況,文件,?,紙質(zhì)檔案數(shù)字化應(yīng)符合DA/T 31的要求，縮微膠片數(shù)字化應(yīng)符合DA/T 43的要求。,?,（3）電子文件的鑒定工作，應(yīng)包括對(duì)電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性的鑒定及確定密級(jí)、歸檔范圍和劃定保管期限。 編寫內(nèi)容： 項(xiàng)目名稱、任務(wù)來源、主要技術(shù)（指標(biāo)）要求、完成任務(wù)過程情況、歸檔材料完整性、完成單位、負(fù)責(zé)人、參加人、起止日期、密別、頁數(shù)據(jù)、歸檔號(hào)、形成單位負(fù)責(zé)人簽字、檔案接收單位負(fù)責(zé)人和接收人簽字、蓋章。 3）