【正文】 可以參照《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》DA/T28的要求； 會計文件的整理應該符合《會計檔案管理辦法》財會字[1998]32號文件的要求； 職工文件的整理應該符合《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》勞力字[１９９２]３３號文件的要求； 照片文件的整理應該符合《照片檔案管理規(guī)范》GB/T11821的要求； 錄音、錄像、軟磁盤等磁性載體文件的整理應該符合《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》DA/T15的要求； 電子文件的整理應該符合《電子文件歸檔與管理規(guī)范》GB/T18894和《公務電子郵件歸檔與管理規(guī)則》DA/T32的要求； 計算機輔助設計文件的整理應該符合《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB/T17678.1的要求。 兩方面的要求： 文件記錄載體和記錄方式的要求；要求文件形成時應根據(jù)文件的類型，特別是對那些重要的、需要永久保存的文件要使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式。,?,企業(yè)檔案在不同時段的管理職責分工： （1）文件形成部門要按照檔案管理的要求承擔文件形成階段的管理； （2）檔案人員主要承擔檔案室保存階段和檔案館保存階段的管理； （3）信息技術人員承擔電子環(huán)境中檔案的技術維護。 附錄A《企業(yè)文件歸檔基本范圍與保管期限參考表》，列出了產品生產型企業(yè)通常應歸檔的文件材料基本范圍和保管期限參照； 附錄B《表格式樣》是標準第2章《規(guī)范性引用文件》中所列出的引用文件中沒有涉及到的檔案管理業(yè)務應用表格。企業(yè)檔案業(yè)務工作 和信息化建設,?,依據(jù) DA/T 422009《企業(yè)檔案工作規(guī)范》 GB/T 118222008《科學技術檔案案卷構成的一般要求》 GB/T 17678.11999《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》第一部分:電子文件歸檔與檔案管理 GB/T 188942002《電子文件歸檔與管理規(guī)范》 DA/T222000《歸檔文件整理規(guī)則》 …………,?,一、關于《企業(yè)檔案工作規(guī)范》 （一）簡介： 《企業(yè)檔案工作規(guī)范》首次對社會這一大類單位——企業(yè)的檔案管理提出全面、系統(tǒng)性的管理要求：不僅是具體的檔案業(yè)務工作，而且包括檔案工作的政策法規(guī)環(huán)境要求，包括文件形成中的領導與員工責任、規(guī)章制度和組織建設的要求，包括對企業(yè)檔案信息化建設的基本管理要求。,?,二、企業(yè)檔案業(yè)務工作 （一）企業(yè)檔案工作與業(yè)務活動 這里有幾層意思需要說明一下： 完整的檔案管理包含三個階段： （1）文件（即未來的檔案）形成階段 （2）檔案室保存階段 （3）檔案館保存階段 在企業(yè)檔案管理中需要明確的概念： （1）企業(yè)文件形成及管理是企業(yè)科技和生產等管理部門本職工作的組成部分。 企業(yè)各層級對檔案工作的責任： （1）在企業(yè)的領導層 （2）在企業(yè)管理的中層 （3）在企業(yè)的基層 “四參加”：企業(yè)檔案部門或檔案人員應參加產品鑒定、科研課題成果審定、項目驗收、設備開箱驗收等活動，負責檢查應歸檔文件的完整、系統(tǒng)。 文件內容的要求。,?,（3）企業(yè)管理類文件的整理方式: 有兩種: 一種是以“卷”為單位進行整理。就是按照文件材料形成和 處理的基本單位進行整理。,?, 文件歸檔范圍 （1）歸檔范圍要包括從企業(yè)籌建、運營生產、產權發(fā)生變動、直至注銷，各個階段的文件都應在檔案中有所記錄和保存，要能夠真實記錄和準確反映企業(yè)的發(fā)展歷程； （2）歸檔文件的主要來源； （3）歸檔范圍要突出反映企業(yè)的特點和主要活動。 4）附錄A首次給出了企業(yè)檔案保管期限的建議。,?,文件歸檔時間 文件材料的歸檔時間主要有兩種：定期歸檔 隨時歸檔 定期歸檔是指按照有關規(guī)定，企業(yè)文件在形成處理完畢一段時 間之后再向檔案部門移交。,?,（1）經(jīng)營管理工作、生產技術管理工作 、行政管理工作、黨群工作中形成的文件一般應在辦理完畢后的第二年一季度歸檔。 （4）會議檔案應在會計年度終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。可實時或定時進行，權限移交檔案部門后，檔案部門要做如下幾件工作： 對照文件歸檔范圍對電子文件進行界定； 按照有關規(guī)定對查詢歸檔電子文件進行授權； 對接收的電子文件及時進行著錄標識； 對接收的電子檔案進行備份安全保護。 （7）更新、補充的文件，企業(yè)內部機構變動和干部職工調動、離崗時應清退的文件，企業(yè)資產下產權變動過程中形成的文件，其他活動中形成的文件等，應隨時歸檔。企業(yè)各職能部門、項目承辦部門在履行相關職責或完成某項工作的同時，應注意履行有關檔案工作職責。文件原件既具備依據(jù)憑證作用，也具備參考借鑒作用，而非原伯文件只具備參考借鑒作用。原則上，材料歸檔要求是一式一份，特殊情況下，可適當增加份數(shù)，以確保歸檔文件材料不因頻繁借用等原因而導致?lián)p毀。 (7)填寫《檔案交接登記表》。即企業(yè)根據(jù)國家有關政策和規(guī)定，對外單位 保存的有關檔案材料進行征集、購買或接收。 2）檔案部門接收時應認真核對，并檢查檔案質量。 2）應根據(jù)資產管理權限接收無法人資格的所屬單位檔案。,?,（五） 檔案整理工作 企業(yè)變動與全宗劃分的情況 對分類方案的要求 （1）企業(yè)檔案分類方案的結構：由編制說明、分類表、類別號三部分組成。,?,（3）企業(yè)檔案分類基本方法 1）按職能分類 2）按年度分類 3）按保管期限分類 4）按組織機構分類 5）按問題分類 6）按專業(yè)分類 7）按型號分類 8）按項目分類 9）按特征分類 10）按載體分類,?,類別號采用方法 類別號可采用阿拉伯數(shù)字、英文字母、拼音字母中的一種或兩種混合方法設定。 目前，企業(yè)檔案一級類目多采用其類目中有代表性的兩個漢字的大寫漢語拼音字母編寫，如黨群——DQ、行政——XZ、產品——CP等,?,檔案的排列 企業(yè)檔案的排列要盡量減少不必要的案卷排列空架或頻繁倒架的現(xiàn)象，同時也要滿足用戶按問題查詢利用檔案的客觀需要；企業(yè)檔案實體上架應按大類分別排列，不能交叉混排。 （2）科技類檔案的排列。 4）設備儀器類檔案按大類分項目或型號排列，項目或種類內可按立項審批、外購設備儀器開箱驗收（自制設備儀器的設計、制造、驗收）、設備儀器安裝調試、隨機文件材料、設備儀器運行、設備儀器維護等階段或工作程序排列。 企業(yè)管理類檔號基本結構： 全宗號——類別號——件號 企業(yè)科技類檔案基本結構： 全宗號——類別號——案卷號 設立互見號 應注明在案卷或檔案盒內備考表固定的位置紙質檔案應與對應的非紙質載體檔案設立互見號。 檔案目錄的作用：一是固定全宗內檔案的分類體系和檔案保管單位的排列順序，最后完成檔案整理工作 ；二是概括地介紹全宗內檔案