【正文】 件歸檔范圍 （1）歸檔范圍要包括從企業(yè)籌建、運營生產(chǎn)、產(chǎn)權發(fā)生變動、直至注銷，各個階段的文件都應在檔案中有所記錄和保存，要能夠真實記錄和準確反映企業(yè)的發(fā)展歷程； （2）歸檔文件的主要來源； （3）歸檔范圍要突出反映企業(yè)的特點和主要活動。 關于附錄A的說明： 1）附錄A給出的是資料性附錄。 2）附錄A不作為企業(yè)檔案的分類標準。 3）附錄A增強了可操作性。 4）附錄A首次給出了企業(yè)檔案保管期限的建議。,?,制訂歸檔范圍的基本方法： 1）掌握依據(jù)，調查研究 2）擬定初稿 3）廣泛征求意見 4）各立檔部門負責人審核 5）修改完善后報批 6）主管部門審批，發(fā)布執(zhí)行 7）納入相關制度,?,需要注意的問題： 1）在確定歸檔范圍時，對容易忽視或不易收全的文件材料應予以特別注意。 2）企業(yè)應根據(jù)新變化的需求對文件材料歸檔的范圍進行調整和完善。 3）在確定科技檔案的歸檔范圍時，也應注意體現(xiàn)“以人為本”的原則。,?,文件歸檔時間 文件材料的歸檔時間主要有兩種：定期歸檔 隨時歸檔 定期歸檔是指按照有關規(guī)定，企業(yè)文件在形成處理完畢一段時 間之后再向檔案部門移交。按年度歸檔、按項目結束時間歸檔或按 工作階段歸檔等方式都屬于定期歸檔，這是企業(yè)文件材料歸檔的典 型形式，管理類文件、科技類文件、會計類文件等材料的收集歸檔 適用此種方式。 隨時歸檔是指在企業(yè)文件形成是就將其歸檔，或形成處理完 畢后立即歸檔。臨時歸檔、即時歸檔等方式都屬于隨時歸檔，這是 收集企業(yè)文件材料的補充形式，也是確保企業(yè)文件材料完整、準確、 系統(tǒng)的有效方式，產(chǎn)品更新、項目改擴建、設備開箱等材料的收集 歸檔適用此種方式。,?,（1）經(jīng)營管理工作、生產(chǎn)技術管理工作 、行政管理工作、黨群工作中形成的文件一般應在辦理完畢后的第二年一季度歸檔。對于一些特殊的文件材料，可以針對具體情況適當放寬歸檔時間。 （2）科研、項目建設文件應在其項目鑒定、竣工驗收前歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔；產(chǎn)品生產(chǎn)及服務業(yè)務應定期或按階段歸檔。 （3）產(chǎn)權產(chǎn)籍、質量認證、資質信用、合同協(xié)議、知識產(chǎn)權等文件應隨時歸檔；外購設備儀器或引進項目的文件應在開箱驗收或接收后即時登記歸檔。 （4）會議檔案應在會計年度終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。,?,（5）電子文件邏輯歸檔應定時進行，物理歸檔應與相應門類或內容的其他載體歸檔時間一致。完整的電子文件包括內容信息，背景信息和元數(shù)據(jù)。 邏輯歸檔指在計算機網(wǎng)絡上進行，不改變原存儲方式和位置而實現(xiàn)的將電子文件的管理權限向檔案部門移交的過程?？蓪崟r或定時進行，權限移交檔案部門后，檔案部門要做如下幾件工作： 對照文件歸檔范圍對電子文件進行界定； 按照有關規(guī)定對查詢歸檔電子文件進行授權； 對接收的電子文件及時進行著錄標識； 對接收的電子檔案進行備份安全保護。 物理歸檔指把電子文件集中下載到可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。物理歸檔應按照有關紙質文件的規(guī)定定期完成。,?,（6）其他載體形式的文件應在工作結束后及時歸檔，或與相應內容的紙質載體歸檔時間一致。 （7）更新、補充的文件，企業(yè)內部機構變動和干部職工調動、離崗時應清退的文件，企業(yè)資產(chǎn)下產(chǎn)權變動過程中形成的文件，其他活動中形成的文件等，應隨時歸檔。產(chǎn)品更新?lián)Q代、項目改建擴建、設備使用過程中都將形成新的文件材料，應隨時歸檔，且應歸入原項目文件材料中，以保持項目文件材料的準確性和成套性。企業(yè)內部機構變動和干部職工調動、離崗時應清退的文件，只有按規(guī)定向檔案部門移交之后，人事等相關部門方能為其辦理相關手續(xù)。,?,文件歸檔要求 七個方面的要求： (1)應實行部門立卷。企業(yè)各職能部門、項目承辦部門在履行相關職責或完成某項工作的同時，應注意履行有關檔案工作職責。 (2)歸檔文件的質量。歸檔的文件應完整、準確、系統(tǒng)，其制作和書寫材料應當有益于長久保存 (3)歸檔應為原件。檔案有兩個基本作用，即依據(jù)憑證作用和參考借鑒作用。文件原件既具備依據(jù)憑證作用，也具備參考借鑒作用，而非原伯文件只具備參考借鑒作用。 (4)非紙質文件和外文材料一并歸檔。為便于保管和利用，音像、電子等載體形態(tài)的文件應與其文字說明一并歸檔；外文或少數(shù)民族文字材料若有譯文的，應一并歸檔，無譯文的材料至少應譯出標題和目錄后歸檔。,?,(5)歸檔文件的份數(shù)。原則上，材料歸檔要求是一式一份，特殊情況下，可適當增加份數(shù)，以確保歸檔文件材料不因頻繁借用等原因而導致?lián)p毀。 (6)合作項目文件。當兩個以上單位合作完成某個項目或活動時，文件材料的形成單位并不是唯一的，相關單位應以合同、協(xié)議等形式約定文件歸檔要求。主辦單位一般應保存全套文件，協(xié)辦單位保存與所承擔任務相關的正本文件。 (7)填寫《檔案交接登記表》。交接雙方根據(jù)《檔案交接登記表》進行清點，核對無誤后，在《檔案交接登記表》上簽字，交接雙方各保留一份。,?,（四）檔案收集工作 收集工作有兩種形式： 一是對內收集。即按企業(yè)歸檔制度的要求接收企業(yè)內各部門 形成的文件材料； 二是對外收集。即企業(yè)根據(jù)國家有關政策和規(guī)定，對外單位 保存的有關檔案材料進行征集、購買或接收。 兩個要求： （1）認真做好文件歸檔的交接工作。企業(yè)文件歸檔的交接工 作是保證企業(yè)檔案質量的重要關口，只有完整、準確、系統(tǒng)的科 技檔案才能充分發(fā)揮其應有的作用，因此在文件歸檔的交接工作 中必須嚴把質量關。 1）文件形成部門應按期將《檔案交接登記表》隨同已整理的文件向檔案部門移交。 2）檔案部門接收時應認真核對，并檢查檔案質量。雙方在《檔案交接登記表》簽字后各保留一份。,?,（2）企業(yè)對外應接收的檔案與資料的范圍。 1）企業(yè)衣接收所屬單位因產(chǎn)權變動后屬本企業(yè)所有的檔案。 2）應根據(jù)資產(chǎn)管理權限接收無法人資格的所屬單位檔案。 3）可根據(jù)需要懼宣傳報導本單位的新聞資料。 4）可根據(jù)研發(fā)和市場競爭的需要收集與企業(yè)經(jīng)營范圍相關的資料。 5）可根據(jù)需要向社會、離退休人員征集檔案、資料。,?,（五） 檔案整理工作 企業(yè)變動與全宗劃分的情況 對分類方案的要求 （1）企業(yè)檔案分類方案的結構：由編制說明、分類表、類別號三部分組成。 （2）編制企業(yè)檔案分類方案的要求 1）要保證企業(yè)檔案分類方案類目體系的嚴整性。 2）要體現(xiàn)企業(yè)檔案分類方案類目體系的可包容性。 3）要保持企業(yè)檔案分類方案的相對穩(wěn)定性。,?,（3）企業(yè)檔案分類基本方法 1）按職能分類 2）按年度分類 3）按保管期限分類 4）按組織機構分類 5）按問題分類 6）按專業(yè)分類 7）按型號分類 8）按項目分類 9）