【正文】 售計劃。 （二）機(jī)密是重要的公司秘密，泄露會使公司的權(quán)益和利益遭受嚴(yán)重的損害。 （三）第七條的第（三） （八）項為秘密級。 （二）各部門負(fù)責(zé)人是本部門保密工作的主要負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)管理本部門文件、資料和物品的保密、保管和使用，并指定專人具 體負(fù)責(zé)秘密級以上文件資料的管理。重要資料的傳閱范圍必須經(jīng)總 經(jīng)理批示。嚴(yán)禁各部門或個人向廢品站出售內(nèi)部保密級文件、資料等，嚴(yán)禁將內(nèi)部文件、刊物、資料等擅自轉(zhuǎn)送他人。 （九）公司或各部門對外宣傳、交往和合作中需要提供的公司保密級資料，事先需經(jīng)總經(jīng)理審批。 第四章 泄密處罰 第十五 條 泄密是指下列行為之一 （一）使公司秘密被不應(yīng)知悉者知悉的； （二）使公司秘密超出了限定的接觸范圍，而不能證明被不應(yīng)知悉者知悉的。 故意或過失泄露公司秘密，造成嚴(yán)重后果或重大經(jīng)濟(jì)損失的； 違反本保密細(xì)則，為他人竊取、刺探、收買或違章 37 提供公司秘密的； 利用職 權(quán)強(qiáng)制他人違反保密規(guī)定的。 第二條 本制度適用于公司及 各部門 的檔案管理工作。 第二章 工作體制及職責(zé) 第五條 檔案管理工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理的原則，辦公室是公司檔案管理主管部門，下設(shè)專職檔案管理人員負(fù)責(zé)，各部門設(shè)立兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)本部門文件資料的收集、整理和歸檔工作，從而形成 公司檔案管理工作網(wǎng)。 第三章 檔案的形成與歸檔 第八條 檔案的形成是隨著公司項目研發(fā)策劃、開發(fā)建設(shè)以及經(jīng)營活動的進(jìn)程自然形成的。（長期） （ 16）部門自定職責(zé)、管理規(guī)定、表單等；（長期） （ 17）檔案、圖書移交清單、銷毀清單等；（永久或長期） （ 18）各部門報送的計劃、總結(jié)材料等。（長期） 辦公室 — 項目手續(xù)辦理資料 （ 1） 開發(fā)建設(shè)項目的勘察報告、定驗線資料、測量成果表等勘察資料；（永久） （ 2）有關(guān)行政主管部門 (規(guī)劃、人防、環(huán)保、消防、交通、園林、文物、供電、市政、通訊等 )的批準(zhǔn)文件或取得的有關(guān)協(xié)議及圖紙；（永久） （ 3）工程項目施工圖及配套審查文件（人防審查、節(jié)能審查等包括電子檔案）；（永久） （ 4）工程項目環(huán)保、消防、電梯、人防、防雷接地、空氣檢測、節(jié)能等綜合驗收資料；（永久） （ 5）工程項目的沉降觀測報告、地基、樁、基礎(chǔ)等檢測報告。（長期） 物業(yè) 部（公司） 47 （ 1）股東會會議資料（包括股東會會議紀(jì)要、決議等）；（長期） （ 2）前期物業(yè)管理合同；（長期） （ 3）有關(guān)物業(yè)管理規(guī)定、收費標(biāo)準(zhǔn)等方面的文件資料；（長期） （ 4）項 目交房時的《住宅使用說明書》及《商品住宅質(zhì)量保證書》。禁止用紅色、純藍(lán)色墨水、圓珠筆或鉛筆、復(fù)寫紙等。 （四）屬于各部門歸檔范圍的文件材料，按業(yè)務(wù)范圍，由相 關(guān)人員（兼職檔案員）負(fù)責(zé)收集、整理歸檔。 會計檔案：由財務(wù)部門按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，在財務(wù)部保管一年后編制移交清單，移交檔案室。 （ 3）各部門在工程項 目立項審批及管理過程中所形成的文件資料，由承辦人負(fù)責(zé)隨辦隨歸，最遲不得超過一個星期。以電子介質(zhì)存放的各類檔案，包括 A 盤、光盤、 U 盤、閃盤、移動硬盤等存儲器存儲的資料 ，次年三月底前整理完后移交檔案室。 第十三條 檔案的整理是將歸檔文件進(jìn)行分類、裝訂、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的管理過程。 會計檔案按年度結(jié)合類別進(jìn)行分類整理。 人事檔案按姓名進(jìn)行分類整理。永久代號為 Y，長期代號為 C，短期代號為 D。包括立項審批、征地文件資料、勘察、招投標(biāo)、合同等文件材料。 檔號示意： — 2020—— 4… 案卷順序號 年度 類別號 (憑證類 ) 二級類 (公司或項目 ) 一級類 （三）工程檔 案 工程檔案按工程項目進(jìn)行分類，工程項目號 —— 子 64 項目代號 —— 工程階段號 —— 子項目案卷流水號。 第十五條 檔案的編號：各 類檔案 按檔案分類方案進(jìn)行 62 編號。 聲像檔案按載體形式不同分類整理。 （二）檔案分類：公司檔案分為文書檔案、會計檔案、工程檔案、聲像檔案、實物檔案、人事檔案、銷售合同檔案共七大類。 61 第四章 檔案的整理 第十二條 公司在各項工作中形成的全部檔案為公司檔案全宗，檔案室對全部檔案進(jìn)行管理。歸檔時要整理裝訂成冊 ,編寫移交目錄，交檔案室。 （ 2） 工程管理部 形成的工程項目文件檔案或電子文檔，工程竣工驗收后，電子文檔要整理分類，編制移交清冊，移交檔案室。檔案的歸檔率、準(zhǔn)確率，完整率達(dá)到 100%。 （二）公司人員外出學(xué)習(xí)、考察和參加各種會議活動 收集 來的不同載體的文件材料在學(xué)習(xí)結(jié)束后要及時歸檔。 G、隱蔽工程檢查記錄 ①基礎(chǔ)和主體結(jié)構(gòu)鋼筋工程；（長期） ②鋼結(jié)構(gòu)工程；（長期） ③防水工程；（長期） ④高程控制；（長期） 54 H、施工記錄 ①工程定位測量檢查記錄；（永久） ②預(yù)檢工程檢查記錄；（短期） ③冬施混凝土攪拌測溫記錄及冬施混凝土養(yǎng)護(hù)測溫記錄；（短期） ④煙道、垃圾道檢查記錄；（短期） ⑤沉降觀測記錄；（長期） ⑥現(xiàn)場施工預(yù)應(yīng)力記錄；（長期） ⑦結(jié)構(gòu)吊裝記錄；（長期） ⑧工程竣工測量記錄；（長期） ⑨新型建筑材料；（長期） ⑩施工新技術(shù)；（長期） I、工程質(zhì)量事故處理記錄；（永久） J、工程 質(zhì)量檢驗記錄 ①檢驗批質(zhì)量驗收記錄；（長期） ②分項工程質(zhì)量驗收記錄；（長期） ③基礎(chǔ)、主體工程驗收記錄；（永久） ④幕墻工程驗收記錄；（永久） ⑤分部（子分部）工程質(zhì)量驗收記錄；（永久） （ 2）電氣、給排水、消防、采暖、通風(fēng)、空調(diào)、燃?xì)狻⒔ㄖ悄芑?、電梯工? A、一般施工記錄 55 ①施工組織設(shè)計；（長期） ②技術(shù)交底；（短期） ③施工日志；（短期） B、圖紙變更記錄 ①圖紙會審；（永久） ②設(shè)計變更；（永久） ③工程洽商；（永久） C、設(shè)備、產(chǎn)品檢查、安裝記錄 ①設(shè)備、產(chǎn)品合格證、質(zhì)量保證書；（長期） ②設(shè)備 裝箱單、商檢證明和說明書、開箱報告；（長期） ③設(shè)備安裝記錄；（長期） ④設(shè)備試運行記錄；（長期） ⑤設(shè)備明細(xì)表；（長期） D、預(yù)檢記錄 E、隱蔽工程檢查記錄；（長期） F、施工試驗記錄 ①電氣接地電阻、絕緣電阻、綜合布線、有限電視末端等測試記錄；（長期） ②樓宇自控、監(jiān)視、視聽、電話等系統(tǒng)調(diào)試記錄；（長期） ③ 變配電設(shè)備安裝、檢查、通電、滿負(fù)荷測試記錄；（長期） ④給排水、消防、采暖、通風(fēng)、空調(diào)、燃?xì)獾裙艿缽?qiáng)度、嚴(yán)密性、灌水、通水、吹洗、漏風(fēng)、試壓、通球、閥門等試 56 驗記錄；（長期） ⑤電氣照明、動力、給排水 、消防、采暖、通風(fēng)、空調(diào)、燃?xì)獾认到y(tǒng)調(diào)試、試運行記錄；（長期） ⑥電梯接地電阻、絕緣電阻測試記錄；空載、半載、滿載、超載試運行記錄；平衡、運速、噪聲調(diào)整試驗報告；（長期） G、質(zhì)量事故處理記錄；（永久） H、工程質(zhì)量檢驗記錄 ①檢驗批質(zhì)量驗收記錄；（長期） ②分項工程質(zhì)量驗收記錄；（長期） ③分部（子分部）工程質(zhì)量驗收記錄；（永久） （ 3）室外工程 A、室外安裝（給水、雨水、污水、熱力、燃?xì)?、電訊、電力、照明、電視、消防等）施工文件；（長期） B、室外建筑環(huán)境（建筑小品、水景、道路園林綠化等）施工文件；（長 期） 竣工圖 （ 1）綜合竣工圖 A、綜合圖 ①總平面布置圖（包括建筑、建筑小品、水景、照明、道路、綠化等）；（永久） ②豎向布置圖；（永久） 57 ③室外給水、排水、熱力、燃?xì)獾裙芫W(wǎng)綜合圖；（永久） ④電氣（包括電力、電視系統(tǒng)等）綜合圖；（永久） ⑤設(shè)計總說明書；（永久） B、室外專業(yè)圖 ①室外給水；（永久） ②室外雨水及污水；（永久） ③室外熱力；（永久） ④室外燃?xì)?；（永久? ⑤室外電訊及電力；（永久） ⑥室外建筑小品；（永久） ⑦室外電視；（永久） ⑧室外消防；（永久） ⑨室外照明；（永久） ⑩室外水景 、道路及綠化；（永久） （ 2）專業(yè)竣工圖 A、建筑竣工圖；（永久） B、結(jié)構(gòu)竣工圖；（永久） C、裝飾裝修工程竣工圖 D、給排水工程（消防工程）竣工圖；（永久） E、電氣工程（智能化工程）竣工圖；（永久） F、采暖通風(fēng)空調(diào)工程竣工圖；（永久） G、燃?xì)夤こ炭⒐D；（永久） 58 竣工驗收文件 （ 1）工程竣工總結(jié) A、工程概況表；（永久） B、工程竣工總結(jié)；（永久） （ 2）竣工驗收記錄 A、單位（子單位）工程質(zhì)量驗收記錄；（永久） B、竣工驗收證明書；（永久） C、竣工驗收備案表（包括各項專項驗收備案文件）；（ 永久） D、工程質(zhì)量保修書；（永久） （ 3）財務(wù)文件 A、決算文件；（永久） B、交付使用財產(chǎn)總表 。（永久） 成本 預(yù)算部 — 工程預(yù)算資料 （ 1）工程審計報告；（永久） （ 2） 工程結(jié)算資料；（永久） （ 3）公司在生產(chǎn)經(jīng)營工作中形成的所有合同；（長期或短期） （ 4）公司在生產(chǎn)經(jīng)營工作中形成的所有招（議）標(biāo)資料；（長期） （ 5）工程款撥付相關(guān)資料；（長期） 成本預(yù)算部 — 物資采購資料 （ 1）材料、設(shè)備供應(yīng)相關(guān)資料； （短期） （ 2）選用材料、設(shè)備的產(chǎn)品性能的介紹和使用說明等；（長期） （ 3）公司在生產(chǎn)經(jīng)營工作中形成的所有招（議）標(biāo)資 46 料等。（ 2 年） 財務(wù)部 （ 1）公司會計原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等相關(guān) 43 憑證；（ 15年） （ 2）公司會計總賬、明細(xì)賬、日記賬、輔助賬等相關(guān)賬簿；（ 25年或 15 年） （ 3）公司財務(wù)月、季報表及年度決算報告、審計報告、財務(wù)分析報告等；（永久或 5 年） （ 4）公司納稅申請，包括國稅、地稅月度、季度、年度納稅申報表等；（ 25 年） （ 5）公司年度財務(wù)預(yù)算；（長期） （ 6）公司固定資產(chǎn)管理、評估報告及說明等資料；（永久） （ 7）公司稅務(wù) 檢查、政府審計報告及相關(guān)材料；（長期） （ 8）公司貸款方面的文件材料；（長期） （ 9）公司資本運營管理方面的相關(guān)材料；（長期） （ 10）公司財務(wù)及會計管理活動中產(chǎn)生的各類文件資料等；（長期） （ 11）部門自定職責(zé)、管理規(guī)定、表單等。 第九條 公司各部門應(yīng)根據(jù)檔案歸檔范圍進(jìn)行日常工作資料的收集和整理，并認(rèn)真填寫檔案移交單，定期向檔案室移交。 第七條 檔案管理員崗位職責(zé) （一）專職檔案管理員職責(zé) 負(fù)責(zé)貫徹落實國家、省、市、區(qū) 和公司關(guān)于檔案管理工作的法令、政策和規(guī)定； 組織實施公司檔案管理工作長遠(yuǎn)規(guī)劃和年度計劃； 建立健全符合公司實際的各種檔案管理規(guī)章制度； 負(fù)責(zé)對公司形成的各類檔案進(jìn)行收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、保管和提供利用等工作； 負(fù)責(zé)指導(dǎo)、檢查公司各職能部門、項目部及下屬公司的檔案管理工作； 努力鉆研檔案專業(yè)知識 ，熟悉檔案業(yè)務(wù)，不斷提高 管理水平和工作效率； 編制各種檔案目錄、索引等檢索工具，以便檔案的有效利用； 負(fù)責(zé)完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他事項。 第四條 檔案工作是公司管理工作的重要組成部分，是維護(hù)公司經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和反映公司歷史真實面貌的一項重要工作。 第十九 條 本制度 由總經(jīng)理辦公室解釋并修改 38 檔案管理制度 第一章 總則 第一條 為了確保公司檔案工作制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化 ,完整安全地保存和科學(xué)有效地管理利用檔案，更好地為公司生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)，切實加強(qiáng)對各部門檔案工作的監(jiān)督 檢查和指導(dǎo)， 切實做好檔案 立卷歸檔。 第十七 條 泄密處罰 （一）出現(xiàn)下列情況之一者，給予警告，并扣發(fā)工資 100元 1000 元： 泄露公司秘密，尚未造成嚴(yán)重后果或經(jīng)濟(jì)損失的； 違反本細(xì)則第七條、第十一條、第十二條、第十三條規(guī)定內(nèi)容的； 已泄露公司秘密但采取補(bǔ)救措施的。 （二）公司涉密會議由 辦公室 按照公司要求安排會議，印發(fā)并負(fù)責(zé)收回、管理會議文件和材料。 （七）因公需要攜帶公司秘密級文件外出，必須事先經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意，確保文件安全。銷毀文件必須按有關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格清點、登記，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批后，到指定的造紙廠銷毀。機(jī)要人員必須嚴(yán)格按照公司規(guī)定和要求及時登記、簽收，執(zhí)行傳閱，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意不準(zhǔn)擅自擴(kuò)大傳閱范圍；