秘書之檔案與資訊處理技巧(文件)
【正文】 方法 ： ? 忠實于原稿，又要善于發(fā)現(xiàn)問題 ? 要發(fā)揚(yáng)認(rèn)真細(xì)致、一絲不茍的工作精神，對文稿從頭到尾，逐字、逐句、逐行、逐段、逐個標(biāo)點(diǎn)符號進(jìn)行校對 ? 對一些習(xí)以為常不會出錯的地方，如標(biāo)題、發(fā)送單位、行文日期，以至頁碼等，都不能有絲毫疏忽。排列時要注意正文在前，附件在后，請示在前，附文在后，最后的定稿在前，討論修改稿在后，發(fā)文時間早的在前，發(fā)文時間晚的在后 ? 編寫卷內(nèi)文件 : – 依次為文件的每一張編一個號，而不是為每一頁編號；空白紙不編張?zhí)枴? – 張?zhí)柧帉懝ぷ鞅仨氉龅綔?zhǔn)確無誤。 永久 、 長期保管的案卷填寫卷內(nèi)目錄 ， 短期保管的案卷可不填寫卷內(nèi)目錄 。 – 不裝訂的一側(cè)和下邊 ， 要取齊 ， 使案卷整齊美觀 。順序號可以從第一卷到最后一個卷連續(xù)流水填寫，也可分類編號 編制案卷目錄 ? 將已經(jīng)排列、編號的案卷，按卷號順序登記在統(tǒng)一印制的案卷目錄上，就是編制案卷目錄。 ? 歸檔的范圍。通過檔案整理，進(jìn)一步了解和檢查檔案收集的質(zhì)量，為檔案的鑒定、保管、統(tǒng)計工作奠定良好的基礎(chǔ)，更好地維護(hù)檔案材料的完整 ? 檔案整理的原則 – 檔案整理的原則是，按照檔案材料形成的自然規(guī)律，保持各檔案的完整和不可分割的聯(lián)系；按照文件的來源、時間和內(nèi)容等條件，保持文件之間的聯(lián)系，充分利用原有的整理基礎(chǔ)；便于檔案保管和利用 檔案的分類 ? 年度與企業(yè)分類法。就是將全部案卷先按年度分開，再在每一年度內(nèi)按主題分類。 – 有計劃 、 有重點(diǎn)地編制必要的檢索工具和參考資料 。 – 根據(jù)檔案內(nèi)容編寫綜合資料提供利用 ? 檢索工具和參考資料的作用與種類 – 檢索工具與參考資料的作用 – 檢索工具的主要種類 ? 揭示和介紹整個檔案所存的全部或其中一部分檔案材料，如案卷目錄、卷內(nèi)目錄、重要文件目錄等 ? 揭示和介紹檔案室所存一個專題材料的，如專題卡片、專題目錄、專題介紹等 ? 指明檔案材料的有效地點(diǎn)和一定事物所涉及檔案材料的，如存放地點(diǎn)索引、人名、地名索引等 – 參考資料的種類 ? 大事記 ? 企業(yè)沿革 ? 匯編簡介 ? 基礎(chǔ)數(shù)字匯編 – 就是以數(shù)字形式反映一個企業(yè)某方面基本情況的資料。對具體信息資料如實記錄，一般按照一定格式，制成分類卡片，用精簡的語言填寫。加強(qiáng)信息資料的存放和保護(hù) 秘書部門信息管理系統(tǒng)圖 感謝關(guān)注， 真誠期待再次合作！ Thank U 。將源源而來的信息資料根據(jù)這個系統(tǒng)歸類存放，需要時按類查找。對各種信息按一定的規(guī)則進(jìn)行類別劃分。 – 將檔案材料借出，供利用者暫時使用。就是將全部的檔案，先按部門分類，然后再按年度進(jìn)行分類 案卷的排列和案卷目錄的編制 ? 案卷的排列 – 案卷分類后，應(yīng)根據(jù)分類方案，按照案卷重要程度、主題、地區(qū)、時間、文件作者等，確定類與類之間的排列，進(jìn)行系統(tǒng)的排列 ? 案卷目錄的編制 檔案的保管和利用 ? 檔案材料損毀的防治 ? 檔案損毀的防治 檔案的利用 ? 檔案利用工作的基本要求 – 必須熟悉自己的 “ 家底 ” ， 即熟悉檔案室 (柜 )內(nèi)保存檔案材料的情況 ， 包括內(nèi)容 、 范圍 、 存放地點(diǎn) 、 完整情況和作用等 。這種分類方法簡便易行、普遍采用。 ? 不能只重視經(jīng)過收發(fā)登記的文件，而忽視未經(jīng)收發(fā)登記的各種文件材料。歸檔時，檔案室就根據(jù)案卷目錄逐卷進(jìn)行檢查接收。 – 一般橫排橫寫的文件在左側(cè)裝訂，豎排豎寫的在右填寫
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