訂房崗位工作責(zé)任與工作流程(文件)
【正文】 每年的年中開始，一些長期合作的旅行社要把下年的年度計(jì)劃訂房交給銷售部，經(jīng)銷售部簽名同意后發(fā)給訂房部一份，接到計(jì)劃后，統(tǒng)一分放在單獨(dú)檔案內(nèi)，提前 2個月做計(jì)劃，人電腦，抄到團(tuán)體登記簿上，做訂單。 ? ②根據(jù)其更改、新增、取消的房數(shù)在訂房控制表 ? (RESEVATION CHART)上作增、減，然后將訂房的資料交訂房部職員更改、新增、取消。 ? ⑥主管檢查并簽名。另外在每天的早班做客人電腦帳戶時，將第二天的團(tuán)體分房名單正確地輸人電腦。 ? ②旅行社代理人的 VIP費(fèi)用 (基本上報(bào)總經(jīng)理室 )。 ? (4) VIP房間預(yù)分和應(yīng)注意的間題： ? ①當(dāng)收到 VIP接待計(jì)劃后，立即填寫訂單及輸人電腦，交接待組主管預(yù)分房間，預(yù)分房后，并由接待將房號輸人電腦。 ? (7) VIP REPORT的發(fā)送： ? (3份 )、銷售部、公關(guān)部、飲食部、前臺部、客房部(2份 )、大堂副理、洗滌部、動力部、消防中心、保安部、行李組、總機(jī)、商務(wù)中心、稽核、接待、詢問、營業(yè)總監(jiān)、 ? 票務(wù)處。 ? 取消 ? ①到館日期前取消 ? 記錄通知取消人的姓名、工作單位 (部門 )、日期、時間、經(jīng)手人，并做電腦取消。每天，早班裝訂昨天的訂單時把旅行社的 NO SHOW房的訂單交接待主管檢查是否確實(shí) NO SHOW并簽名，然后復(fù)印訂單及把訂單后的訂房資料一起交預(yù)訂組當(dāng)班主管簽名，登記在 NO SHOW簿后，交財(cái)務(wù)外結(jié)組簽收。 ? (2)每天接受的傳真、信件訂房，必須在當(dāng)天盡快地用訂房確認(rèn)書回復(fù)對方。 ? (2)每天接受的訂房，必須在當(dāng)天全部輸人電腦，若在房間緊的日子里，則要先輸人訂房緊的日子的訂房，若房間有特殊要求，要預(yù)分的訂房，則立即輸人電腦，交接待處主管預(yù)分房間。 。 ? (4)必須用自己的電腦密碼輸人電腦，不得偷用別人或其它部門 (組 )的電腦密碼做與本組無關(guān)的電腦輸人。 ? 7．客人檔案 (GUEST HISTORY) ? 當(dāng)天新增的散客訂房均由訂房部職員在電腦上查找客人的檔案，并打印在登記卡上，連同訂單一起交接待組。 ? 5．電傳、傳真的發(fā)送 ? 作為訂房部的職責(zé)，必須熟悉電傳機(jī)、傳真機(jī)的正確使用方法，發(fā)電傳電文需按規(guī)定的格式，使用簡單明了的詞語，發(fā)電傳時速度要快，以節(jié)省時間；發(fā)傳真需用訂房確認(rèn)書或賓館所制定的傳真紙來打印電文，傳真或電傳發(fā)送完畢后必須在登記薄上登記。 ? (9) VIP訂房的基本程序 ? 填寫訂單及 VIP接待通知單 —— 輸人電腦 —— 交接待組主管預(yù)分房 —— VIP接待通知單交總經(jīng)理助理以上人員審核并簽名 —— 主管檢查并簽名 —— 訂單歸檔 ? 4．如何處理當(dāng)天取消或沒有到達(dá) (NO SHOW)的情況 ? ? ①當(dāng)天取消團(tuán)體 ? 記錄通知取消人的姓名、部門、日期、時間、取消團(tuán)隊(duì)的原因，通知團(tuán)體接待取消團(tuán)隊(duì)，在當(dāng)天團(tuán)體總表上取消團(tuán)隊(duì)，并根據(jù)合同通知財(cái)務(wù)收損失費(fèi)。 ? (8) VIP房號的變更、取消、新增 ? 變更 ? ①到館日期前變更 ? 首先檢查是否已報(bào)房號給接待單位，如果已報(bào)，房號在變更后，及時通知有關(guān)接待單位，并在訂單上作相應(yīng)的更改。 ? (5) VIP接待通知單的分送： ? 花房、稽核、送餐、樓層服務(wù)臺。 ? ④審核是否做 VIP，均需總經(jīng)理助理以上人員簽名為證。根據(jù)客人身份分成四個級別，不同的級別享受不同的待遇，主要從迎、送的管理人員、安排房間的類別、房內(nèi)放置的鮮花、水果、紀(jì)念品等方面體現(xiàn)出來，所有 VIP客人房內(nèi)都放有總經(jīng)理名片及致敬信。另外，每天早班將翌日的團(tuán)體逐一與銷售部核對 (人數(shù)、房數(shù)、日期、晚數(shù)、訂餐、特殊要求等 )。 ? ④將新增、變更、取消的資料的復(fù)印本夾在訂單后，并在資料正本簽名并存檔。在這類情況下，一律由銷售部以書面形式通知訂房部做相應(yīng)的工作。 ? (2)電傳、電報(bào)、信件及傳真 ? 所有上述的訂房文字根據(jù)，都要保留作為訂房 /變更 /取消 ? 的根據(jù)，凡是已接到的團(tuán)體資料，均需復(fù)印一份附在訂單后作訂房憑證及主管
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