【正文】 6. 檔案管理會(huì)計(jì)檔案管理主要是建立和執(zhí)行會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、保管、調(diào)閱、銷毀等管理制度。這里的檔案主要是指打印輸出的各種賬簿、報(bào)表、憑證；存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和程序的軟盤及其他存儲(chǔ)介質(zhì)；系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔以及其他會(huì)計(jì)資料。檔案管理制度一般包括以下內(nèi)容。● 各類文檔的保存期限及銷毀手續(xù)：打印輸出賬簿應(yīng)按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定保管期限進(jìn)行保管。 病毒感染的具體表現(xiàn)主要有：侵害計(jì)算機(jī)的引導(dǎo)區(qū)或破壞文件分區(qū)表，使系統(tǒng)無法啟動(dòng)或調(diào)用文件；系統(tǒng)無法調(diào)用某些外部設(shè)備，如打印機(jī)、顯示器等，但這些設(shè)備本身并無故障；系統(tǒng)內(nèi)存沒有原因的減少，軟件運(yùn)行速度減慢甚至死機(jī)；在特定的日期，當(dāng)前運(yùn)行的文件突然被刪除；用戶儲(chǔ)存在硬盤上的文件被無故全部刪除；正在運(yùn)行的計(jì)算機(jī)突然無故重新啟動(dòng)；突然格式化特定的磁道、扇區(qū)甚至整個(gè)磁盤；屏幕突然出現(xiàn)彈跳的小球、字符、某些特定的圖形等?！?使用防病毒軟件經(jīng)常對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行檢查，以防止病毒對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的破壞。 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的實(shí)施過程會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的的建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)工程，是基層單位會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)建設(shè)工作的具體實(shí)施過程。因此，必須由單位領(lǐng)導(dǎo)或總會(huì)計(jì)師親自抓這項(xiàng)工作，成立一個(gè)制訂本單位會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)發(fā)展規(guī)劃和管理制度，組織會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的建立和本單位財(cái)務(wù)人員培訓(xùn)，并負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的投入運(yùn)行的組織策劃機(jī)構(gòu)。 配備計(jì)算機(jī)硬件和系統(tǒng)軟件1. 硬件計(jì)算機(jī)硬件包括主機(jī)、顯示器、打印機(jī)、鍵盤等，配備計(jì)算機(jī)硬件是指會(huì)計(jì)電算化所需硬件系統(tǒng)的構(gòu)成模式?！?會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)量大，地理分布集中，資金雄厚且具有一定系統(tǒng)維護(hù)力量的大中型企、事業(yè)單位可選用多用戶系統(tǒng)，多用戶系統(tǒng)配置一臺(tái)主機(jī)和多個(gè)終端，數(shù)據(jù)可由各終端同時(shí)輸入，主機(jī)對數(shù)據(jù)集中處理，可以很好地實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，提高系統(tǒng)效率且具有良好的安全性。系統(tǒng)軟件是保證會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)正常運(yùn)行的基礎(chǔ)軟件。它是由一系列指揮計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算工作的程序和有關(guān)文檔技術(shù)資料組成的。商品化會(huì)計(jì)軟件是指專門對外銷售的會(huì)計(jì)軟件?！?要購買原版的會(huì)計(jì)軟件：這是因?yàn)槎鄶?shù)商品化會(huì)計(jì)軟件廠家只對原版軟件進(jìn)行維護(hù)；許多商品化會(huì)計(jì)軟件廠家對其軟件進(jìn)行了加密，如購買了其復(fù)制件，有可能會(huì)出現(xiàn)軟件中數(shù)的丟失、變化，甚至?xí)胗?jì)算機(jī)病毒，不能保證會(huì)計(jì)工作的正常運(yùn)行?！?文檔資料：文檔材料提供的優(yōu)勢和多少，決定了用戶對系統(tǒng)開發(fā)者的依賴程度。第三，文檔資料中最好能有對系統(tǒng)的測試方案，以幫助用戶驗(yàn)證系統(tǒng)的功能與控制能力。在購買時(shí)，應(yīng)比較幾家供應(yīng)商的會(huì)計(jì)軟件價(jià)格，并考慮軟件的功能價(jià)格比，對軟件做出綜合評價(jià)?！?高級人才的培養(yǎng)：可以通過在高等學(xué)校設(shè)置研究生課程，培養(yǎng)出掌握計(jì)算機(jī)專業(yè)、會(huì)計(jì)專業(yè)、會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)和企業(yè)管理信息系統(tǒng)開發(fā)方法等多學(xué)科的知識的高級會(huì)計(jì)電算化人才和管理人才，能夠進(jìn)行會(huì)計(jì)軟件的分析和設(shè)計(jì)。 計(jì)算機(jī)代替手工記賬實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的目的就是為了用計(jì)算機(jī)替代手工操作，甩掉手工賬。要建立會(huì)計(jì)電算化崗位責(zé)任制，明確每個(gè)工作崗位的職責(zé)范圍，定人員、定崗位，明確職責(zé)，各司其職，以利于會(huì)計(jì)電算化工作的程序化和規(guī)范化。在計(jì)算機(jī)替代手工記賬之前應(yīng)首先進(jìn)行計(jì)算機(jī)與手工并行。在試運(yùn)行的最后階段，應(yīng)當(dāng)逐步將工作重心轉(zhuǎn)移到計(jì)算機(jī)核算上來，為徹底甩掉手工賬做好準(zhǔn)備。3. 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的特點(diǎn)。14 / 14。5. 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的微觀管理。二、簡答題1. 系統(tǒng)的特點(diǎn)。并行起始時(shí)間應(yīng)放在年初或季初，并行時(shí)間應(yīng)為3個(gè)月以上。在試運(yùn)行期間對會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作進(jìn)行一次全面清理，建立會(huì)計(jì)科目體系、統(tǒng)一賬、證、表的格式、規(guī)定操作過程和核算方法，徹底解決遺留問題，為設(shè)計(jì)電算化方式下的核算方案做好準(zhǔn)備，保證進(jìn)入電算化系統(tǒng)的各種會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。但“甩賬”問題是一個(gè)比較復(fù)雜的問題，搞不好，就有可能使會(huì)計(jì)工作產(chǎn)生混亂或造成數(shù)據(jù)丟失，給單位帶來損失，因此，在從手工核算轉(zhuǎn)向電算化核算的銜接和過度階段，必須具備一定的基本條件?！?初級人才的培養(yǎng)：財(cái)會(huì)人員通過初級培訓(xùn)，應(yīng)該掌握計(jì)算機(jī)和會(huì)計(jì)核算軟件的基本操作技能，了解會(huì)計(jì)電算化工作的基本過程。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的建設(shè)不僅需要會(huì)計(jì)和計(jì)算機(jī)方面的專門人才，更需要既懂會(huì)計(jì)、又懂計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才。因此，企業(yè)在購買會(huì)計(jì)軟件之前，必須得到售后服務(wù)的承諾，要考察軟件售后服務(wù)情況，包括技術(shù)支持、用戶培訓(xùn)、軟件資料、版本升級等方面。首先，它應(yīng)該盡量詳細(xì)地介紹系統(tǒng)功能和用戶的操作步驟以及系統(tǒng)對操作的反映，幫助用戶熟悉會(huì)計(jì)軟件的使用并排除某些操作產(chǎn)生的故障。因?yàn)樯唐坊浖峭ㄓ密浖?，單位有時(shí)會(huì)根據(jù)自身特點(diǎn)和需要，增加一些特殊功能，或者需要軟件的二次開發(fā)，這需要會(huì)計(jì)軟件的接口滿足連接的要求。軟件市場上存在著很多可用的會(huì)計(jì)軟件，用戶必須進(jìn)行選擇，另外，為了在外購會(huì)計(jì)軟件與自制會(huì)計(jì)軟件的方案之間進(jìn)行選擇，用戶也需要對可供選擇的軟件做出了解和比較。會(huì)計(jì)電算化工作也由此變成了會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的輸入、處理、輸出這樣一個(gè)簡單的過程，即輸入會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，依托財(cái)務(wù)軟件對會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，最后輸出會(huì)計(jì)信息，從而可以基本上實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理的自動(dòng)化，并使得會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理的精度和速度有了很大地提高。系統(tǒng)軟件的選擇，還應(yīng)考慮漢字操作系統(tǒng)的選擇，與所選計(jì)算機(jī)的兼容性，數(shù)據(jù)處理能力是否滿足本單位需要以及性能價(jià)格比等諸多因素。因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)具有在網(wǎng)絡(luò)范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)硬件、軟件和數(shù)據(jù)的共享費(fèi)用低，傳輸速度快，易維護(hù)，使用方便，可靠性高等優(yōu)點(diǎn)，正被越來越多的實(shí)現(xiàn)電算化的單位采用。● 單機(jī)系統(tǒng)是指整個(gè)系統(tǒng)中只配置一臺(tái)計(jì)算機(jī)和相應(yīng)的外部設(shè)備，所使用的計(jì)算機(jī)一般為微型計(jì)算機(jī)，同一時(shí)刻只能供一個(gè)用戶使用。各單位的財(cái)會(huì)部門，是會(huì)計(jì)工作的主要承擔(dān)者，負(fù)責(zé)制訂本單位會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的具體實(shí)施計(jì)劃和方案。 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的計(jì)劃與組織制訂會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的組織是指適應(yīng)電算化的需要，設(shè)置單位電算化的機(jī)構(gòu)并調(diào)整原有會(huì)計(jì)部門的內(nèi)部組織。目前出現(xiàn)了一些可以對受到破壞的數(shù)據(jù)進(jìn)行搶救的軟件，這些軟件甚至可以在對硬盤進(jìn)行格式化后，恢復(fù)硬盤中原來保存的數(shù)據(jù)。根據(jù)病毒的特點(diǎn)和侵害過程，防范計(jì)算機(jī)病毒的主要措施主要有以下基本方法。7. 病毒預(yù)防計(jì)算機(jī)病毒是危害計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的一種新手段，其傳播泛濫的客觀效果是危害或破壞計(jì)算機(jī)資源，輕則中斷或干擾信息系統(tǒng)的工作，重則破壞機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)造成系統(tǒng)重大甚至是無可挽回的損失。● 各種安全保證措施：如備份軟盤應(yīng)貼上寫保護(hù)標(biāo)簽，存放在安全、潔凈、防熱、防潮的場所。有效的檔案管理是存檔數(shù)據(jù)安全、完整與保密的有效保證。各種賬表也與原來的有所不同，主要是打印賬表。以上是通過制訂與貫徹執(zhí)行機(jī)房管理制度來實(shí)施的。維護(hù)管理制度主要包括以下內(nèi)容。硬件維護(hù)員可由軟件維護(hù)員擔(dān)任，即通常所說的系統(tǒng)維護(hù)員。維護(hù)是系統(tǒng)整個(gè)生命周期中最重要、最費(fèi)時(shí)的工作，應(yīng)貫穿于系統(tǒng)的整個(gè)生命周期，不斷地重復(fù)進(jìn)行，直至系統(tǒng)過時(shí)和報(bào)廢為止。軟件維護(hù)主要包括正確性維護(hù)、適應(yīng)性維護(hù)、完善性維護(hù)3種。要預(yù)防已輸入計(jì)算機(jī)的原始憑證和記賬憑證未經(jīng)審核而登記機(jī)內(nèi)賬簿；已輸入的數(shù)據(jù)發(fā)生錯(cuò)誤應(yīng)根據(jù)不同情況進(jìn)行留有痕跡的修改。通常由會(huì)計(jì)主管或系統(tǒng)管理員為各類操作人員設(shè)置使用權(quán)限和操作密碼，規(guī)定每一個(gè)人可以使用的功能模塊和可以查詢打印的資料范圍，未經(jīng)授權(quán)，不得隨便使用。因此，單位應(yīng)建立健全操作管理制度并嚴(yán)格實(shí)施，以保證系統(tǒng)的正常、安全、有效地運(yùn)行。3. 操作管理電算化后，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的正常、安全、有效運(yùn)行的關(guān)鍵是操作使用。 在實(shí)施會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)過程中，各單位可根據(jù)內(nèi)部牽制制度的要求和本單位的工作需要，參照上述電算化會(huì)計(jì)崗位進(jìn)行內(nèi)部調(diào)整和增設(shè)必要的工作崗位。此崗位可由主管會(huì)計(jì)兼任。采用大中型計(jì)算機(jī)和大型會(huì)計(jì)軟件的單位，可設(shè)立此崗位。此崗位在大中型企業(yè)中應(yīng)由專職人員擔(dān)任；維護(hù)員不應(yīng)對實(shí)際會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行操作。此崗位要求具備會(huì)計(jì)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識，達(dá)到會(huì)計(jì)電算化初級知識培訓(xùn)的水平，可由主管會(huì)計(jì)兼任。●