人員必備excel管理及財(cái)務(wù)知識(shí)分析秘籍(文件)
【正文】 是就小了許多嗎?當(dāng)然，如果你還想查看明細(xì)的話，單擊表格左側(cè)的“+”按鈕即可。值得一提的是，當(dāng)碰到標(biāo)點(diǎn)符號(hào)時(shí)，Excel的朗讀會(huì)自動(dòng)停頓一會(huì)兒，然后再接著朗讀，這一點(diǎn)和其他軟件完全不同，筆者認(rèn)為這樣的處理更加自然。如果我們想要對(duì)表格中的某一部分“照相”，只須先選擇它們(圖23)，然后按下“攝影”按鈕，這時(shí)該選定區(qū)域就被“拍”了下來(lái)。 不過，請(qǐng)各位一定要注意：這可不是一般的照片!你可以試著改動(dòng)原來(lái)被我們“拍攝”下來(lái)的表格數(shù)據(jù)看看——刷新一下“照片”，結(jié)果“照片”中的數(shù)據(jù)竟然也被同步更新了！ 三十一、在多張表格間實(shí)現(xiàn)公用數(shù)據(jù)的鏈接和引用 也許我們會(huì)奇怪，為什么每次打開Excel，軟件總是打開了一個(gè)由3張空白表格組成的文件組呢？如果你是專業(yè)的會(huì)計(jì)師、統(tǒng)計(jì)師或者諳熟于此的表格高手，就一定會(huì)明白，由于計(jì)算項(xiàng)目的名目繁多、數(shù)據(jù)信息的頭緒復(fù)雜，單*一張表格往往解決不了所有的問題，多表格數(shù)據(jù)鏈接、多文件數(shù)據(jù)互動(dòng)才是以一當(dāng)十的制勝法寶。你看，如圖24所示，這時(shí)函數(shù)窗口中就會(huì)出現(xiàn)“班學(xué)生成績(jī)表!單元格”的字樣了。 筆者建議，如果你不希望剪貼板總是出其不意地蹦出來(lái)，只須點(diǎn)擊剪貼板菜單底部的“選項(xiàng)”，清除“自動(dòng)顯示Office剪貼板”復(fù)選框上的鉤。比如我們可以自定義一組快捷鍵，以便隨時(shí)迅速調(diào)出剪貼板?！ ∽屛覀儐螕簟肮ぞ摺辈藛蔚摹肮綄徍恕边x項(xiàng)，并點(diǎn)擊“顯示公式審核工具欄”。所以，當(dāng)我們單擊“公式審核”工具欄上的“追蹤引用單元格”按鈕后，Excel立刻用箭頭和藍(lán)點(diǎn)指明了這3個(gè)單元格的所在(圖25)。當(dāng)然，還有更多的特殊功用需要各位在實(shí)踐中慢慢摸索。右擊我們想跟蹤的單元格，并在快捷菜單中選擇“添加監(jiān)視點(diǎn)”。14 / 14。 以后，只要我們雙擊“監(jiān)視窗口”中的該條目，被監(jiān)視的單元格就會(huì)不請(qǐng)自來(lái)了。通過它你可以輕松看到工作表、單元格和公式函數(shù)在改動(dòng)時(shí)是如何影響當(dāng)前數(shù)據(jù)的。 三十四、巧用“智能鼠標(biāo)” 我們知道，滾輪鼠標(biāo)現(xiàn)在幾乎成為了電腦的“標(biāo)配”，但當(dāng)我們滾動(dòng)鼠標(biāo)滾輪上下翻頁(yè)時(shí)，你是否想過我們還可以利用它完成一些其他的功能呢？ 點(diǎn)擊“工具”菜單中的“選項(xiàng)”命令，然后在“常規(guī)”選項(xiàng)卡中選中“用智能鼠標(biāo)縮放”復(fù)選框，點(diǎn)“確定”后，我們?cè)賮?lái)看看現(xiàn)在的鼠標(biāo)滾輪都有些怎樣的功能： 在“智能鼠標(biāo)”的默認(rèn)狀態(tài)下，上下滾動(dòng)鼠標(biāo)滾輪，工作區(qū)中的表格會(huì)以15%的比例放大或縮小，而只有當(dāng)我們按住Ctrl鍵，再滾動(dòng)鼠標(biāo)滾輪時(shí)，工作表才會(huì)像往常一樣上下翻頁(yè)。從圖25中我們可以看到，該單元格中的結(jié)果是通過函數(shù)“=VLOOKUP(C8,A2∶C6,3,FALSE)”得出的?，F(xiàn)在，我們只要一按下Alt+Shift+C，剪貼板就會(huì)立刻出現(xiàn)在你面前了。只保留“收集而不顯示Office剪貼板”復(fù)選框前面的鉤即可。 三十二、“馴服”剪貼板窗口 每次當(dāng)你連續(xù)使用兩次“復(fù)制”或“剪切”命令時(shí)，剪貼板就會(huì)彈出來(lái)，和你爭(zhēng)奪有限的文檔顯示空間，讓人討厭。此時(shí)我們就可以將光標(biāo)定位到目標(biāo)位置，選擇好相關(guān)函數(shù)。當(dāng)然，和“照片”一同出現(xiàn)的還有“圖片”工具欄?！ ∫业竭@個(gè)功能還不太容易，我們點(diǎn)擊Excel“工具”菜單的“自定義”選項(xiàng)?！ “凑誒ffice的默認(rèn)安裝，你可能還不能在Excel的菜單中找到它，在我們確認(rèn)安裝了“從文本到語(yǔ)音”的選項(xiàng)后，就可以在Excel的“工具”菜單中看到“語(yǔ)音”項(xiàng)目了。如果在一張表格上名目繁多，但數(shù)據(jù)類型卻又有一定的可比性，那么我們完全可以先用鼠標(biāo)選擇數(shù)據(jù)區(qū)域，然后點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”菜單的“分類匯總”選項(xiàng)。復(fù)制該命令行，在CC1C1C13單元格中分別輸入：“=VLOOKUP(C8，A2∶C6，3，F(xiàn)ALSE)”；“=VLOOKUP(C8，A2∶D6，4，F(xiàn)ALSE)”；“=VLOOKUP(C8，A2∶E6，5，F(xiàn)ALSE)”；“=VLOOKUP(C8，A2∶F6，6，F(xiàn)ALSE)”(其參數(shù)意義同C9中一樣，不再贅述)。在隨即彈出的“函數(shù)參數(shù)”窗口中我們?cè)O(shè)置“Lookup_value”(指需要在數(shù)據(jù)表首列中搜索的值)為“C8”(即搜索我們?cè)贑8單元格中填入的人名)；“Table_array”(指數(shù)據(jù)搜索的范圍)為“A2∶B6”(即在所有學(xué)生的“語(yǔ)文”成績(jī)中搜索)；“Col_vindex_num”(指要搜索的數(shù)值在表格中的序列號(hào))為“2”(即數(shù)值在第2列)；“Range_lookup”(指是否需要精確匹配)為“FALSE”(表明不是。而在A8到A13的單元格中我們則建立了一個(gè)“函數(shù)查詢”區(qū)域。當(dāng)然，為了使歐元的顯示更顯專業(yè)，我們還可以點(diǎn)擊Excel工具欄上的“歐元”按鈕，這樣所有轉(zhuǎn)換后的貨幣數(shù)值都是歐元的樣式了。不過，我們可以先選擇“工具”菜單中的“加載宏”，然后在彈出窗口中勾選“歐元工具”選項(xiàng)，“確定”后Excel 2002就會(huì)自行安裝了。要解決這個(gè)問題，除了利用到“SUBSTITUTE”函數(shù)的虛擬計(jì)算外，還要?jiǎng)佑谩癟RIM”函數(shù)來(lái)刪除空格。然后根據(jù)表中已有結(jié)果“D列”的數(shù)值，用“Wingdings”字體的“N”字符表現(xiàn)出來(lái)。REPT(″″,16LEN(TEXT(A5,″$,″))))”，一定能滿足你的要求。REPT(″″,16LEN(A2)))”即可；如果我們要將A3單元格中的數(shù)字從左側(cè)用“”號(hào)填充至16位，就要改為“=REPT(″″,16LEN(A3)))amp?！ 《⒂锰厥夥?hào)補(bǔ)齊位數(shù) 和財(cái)務(wù)打過交道的人都知道，在賬面填充時(shí)有一種約定俗成的“安全填寫法”，那就是將金額中的空位補(bǔ)齊，或者在款項(xiàng)數(shù)據(jù)的前面加上“$”之類的符號(hào)。不信，請(qǐng)看：“=A2amp。因?yàn)樗鼪]有一個(gè)十分固定的模式：大多數(shù)的數(shù)字在變成序數(shù)詞都是使用的“th”后綴，但大凡是以“1”、“2”、“3”結(jié)尾的數(shù)字卻分別是以“st”、“nd”和“rd”結(jié)尾的。還有一種情況，我們不從左右兩端開始，而是直接從數(shù)據(jù)中間提取幾個(gè)字符。同樣，如果我們?cè)贏3單元格中輸入“”，然后我們?cè)谀繕?biāo)單元格中輸入“=PROPER(A3)”，那么我們得到的結(jié)果就將是“”了。例如改變文本的大小寫。比如，我們需要將多張表格中相同位置的數(shù)據(jù)統(tǒng)一改變格式該怎么辦呢?首先，我們得改變第一張表格的數(shù)據(jù)格式，再單擊“編輯”菜單的“填充”選項(xiàng)，然后在其子菜單中選擇“至同組工作表”?！ ∧敲慈绾螌?duì)表格進(jìn)行成組編輯呢?首先我們單擊第一個(gè)工作表的標(biāo)簽名“Sheet1”，然后按住Shift鍵，單擊最后一張表格的標(biāo)簽名“Sheet3”(如果我們想關(guān)聯(lián)的表格不在一起，可以按住Ctrl鍵進(jìn)行點(diǎn)選)?！ ∈?、成組填充多張表格的固定單元格 我們知道每次打開Excel，軟件總是默認(rèn)打開多張工作表。同時(shí)，我們?cè)賮?lái)到“出錯(cuò)警告”卡片中，將“輸入無(wú)效數(shù)據(jù)時(shí)
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