淺析高效會(huì)議管理技巧(文件)
【正文】 效率損失成本包括以下3種情況：高效的會(huì)議能幫助我們迅速解決實(shí)踐中遇到的問(wèn)題，然而低效率的會(huì)議卻往往佔(zhàn)據(jù)上風(fēng)，造成時(shí)間成本、直接成本及效率成本的損失。1．會(huì)議的通病——效率不高小王是一家公司的職員，他對(duì)公司會(huì)議有自己的一些想法，他的想法反映了許多公司會(huì)議的某些現(xiàn)狀，值得我們思考。這使得員工疲於奔命，甚至得延後或放棄參加其他會(huì)議。開(kāi)會(huì)之所以煩，用小王的話來(lái)說(shuō)，就是“會(huì)議常在毫無(wú)章法的狀況下進(jìn)行，甚至毫無(wú)意義地延長(zhǎng)時(shí)間，即使有決議，質(zhì)量也很低”，簡(jiǎn)而言之，會(huì)議效率不高。在這7種原因中，有3種原因是會(huì)議的“致命傷”，需要格外警惕。（2）地點(diǎn)會(huì)議地點(diǎn)設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會(huì)議被頻繁打斷，無(wú)法正常進(jìn)行。（6）會(huì)議的準(zhǔn)備工作開(kāi)會(huì)前沒(méi)有通知與會(huì)者相關(guān)事宜，致使會(huì)議拖遝而無(wú)成效。高效會(huì)議的八大特徵會(huì)議規(guī)範(fàn)包含3個(gè)部分：會(huì)議時(shí)間安排的規(guī)範(fàn)、固定的會(huì)議流程規(guī)範(fàn)以及會(huì)議規(guī)範(fàn)本身。因此，試圖在這一時(shí)間段舉行會(huì)議、試圖讓員工回應(yīng)會(huì)議提議或進(jìn)行業(yè)務(wù)分析，從人的生理和心理角度來(lái)看，是不現(xiàn)實(shí)的。大家利用頭腦風(fēng)暴，不斷想出新點(diǎn)子、新方法。2．會(huì)議規(guī)範(fàn)本身◆所有與會(huì)者都要準(zhǔn)備在會(huì)上發(fā)言?！粢庖?jiàn)不同是好事，議論才能面面俱到，甚至有人扮“黑臉”。■ 進(jìn)行會(huì)議討論，可以分爲(wèi)不同的議程，比如議程一、議程二、議程三等。但是，它們卻是保證會(huì)議成敗的關(guān)鍵。【本講總結(jié)】會(huì)議效率不高是當(dāng)前許多會(huì)議的現(xiàn)狀。通常有7大因素致使會(huì)議效率低下，針對(duì)這些因素，應(yīng)在會(huì)前充分做好預(yù)防性管理。會(huì)前的準(zhǔn)備工作與會(huì)後的跟蹤工作具體包括寫(xiě)、發(fā)備忘錄，制定跟蹤計(jì)劃，以及安排下次做彙報(bào)的人選等?！?結(jié)束會(huì)議，具體包括：總結(jié)；安排下次會(huì)議。（1）一個(gè)中心一個(gè)中心是指整個(gè)會(huì)議的議程?！羲信c會(huì)者應(yīng)承擔(dān)起對(duì)會(huì)議質(zhì)量進(jìn)行反饋的職責(zé)。◆各業(yè)務(wù)單位負(fù)責(zé)人對(duì)決議能否達(dá)成負(fù)直接責(zé)任。會(huì)議規(guī)範(fàn)主要包括以下條款：◆所有與會(huì)者將每周工作安排時(shí)間表交給會(huì)議安排人，以找出最適宜所有參會(huì)人的開(kāi)會(huì)時(shí)間。這個(gè)時(shí)段的員工開(kāi)始進(jìn)入一天當(dāng)中的倦怠期，人人希望馬上回家，在這個(gè)時(shí)段舉行會(huì)議往往會(huì)事倍功半。在這個(gè)時(shí)間段最適合進(jìn)行一對(duì)一的會(huì)談，同樣也是進(jìn)行業(yè)務(wù)會(huì)談的最佳時(shí)
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