企業(yè)管理職務(wù)的設(shè)計(jì)及內(nèi)容概述(文件)
【正文】 級(jí)、在職權(quán)和責(zé)任方面沒(méi)有隸屬關(guān)系的人的相互關(guān)系。會(huì)計(jì)部門管理人員的貢獻(xiàn)取決于各業(yè)務(wù)部門管理人員使用會(huì)計(jì)部門所提供資料的能力和意愿。同樣的，許多研究部門的管理人員和科學(xué)家的基本弱點(diǎn)就是忽略了他們的橫向關(guān)系，特別是他們同銷售人員的關(guān)系。首先，這些關(guān)系確定管理人員在管理結(jié)構(gòu)中的位置。一項(xiàng)管理職務(wù)最理想的是有著少量橫向關(guān)系——而每一項(xiàng)橫向關(guān)系對(duì)于執(zhí)行整個(gè)組織的職能和實(shí)現(xiàn)該管理人員自己的職能和目標(biāo)都有著極端的重要性。這兩項(xiàng)職務(wù)顯然部是在可以預(yù)見(jiàn)的將來(lái)所必需的。這就產(chǎn)生了管理職位和職務(wù)的第二個(gè)定義。職位指南和職務(wù)說(shuō)明書可以說(shuō)是一項(xiàng)管理職務(wù)的使命陳述。一位有成就的管理人員的標(biāo)志就是這些工作安排總是超出了職務(wù)說(shuō)明書所勾畫出的職務(wù)范圍。三、一項(xiàng)職務(wù)由各種關(guān)系——向上的關(guān)系、向下的關(guān)系、橫向的關(guān)系——來(lái)下定義。每一位管理人員應(yīng)該問(wèn)一下自己： “我在擔(dān)任自己的職務(wù)時(shí)需要些什么信息以及我到哪里去獲得這些信息?”他應(yīng)該保證那些必須向他提出信息的人了解他的需要一一不僅了解他需要什么，而且了解如何需要。[6] 關(guān)于這點(diǎn)，見(jiàn)第三十八章和第四十章。管理人員必須深入思考這一問(wèn)題：“在向上、向下和橫向的關(guān)系中，誰(shuí)依賴于我的信息？什么形式的信息?”他應(yīng)該寫下自己的職務(wù)說(shuō)明書，寫出他和他的單位應(yīng)負(fù)責(zé)做出的貢獻(xiàn)和成果，確定并仔細(xì)考慮他同各方面的關(guān)系，確定他所需要的和超貢獻(xiàn)出的信息。每一管理人員職務(wù)的范圍和職權(quán)要盡可能地大。企業(yè)所要進(jìn)行的活動(dòng)和完成的任務(wù)是由高層來(lái)制定的。從這個(gè)角度來(lái)看，較高層的管理職務(wù)是派生的，最終是為了幫助第一線的管理人員執(zhí)行其職務(wù)。十分明顯，第一線管理人員能夠和應(yīng)該做出的決定以及應(yīng)有的職權(quán)和責(zé)任都是有限度的。一個(gè)地區(qū)銷售經(jīng)理無(wú)權(quán)干與其它地區(qū)的事務(wù)，等等。這是最基本的應(yīng)謹(jǐn)慎從事的。一個(gè)生產(chǎn)人員缺乏制定退休金計(jì)劃或醫(yī)療制度方面的知識(shí)和能力。因?yàn)?，職?quán)和責(zé)任始終應(yīng)該是以任務(wù)為中心的。通用電氣公司燈泡部門的管理規(guī)章中，仿效美國(guó)憲法，把這條規(guī)則表述如下：“凡末以文字明確規(guī)定劃歸較高層次管理部門的所有職權(quán)?！睋Q句話說(shuō)，凡一位管理人員在其任務(wù)范圍內(nèi)無(wú)權(quán)。管理人員同其上級(jí)的關(guān)系和同其下級(jí)的關(guān)系都是雙向的關(guān)系。關(guān)于這點(diǎn)見(jiàn)前引的知惠仲植的書。管理人員對(duì)下級(jí)也有向下的責(zé)任。他要負(fù)責(zé)使他們獲得所需的工具、人員和信息。一個(gè)管理單位的目標(biāo)始終應(yīng)該由企業(yè)的成功所必需的成就來(lái)構(gòu)成。一個(gè)管理人員的眼界始終應(yīng)該是向上的——向著整個(gè)企業(yè)。管理人員的最后一項(xiàng)職責(zé)是對(duì)企業(yè)的職責(zé)。他必須圍繞著職務(wù)和職位、分配的工作、各種關(guān)系以及所需的信息來(lái)設(shè)計(jì)其職務(wù)。事實(shí)上，正如我們?cè)诘谑徽碌降谑恼轮兴v的，公共服務(wù)機(jī)構(gòu)中的管理人員甚至比企業(yè)中的管理人員更需要恰當(dāng)?shù)穆殑?wù)設(shè)計(jì)、恰當(dāng)?shù)穆殑?wù)內(nèi)容和恰當(dāng)?shù)穆殑?wù)結(jié)構(gòu)。這些公共服務(wù)機(jī)構(gòu)常常把重點(diǎn)放在職銜上而不是放在職能上，放在程序上而不是放在成就上。他必須以他所服務(wù)的機(jī)構(gòu)的目標(biāo)為依據(jù)來(lái)確定自己的目標(biāo)。他需要一個(gè)大得足以使一個(gè)普通的人所獲得發(fā)展的職務(wù)。管理人員把他的單位有效地組織起來(lái)的一項(xiàng)中心要求是，他必須明確地了解，他同下級(jí)的關(guān)系是負(fù)有使他們?nèi)〉贸删偷穆氊?zé)和責(zé)任，而不是“監(jiān)督”他們。如果需要用一個(gè)詞來(lái)表明他的向下的關(guān)系，那么最接近的詞就是“助手”。他必須幫助他們制定他們自己的目標(biāo)。每一個(gè)管理人員應(yīng)該為其上級(jí)單位實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的需要做出貢獻(xiàn)；應(yīng)該仔細(xì)考慮，為了使其上級(jí)取得成績(jī)和成就，他和他的單位需要做些什么，以及用什么方式來(lái)做。兩者都是互相依賴助關(guān)系。管理人員，其上級(jí)，其下級(jí)。凡末予明確規(guī)定者，他就應(yīng)該擁有該方面的職權(quán)和責(zé)任?！边@同老普魯士有關(guān)公民權(quán)利的思想正好相反。但他不能做出這些決策。不應(yīng)該期望第一線管理人員做出他不能做出的決定。顯然，他不應(yīng)該做出影響到其他管理人員的決定，也不應(yīng)該單獨(dú)做出影響到整個(gè)企業(yè)及其精神的決定。他的職權(quán)是有限度的?？梢哉f(shuō)，他是組織的基因，所有較高的器官都是由它決定并發(fā)展出來(lái)的。這樣。但從其效果講，這項(xiàng)要求同傳統(tǒng)的自上而下的授權(quán)概念有很大的不同。批準(zhǔn)或不批準(zhǔn)某一管理人員的建議是其上級(jí)的職責(zé)和義務(wù)；而思考和提出建議則是該管理人員的職責(zé)和義務(wù)。期望電子計(jì)算機(jī)專家來(lái)確定管理人員的信息需要，那是管理人員放棄職責(zé)。這在目前，在“管理信息”日益意味著“電子計(jì)算機(jī)”的時(shí)候，特別重要。四、最后，一項(xiàng)職務(wù)由該職務(wù)所需的信息及一個(gè)管理人員在信息流程中的地位來(lái)下定義。為創(chuàng)造未來(lái)而必須做的總是超過(guò)過(guò)去已經(jīng)做過(guò)的事情。而工作安排是目標(biāo)和目的，因而需要有具體的目標(biāo)、完成期限、由誰(shuí)負(fù)責(zé)的明確規(guī)定，以及自行由后果反饋的衡量。正如我在其它地方講過(guò)的，每一個(gè)管理人員至少每年一次要對(duì)自己提出以下的問(wèn)題，而且當(dāng)他在接受一項(xiàng)新職務(wù)時(shí)始終應(yīng)該重新對(duì)自己提出以下的問(wèn)題：“如果我和我的單位的確能干得好，能做出些什么特殊貢獻(xiàn)，使得我的公司在成就和成果上大有不同呢？”[5] 在我的《有效的管理者》一書中。二、但是，在典型的職務(wù)說(shuō)明書或職位指南中所表明的，有關(guān)職務(wù)的職能性定義并沒(méi)有指出期望于某一管理人員所做出的特殊貢獻(xiàn)。這始終應(yīng)該是一項(xiàng)永久的、持續(xù)的職務(wù)，一項(xiàng)從當(dāng)時(shí)所可能獲得的知識(shí)來(lái)看是未來(lái)很長(zhǎng)時(shí)間所必需的一項(xiàng)職務(wù)。給管理人員職務(wù)下定義一般講來(lái)，許多組織的普遍缺點(diǎn)是對(duì)橫向關(guān)系缺乏適當(dāng)?shù)年P(guān)心和恰當(dāng)?shù)奶幚?。這適用于管理人員屬下一同工作并構(gòu)成其單位的人數(shù)，也適用于他向上的關(guān)系。最后，這些關(guān)系也有一定的限度——因?yàn)?，如果一?xiàng)職務(wù)只有“關(guān)系”而沒(méi)有“工作”，那就根本上不是一項(xiàng)職務(wù)了。但我們的確知道管理關(guān)系的幅度對(duì)管理職務(wù)的設(shè)計(jì)是極為重要的。會(huì)計(jì)部門的人員雖然口頭上也講要重視這種橫向關(guān)系，但是一般都不大重視。事實(shí)上，無(wú)論在組織圖上是怎么表示的，許多管理人員有著一個(gè)以上的上級(jí)。但向下的關(guān)系只是一個(gè)方面。從理論上講，西爾士公司的一位地區(qū)副總經(jīng)理所能管理和監(jiān)督的商店經(jīng)理的人數(shù)是沒(méi)有限制的。與之相反，西爾土—羅貝克公司的一位地區(qū)副總經(jīng)理可以有幾百個(gè)商店經(jīng)理向他報(bào)告，事實(shí)上也的確如此。因?yàn)檫@些人是財(cái)務(wù)主管、制造部門首腦、銷售部門首腦等，每天必須相互之間以及同公司總經(jīng)理在一起工作。在設(shè)計(jì)一項(xiàng)管理職務(wù)或選拔擔(dān)任該項(xiàng)職務(wù)的人時(shí)，始終不應(yīng)把“風(fēng)格”作為一項(xiàng)考慮條件。 有一句俗話說(shuō)，“一項(xiàng)職務(wù)的范圍應(yīng)該小得使一個(gè)人能觸手可及”。但為了使一個(gè)主教管
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