【正文】 八）文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當先用全稱并注明 簡稱。審核的重點是：是否確需行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。 裁 信件、傳真 各單位外部會議收文 總 裁辦簽收、登記 由總裁辦主任填 寫擬辦意見 呈總裁或副總裁批示 總裁辦登記并轉(zhuǎn)交承 辦單位承辦 承辦單位將辦理完畢文件交回總裁辦歸檔 退總裁辦 總裁辦 催辦 北京首信股份有限公司 行政管理制度 33 第十五條：承辦公文要求 （一）承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當及時辦理，不得延誤、推諉。姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意，沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。 第七章公文管理 第 十七條、上級機關(guān)下發(fā)的公文，除絕密級和注明不準翻印的以外，需經(jīng)辦公室主任批準，可以翻印，翻印時應(yīng)當注明翻印的機關(guān)、各主辦人員擬稿，填寫“呈批件”，一事一呈報 交部門經(jīng)理核稿并簽字 由擬稿人交部門行政助理登記 部門行政助理交總裁辦登記 總裁辦負責呈 總裁或副總裁批示 退承辦部門辦理并 存檔 北京首信股份有限公司 行政管理制度 34 日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。 第二十一條：公文辦理完畢后，應(yīng)當根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《公司檔案管理辦法》，及時整理（立卷）、歸檔。工作人員調(diào)離工作崗位時，應(yīng)當將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。 第三條 配置印章的范圍： （一）公司 印章，由上級機關(guān)核發(fā)； （二）業(yè)務(wù)專用章； 財務(wù)專用章：只允許公司經(jīng)營財務(wù)部配置； 合同專用章：公司總裁辦公室配置； 銷售合同專用章：由市場總部根據(jù)工作需要，提出配置單位； 發(fā)票專用章：由經(jīng)營財務(wù)部負責提出配置單位； 結(jié)算財務(wù)專用章：由經(jīng)營財務(wù)部配置； 報關(guān)專用章：由經(jīng)營財務(wù)部配置； 維修專用章：由移動電話服務(wù)中心配置。 第五條 印章的管理 （一）公司的所有印章，均由總裁辦公室負責登記、留樣，并注明起用時間、廢止時間、銷毀時間和相關(guān)保管人、經(jīng)辦人。 （五）嚴禁印章轉(zhuǎn)借。 除上述，凡加蓋公司印章，均須填寫“公司印章使用申請單”（附件 1），經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字同意，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可使用公司印章。 （二）合同專用章的使用規(guī)定 公司合同專用章由總裁辦公室專人負責保管，他人不得擅自刻制、使用； 使用合同專用章應(yīng)填寫“公司合同專用章用印審批單”（附件2），經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準方可用??； 交公司領(lǐng)導(dǎo)審批的合同，應(yīng)注有公司法律專員及經(jīng)營財務(wù)部意見； 用印處要有合同負責人簽字，注明年月日。各部門、事業(yè)部的辦公用品申請額度不能超過公司日常辦公用品預(yù)算。凡預(yù)算超支的部門，總裁辦不再發(fā)放任何辦公用品。 二、禮品費用預(yù)算與分 攤 (一 )總裁辦依據(jù)各部門對禮品的需求檔次以及數(shù)量，年初制定禮品預(yù)算費用的額度，合理安排全年的禮品檔次、數(shù)量，盡可能做到少花錢多辦事。如果需要投影儀請?zhí)崆鞍胩祛A(yù)定。 五、會議室內(nèi)設(shè)施專門為會議室正常使用準備，任何人不得隨意挪用。公司員工憑餐卡到餐廳用餐，公司不再發(fā)放午餐補助。 二、報餐： 各部門用餐管理員負責本部門員工早、中、晚、夜（夜餐只限移動電話制造部 生產(chǎn)線員工）用餐人數(shù)及名單的統(tǒng)計、上報。公共用餐卡每部門一張，每餐可劃卡多次，由部門領(lǐng)導(dǎo)管理使用。若因個人原因造成餐卡損壞，制作新餐卡的費用由員工個人負擔，每張收工本費 30 元，交公司經(jīng)營財務(wù)部，由經(jīng)營財務(wù)部開據(jù)收據(jù)。 餐卡充值：在每月月初由餐廳辦公室負責按每 月實際工作日為員工的餐卡充值。聽到“嘀”聲后，同叫收費機上顯示出卡上余額，表示放入正確。由總裁辦統(tǒng)一調(diào)配。如果確因司機個人原因造成車輛損壞、丟失以及造成違章與交通事故，將視情節(jié)輕重對司機予以處罰直至辭退。 司機要認真填寫每天“出車記錄表”（見附件），車輛管理員進行核對。 司機加班若前一天超過次日凌晨 1 點，則第二天上午不安排該司機出車。 北京首信股份有限公司 行政管理制度 46 附件 1： 加班申請單 駕駛員姓名： 上月月末行駛公里數(shù)： 日期 /時間 加班時間 小時數(shù) 系數(shù) 加權(quán)后的 小時數(shù) 用車單位 備注 2 3 共計加班 小時，本月行駛 公里。 司機要認真記錄車輛行駛公里數(shù)，每月 1 日將前月車輛行駛公里數(shù)報車輛管理員，車輛管理員進行驗查，并根據(jù)行駛公里數(shù)核算燃油的使用。如因出車在外地，應(yīng)在回公司后及時到總裁辦公室填寫。 五、 司機注意事項 司機要牢固樹立安全、服務(wù)意識，必須以高度的責任心和良好的精神狀態(tài)駕駛車輛，嚴格執(zhí)行交通規(guī)則，嚴禁酒后駕車。未經(jīng)允許，司機私自用車引起的各種問題和事故，后果由司機自負，情節(jié)嚴重的，要追究相應(yīng)責任，以至處罰。 北京首信股份有限公司 行政管理制度 44 第五章 車輛使用和司機管理規(guī)定 一、為了加強車輛管理，保障車輛安全行駛，統(tǒng)一調(diào)配及合理使用，結(jié)合公司目前車輛的具體情況制定本規(guī)定。 北京首信股份有限公司 行政管理制度 43 附件：【射頻卡就餐使用注意事項】 該卡僅限在首信集團內(nèi)部使用； 一人一卡，個人所持卡請勿轉(zhuǎn)借他人，否則后果自負； 請妥善保管射頻卡，保持卡面清潔，防止卡片彎折，使用卡時不必將卡片從卡片套中拿出。 餐卡的變更：公司內(nèi)部員工調(diào)動工作，由員工所在原部門用餐管理人員負責到總裁辦公室辦理變更手續(xù)。 北京首信股份有限公司 行政管理制度 42 餐卡丟失：餐卡丟失應(yīng)及時到總裁辦公室登記掛失，補辦新卡。 周六、周日需加班要在周五下午 17： 00 之前將用餐人員交公司前臺，由公司前臺匯總后交餐廳，餐廳將按名單提供用餐。 來訪人員：外來與公司洽談業(yè)務(wù)的人員，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)同意可以在餐廳用工作餐，用餐使用公共用餐卡。 七、如有違反此規(guī)定，總裁辦將追究使用會議室部門經(jīng)理及當事北京首信股份有限公司 行政管理制度 41 人責任。 三、各部門會議結(jié)束應(yīng)及時通知會議室管理員及本樓層保潔員，以保證會議室的使用。 第三章 會議室管理規(guī)定 一、公司辦公樓共有會議室八個（六層一個；五層兩個；四層四個；二層一個）。 第二章 禮品管理 一、禮品的領(lǐng)取 北京首信股份有限公司 行政管理制度 40 各部門領(lǐng)取辦公禮品，須填寫“禮品領(lǐng)取申請單”，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字認可后，方可到總裁辦領(lǐng)取辦公禮品。各部門不得自行購買辦公用品。 第七條 本辦法由總裁辦公室負責解釋。 原則上公司任何人不得攜帶公章外出。 （七）各部門不得擅自刻制印章，否則，將追究部門領(lǐng)導(dǎo)責任。 北京首信股份有限公司 行政管理制度 36 （三）所有印章均由專人管理 公司印章由總裁辦公室專人保管； 業(yè)務(wù)專用章由使用部門設(shè)專人管理。 （二）印章刻制由總裁辦公室負責 ，經(jīng)公安機關(guān)核準，到指定的刻字社刻制。 第二十四條：本辦法自發(fā)布之日起施行 北京首信股份有限公司 行政管理制度 35 北京首信股份有限公司 公司印章管理辦法 第一條 為加強公司印章的管理，保證公司經(jīng)營活動的正常運行，制定本管理辦法。 第二十二條：部 門合并時全部公文應(yīng)當隨之合并管理。 第十九條：公文復(fù)印件作為正式公文使用時，應(yīng)當加蓋復(fù)印機關(guān)證明章。 第十六條：呈批件辦理：公司內(nèi)日常工作的請示、報告需要用呈批件的形式送領(lǐng)導(dǎo)審批。 （二）公文辦理中遇有涉及其他部門職權(quán)的事項，主辦部門應(yīng)當主動與有關(guān)部門協(xié)商，如有分歧，主辦部門主要負責人要 出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，可以報請主管領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)或裁定。 第十三條：公文正式印制前總裁辦公室應(yīng)當進行復(fù)核，重點是：審 核、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。 （九）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當使用阿拉伯數(shù)字。 （六）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）、”，第三層為“ 1.”，第四層為“（ 1）”。 （五）人名、地名、數(shù)字、引文準確。 第五章 發(fā)文辦理 第九條：發(fā)文程序 第十條：各部門起草公文應(yīng)當做到： （一）符合國家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。 要分清 主送、主報和抄送、抄報單位。 第七條：公文用紙采用國際標準 A4 型，左側(cè)裝訂。 （五）成文日期以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的日期為準。公文標題中除規(guī)章制度名稱加書名號外。 （八）函：適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，北京首信股份有限公司 行政管理制度 30 請求批準和答復(fù)審批事項。 （四）報告：適用于向上級匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。 第三條：公司總裁辦是公司文件管理部門，負責處理公司的收、發(fā)文處理工作。 會議內(nèi)容： 通報本月度公司有生產(chǎn)經(jīng)營情況； 明確各單位的下階段任務(wù)和時間期限。 二、每周辦公例會 每周一召開管理處室的辦公例會，會議具體時間、地點由總裁辦公室負責通知，參加人包括各管理處室主要負責領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)人員。 27 北京首信股份有限公司 會議制度 北京首信股份有限公司日常辦公會議包括：總裁辦公會、辦公例會、中層以上干部會。 （六）公司制定勞保用品發(fā)放標準和使用期限，定期向有關(guān)員工發(fā)放。領(lǐng)用人填寫辦公用品領(lǐng)用簿。 26 五、物品領(lǐng)用與管理 （一）在庫物品由總裁辦負責保管，指定專人管理。 公司總裁辦設(shè)立物品明細帳和庫存統(tǒng)計表進行管理。 使用部門填制固定資產(chǎn)購置申請單 本部門批準 總裁辦審批是否為預(yù)算內(nèi)申請 否 提交預(yù)算外資產(chǎn)購置申請報告 經(jīng)營財務(wù)部及總裁辦會簽 ，總裁批準 是 辦 公 設(shè) 備 專 用 設(shè) 備 10（含） — 30 萬元（不含） 主管副總裁 批準 30萬元以上 總裁批準 10 萬元以下（不含） 購 買*1 10（含） — 30 萬元（不含） 主管副總裁批準 總裁批準 30 萬元以上 10 萬元以下（不含） 檢 驗 *2 退貨、索賠或拒付 不合格 合格 總裁辦