【正文】 東西。 各種辦公用品、文書(shū)仔細(xì)規(guī)畫(huà)放置地點(diǎn)。下列九個(gè)注意點(diǎn)，請(qǐng)您遵守：(1)合理的使用電話使用電話交談公務(wù)時(shí)，先整理好要講的重點(diǎn)，不但能節(jié)省電話使用時(shí)間，同時(shí)能提升工作效率。(3)節(jié)省電費(fèi)、水費(fèi)休息時(shí)間或離開(kāi)辦公室記得關(guān)燈，不要忘了將水龍頭關(guān)牢。(7)做好預(yù)算，控制預(yù)算每項(xiàng)工作都精確地預(yù)估好預(yù)算，并控制在預(yù)算內(nèi)進(jìn)行。例如在家里和父母兄弟姊妹相處的狀況、學(xué)校和同學(xué)老師們相處的狀況、社區(qū)里和左鄰右舍相處的狀況。過(guò)去父母、師長(zhǎng)們對(duì)您在人際關(guān)系的期望，大概是希望大家能合睦相處、不要爭(zhēng)擾不斷，這也是一般人對(duì)人際關(guān)系最常有的認(rèn)知。 因此，我們可以說(shuō)：「企業(yè)的人際關(guān)系，就是贏得合作的關(guān)系。(2) 向上司提出自己的意見(jiàn)工作上有任何好的看法或事先能感覺(jué)會(huì)發(fā)生什么問(wèn)題，主動(dòng)地向上司提出，讓上司覺(jué)得您是個(gè)得力助手。 依上司的指示行事工作時(shí)要依上司的指示去做，您若有不同的意見(jiàn)可向上司報(bào)告，由上司裁量，對(duì)上司決定后的事情需依指示進(jìn)行。?若周遭吵嚷，請(qǐng)大家安靜后再接電話?！埂ⅰ钙髣澆?，您早。　如：方總經(jīng)理您好，好久沒(méi)跟您聯(lián)絡(luò)，最近好嗎？?聲音要熱誠(chéng)有精神。?我會(huì)依指示盡快處理。確定對(duì)方及問(wèn)候?您是陳總經(jīng)理嗎？您好。再匯總確認(rèn)?再扼要地匯總說(shuō)明，確認(rèn)對(duì)方完全了解。 Communication的字源是拉丁語(yǔ)的 munis（共通的）與 municatus（與他人交換）二字構(gòu)成，意指交換雙方共通的東西。有效的溝通能力是成熟人魅力的一個(gè)表征，也是建筑良好人際關(guān)系最重要的因素之一。例如社區(qū)內(nèi)居民溝通美化社區(qū)的主題，有效溝通的響應(yīng)是社區(qū)各戶門前、陽(yáng)臺(tái)上堆積的雜物被清除干凈，換上去的是花紅葉綠、蒼翠古意的花草樹(shù)木，再也不見(jiàn)惡心雜亂。 「這個(gè)月的目標(biāo)達(dá)到了沒(méi)有？」經(jīng)理大聲地問(wèn)?！菇?jīng)理回答。 溝通時(shí)雙方都扮演著說(shuō)話者和聽(tīng)話者的角色，基本的關(guān)系是說(shuō)話者期望聽(tīng)話者能正確地聽(tīng)自己的話，正確地理解自己的意思，聽(tīng)話者要能正確地理解對(duì)方所說(shuō)的話給予響應(yīng)，如此雙方才能在安心的狀況下進(jìn)行溝通。 溝通過(guò)程中秉持地態(tài)度如信任對(duì)方、尊重對(duì)方、喜歡對(duì)方、愛(ài)對(duì)方，和對(duì)方站在同一立場(chǎng)、坦誠(chéng)、率直、期望諒解……等都是促進(jìn)有效溝通的良好態(tài)度。 ?理解的水準(zhǔn)理解的水準(zhǔn)指對(duì)于說(shuō)話者的話語(yǔ)能依照聽(tīng)話者自己的方式理解。 (4)戀愛(ài)中的男女說(shuō)“討厭死了”，若您真的認(rèn)為被討厭死了，而打退堂鼓，恐怕真的要被人討厭死了。戰(zhàn)爭(zhēng)時(shí)將軍下令撤退，看起來(lái)是撤退，也許他是要轉(zhuǎn)進(jìn)?！挂慌e化解了年齡上的弱點(diǎn)。 「不要問(wèn)國(guó)家能為您做什么？先問(wèn)您能替國(guó)家做什么？」這是甘乃迪總統(tǒng)就職典禮上向美國(guó)人民溝通治國(guó)理念的一句膾至人口、留傳不朽的名言，在當(dāng)時(shí)的美國(guó)獲得空前的響應(yīng)。 第二天一大早小佩就離開(kāi)家去忙著郊游活動(dòng)，在郊游時(shí)，想著家里搬家這么忙，自己卻一個(gè)人在游玩，心里不時(shí)感到絲絲愧疚。不管是雋永的名言或是平時(shí)日常上的瑣碎事件，溝通依著當(dāng)時(shí)的情景，您都可能創(chuàng)造一些讓人一世難忘的話語(yǔ)，贏得您溝通對(duì)象的充分響應(yīng)。 您檢查一下，您是否也觸犯了這些溝通的禁忌。 同樣地，有些人不管談話的對(duì)象有那些人，話中喜歡參雜一些英文，好象英文才能正確表達(dá)他的意見(jiàn)，也不管突然冒出一、二句英文的發(fā)音準(zhǔn)不準(zhǔn)，別人聽(tīng)不聽(tīng)得懂。 ?用威脅的語(yǔ)句威脅的語(yǔ)句，一定令人反感而產(chǎn)生反抗的心理，使溝通倒退。 ?只聽(tīng)自己想要聽(tīng)的?被第一印象及身份、地位左右受第一眼印象的好壞及對(duì)方服飾、地位、學(xué)歷等先入為主的影響，不能客觀地聽(tīng)取對(duì)方的話語(yǔ)。 企業(yè)內(nèi)的溝通除了要注意前面所提到的有效溝通的注意點(diǎn)外，由于企業(yè)是一個(gè)有目標(biāo)的作戰(zhàn)體，工作進(jìn)行必須講究時(shí)效、正確及效率，因此，企業(yè)內(nèi)的溝通還要注意下列三個(gè)特點(diǎn)： (1) 正確地溝通時(shí)講的話、提供的信息要注意它的正確性，要能明確地表達(dá)自己的想法，不可語(yǔ)意含糊、似是而非，把揣測(cè)當(dāng)做事實(shí)陳述。 口頭溝通?電話 ?會(huì)議 ?面對(duì)面會(huì)談 (2) 先讓對(duì)方有一個(gè)全盤(pán)性的了解，再針對(duì)各個(gè)細(xì)項(xiàng)逐一說(shuō)明。 完整不遺漏溝通時(shí)隨時(shí)以６Ｗ３Ｈ來(lái)提醒自己，每件事情都要完整地溝通清楚，務(wù)使溝通后，雙方能依溝通后的結(jié)果，產(chǎn)生具體的行動(dòng)。 是否在導(dǎo)入議題前能制造好的會(huì)議氣氛。 進(jìn)行討論 4. 是否能得到具有創(chuàng)意的結(jié)論。 是否大家附和少數(shù)主管的意見(jiàn)。 是否結(jié)論都能贏得大家的共識(shí)。 是否在預(yù)定時(shí)間內(nèi)結(jié)束會(huì)議。 (3)是否事先思考要表達(dá)的意見(jiàn)。 (2)是否注意傾聽(tīng)別人的意見(jiàn)。 (6)是否人身攻擊。 導(dǎo)出結(jié)論(1)是否盡心盡力地協(xié)助主席導(dǎo)出結(jié)論。 Check Points 1. 注意服裝儀容，帶全資料您的裝扮要適合您演示文稿的主題，演示文稿前再一次檢查需用的資料是否備全。 Check Points 5. 注意演示文稿時(shí)的舉止動(dòng)作及語(yǔ)調(diào)演示文稿時(shí)最常犯的錯(cuò)誤動(dòng)作有： 認(rèn)真 演示文稿時(shí)的不正確態(tài)度是： 推銷上有一句話：「推銷產(chǎn)品前，先推銷您自己。 聽(tīng)眾是否能維持關(guān)心？注意傾聽(tīng)？若是不能注意傾聽(tīng)，您可以詢問(wèn)的方式，了解聽(tīng)眾關(guān)心的是什么，然后適度地調(diào)整您的演示文稿。 Check Points 8. 演示文稿的內(nèi)容注意演示文稿內(nèi)容的深淺是否適合聽(tīng)眾理解。 注意聽(tīng)眾對(duì)您準(zhǔn)備的圖表及一些詳細(xì)的數(shù)字資料是否有興趣。 當(dāng)聽(tīng)眾問(wèn)的問(wèn)題是您不知道的，最好不要隨便唐塞敷衍。 若中途有人問(wèn)的問(wèn)題，正是您后面所要講的內(nèi)容時(shí)，您可告訴他，稍后就要談到這方面的內(nèi)容，請(qǐng)他暫時(shí)等一等，不要讓您的演示文稿順序被弄亂。 2. 要養(yǎng)成檢查名片夾內(nèi)是否還有名片的習(xí)慣；名片的遞交方法（如圖），將各個(gè)手指并攏，大姆指輕夾著名片的右下，使對(duì)方好接拿，以弧狀的方式遞交于對(duì)方的胸前。 5. 不要無(wú)意識(shí)地玩弄對(duì)方的名片。 準(zhǔn)備好杯子、杯墊、托盤(pán)、奶精、糖、抹布…等器具。 不管份數(shù)多少，一律使用托盤(pán)端送。 若會(huì)客室有門，須先敲門再進(jìn)入。 客人優(yōu)先。 雙手捧起茶或咖啡杯，視狀況可從客人的正面奉上或走到訪客的斜后方，從客人的側(cè)面奉上。 共乘汽車, 出租車, 火車的禮儀(1) (3) STEP 3. 進(jìn)入電梯后1. 按下客人或長(zhǎng)輩要去的樓層。 STEP 4. 到達(dá)目的地1. 一手按住「開(kāi)」，另一手并做出請(qǐng)出的動(dòng)作，口中可說(shuō)：「到了，您先請(qǐng)！」 客人走出電梯后，自己立刻步出電梯，并熱誠(chéng)地引導(dǎo)行進(jìn)的方向57 / 57。 3. 電梯內(nèi)可視狀況是否寒喧，例如沒(méi)有其它人員時(shí)可略做寒喧，有外人或其它同事在時(shí)，可斟酌是否必要寒喧。共乘電梯的禮儀STEP 1. 伴隨客人或長(zhǎng)輩來(lái)到電梯前先按電梯。 (2) 若使用糖罐或奶精罐應(yīng)放在大家方便取用之處。 若客人及主人不止一人時(shí)，依職位高低順序。 須面帶笑容，點(diǎn)頭示意。 右手拿抹布，以便茶或咖啡不小心灑在桌面上時(shí)，立刻擦拭。 各項(xiàng)器具一定要注意清洗干凈。 7. 上司在旁時(shí)不要先遞交名片，要等上司遞上名片后才能遞上自己的名片。拿到名片后，可放置于自己名片的上端夾內(nèi)。 以上的九個(gè)check points是您演示文稿進(jìn)行時(shí)要留意的地方，除了check points ，其它的八個(gè)check points，只要能多注意，相信您很快就能表現(xiàn)出專業(yè)的演示文稿水準(zhǔn)。 回答問(wèn)題要簡(jiǎn)單明確，不要扯得太遠(yuǎn)而脫離了主題。 Check Points 9. 回答聽(tīng)眾問(wèn)題的方式演示文稿是一個(gè)雙向溝通的場(chǎng)合，所以您和聽(tīng)眾一定會(huì)產(chǎn)生問(wèn)題的詢問(wèn)與回答。 注意演示文稿的內(nèi)容是否能涵蓋了聽(tīng)眾們關(guān)心的事情。例如：對(duì)上面的說(shuō)明不知道那位貴賓有補(bǔ)充的意見(jiàn)？或不知道那位貴賓有更好的看法？當(dāng)然有經(jīng)驗(yàn)的演示文稿者能從聽(tīng)眾流露出的眼神，知道聽(tīng)眾是否繼續(xù) follow 著演示文稿。 Check Points 7. 注意聽(tīng)眾的反應(yīng)隨時(shí)留意聽(tīng)眾的反應(yīng)，以調(diào)整您的演示文稿。 和善親切 Check Points 3. 當(dāng)主持人介紹您出場(chǎng)做演示文稿時(shí)您可面帶微笑，輕快地走向演示文稿的位置，迅速將資料放在適當(dāng)?shù)奈恢?，盡速安置妥當(dāng)，讓自己能開(kāi)始進(jìn)行演示文稿，千萬(wàn)不要東摸西碰，顯出局促不安的樣子或花太長(zhǎng)的時(shí)間放置資料或調(diào)整投影片，讓聽(tīng)眾的注意力，耗費(fèi)在無(wú)意義的動(dòng)作上。 (3)是否能堅(jiān)持找出最好方案的態(tài)度，導(dǎo)出結(jié)論。 (8)是否尊重主席的指示。 (4)是否喜歡否定別人的意見(jiàn)。 2. 準(zhǔn)備(1)開(kāi)會(huì)前對(duì)議題與目標(biāo)是否充分理解。 導(dǎo)出的結(jié)論是否指定專人負(fù)責(zé)執(zhí)行。 是否常用表決方式得出結(jié)論。 每個(gè)結(jié)論是否都經(jīng)過(guò)充分的溝通。 是否能扼要地綜合大家的意見(jiàn)。 是否讓參加開(kāi)會(huì)的人都秉持積極參與的態(tài)度。 2. 準(zhǔn)備 一面溝通一面要確認(rèn)對(duì)方理解您的意思要注意對(duì)方確實(shí)理解您已說(shuō)明的部分后，再進(jìn)行下面的溝通，否則無(wú)法做正確的溝通。 視聽(tīng)溝通?錄像帶 ?投影片 ?幻燈片 不管您使用那種方法溝通，請(qǐng)您要把握迅速、正確、容易了解的三個(gè)原則，同時(shí)溝通時(shí)要能注意到下列的三個(gè)要點(diǎn)： (1) 容易了解用字遣語(yǔ)要簡(jiǎn)單明了，使用共通的語(yǔ)言，千萬(wàn)不要使用艱深的文字或賣弄炫耀自己在文字上的造詣，率直地表達(dá)自己真正的想法。換句話說(shuō)您平常對(duì)于您工作范圍內(nèi)的相關(guān)信息要隨時(shí)充分地掌握，要擅于使用提供情報(bào)的工具如計(jì)算機(jī)。 ?不信任對(duì)方當(dāng)您不信任對(duì)方時(shí)，心中自然會(huì)產(chǎn)生防衛(wèi)的心理，往往不能坦誠(chéng)溝通，同時(shí)容易誤解對(duì)方的話語(yǔ)。 另外一位主管辨別出溝通的主題對(duì)部屬而言是最重要的，他請(qǐng)部屬進(jìn)辦公室，親自把門關(guān)上，交待秘書(shū)不接電話，不要讓人進(jìn)入辦公室后，才開(kāi)始和部屬討論。 ?只顧表達(dá)自己的看法不傾聽(tīng)對(duì)方的意見(jiàn)，只顧表達(dá)自己的看法，這種心態(tài)特別是長(zhǎng)輩對(duì)晚輩、上司對(duì)部屬溝通時(shí)最容易陷入。 ?用過(guò)多的專業(yè)術(shù)語(yǔ)或夾雜英文溝通是要清楚地讓對(duì)方了解您的意見(jiàn)，雖然專業(yè)術(shù)語(yǔ)能正確地表達(dá)一個(gè)定義完整的概念，但前題是您溝通的對(duì)象也能明確地知道專業(yè)術(shù)語(yǔ)的含意，否則您傳達(dá)給對(duì)方的訊息是不完整、無(wú)法讓人充分了解的訊息。例如某位同事在表達(dá)自己意見(jiàn)前的開(kāi)場(chǎng)白一定是：「你不懂或你們不懂，這件事是……。爸爸看了小佩，說(shuō)道：「小佩，今天郊游一定不時(shí)地想著家里搬家的事，恐怕無(wú)法和別人一樣盡性的玩，妳房間里重的東西，我們已經(jīng)幫它定位了，小的東西只好自己整理了。小佩心猿意馬地收拾搬家的行李，心理一直猶豫如何去向爸爸說(shuō)下星期自己主辦一個(gè)郊游，搬家當(dāng)天無(wú)法在家?guī)兔Α！共际策@種溝通方式及話語(yǔ)，打動(dòng)了無(wú)數(shù)美國(guó)人的心，而贏得了勝選。 (5)“討厭死了”“還不討厭”“普通”“還可以”“喜歡”“愛(ài)死了”這些程度上的字眼，對(duì)每個(gè)人而言，代表的意義都有差別。例如根據(jù)經(jīng)驗(yàn)日本人說(shuō)yes的時(shí)候，并不代表他真的同意您所說(shuō)的，yes只表示他不需要反對(duì)您的看法。 ?如同身受的水準(zhǔn)能站在說(shuō)話的立場(chǎng)了解說(shuō)話者的感受、思想，能正確體會(huì)說(shuō)話者的情緒及抓住說(shuō)話者言辭無(wú)法充分表達(dá)的含意。 ?話語(yǔ)的水準(zhǔn)聽(tīng)話者只是將說(shuō)話者發(fā)言說(shuō)的話語(yǔ)聽(tīng)到耳里，就算結(jié)束了。 注意溝通過(guò)程的態(tài)度溝通時(shí)雖然都是在述說(shuō)事情、講明道理，希望經(jīng)由道理的陳述打動(dòng)對(duì)方、影響對(duì)方，但是影響人們行為除了理智外還有感情，并且受感情影響的人往往超過(guò)理智。第一個(gè)例子經(jīng)理首先響應(yīng)“早”是人之常情，他省略了寒喧而直接問(wèn)到別的事情，讓張大年的“早”有如斷了線的風(fēng)箏；第二個(gè)例子也是讓說(shuō)話者沒(méi)有得到針對(duì)問(wèn)題的正確的響應(yīng)。」張大年說(shuō)。(1)例如蔥、蒜、醬、醋、鹽、糖、酒是做菜時(shí)的調(diào)味用品，每個(gè)人都會(huì)用，但不見(jiàn)得每個(gè)人都清楚如何有效地使用。 有效地溝通每個(gè)人每天都在做溝通的動(dòng)作，不論溝通對(duì)您來(lái)說(shuō)是件困難的工作或溝通對(duì)您來(lái)說(shuō)似乎看不出有什么問(wèn)題，溝通必定會(huì)在我們?nèi)粘Ｉ钪械拿恳粋€(gè)層面發(fā)生。?謝謝。說(shuō)明來(lái)電事項(xiàng)?清晰、正確地說(shuō)明。打電話的技巧打電話的技巧動(dòng)作與注意事項(xiàng)撥電話?若是初次往來(lái)，撥電話前查明對(duì)方姓名、頭銜。?把握６Ｗ３Ｈ的原則?！?聲音要熱誠(chéng)有精神。報(bào)出名字及問(wèn)候?報(bào)出名稱并問(wèn)候。 不要在背地說(shuō)上層主管的閑話對(duì)自己的直屬主管或公司的政策有不平不滿的地方，要坦誠(chéng)溝通或積極提出改善建議，不要在背后批評(píng)、指責(zé)。 向上司提供情報(bào)工作中收集的情報(bào)，整理妥當(dāng)后，要提供給工作參考，讓上司和您能獲有同樣的信息，能讓上司做更正確的決定。(3) 工作到一個(gè)段落，需向上司報(bào)告工作到了一個(gè)段落，需向上司報(bào)告經(jīng)過(guò)狀況及實(shí)施結(jié)果，進(jìn)一步征詢上司的意見(jiàn)。(1)例如您要收集競(jìng)爭(zhēng)者產(chǎn)品在全省各地的報(bào)價(jià)狀況，此時(shí)您必須透過(guò)全省業(yè)務(wù)人員的合作，只有業(yè)務(wù)人員才經(jīng)常接觸到競(jìng)爭(zhēng)者向不同客戶的報(bào)價(jià)或在競(jìng)標(biāo)時(shí)能知道競(jìng)爭(zhēng)者的報(bào)價(jià)；新產(chǎn)品要能成功的開(kāi)發(fā)上市，要從市場(chǎng)部門獲得客戶的喜好及需求，要靠品管部門控制產(chǎn)品的品質(zhì)，要靠采購(gòu)部門能在零件成本范圍內(nèi)購(gòu)買合于要求的零件，要靠生產(chǎn)部門及時(shí)的生產(chǎn)出成品，透過(guò)各相關(guān)部門的密切配合，才有新產(chǎn)品的上市。企業(yè)在人際關(guān)系對(duì)您有那些期望呢？在回答企業(yè)對(duì)您的期望前，我們希望您能先認(rèn)知下面二個(gè)要點(diǎn)：您進(jìn)入了企業(yè)成為企業(yè)內(nèi)的一份子，您又?jǐn)U大了您的人際關(guān)系層面，對(duì)企業(yè)的人際關(guān)系面您是否也有所期待呢？回想一下，當(dāng)您應(yīng)征求職時(shí)，您是否期望能進(jìn)入一家知名度高、待遇不錯(cuò)的公司，期望能碰到好的主管，交到好的同事，希望工作場(chǎng)所是一個(gè)氣氛愉快的地方，這些期望中自然而然地透露了您對(duì)人際關(guān)系的期望。(9)愛(ài)惜公司的資產(chǎn)愛(ài)惜使用公司一切的設(shè)備、工具、車輛、器具……等資產(chǎn)，這些資產(chǎn)的更換、修理對(duì)公司的營(yíng)運(yùn)而言，都是一筆龐大的資金支出，您能愛(ài)惜它、珍惜它，它才能維持高效率地運(yùn)轉(zhuǎn)，公司才能正常的營(yíng)運(yùn)。(5)做好避免不良品的措施一旦產(chǎn)生不良品，必然造成材料、時(shí)間、人工費(fèi)用的損失，因此要徹底做好避免不良品產(chǎn)生的措施。長(zhǎng)途電話最好使用傳真機(jī)或信件代替，特別是電話較難充分表達(dá)或說(shuō)明的事項(xiàng)。注意下列五個(gè)方法，以改善您手頭上的工作。 檔案、公文、書(shū)信……等編號(hào)管理。 桌面上只陳列必要的東西，廢棄不用的東西立刻丟掉。 不遵守作業(yè)規(guī)定。 連絡(luò)錯(cuò)誤、協(xié)調(diào)不足 使用一些未經(jīng)確認(rèn)的信息 ４工作時(shí)間，集中精神，