【正文】 稱(chēng)：日常辦公管理制度版本號(hào)：第1版修改次數(shù)：0章節(jié)內(nèi)容：工作管理制度第2頁(yè)共2頁(yè)員代班，客服和維修人員，開(kāi)啟電話呼叫轉(zhuǎn)移，并在工作去向牌上注明。有私事或生病不能上班須事先請(qǐng)假。六、不得隨意丟棄雜物，養(yǎng)成良好的衛(wèi)生習(xí)慣，保持辦公環(huán)境優(yōu)美清潔。十、不得在工作時(shí)間在本住宅區(qū)從事本職工作以外的有償勞務(wù)，嚴(yán)禁向業(yè)主、住戶索取財(cái)物、吃、拿等不良行為。四、愛(ài)護(hù)好室內(nèi)設(shè)施，保持設(shè)施的使用功能和效率。二、服務(wù)工具僅限于工作使用，不得處理私人事務(wù)等挪作他用，保管好服務(wù)工具，使之發(fā)揮正常的使用功能效率，不得無(wú)故損壞。二、文件簽發(fā)后，送辦公或部門(mén)文秘工作人員統(tǒng)一安排打字，打印后送回起草部門(mén)校對(duì)，校對(duì)無(wú)誤方能復(fù)印、蓋章。五、文件統(tǒng)一由辦公負(fù)責(zé)發(fā)送。由辦公主管提出處理意見(jiàn)后，簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報(bào)送給有關(guān)部門(mén)，不得積壓遲誤，屬急件的，應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送。內(nèi)部遞傳的簡(jiǎn)單請(qǐng)示報(bào)告或其他不需打印的文件，一般不予打印。四、文印工作人員應(yīng)認(rèn)真做好本職工作，按時(shí)完成任務(wù)，保證文字和格式不出錯(cuò)誤。屬業(yè)務(wù)部門(mén)的，由各部門(mén)承擔(dān)費(fèi)用；屬行政、管理部門(mén)的，統(tǒng)一歸列辦公開(kāi)支。公司管理制度體系文件文件編號(hào)：Q/QHPM—GLZD—0203文件名稱(chēng)：日常辦公管理制度版本號(hào)：第1版修改次數(shù)：0章節(jié)內(nèi)容：公文處理管理制度第2頁(yè)共2頁(yè)（三）、指示：對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作，闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則，用指示。（七）、通報(bào)：表?yè)P(yáng)好人好事，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要情況以及需要所屬各單位知道的事項(xiàng)，用通報(bào)。（十一）合同：適用于各種合作關(guān)系，合作事項(xiàng)的訂立。工作記錄表格：在管理服務(wù)工作中使用。（五）、裝訂要求：左側(cè)裝訂，不掉頁(yè)。 （十）、正式的紅頭文件應(yīng)按照公文處理辦法書(shū)寫(xiě)。（三）、內(nèi)容應(yīng)當(dāng)符合主題思想要求，使用通俗語(yǔ)言，簡(jiǎn)明平實(shí)，準(zhǔn)確反映信息。二、須發(fā)（一）、女員工前發(fā)不遮眼，后發(fā)不披散；（二）、男員工后發(fā)根不超過(guò)衣領(lǐng)（其中秩序維護(hù)員頭發(fā)不得長(zhǎng)于5CM），不蓋耳，不留胡須；（三）、所有員工頭發(fā)應(yīng)保持整潔，不允許梳怪異發(fā)型和染怪異顏色；（四）、所有員工不允許剃光頭。（五）、女員工應(yīng)淡妝打扮，不允許濃妝艷抹，避免使用味濃的化妝品。三、坐：（一）、就坐時(shí)姿態(tài)要端正，入座動(dòng)作要輕緩，上身要直，腰部挺起，雙膝并攏，目光平視，面帶笑容；（二）、不允許坐在椅子上前俯后仰，搖腿蹺腳，或晃動(dòng)桌椅，發(fā)出聲音；（三）、不允許在上司面前或在住戶面前雙手抱胸、蹺二郎腿或半躺半坐；（四）、不允許趴在工作臺(tái)上或把腳放于工作臺(tái)上。三、祝賀語(yǔ)：恭喜、祝您節(jié)日快樂(lè)、祝您新年快樂(lè)、祝您新春快樂(lè)、恭喜發(fā)財(cái)。七、應(yīng)答語(yǔ)：是的、好的、我明白了、謝謝您的好意、不要客氣、沒(méi)關(guān)系、這是我應(yīng)該做的。（四）、當(dāng)來(lái)訪人員忘記帶證件必須進(jìn)入?yún)^(qū)域時(shí)，應(yīng)說(shuō)“先生/小姐（女士），請(qǐng)稍候，讓我請(qǐng)示一下好嗎？”此時(shí)應(yīng)用對(duì)講機(jī)呼叫管理員前來(lái)處理。二、 對(duì)住戶：（一）、為住戶提供服務(wù)時(shí)，無(wú)論何時(shí)均應(yīng)面帶微笑、和顏悅色，給人以親切感；與住戶談話時(shí)，應(yīng)聚精會(huì)神、注意傾聽(tīng)，給人以受尊重的感覺(jué)；沉著穩(wěn)重，給人以鎮(zhèn)定感。（四）、 住戶之間交談時(shí)，不要走近旁聽(tīng)，也不要在一旁窺視住戶的行動(dòng)。（八）、對(duì)住戶的問(wèn)詢(xún)，應(yīng)在不泄露公司機(jī)密的前提下盡量圓滿答復(fù)。如時(shí)間較長(zhǎng)，應(yīng)說(shuō)：“對(duì)不起，讓您久等了”。（十二）、對(duì)于住戶的困難，要表示充分的關(guān)心、同情和理解，并盡量想辦法解決。（十五）、當(dāng)遇到熟悉的住戶回來(lái)時(shí)，應(yīng)說(shuō)“先生/小姐（女士）您回來(lái)了”。（十八）、對(duì)來(lái)咨詢(xún)辦事的住戶，值班員應(yīng)立即起立，神態(tài)熱情，主動(dòng)問(wèn)好“您好！請(qǐng)問(wèn)您有什么事需要我們幫忙”。（二）、認(rèn)真傾聽(tīng)對(duì)方的電話事由，若需傳呼他人，應(yīng)請(qǐng)對(duì)方稍等，然后輕輕擱下電話，去傳呼他人；若對(duì)方有公事相告或相求時(shí)，應(yīng)將對(duì)方要求記錄在《值班記錄》內(nèi)，并盡量詳細(xì)回答。四、撥打電話（一）、電話接通后，應(yīng)首先向?qū)Ψ街乱詥?wèn)候，說(shuō)：“您好”，并作自我介紹。（二）、室內(nèi)進(jìn)行維修等工作時(shí)，應(yīng)在地面鋪一層專(zhuān)用墊布等保護(hù)地板，不允許弄臟家具、地面、墻身等。（五）、出門(mén)時(shí)要向住戶呈上服務(wù)監(jiān)督卡，并說(shuō)：“請(qǐng)您對(duì)我們的工作多提意見(jiàn)，如果有什么問(wèn)題，請(qǐng)隨時(shí)與我們聯(lián)系”。（六）在對(duì)方行至距自己35米時(shí)開(kāi)始敬禮；（七）對(duì)行駛的車(chē)輛以對(duì)方開(kāi)始注意到崗位時(shí)敬禮。當(dāng)住戶進(jìn)行投訴時(shí)，應(yīng)說(shuō)：“請(qǐng)您將情況詳細(xì)說(shuō)一下好嗎？”。（三）、不允許聚堆閑聊、高聲喧嘩或高聲呼叫另一個(gè)人。（七）、不講粗言惡語(yǔ)或使用歧視或污辱的語(yǔ)言。二、基本技能：公司管理制度體系文件文件編號(hào)：Q/QHPM—GLZD—0204文件名稱(chēng)：日常辦公管理制度版本號(hào)：第1版修改次數(shù)：0章節(jié)內(nèi)容：禮儀管理制度第6頁(yè)共6頁(yè)（一）、記住業(yè)主的姓名，要求管理人員第二次和業(yè)主見(jiàn)面時(shí)能說(shuō)出業(yè)主姓名。（五）、盡量少干擾業(yè)主。（三）、首位責(zé)任制即：接待住戶的第一人，對(duì)該事件的轉(zhuǎn)達(dá)、經(jīng)過(guò)、結(jié)果實(shí)施全過(guò)程監(jiān)督落實(shí)。第二節(jié) 物資采購(gòu)一、物資采購(gòu)實(shí)行計(jì)劃申報(bào)制度，每月由各部門(mén)提出物資采購(gòu)計(jì)劃，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核交財(cái)務(wù)部門(mén)統(tǒng)計(jì)后，經(jīng)公司總經(jīng)理審批后實(shí)施，臨時(shí)采購(gòu)，也應(yīng)進(jìn)行計(jì)劃申購(gòu)。凡質(zhì)量不合格或偽劣的產(chǎn)品，要及時(shí)辦理退貨、退款手續(xù)。七、凡數(shù)量較大或金額較高的市場(chǎng)采購(gòu)而使用財(cái)務(wù)支票的，購(gòu)物人要妥善保管好支票，不允許遺失或漏填金額和密碼。三、庫(kù)存物品要分類(lèi)貼上標(biāo)簽，碼放整齊，保持庫(kù)房?jī)?nèi)通道暢通無(wú)阻。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告，認(rèn)真處理。 公司管理制度體系文件文件編號(hào)：Q/QHPM—GLZD—0205文件名稱(chēng)：日常辦公管理制度版本號(hào)：第1版修改次數(shù)：0章節(jié)內(nèi)容：物資管理制度第2頁(yè)共2頁(yè)七、對(duì)于攝影膠卷、計(jì)算機(jī)軟盤(pán)、攝像帶、錄音磁帶等物品應(yīng)由專(zhuān)人領(lǐng)取和保管，綜合管理部門(mén)要求建立明細(xì)帳，不允許用于私自挪用。四、資料發(fā)放人員應(yīng)詢(xún)問(wèn)清楚物資領(lǐng)用的使用范圍、時(shí)間等情況，并建立物資領(lǐng)用臺(tái)帳。公司管理制度體系文件文件編號(hào)：Q/QHPM—GLZD—0206文件名稱(chēng)：日常辦公管理制度版本號(hào)：第1版修改次數(shù)：0章節(jié)內(nèi)容：電腦管理制度第1頁(yè)共1頁(yè)電腦管理制度為切實(shí)加強(qiáng)對(duì)辦公電腦的管理，提高辦公自動(dòng)化水平和管理效率，保障電腦文件資料的安全性和保密性，根據(jù)電腦的操作和應(yīng)用特制訂本管理制度。四、電腦僅限于日常辦公使用，不得私自用做其他用途。八、電腦應(yīng)設(shè)置密碼保護(hù)程序，電腦密碼不得告之非本機(jī)規(guī)定的人員操作，防止無(wú)關(guān)人員非法侵入，操作人員嚴(yán)格遵守保密制度，保密資料的原稿、廢紙必須及時(shí)銷(xiāo)毀。不得私自下載與本職工作無(wú)關(guān)的內(nèi)容。十四、離開(kāi)下班時(shí)，應(yīng)檢查電腦及外置設(shè)備是否關(guān)閉，電源是否切斷。二、印章必須由各保管人妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人。二、經(jīng)有關(guān)人員審核，并最終由具有該印章使用決定權(quán)的人員批準(zhǔn)后方可交印章保管人蓋章。六、涉及法律等重要事項(xiàng)需使用印章的，須依有關(guān)規(guī)定經(jīng)法律顧問(wèn)審核簽字。十、公章的使用決定權(quán)歸公司總經(jīng)理，其他各印章的使用決定權(quán)由公司總經(jīng)理根據(jù)實(shí)際工作需要進(jìn)行授權(quán)。公司管理制度體系文件文件編號(hào)：Q/QHPM—GLZD—0208文件名稱(chēng)：日常辦公管理制度版本號(hào)：第1版修改次數(shù)：0章節(jié)內(nèi)容：檔案管理制度第1頁(yè)共5頁(yè)檔案管理制度第一條 管理原則：一、為保證檔案的完整、規(guī)范，根據(jù)物業(yè)管理對(duì)檔案管理的要求，結(jié)合公司的實(shí)際情況，制訂本管理制度，各崗位員工必須嚴(yán)格執(zhí)行操作。二、檢查好文件的本文及附件是否完整，處理程序是否完備，如有短少，應(yīng)即追查歸入，如有遺漏，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門(mén)補(bǔ)辦，與本案無(wú)關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門(mén)。第三條 分類(lèi)編號(hào)一、檔案分類(lèi)（一）、檔案范圍各部門(mén)制定的管理規(guī)定。主任級(jí)以上管理人員的調(diào)動(dòng)、晉級(jí)、變動(dòng)。（2）、公司年度、季度、月份工作計(jì)劃、總結(jié)。（6）、機(jī)構(gòu)設(shè)置、改名稱(chēng)、印章合并和啟用，擴(kuò)大營(yíng)業(yè)范圍報(bào)告、批復(fù)。（10）、公司固定資產(chǎn)說(shuō)明書(shū)。（4）、員工工資管理辦法、方案、規(guī)定和實(shí)施細(xì)則。（8）、采購(gòu)合同。（2）、小區(qū)管理費(fèi)調(diào)整的請(qǐng)示、通知。（3）、工程重大事故報(bào)告?？蛻舴?wù)（1）、合同（防蟻、綠化、清潔）。（5）、裝修指南。（三）、按照采用首字拼音、英文大小寫(xiě)和數(shù)字想結(jié)合的方式編號(hào)。（二）、在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號(hào)字體的檔案類(lèi)別名稱(chēng)，其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱(chēng)組成。（二）、各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門(mén)工作情況及其部門(mén)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定及標(biāo)注（三）、永久保存：；；；；；；；；。（七）、規(guī)章由規(guī)章管理部門(mén)永久保存，使用部門(mén)視其有效期間予以保存。（四）、采取修復(fù)技術(shù)，延長(zhǎng)檔案壽命。（四）、各職能部門(mén)除經(jīng)常使用的部分資料外，原則上不保管檔案。（八、）檔案原則上保管原件。 部門(mén)負(fù)責(zé)人可查閱該部門(mén)所有檔案。 在檔案歸還日期前，檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還檔案室。 (三)、總經(jīng)理審批同意后由行政部、人事部總經(jīng)理指定3名監(jiān)銷(xiāo)人員（檔案管理員、人事部文員、行政部文員）將超過(guò)保存期限的檔案銷(xiāo)毀。三、要認(rèn)真落實(shí)防火、防盜、防塵、防潮、防強(qiáng)光、防蟲(chóng)、防鼠等“七防”措施，嚴(yán)格控制庫(kù)內(nèi)的溫度，保持庫(kù)內(nèi)清潔，每月全面清掃一次。七、閱覽室內(nèi)禁止吸煙，不要大聲喧嘩，不準(zhǔn)靠近閱檔桌喝水。三、應(yīng)樹(shù)立全心全意為各部門(mén)服務(wù)的思想，做到及時(shí)、主動(dòng)、優(yōu)質(zhì)，確保供應(yīng)好，周轉(zhuǎn)快，消耗低，費(fèi)用省。三、對(duì)各類(lèi)物資要求做到合理堆放、牢固堆放、定量堆放、整齊堆放、方便堆放。庫(kù)房?jī)?nèi)要經(jīng)常保持清潔、通風(fēng)，不允許物品隨意堆放，并做好庫(kù)房的安全、保衛(wèi)、防火、防盜工作。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)呈報(bào)總經(jīng)理，經(jīng)核準(zhǔn)后，通知各有關(guān)部門(mén)，限期辦理盤(pán)點(diǎn)工作。（二）、問(wèn)清楚：待用戶講完后，要進(jìn)一步問(wèn)清楚有關(guān)情況。（四）、復(fù)清楚：對(duì)用戶的投訴在充分了解有關(guān)情況后，應(yīng)及時(shí)把處理的過(guò)程及結(jié)果清楚地回復(fù)用戶，以表明用戶的投訴以得到足夠的重視和妥善的解決。（二）、遇到重大投訴，超出部門(mén)處理權(quán)限，須將投訴事項(xiàng)移交部門(mén)主管處理，向投訴用戶解釋原因，并確定回復(fù)時(shí)間。根據(jù)中華人民共和國(guó)消防法的規(guī)定，結(jié)合小區(qū)實(shí)際情況，成立消防安全委員會(huì)，總經(jīng)理?yè)?dān)任防火總負(fù)責(zé)人，各部門(mén)負(fù)責(zé)人為防火責(zé)任人，工程技術(shù)人員負(fù)責(zé)消防設(shè)施維護(hù)管理，以秩序維護(hù)部為主體建立義務(wù)消防隊(duì)。（四）、防火安全檢查，整改火險(xiǎn)隱患。（八）、組織制訂緊急狀態(tài)下的疏散方案。（二）、根據(jù)消防總負(fù)責(zé)人指示，組織消防演練。（六）、督促落實(shí)各項(xiàng)消防規(guī)章制度。（四）、每日檢查器材位置、編號(hào)、數(shù)量是否相符，有無(wú)過(guò)期、損壞及丟失，及時(shí)做好記錄并報(bào)告護(hù)衛(wèi)部。（二）、組織員工定期進(jìn)行消防知識(shí)學(xué)習(xí)和消防業(yè)務(wù)培訓(xùn)。（四）、在消防總負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，開(kāi)展消防宣傳，檢查并督促整改火災(zāi)隱患。（十）、調(diào)查火警事故，協(xié)助公安消防監(jiān)督機(jī)關(guān)調(diào)查火災(zāi)原因。（六）、組織、領(lǐng)導(dǎo)義務(wù)消防隊(duì)開(kāi)展消防工作。（二）、各項(xiàng)消防工作規(guī)章制度。（四）、每月對(duì)投訴進(jìn)行一次匯總，記錄在用戶意見(jiàn)受理表上，并根據(jù)用戶投訴情況，進(jìn)行用戶回訪。（六）、報(bào)告：重大投訴，必須馬上報(bào)各部門(mén)主管或公司領(lǐng)導(dǎo)。（三）、跟清楚：受理用戶投訴要一跟到底，直到問(wèn)題得到解決并回復(fù)用戶為止。第四節(jié) 保管責(zé)任財(cái)、物料管理人員、保管人有下列情況者，應(yīng)承擔(dān)處理和賠償責(zé)任：公司管理制度體系文件文件編號(hào)：Q/QHPM—GLZD—0209文件名稱(chēng)：日常辦公管理制度版本號(hào)：第1版修改次數(shù)：0章節(jié)內(nèi)容：倉(cāng)庫(kù)管理制度第2頁(yè)共2頁(yè)一、對(duì)所保管的財(cái)物有盜賣(mài)、掉換或化公為私等營(yíng)私舞弊者；二、對(duì)所保管的財(cái)物未經(jīng)報(bào)準(zhǔn)而擅自移轉(zhuǎn)、撥借或損壞不報(bào)告者；三、未盡保管責(zé)任或由于過(guò)失致使財(cái)物遭受被竊、損失或盤(pán)虧者。三、倉(cāng)管員應(yīng)每月對(duì)倉(cāng)庫(kù)物資進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，編制盤(pán)存表，發(fā)現(xiàn)庫(kù)存與實(shí)物不符的情況應(yīng)及時(shí)匯報(bào)部門(mén)負(fù)責(zé)人落實(shí)處理。四、各種物資材料的轉(zhuǎn)讓、外售和贈(zèng)送，一律須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第二節(jié) 出入庫(kù)管理一、倉(cāng)管員在認(rèn)真做好物資進(jìn)倉(cāng)驗(yàn)收工作的同時(shí)，對(duì)物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、品種等情況要如實(shí)反映，做到準(zhǔn)確無(wú)誤。公司管理制度體系文件文件編號(hào)：Q/QHPM—GLZD—0209文件名稱(chēng)：日常辦公管理制度版本號(hào)：第1版修改次數(shù)：0章節(jié)內(nèi)容：倉(cāng)庫(kù)管理制度第1頁(yè)共2頁(yè)倉(cāng)庫(kù)管理制度第一節(jié) 管理原則一、倉(cāng)庫(kù)管理制度旨在加強(qiáng)物品管理的控制與保管，確保公司財(cái)產(chǎn)安全和使用效率。五、庫(kù)房工作人員要熟悉與檔案庫(kù)有關(guān)的供水、供電、供熱系統(tǒng)情況，并經(jīng)常檢查是否完好，離開(kāi)庫(kù)房時(shí)要注意關(guān)閉落鎖，關(guān)閉電源。 第七條 庫(kù)房管理：一、庫(kù)房?jī)?nèi)的檔案柜要同樣編號(hào)，入庫(kù)的檔案要按大類(lèi)有系統(tǒng)地上架排列，做到存放有序，查找有據(jù)，實(shí)行科學(xué)管理。 三、檔案的銷(xiāo)毀 （一）超過(guò)保管期限的檔案，由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限，每年編制銷(xiāo)毀計(jì)劃及清單位，報(bào)綜合管理部主管審核。 （二）檔案的查閱/借閱/復(fù)制 查閱/借閱/復(fù)制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復(fù)制登記表》中登記。 二、檔案查閱（一）查閱權(quán)限總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。公司管理制度體系文件文件編號(hào)：Q/QHPM—GLZD—0208文件名稱(chēng)：日常辦公管理制度版本號(hào)：第1版修改次數(shù)：0章節(jié)內(nèi)容：檔案管理制度第4頁(yè)共5頁(yè)（六）、檔案管理員將該管理資料登記在《檔案目錄》中，歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號(hào)。（二）、綜合管理部保管公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外文件、合同、員工人事檔案、圖紙、后勤資料及公司其他部門(mén)所需保管的資料；ISO9000質(zhì)量體系文件、資料、質(zhì)量記錄和員工績(jī)效考評(píng)檔案；分供方評(píng)審、物業(yè)租憑和多種經(jīng)營(yíng)資料。（二）、保證檔案的安全。（五）、5年保存：；。 二、編制目錄： （一