【正文】 公室匯總簽辦意見，呈董事長或總經(jīng)理或交其他授權(quán)者做最終的審核、批示，并下發(fā)相關(guān)部門予以執(zhí)行。文件檔案用卷宗按規(guī)定裝訂保存。保管（1）文件應妥善保管，防蟲、防霉、防丟失，保證文件的安全。第四章 印章管理一、印章的使用范圍：公章使用范圍（1）發(fā)送正式公文、電函、傳真件等。（5）上崗證、先進集體和個人榮譽證書等。二、印章雕刻的申請、審核和批準：印章雕刻的申請、審核和批準。 以部門名義于授權(quán)范圍內(nèi)對廠商、客戶及內(nèi)部規(guī)章典范的核決行文由經(jīng)理署名，蓋經(jīng)理職銜簽字章。印章原則上不許帶出企業(yè)，確因工作需要將印章帶出使用的，應事先填寫《印章借用申請單》，注明事項，經(jīng)董事長或總經(jīng)理批準后方可攜帶使用。印章管理人必須嚴格控制用印范圍和仔細檢查《用印申請單》上是否有批準人的印章。第五章 接 待接待人員應制造優(yōu)雅、清新的接待環(huán)境。接待人員應了解來客的身份、意圖、根據(jù)需要與有關(guān)部門聯(lián)系，做好引見工作。對待客戶熱情周到,微笑服務(wù)，真正做到：目光相視，面帶微笑，主動問候。二、適用范圍：本制度所指辦公資源主要包括電話、傳真、電腦、打印機、復印機、水、電等。（3）實行定期計劃批量采購供應。（6）必需品、采購不易或耗用量大者應酌量庫存。（2）接到各部門的《辦公用品領(lǐng)用單》（兩份）之后，有關(guān)人員要進行核對，并做好登記。一份申請書連同《辦公用品分發(fā)通知書》轉(zhuǎn)交辦公用品管理室記賬存檔；另一份《辦公用品分發(fā)通知書》連同分發(fā)物品一起返回各部門。（4）設(shè)備發(fā)生故障無法自行修理的，設(shè)備使用人應填寫設(shè)備維修單，經(jīng)部門負責人簽字后維修。（7）行政人員應定期統(tǒng)計、匯總維修情況，針對各類故障產(chǎn)生的原因提出預防與克服的措施，通知使用部門加以防范。②不得使用未經(jīng)病毒檢查的U盤，防止病毒入侵。③對于計算機軟件的安裝由使用部門自主決定。（5）硬件保護①無故，任何人不得拆卸所使用的電腦設(shè)備。⑤各部門負責人必須采取必要措施，確保本部門的電腦以及配套設(shè)備始終處于整潔和良好的狀態(tài)。電話的使用管理①電話由辦公室統(tǒng)一負責管理，各部門主管負責監(jiān)督并控制使用。（2）公司所安固定電話其費用明細如下：青州分公司財務(wù)部電話為3887876，其費用為300元/月，不包括寬帶費用。②電話費用每半年一次匯總結(jié)算，若有超額按以上規(guī)定在工資發(fā)放時予以扣除，若低于規(guī)定標準則不予補差。（2）為確保復印機的安全運轉(zhuǎn)，每天開機的時間不宜過長。（3）每天下班后，傳真設(shè)置成自動接收，防止遺漏重要文件。（4）公司給個人配備的電腦，為公司財產(chǎn)，要愛惜使用，如有損壞進價賠償，如有更換或離職需交回公司，如有丟失進價賠償。公司辦公用水設(shè)施由辦公室對設(shè)備進行管理與聯(lián)系維護，堅決杜絕跑、冒、滴、漏，如有故障應在第一時間解決。六、其它規(guī)定 本制度中如有違犯者，每發(fā)現(xiàn)一次罰款50元，如兩次以上加倍罰款，情節(jié)嚴重者將根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定另行處理。（1）經(jīng)理級出差，報請董事長審批。出差人員回公司應在“出差申請單”中情況匯報一欄填寫出差完成情況、并向分管領(lǐng)導匯報，由分管領(lǐng)導簽字。出差人員交通工具除可利用企業(yè)車輛外，以利用火車、汽車為原則。其他人員出差，按標準實報實銷，超過標準的部分由本人自負：同性別兩人以上出差，須合并住宿。員工外地出差發(fā)生的宴請費，應在出差前申請，特殊情況應按審批權(quán)限事先口頭請示，回單位后補辦手續(xù)。員工出差在外，應注意人身及財物安全，遵紀守法，按公司規(guī)定的標準和使用交通工作，合理降低出差費用。出差回公司應在一周內(nèi)報賬，若遲報時間超過二周將不予報銷。填寫《差旅費報銷單》，并將原始發(fā)票粘在所附憑單上，由經(jīng)辦人簽字，部門經(jīng)理、財務(wù)人員簽字后，報總經(jīng)理、董事長審批，予以報銷。第八章 招待管理 業(yè)務(wù)招待費包括：招待來訪客人的茶葉、水果、飲料等費用；宴請客人用餐、食品、酒水等費用；贈送客人、客戶的紀念品等費用。 公司各部門確因工作需要，必須宴請的，按下列原則和辦法辦理。公司各部門全年各項管理費用預算執(zhí)行情況，由財務(wù)部定期審核公布。辦公室是公司文書檔案的管理部門，其主要職責如下：（1）制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度，負責檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。（5）提高檔案管理的水平和技術(shù)，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學化。案卷類目編號：（1）檔案分類名稱經(jīng)確定后，編制《案卷類目編號表》，將所有分類名稱及其代表數(shù)字編號，按順序依次排列，以便查閱。歸檔范圍：歸檔范圍包括：各部門辦理完畢的能反映本企業(yè)工作、生活活動，具有查考利用價值的文件材料（如公文、信函、傳真、圖表、報刊、照片或膠片、音像制品、電子文件、實物檔案等）。（4）財務(wù)檔案：會計憑證、會計帳薄、財務(wù)報告、其他核算材料。（8） 聲像實物檔案：照片、錄音、錄像、印章、證章、錦旗、獎杯、牌匾、證物、標本、樣品以及其他具有歷史和紀念意義或研究價值的實物材料。（4）檔案管理人員要定期擦拭檔案櫥，保持檔案清潔，以防蟲蛀腐朽，如有破損或褪色的資料，應當及時進行修補和復制，裝訂部分過窄或有字跡的資料，要用紙加以襯邊。（7）每年3月末進行一次檔案清理，編制或更新《檔案保管清冊》做好文件索引，以便查找。工程決算報告在出報告后一周內(nèi)存檔。公司可根據(jù)實際情況擬訂文件資料保存期限的補充規(guī)定。六、平時歸卷各部門都要建立健全平時歸卷制度。公文承辦人員應及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導人員批存的文件材料收集齊全，并加以整理，送交本部門專（兼）職文書歸卷。在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文件應合一立卷。永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫《卷內(nèi)文件目錄》。若無情況可說明，也應將立卷人、檢查人的姓名和時間填上以示負責。（3）提供文獻索引資料。（4）借閱人對檔案要妥善保管，愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。如需再借，應辦理續(xù)借手續(xù)。（8）外單位借閱檔案時，應持有單位介紹信，經(jīng)董事長批準后方可借閱，且不得帶離檔案室。 經(jīng)批準銷毀的檔案，需單獨存放半年，經(jīng)驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。任何無關(guān)人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。二、適用范圍本制度為公司制度的最終執(zhí)行準則，適用于公司全體員工。(4).重大違紀：違反公司管理制度、崗位職責等公司管理規(guī)定，給公司造成5000元(含5000元)以上損失的；或有其它與上述情節(jié)相當?shù)倪`紀行為。四、獎勵規(guī)定：：全年無缺勤、無遲到、早退現(xiàn)象。 :采取現(xiàn)金獎勵方式，普通獎勵金額為100元5000元；對公司有特殊貢獻的經(jīng)公司研究后特別發(fā)放。本制度由公司辦公會議批準實施，今后如有修改，經(jīng)公司辦公議批準后可以修改。山東東方置業(yè)有限公司二O一O年五月一日54 / 54。 四、如員工發(fā)現(xiàn)本制度的規(guī)定與政府有關(guān)規(guī)定相?；蛴泻玫慕ㄒ?，請即時通知公司辦公室。獎罰決定應以書面通知書形式送達受獎罰員工，由公司辦公室負責獎罰決定的執(zhí)行。:全年無人員死亡或重傷事故，無機械設(shè)備或火災事故；無工程質(zhì)量事故。(1).輕微違紀：口頭警告、罰款100200元/次；(2).一般違紀：書面警告+罰款200400/次；(3).嚴重違紀：通報批評+扣績效+降職/撤職或留用察看；(4).重大違紀：通報批評+扣全年獎金和績效+辭退或開除。(2).一般違紀：違反公司管理制度、崗位職責等公司管理規(guī)定，未給公司造成損失，但造成不良影響或影響到他人的；或有其它與上述情節(jié)相當?shù)倪`紀行為。愛護檔案室的一切設(shè)施設(shè)備，任何人未經(jīng)許可不得使用及隨意翻動。保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案：如未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)；未了事項等需繼續(xù)保存。 九、 檔案銷毀管理對已失效的檔案，由檔案管理員編制《檔案銷毀清冊》，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導共同鑒定，報董事長批準后，按規(guī)定銷毀。（7）對違反公司規(guī)定，泄露秘密，按公司管理文件獎罰章規(guī)定進行處理。若因遺失檔案，泄露秘密的，按公司獎罰章規(guī)定進行處理。（2）公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門同意或公司領(lǐng)導批準。八、檔案借閱、利用工作 公司內(nèi)檔案利用的方式（1）提供檔案原件。卷內(nèi)目錄放在卷首。不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，應放在復文立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其他文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。七、 立卷 案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。 各部門應根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當年工作任務(wù)，編制平時文件材料歸卷使用的《案卷類目》。 按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫卷內(nèi)目錄備考表。定期按文件材料的保持價值分為1年，5年，20年。各種聲像資料每月度的第一個工作日歸檔一次；各種獲獎證書等，在獲獎后一個月內(nèi)歸檔；相關(guān)獲得部門應主動移交行政管理部/綜合辦檔案室。（5）歸檔要注意整潔，歸檔前要先對文件資料進行分類，再把文件資料按類別分組后分別裝入卷宗，以便于歸檔。（2）公司各部門接收或形成的符合存檔的資料，必須在當月交給公司辦公室檔案管理人員，如果存檔資料在辦理公司業(yè)務(wù)時需抵押或存放到相關(guān)部門，或者資料正常工作時需使用而又不方便復印或復制，則需使用人員到檔案管理人員處辦理借用手續(xù)，寫明歸還日期并經(jīng)領(lǐng)導審批后方可使用。（6）工程技術(shù)檔案：①設(shè)計任務(wù)書及專各專業(yè)過程圖紙（含電子版）；（自設(shè)計院及相關(guān)部門出具后需將精裝本存檔）②政府批文、報告；③主管部門有關(guān)人防、環(huán)保、消防、交通、園林等的審查意見；④所有合同及相關(guān)的招投標文件；⑤施工文件及竣工圖紙、竣工備案文件、結(jié)算文件、證件；⑥其他工程技術(shù)檔案及圖片資料。②證書、證照類：各公司行政、稅務(wù)等相關(guān)證書、證照。（3）檔案分類編號內(nèi)應預留若干空擋，以備將來組織擴大或業(yè)務(wù)增多時，隨時增補之用。（7）檔案管理員根據(jù)業(yè)務(wù)范圍和資料性質(zhì)進行的文件分類，并編制《案卷類目編號表》，檔案的借閱、銷毀，必須按照其相關(guān)管理程序執(zhí)行。（3）做好公司檔案的收集、整理、保管和利用工作。二、管理部門公司檔案工作實行集中管理。（5）公司加班期間原則不安排用餐，領(lǐng)導批準需用工作餐的其標準每人不超10元。 以公司名義制作的紀念品，禮品，統(tǒng)一由辦公室負責訂做和管理，各部門需領(lǐng)用時，按辦公室有關(guān)規(guī)定辦理領(lǐng)用手續(xù)。超審批金額外的業(yè)務(wù)招待費，一般不予開支。 四、出差標準規(guī)定出差費用標準：實行限額標準內(nèi)實報實銷，具體標準見表。1
1出差人員預借差旅費，應填寫“出差借款預算單”；若申請出差宴請費的，還應同時附上“招待費審批單”，經(jīng)出差人員所屬部門正職審核簽字后，送財務(wù)部審批并報公司領(lǐng)導批復。經(jīng)批準開車出差，當日往返者，無出差補助，至公司子公司、分公司出差者按固定每月800元除以天數(shù)享受固定補助。使用企業(yè)交通車輛或自帶車輛者不得申領(lǐng)交通費。因公務(wù)緊急，未能履行出差審批手續(xù)的，出差前可以電話方式請示，出差歸來后補辦手續(xù)。（3）國外出差，一律由董事長核準。第七章 出差管理一、目的為了進一步規(guī)范企業(yè)員工出差管理工作，強化成本管理意識，合理控制差旅費開支，特制定本制度。如發(fā)現(xiàn)有常流水現(xiàn)象，當天值日人員負全部責任。各部門負責人負責本部門的用電管理，員工應做到人走電停，人在電不浪費，堅決杜絕常明燈等不合理現(xiàn)象的發(fā)生。（2）辦公設(shè)備要定期進行養(yǎng)護，以免老化影響使用。傳真機使用管理（1）傳真機由所在部門管理使用。（2）各使者用要遵守國家法律法規(guī)嚴格按公司規(guī)定利用寬帶網(wǎng)絡(luò)，不得利用寬帶網(wǎng)絡(luò)干與工作無關(guān)的事。辦公室電話為6111103，其費用為120元/月，尚家物業(yè)電話費用為100元/月，如公司其它項目或部門再裝電話，其費用另行通知。③禁止私事?lián)艽驀H長途，確因業(yè)務(wù)撥打國際長途電話的需經(jīng)公司領(lǐng)導批準。（6）電腦的保養(yǎng)①保持電腦的清潔，嚴禁用手、銳物觸摸屏幕，使用人在離開前應退出系統(tǒng)并關(guān)閉電源。③硬件維護后，必須將所有設(shè)備復原。軟件使用前要確保無病毒⑤任何人未經(jīng)他人同意。（4）病毒防護①公司要求所有電腦必須安裝殺毒軟件。（2）電腦使用人員設(shè)密碼管理，密碼屬公司機密，未經(jīng)批準不得向任何人泄露。（5）在報修期內(nèi)的設(shè)備，辦公室應聯(lián)系供應商進行維修，保修期外的設(shè)備，按照最經(jīng)濟可行的報修方案進行維修，包括委托維修商來完成任務(wù)，由部門經(jīng)理按照維修的真實情況，填寫設(shè)備維修單中的“維修記錄”。（2）公司各類設(shè)備的保養(yǎng)和維修，由各職能部門參照規(guī)范，自行組織實施。（3）發(fā)送室進行核對后，把申請所要全部用品備齊，分發(fā)給各部門。辦公室根據(jù)各單位辦公用品領(lǐng)用數(shù)量及單價，編制明細表經(jīng)確認后報財務(wù)劃轉(zhuǎn)。（4）特殊辦公用品可以經(jīng)辦公室門同意授權(quán)各部門自行采購。 辦公用品采購：（1）辦公用品的采購采用集中采購、定量供應的辦法，由辦公室負責并管理。如辦公室臨時無人，其他員工應主動做好接待?？腿俗潞螅瑧皶r奉上茶水，并及時續(xù)水，接待時應觀察領(lǐng)導是否有茶、筆等，若沒有應及時送上。接待人員應對來客熱情大方、禮貌周到、不卑不亢、微笑服務(wù)。同時用印依據(jù)及《用印申請單》上應用代理人印章。監(jiān)印人除于文件、文稿上用印外，并應于《用印申請單》上加蓋使用的印章存檔。常規(guī)用印或需要再次用印的文件，如事先與印章主管人取得聯(lián)系或有文字證明者，可省去填寫《申請單》的手續(xù)。