【正文】 07) 員工登記表 (KF08) 經(jīng)理指令有關(guān)租戶到期日期 客服主管與租戶代表持《家具清單》檢查核實(shí)家具配置 查核房內(nèi)裝修 帳務(wù)主管 與租戶代表核對所有應(yīng)付款，租戶代表簽字確認(rèn) 收集所有房間和辦公家具鑰 匙 對家具、設(shè)備、鑰匙進(jìn)行查核，若有損壞遺失情況按標(biāo)準(zhǔn)向租戶提出賠償費(fèi)用 與租戶確定剩余應(yīng)付款的付款方式和保證金的退還方式 記錄租戶搬遷后的聯(lián)絡(luò)方式并告知前臺 賠償費(fèi)用計入《每日服務(wù)記錄》，租戶代表簽字確認(rèn) 《家具清單》（ KF07） 《每日服務(wù)記錄》（ KF011） 帳務(wù)主管 客服主管 2020 精品地產(chǎn)資料免費(fèi)下載！數(shù)萬套專業(yè)地產(chǎn)資料、 電子書和地產(chǎn)講學(xué) VCD 等， 680 元一網(wǎng)打盡！正規(guī)經(jīng)營，貨到付款。 客戶搬遷后，需改動密碼，并以書面及電子郵件的形式向所有租戶發(fā)出更換密碼的通知； 退租后，通知清潔工打掃房間。網(wǎng)址 : :23107290 大廈租戶租期到期前四個月之前，商務(wù)中心租戶在租期到期前二個月之前，營運(yùn)招商部書面通知租戶有關(guān)租期到期事宜，著手聯(lián)絡(luò)續(xù)租問題； 根據(jù)市場 狀況、租賃單位的具體情況，在續(xù)租談判中有關(guān)續(xù)租條件給租戶一個客觀的報價。若發(fā)現(xiàn)租戶有擴(kuò)租意向應(yīng)主動及時聯(lián)系，根據(jù)租戶提供的信息（主要是面積），給予適當(dāng)?shù)男畔⒑桶才?。若租戶是擴(kuò)租與續(xù)租一同考慮的話，是否同一樓層即顯得十分重要。 擴(kuò)租談判成功，應(yīng)盡快安排簽訂租賃合同，有關(guān)過程可參照租賃合同訂立過程。 每月 20 日，帳務(wù)主管把付款通知送其每租戶，租戶簽收。 財務(wù)部 財務(wù)部 審 核 確 認(rèn) 部門經(jīng)理審核簽署 部門經(jīng)理 2020 精品地產(chǎn)資料免費(fèi)下載！數(shù)萬套專業(yè)地產(chǎn)資料、 電子書和地產(chǎn)講學(xué) VCD 等， 680 元一網(wǎng)打盡！正規(guī)經(jīng)營，貨到付款。 審核確認(rèn) 在每份催款通知上蓋錦發(fā)或錦友的財務(wù)部印章 復(fù)印一份，每月 10 日原件交租戶，復(fù)印件留存檔案 財務(wù)部開具相應(yīng)票據(jù)交帳務(wù)主管 帳務(wù)主管與財務(wù)部密切溝通有關(guān)催款后的應(yīng)收款到帳狀況。若無法推脫地收下租戶的支票應(yīng)記錄支票號碼讓財務(wù)簽收。 帳務(wù)主管送達(dá)租戶，請租戶在簽收本上簽收，同時在《未付款一覽表上》記號銷賬 發(fā)出付款通知后的第 7個工作日，制作《商務(wù)中心租戶未付款一覽表》 與財務(wù)部核對到帳情況 制作打印《催款通知》明確最后付款日期 截止至催款通知明確的最后付款日之次日把尚未到帳的租戶清單明細(xì)報營運(yùn)部門經(jīng)理和財務(wù)部經(jīng)理 按合同條款計遲延履行金，上報總辦 《商務(wù)中心租戶未付款一覽表》 (ZW010) 《催款通知》(ZW024) 審核確認(rèn) 財務(wù)部 《催款通知》 簽收本 發(fā)票收據(jù) 簽收本 未付款一覽表 審核確認(rèn) 部門經(jīng)理 2020 精品地產(chǎn)資料免費(fèi)下載！數(shù)萬套專業(yè)地產(chǎn)資料、 電子書和地產(chǎn)講學(xué) VCD 等， 680 元一網(wǎng)打盡！正規(guī)經(jīng)營，貨到付款。若無法推脫地收下租戶的支票應(yīng)記錄支票號碼讓財務(wù)簽收。 它包括下列過程： 在中匯大堂或大門入口布置歡迎牌、歡迎橫幅及來訪客戶國旗； 鮮花布置。特別注意杜絕歡迎牌上的差錯。 VIP服務(wù)圓 滿完成后，將有關(guān)的書信來往及文件整理成檔。 Transfer,等有人接再轉(zhuǎn)接，然后掛機(jī)。 如該客戶出差在外多日，可把留言轉(zhuǎn)交給其公司的其他人，以免有緊急問題可及時解決。 b) 收快件 快遞公司送來快件，先簽收，然后在《快遞收件記錄 Ining Courier List》登記日期、收件時間、公司、簡稱、快件種類、快件編號，并注明是否是包裹，最后經(jīng)手人簽名。 于下月初帶登記本到樓下郵政服務(wù)臺與服務(wù)臺工作人員核對，以便月結(jié)帳。 4. 報紙的訂閱和分發(fā) 訂 報 每年的年初或六月底詢問客戶是否有訂報需要并做好書面記錄； 根據(jù)記錄填好，訂報的電腦清單帶上錢款到九江路郵電局支局（九江路 36號 ）訂閱； 及時更新客戶的訂閱清單。 5. 文字處理 客戶需打印文件、表格、應(yīng)熱情接待，仔細(xì)了解客戶要求和所要達(dá)到的效果 ； 視前臺工作情況，估計完成所需要的時間，轉(zhuǎn)告客人，并請他回房或在沙發(fā)上稍候； 按照客人所提出的要求，正確處理文件，并打出草稿給客戶審閱； 交付正本后，在《每日服務(wù)記錄 Daily Job Sheet》上登記公司名稱、房號、服務(wù)項目 。 飛機(jī)票 給客戶預(yù)定飛機(jī)票前，應(yīng)清楚地記下客戶欲訂機(jī)票的班次、目的地、起飛時間、張數(shù)、并問清哪個航空公司，有何特殊要求； 與航空公司取得聯(lián)系，詢問是否有票，如有就告知航空公司預(yù)定部客戶的姓名、性別、身份證號、國籍或護(hù)照號，并要求送票上門； 票送來后請客戶確認(rèn)收下，并在《每日服務(wù)記錄 Daily Job Sheet》上登記公司名稱及服務(wù)項目。 ii. 會議日期和時間。詢問是否需要提供咖啡、茶水或其他飲料，告知單價。 會議室確認(rèn) 于預(yù)訂開會日期的前一天，致電相關(guān)公司聯(lián)系人，再次核對預(yù)訂內(nèi)容。 c) 適當(dāng)時候向客戶致歡迎詞“歡迎您到商務(wù)中心”，并向其展示所需設(shè)備。 e) 會議室使用完畢后，記錄下時間和產(chǎn)生費(fèi)用，請會議聯(lián)絡(luò)人或組織者簽字認(rèn)可。 ii. 安裝好設(shè)備。 9. 設(shè)備的出租 若租戶要將設(shè)備借到自己的房間使用，則應(yīng)為其送去，同時帶上拖線板，以備使用，并為客戶安裝。網(wǎng)址 : :23107290 的咖啡溢出壺外。 商務(wù)中心網(wǎng)絡(luò)服務(wù) 網(wǎng)絡(luò)接入服務(wù)的操作流程 電腦維護(hù)服務(wù)計劃的操作流程 入駐需求 租戶申請 網(wǎng)管人員接受客服主管的指令 安裝調(diào)試 開通日期的提前一天進(jìn)行 當(dāng)日需求的， 1 小時內(nèi)調(diào)試完成 租戶網(wǎng)卡 MAC 地址資料及相關(guān)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備硬件 序列號應(yīng)填入《客戶網(wǎng)絡(luò)設(shè)備登記表》 向客服主管匯報安裝工作結(jié)束 在《寬頻網(wǎng)絡(luò)接入記錄表》上做登記 寬帶租金記錄于《商務(wù)中心收款表》 《客戶網(wǎng)絡(luò)設(shè)備登記表》(KF017) 網(wǎng)管人員 網(wǎng)管人員 填寫《租戶信息卡》，通知帳務(wù)主管開始計費(fèi) 《租戶信息卡》 (KF001) 客服主管 帳務(wù)主管 《商務(wù)中心收款表》 (ZW007) 租戶在《商務(wù)中心 電腦 服務(wù) 計劃》上簽字，申請此項長期服務(wù) 網(wǎng)管人員接受客服主管的指令 《 商務(wù)中心電腦維護(hù)計 劃》(KF05) 2020 精品地產(chǎn)資料免費(fèi)下載！數(shù)萬套專業(yè)地產(chǎn)資料、 電子書和地產(chǎn)講學(xué) VCD 等， 680 元一網(wǎng)打盡！正規(guī)經(jīng)營，貨到付款。固定產(chǎn)生的服務(wù)費(fèi)項目有：電話費(fèi)、郵票費(fèi)、和咖啡費(fèi)。網(wǎng)址 : :23107290 直線長途 每月的月末，根據(jù)管理處拿下來的所有商務(wù)中心客戶的銀行托付單及電話明細(xì)單，作分列客戶處理； 填寫直線分屬表，計算每家客戶直線市內(nèi)、長途的實(shí)際費(fèi)用及加收 10%服務(wù)費(fèi)的總金額； 在每家客戶的銀行托付單上，注明實(shí)際金額和加收 10%服務(wù)費(fèi)后的金額。 市 話 直線市話 月末，根據(jù)財務(wù)部拿下來的市話分列客戶。 注意事項：一般管理處拿下來電話單，第二天就應(yīng)把一覽表送至財務(wù)部出納員入賬。 分機(jī)市話 從電話計費(fèi)系統(tǒng)中查得每家客戶的市話費(fèi)金額。電話明細(xì)單復(fù)印兩份，客戶和商務(wù)中心各留一份。網(wǎng)址 : :23107290 1. 電話費(fèi) 國際、國內(nèi)長途 每月的結(jié)算都為月中開始，如 5 月份的電話費(fèi)，需結(jié)算的長途費(fèi)為 4 月 21日至 5 月 20 日的費(fèi)用，依次類推。 向租戶詳細(xì)介紹此服務(wù)內(nèi)容和注意事項 網(wǎng)管人員 給出處理意見并跟進(jìn)故障處理過程 記錄租戶名稱和電腦型號 接客戶故障報修的通知 日常應(yīng)急服務(wù) 10 分鐘內(nèi)到故障現(xiàn)場，分析故障類型 文檔、郵件的備份、檢測病毒、網(wǎng)絡(luò)安全檢測 我方線路 /硬件設(shè)備問題 由前臺通知網(wǎng)管 定期維護(hù)（每月 1 次） 非我方線路 /硬件設(shè)備問題 檢 測 檢 測 網(wǎng)絡(luò)服務(wù)供應(yīng)商故障、報修 更換修復(fù) 客觀因素?zé)o法修復(fù) 更換修復(fù) 通知前臺網(wǎng)絡(luò)服務(wù)中斷事宜，由前臺告知租戶 啟用備用線路，暫時接通服務(wù) 線路恢復(fù)正常，切換網(wǎng)絡(luò)，通知前 臺 通知租用寬帶服務(wù)的租戶故障排除 接網(wǎng)絡(luò)服務(wù)商通知故障已排除 《 電腦維護(hù)計 劃記錄卡》 網(wǎng)管人員 前臺文員 2020 精品地產(chǎn)資料免費(fèi)下載！數(shù)萬套專業(yè)地產(chǎn)資料、 電子書和地產(chǎn)講學(xué) VCD 等， 680 元一網(wǎng)打盡！正規(guī)經(jīng)營，貨到付款。 前臺每月服務(wù)收入統(tǒng)計 每天根據(jù)前臺《每日服務(wù)記錄 Daily Job Sheet》上的服務(wù)記錄分類進(jìn)行統(tǒng)計，其中分一般秘書服務(wù)、商務(wù)服務(wù)、大小會議室租用及其他租用。 10. 借小推車 當(dāng)有客戶到前臺借小推車時，打電話通知清潔工； 清潔工把小推車送到前臺，交給客戶； 當(dāng)?shù)弥蛻粢延猛晖?車時，清潔工或前臺文員前去取車，并歸位。 iii. 遙控器應(yīng)和相應(yīng)的設(shè)備放在一起。 有關(guān)注意事項 i. 所有電線應(yīng)由內(nèi)部職員保管，并為每條電線配備一只橡皮圈。最后告知若需其他服務(wù)請撥打“ 0”通知前臺。 使 用 a) 基本做到會議前半小時，會議室處于準(zhǔn)備狀態(tài)： 客戶要求的會議形式，設(shè)備設(shè)施的準(zhǔn)備，紙、筆、杯子以統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的方式擺放，以及客戶 特殊要求，特殊準(zhǔn)備。最后，核對預(yù)訂內(nèi)容，詳細(xì)填2020 精品地產(chǎn)資料免費(fèi)下載！數(shù)萬套專業(yè)地產(chǎn)資料、 電子書和地產(chǎn)講學(xué) VCD 等， 680 元一網(wǎng)打盡！正規(guī)經(jīng)營，貨到付款。 iv. 詢問是否需要提供會議設(shè)備設(shè)施，并告知會議期間可免費(fèi)提供白板、電視機(jī)、錄像機(jī)、幻燈片、鉛筆、紙。 8. 大小會議室的預(yù)定及使用 預(yù) 定 a) 客戶預(yù)定會議室時，先察看會議預(yù)定表，核實(shí)有無空置，如空置則接受預(yù)定；如已有公司預(yù)定，則應(yīng)在確認(rèn)前預(yù)訂仍生效的情況下才回絕本預(yù)訂。網(wǎng)址 : :23107290 翻譯成文后，交部門審閱，打出草稿給客戶，并接受客戶的修改； 完成譯文以后，在《每日服務(wù)記錄 Daily Job Sheet》上登記公司名稱、房號、服務(wù)項目。 發(fā) 報 根據(jù)更新后的客戶訂閱清單，把報紙分開。網(wǎng)址 : :23107290 3. 收發(fā)傳真 發(fā)傳真 客戶交發(fā)傳真時，根據(jù)所給傳真號碼正確發(fā)送， 同時登記下日期、簡稱、傳真號碼及其他明細(xì)，并簽上經(jīng)手人姓名，然后把傳真確認(rèn)報告歸檔。 c) 郵 寄 對客戶交寄信函，在專用本上登記日期、客戶名稱、發(fā)送地址。網(wǎng)址 : :23107290 客戶交發(fā)快件到前臺時，要在《每日服務(wù)記錄 Daily Job Sheet》和《外發(fā)快遞記錄 Out Going Courier》上登記下日期、公司簡稱、快件種類、地點(diǎn)并準(zhǔn)確記錄下快件編號，經(jīng)手人簽字。 留言時首先要記錄下所要找的客戶的公司名稱、房號和姓名、對方的姓名、公司名稱、聯(lián)絡(luò)的電話、時 間、并簽上自己的姓名。 2020 精品地產(chǎn)資料免費(fèi)下載！數(shù)萬套專業(yè)地產(chǎn)資料、 電子書和地產(chǎn)講學(xué) VCD 等， 680 元一網(wǎng)打盡！正規(guī)經(jīng)營，貨到付款。在迎賓的當(dāng)天，應(yīng)安排客戶實(shí)地檢查，以便及時修正不妥之處，直至客戶的確認(rèn)。（ 2盆在大堂歡迎牌左右， 2盆在客戶辦公區(qū)域門口）； 專用電梯 12部，并在大堂至電梯口經(jīng)過處鋪設(shè)紅地毯； 中匯大廈高級管理人員在大門迎接。拜訪后匯總信息報部門經(jīng)理同時反饋至物業(yè)管理處，物業(yè)管理處整改后，由營運(yùn)招商部再次回訪。 由于各租戶合同條款不一致，如延遲履行金的付款、人民幣與美金的匯率指定、最后付款日期等，因此應(yīng)收款表、付款通知、催款通知的制作如須嚴(yán)格遵循合同條款。 商務(wù)中心租戶應(yīng)收款操作流程 每月 23 日制作次月的《商務(wù)中心月度租金應(yīng)收款 表》(ZW007) 每月 25 日部門經(jīng)理審核簽署確認(rèn) 各復(fù)印 2 份，原稿至財務(wù)部， 1份復(fù)印件留存檔案，另一份以備銷賬用 審核服務(wù)費(fèi)清單附在付款通知之后，每戶一份整理清晰 總辦在每付款通知上蓋公司圓形（英文）藍(lán)印