【正文】 記賬前系統(tǒng)首先將有關(guān)數(shù)據(jù)庫在硬盤上進行備份，一旦記賬過程出現(xiàn)意外，系統(tǒng)將停止記賬并自動利用備份文件恢復系統(tǒng)數(shù)據(jù)。 記賬過程決不允許無故中斷系統(tǒng)運行或關(guān)機 。和手工不同的是，計算機賬務(wù)系統(tǒng)在任何一級會計科目都可以輸出對應(yīng)賬簿。 （三個功能） ?個人往來清理： 本功能是對個人的借款、還款情況進行清理，使用戶及時了解個人借款、還款情況，清理個人借款。 一、查詢?nèi)沼涃~及資金日報表 計算機賬務(wù)處理中，日記賬由計算機自動登記，日記賬的主要作用只是用于輸出現(xiàn)金與銀行存款日記賬供出納員核對現(xiàn)金收支和結(jié)存等使用。 ? 計算機賬務(wù)處理系統(tǒng)中 ， 也為銀行出納員提供了支票登記簿 ， 用以詳細登記支票領(lǐng)用人 、 領(lǐng)用日期 、 支票用途 、 是否報銷等信息 。 錄入企業(yè)銀行日記賬和銀行對賬單期初未達項，系統(tǒng)將根據(jù)調(diào)整前余額及期初未達項自動計算出銀行對賬單與企業(yè)銀行日記賬的調(diào)整后余額，如果調(diào)整后余額不平，應(yīng)該調(diào)平。 自動對賬 是計算機根據(jù)對賬依據(jù)自動進行核對、勾銷。由于自動對賬是以銀行存款日記賬和銀行對賬單雙方對賬依據(jù)完全相同為條件，所以為了保證自動對賬的正確和徹底，必須保證對賬數(shù)據(jù)的規(guī)范合理。 對賬單文件中一條記錄和銀行日記賬未達賬項文件中多條記錄完全相同。對賬結(jié)束后，就可編制、查詢和打印銀行存款余額調(diào)節(jié)表，以檢查對賬是否正確。 ? 期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)通常是企業(yè)在每個會計期間結(jié)賬之前都要進行的固定業(yè)務(wù) ， 每個會計期間重復進行 。 自定義轉(zhuǎn)賬憑證模板可以完成的轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)主要有： ? “ 費用分配 ” 的結(jié)轉(zhuǎn)。如：增值稅等。 ? “ 項目核算 ” 的結(jié)轉(zhuǎn)。 三、 試算平衡和對賬 ? 對賬是對賬簿數(shù)據(jù)進行核對，以檢查記賬是否正確，以及賬簿是否平衡。 為了保證賬證相符、賬賬相符，應(yīng)經(jīng)常進行對賬，至少一個月一次，一般可在月末結(jié)賬前進行。由于結(jié)賬工作比較重要，應(yīng)該確定專人進行結(jié)賬工作。 （ 4）將本月各賬戶的期末余額結(jié)轉(zhuǎn)下月，成為下月的期初余額。結(jié)賬后就不能再輸入該月憑證。 有些通用賬務(wù)系統(tǒng)初始設(shè)置中需要設(shè)定每月的結(jié)賬日期，使用這些軟件必須在規(guī)定的日期進行結(jié)賬，否則系統(tǒng)將不予結(jié)賬。 。 多數(shù)通用軟件年末結(jié)賬后系統(tǒng)會自動生成下一年度的機內(nèi)賬簿，并將本年各賬戶期末余額結(jié)轉(zhuǎn)下年。 結(jié)賬后產(chǎn)生的賬簿和報表才是完整的，結(jié)賬前產(chǎn)生的賬簿和報表不一定能反映該月的全部業(yè)務(wù)。這些期末結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)可以采用手工編制記賬憑證，輸入計算機進行結(jié)轉(zhuǎn)，也可以利用系統(tǒng)提供的自動轉(zhuǎn)賬憑證設(shè)置功能設(shè)置自動轉(zhuǎn)賬憑證進行結(jié)轉(zhuǎn)。 （ 2）進行數(shù)據(jù)保護：數(shù)據(jù)保護的過程與記賬基本相同。根據(jù)有關(guān)會計制度的規(guī)定，結(jié)賬主要是計算和結(jié)轉(zhuǎn)各個會計科目的本期發(fā)生額和期末余額，同時結(jié)束本期的賬務(wù)處理工作，計算機的結(jié)賬工作也應(yīng)按此辦理。 ? 試算平衡就是將系統(tǒng)中設(shè)置的所有科目的期末余額按會計平衡公式 “ 借方余額 =貸方余額 ” 進行平衡檢驗，并輸出科目余額表及是否平衡信息。 由于轉(zhuǎn)賬憑證中定義的公式基本上取自賬簿，因此，在進行月末轉(zhuǎn)賬之前，必須將所有未記賬憑證全部記賬，否則，生成的轉(zhuǎn)賬憑證中的數(shù)據(jù)可能不準確。如：提取福利費等。如：制造費用等。 賬務(wù)處理系統(tǒng)允許把這類相對固定的特殊憑證 ， 定義為憑證模板 ， 在使用時按規(guī)則調(diào)用即可 。 使用轉(zhuǎn)賬憑證生成功能需要注意以下五個問題： ? 轉(zhuǎn)賬憑證模板必須事先進行設(shè)置。 對賬單文件中多條記錄和銀行日記賬未達賬項文件中多條記錄完全相同。 下面四種情況中，只有第一種情況能自動核銷已對賬的記錄，后三種情況均需通過手工對賬來強制核銷。對于已經(jīng)核對上的銀行業(yè)務(wù)，系統(tǒng)將自動在銀行存款日記賬和銀行對賬單雙方標上兩清標志，并視為已達賬。 在一個會計期間末，需要進行銀行對賬時，選擇銀行賬戶，錄入銀行對賬單。 銀行對賬 分期驗收 單項工程驗收 錄入銀行對賬期初需要做的工作是： 確定銀行賬戶的啟用日期。所以，如果需要，任何一個會計科目都可以輸出日記賬。 ?個人往來賬齡分析：是指對個人往來款余額的時間分布情況進行賬齡分析，以便財務(wù)人員及時了解個人往來款項的資金占用情況，及時催收或支付款項。系統(tǒng)對個人往來賬的清理是通過核銷的方式進行的，通常有自動核銷和手工核銷兩種方式。 賬簿輸出的格式由科目設(shè)置中的賬類所決定，可以輸出三欄式、數(shù)量金額式、復幣式、多欄式等用戶需要各種賬簿。 有不平衡憑證或錯誤憑證時 ， 系統(tǒng)停止記賬 。 ? 以上工作完成后 ， 系統(tǒng)自動將選定的記賬憑證登記到機內(nèi)賬簿中 （ 包括部門核算 、 往來核算和項目核算的輔助賬簿 ） ， 并進行匯總工作 ， 計算出各個科目最新的本月發(fā)生額 、 累計發(fā)生額和最新的當前余額 ， 將其保存在系統(tǒng)中 ， 完成記賬工作并將已記賬的憑證張數(shù)顯示給用戶 。 如果發(fā)現(xiàn)不平衡憑證或錯誤憑證，系統(tǒng)會將不平衡的憑證或錯誤憑證的類別和憑證號顯示給用戶，同時停止記賬。 進行匯總的憑證可以是已記賬憑證 ， 也可以是未記賬憑證 ， 因此財務(wù)人員可在憑證未全部記賬前 ， 隨時查看企業(yè)目前的經(jīng)營狀況及其他財務(wù)信息 。 作廢憑證不能被審核，也不能被標錯。憑證填制的內(nèi)容主要有： ? ① 憑證頭：憑證類別、憑證編號、制單日期組成 ? ② 憑證體 ：摘要 、科目 、輔助信息、金額組成 ? 為確保登記到賬簿的每一筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)的準確性和可靠性 ， 制單員填制的每一張憑證都必須經(jīng)過審核員的審核 。 確切地說 ， “ 常用憑證 ” 提供的是常用會計憑證的模板 ， 在調(diào)用常用憑證后 ， 仍可做修改 ， 使其符合當時會計業(yè)務(wù)需要 。 外幣及匯率的設(shè)置僅錄入固定匯率與浮動匯率值，并不決定在制單時使用固定匯率還是浮動匯率，在制單時使用固定匯率還是浮動匯率由賬簿初始化設(shè)置決定。 若使用了應(yīng)收、應(yīng)付系統(tǒng)，并且客戶往來或供應(yīng)商往來由應(yīng)收、應(yīng)付系統(tǒng)核算，那么，應(yīng)該到應(yīng)收、應(yīng)付系統(tǒng)中錄入含客戶、供應(yīng)商賬類的科目的明細期初余額。 （ 2） 有輔助核算科目期初余額錄入 ： 在錄入期初余額時，對于設(shè)置為輔助核算的科目，系統(tǒng)會自動為其開設(shè)輔助賬頁。 （ 1） 無輔助核算科目期初余額錄入 ：余額和累計發(fā)生額的錄入要從最末級科目開始，上級科目的余額和累計發(fā)生額數(shù)據(jù)由系統(tǒng)自動計算。 ? 如果企業(yè)是在年中建賬，而又希望查詢結(jié)果全面反映全年的業(yè)務(wù)情況，則應(yīng)先將各賬戶此時的余額和年初到此時的借、貸方累計發(fā)生額計算清楚，作為啟用系統(tǒng)的期初數(shù)據(jù)錄入到賬務(wù)處理子系統(tǒng)中，系統(tǒng)將自動計算年初余額。 即具體指定需按此類項目核算的科目。 即將這些明細科目的