義(會(huì)計(jì)信息系統(tǒng))ppt課件(參考版)
2025-01-11 16:41本頁面
【正文】 。 多數(shù)通用軟件年末結(jié)賬后系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成下一年度的機(jī)內(nèi)賬簿，并將本年各賬戶期末余額結(jié)轉(zhuǎn)下年。 有些通用賬務(wù)系統(tǒng)初始設(shè)置中需要設(shè)定每月的結(jié)賬日期，使用這些軟件必須在規(guī)定的日期進(jìn)行結(jié)賬，否則系統(tǒng)將不予結(jié)賬。 結(jié)賬后產(chǎn)生的賬簿和報(bào)表才是完整的，結(jié)賬前產(chǎn)生的賬簿和報(bào)表不一定能反映該月的全部業(yè)務(wù)。結(jié)賬后就不能再輸入該月憑證。這些期末結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)可以采用手工編制記賬憑證，輸入計(jì)算機(jī)進(jìn)行結(jié)轉(zhuǎn)，也可以利用系統(tǒng)提供的自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證設(shè)置功能設(shè)置自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證進(jìn)行結(jié)轉(zhuǎn)。 （ 4）將本月各賬戶的期末余額結(jié)轉(zhuǎn)下月，成為下月的期初余額。 （ 2）進(jìn)行數(shù)據(jù)保護(hù)：數(shù)據(jù)保護(hù)的過程與記賬基本相同。由于結(jié)賬工作比較重要，應(yīng)該確定專人進(jìn)行結(jié)賬工作。根據(jù)有關(guān)會(huì)計(jì)制度的規(guī)定，結(jié)賬主要是計(jì)算和結(jié)轉(zhuǎn)各個(gè)會(huì)計(jì)科目的本期發(fā)生額和期末余額，同時(shí)結(jié)束本期的賬務(wù)處理工作，計(jì)算機(jī)的結(jié)賬工作也應(yīng)按此辦理。 為了保證賬證相符、賬賬相符，應(yīng)經(jīng)常進(jìn)行對賬，至少一個(gè)月一次，一般可在月末結(jié)賬前進(jìn)行。 ? 試算平衡就是將系統(tǒng)中設(shè)置的所有科目的期末余額按會(huì)計(jì)平衡公式 “ 借方余額 =貸方余額 ” 進(jìn)行平衡檢驗(yàn)，并輸出科目余額表及是否平衡信息。 三、 試算平衡和對賬 ? 對賬是對賬簿數(shù)據(jù)進(jìn)行核對，以檢查記賬是否正確，以及賬簿是否平衡。 由于轉(zhuǎn)賬憑證中定義的公式基本上取自賬簿，因此，在進(jìn)行月末轉(zhuǎn)賬之前，必須將所有未記賬憑證全部記賬，否則，生成的轉(zhuǎn)賬憑證中的數(shù)據(jù)可能不準(zhǔn)確。 ? “ 項(xiàng)目核算 ” 的結(jié)轉(zhuǎn)。如：提取福利費(fèi)等。如：增值稅等。如：制造費(fèi)用等。 自定義轉(zhuǎn)賬憑證模板可以完成的轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)主要有： ? “ 費(fèi)用分配 ” 的結(jié)轉(zhuǎn)。 賬務(wù)處理系統(tǒng)允許把這類相對固定的特殊憑證 ， 定義為憑證模板 ， 在使用時(shí)按規(guī)則調(diào)用即可 。 ? 期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)通常是企業(yè)在每個(gè)會(huì)計(jì)期間結(jié)賬之前都要進(jìn)行的固定業(yè)務(wù) ， 每個(gè)會(huì)計(jì)期間重復(fù)進(jìn)行 。 使用轉(zhuǎn)賬憑證生成功能需要注意以下五個(gè)問題： ? 轉(zhuǎn)賬憑證模板必須事先進(jìn)行設(shè)置。對賬結(jié)束后，就可編制、查詢和打印銀行存款余額調(diào)節(jié)表，以檢查對賬是否正確。 對賬單文件中多條記錄和銀行日記賬未達(dá)賬項(xiàng)文件中多條記錄完全相同。 對賬單文件中一條記錄和銀行日記賬未達(dá)賬項(xiàng)文件中多條記錄完全相同。 下面四種情況中，只有第一種情況能自動(dòng)核銷已對賬的記錄，后三種情況均需通過手工對賬來強(qiáng)制核銷。由于自動(dòng)對賬是以銀行存款日記賬和銀行對賬單雙方對賬依據(jù)完全相同為條件，所以為了保證自動(dòng)對賬的正確和徹底，必須保證對賬數(shù)據(jù)的規(guī)范合理。對于已經(jīng)核對上的銀行業(yè)務(wù)，系統(tǒng)將自動(dòng)在銀行存款日記賬和銀行對賬單雙方標(biāo)上兩清標(biāo)志，并視為已達(dá)賬。 自動(dòng)對賬 是計(jì)算機(jī)根據(jù)對賬依據(jù)自動(dòng)進(jìn)行核對、勾銷。 在一個(gè)會(huì)計(jì)期間末，需要進(jìn)行銀行對賬時(shí)，選擇銀行賬戶，錄入銀行對賬單。 錄入企業(yè)銀行日記賬和銀行對賬單期初未達(dá)項(xiàng)，系統(tǒng)將根據(jù)調(diào)整前余額及期初未達(dá)項(xiàng)自動(dòng)計(jì)算出銀行對賬單與企業(yè)銀行日記賬的調(diào)整后余額，如果調(diào)整后余額不平，應(yīng)該調(diào)平。 銀行對賬 分期驗(yàn)收 單項(xiàng)工程驗(yàn)收 錄入銀行對賬期初需要做的工作是： 確定銀行賬戶的啟用日期。 ? 計(jì)算機(jī)賬務(wù)處理系統(tǒng)中 ， 也為銀行出納員提供了支票登記簿 ， 用以詳細(xì)登記支票領(lǐng)用人 、 領(lǐng)用日期 、 支票用途 、 是否報(bào)銷等信息 。所以，如果需要，任何一個(gè)會(huì)計(jì)科目都可以輸出日記賬。 一、查詢?nèi)沼涃~及資金日報(bào)表 計(jì)算機(jī)賬務(wù)處理中，日記賬由計(jì)算機(jī)自動(dòng)登記，日記賬的主要作用只是用于輸出現(xiàn)金與銀行存款日記賬供出納員核對現(xiàn)金收支和結(jié)存等使用。 ?個(gè)人往來賬齡分析：是指對個(gè)人往來款余額的時(shí)間分布情況進(jìn)行賬齡分析，以便財(cái)務(wù)人員及時(shí)了解個(gè)人往來款項(xiàng)的資金占用情況，及時(shí)催收或支付款項(xiàng)。 （三個(gè)功能） ?個(gè)人往來清理： 本功能是對個(gè)人的借款、還款情況進(jìn)行清理，使用戶及時(shí)了解個(gè)人借款、還款情況，清理個(gè)人借款。系統(tǒng)對個(gè)人往來賬的清理是通過核銷的方式進(jìn)行的，通常有自動(dòng)核銷和手工核銷兩種方式。和手工不同的是，計(jì)算機(jī)賬務(wù)系統(tǒng)在任何一級(jí)會(huì)計(jì)科目都可以輸出對應(yīng)賬簿。 賬簿輸出的格式由科目設(shè)置中的賬類所決定，可以輸出三欄式、數(shù)量金額式、復(fù)幣式、多欄式等用戶需要各種賬簿。 記賬過程決不允許無故中斷系統(tǒng)運(yùn)行或關(guān)機(jī) 。 有不平衡憑證或錯(cuò)誤憑證時(shí) ， 系統(tǒng)停止記賬 。 記賬前系統(tǒng)首先將有關(guān)數(shù)據(jù)庫在硬盤上進(jìn)行備份，一旦記賬過程出現(xiàn)意外，系統(tǒng)將停止記賬并自動(dòng)利用備份文件恢復(fù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)。 ? 以上工作完成后 ， 系統(tǒng)自動(dòng)將選定的記賬憑證登記到機(jī)內(nèi)賬簿中 （ 包括部門核算 、 往來核算和項(xiàng)目核算的輔助賬簿 ） ， 并進(jìn)行匯總工作 ， 計(jì)算出各個(gè)科目最新的本月發(fā)生額 、 累計(jì)發(fā)生額和最新的當(dāng)前余額 ， 將其保存在系統(tǒng)中 ， 完成記賬工作并將已記賬的憑證張數(shù)顯示給用戶 。憑證范圍由月份、憑證類別、憑證編號(hào)決定，系統(tǒng)一般給出憑證編號(hào)的最大范圍作為默認(rèn)值。 如果發(fā)現(xiàn)不平衡憑證或錯(cuò)誤憑證，系統(tǒng)會(huì)將不平衡的憑證或錯(cuò)誤憑證的類別和憑證號(hào)顯示給用戶，同時(shí)停止記賬。 經(jīng)過記賬的憑證是不能修改的 ， 也就是記賬憑證數(shù)據(jù)庫文件中的數(shù)據(jù)是不能修改的 ， 由此形成了會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)穩(wěn)定的數(shù)據(jù) 。 進(jìn)行匯總的憑證可以是已記賬憑證 ， 也可以是未記賬憑證 ， 因此財(cái)務(wù)人員可在憑證未全部記賬前 ， 隨時(shí)查看企業(yè)目前的經(jīng)營狀況及其他財(cái)務(wù)信息 。 若設(shè)置了“憑證需出納簽字”參數(shù)，則對于收款和付款憑證不僅須審核員簽字還需出納簽字。 作廢憑證不能被審核，也不能被標(biāo)錯(cuò)。 二、 憑證審核 幾點(diǎn)注意： 審核員和制單員不能是同一個(gè)人。憑證填制的內(nèi)容主要有： ? ① 憑證頭：憑證類別、憑證編號(hào)、制單日期組成 ? ② 憑證體 ：摘要 、科目 、輔助信息、金額組成 ? 為確保登記到賬簿的每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的準(zhǔn)確性和可靠性 ， 制單員填制的每一張憑證都必須經(jīng)過審核員的審核 。 用戶可以通過常用摘要定義功能 ， 定義本企業(yè)常用摘要 ， 在填制會(huì)計(jì)憑證時(shí)可隨時(shí)調(diào)用 。 確切地說 ， “ 常用憑證 ” 提供的是常用會(huì)計(jì)憑證的模板 ， 在調(diào)用常用憑證后 ， 仍可做修改 ， 使其符合當(dāng)時(shí)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)需要 。 為方便這類憑證的輸入 ， 可以預(yù)先定義這類憑證的分錄格式 ， 即常用憑證 。 外幣及匯率的設(shè)置僅錄入固定匯率與浮動(dòng)匯率值，并不決定在制單時(shí)使用固定匯率還是浮動(dòng)匯率，在制單時(shí)使用固定匯率還是浮動(dòng)匯率由賬簿初始化設(shè)置決定。 七、其他設(shè)置 用來建立和管理企業(yè)在經(jīng)營活動(dòng)中所涉及到的結(jié)算方式，它與財(cái)務(wù)結(jié)算方式一致，如現(xiàn)金結(jié)算、支票
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