【正文】 （一）在我國(guó)，典型的秘書(shū)部門(mén)是指各級(jí)黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的辦公廳，以及企事業(yè)單位中領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)如廠部、校部、院部的辦公室、秘書(shū)處、科股等。（五）民間秘書(shū)部門(mén)前已述及，大中型民間企業(yè)中，可能設(shè)有秘書(shū)部門(mén)。如果單位較小，層次較低，做秘書(shū)工作的只需要一兩個(gè)人，就可能把秘書(shū)人員附設(shè)在其他科室之中，也不歸這個(gè)大單位的辦公室主任領(lǐng)導(dǎo)：然而他們做的還是秘書(shū)性工作，這種情況很常見(jiàn)。它不是權(quán)力機(jī)構(gòu)，也不是執(zhí)行機(jī)構(gòu)。秘書(shū)部門(mén)的這種作用，主要體現(xiàn)在兩方面：其一是發(fā)揮事務(wù)助手的作用，把領(lǐng)導(dǎo)人從繁瑣的日常事務(wù)中解脫出來(lái)集中精力抓全局、抓決策。（二）行政與后勤保障的職能。（六）隨機(jī)完成交辦任務(wù)的 職能，也可叫“不管部”職能。 秘書(shū)部門(mén)要正常運(yùn)轉(zhuǎn)，充分發(fā)揮職能作用，還必須注重自身帶規(guī)律性的機(jī)制建設(shè)。（ 1）靠協(xié)調(diào)發(fā)揮整體功能。（ 5）靠指導(dǎo)延伸整體功能。 （三）認(rèn)識(shí)規(guī)律，力爭(zhēng)主動(dòng)服務(wù) 秘書(shū)部門(mén)爭(zhēng)取主動(dòng)的途徑是：認(rèn)識(shí)必然，領(lǐng)會(huì)意圖，熟悉業(yè)務(wù)，掌握規(guī)律，改善條件，講究方法?？偟睦险f(shuō)，秘書(shū)部門(mén)的職能，是隨著時(shí)代和秘書(shū) 體制的發(fā)展而變化的。一個(gè)秘書(shū)群體，根據(jù)需要與可能、任務(wù)與編制，應(yīng)當(dāng)注意： 從人員的個(gè)人情況看，應(yīng)老、中、青結(jié)合而又以中青年為主，以及性別、文化程度等的合理組成。 民間領(lǐng)域，因?yàn)橐话闳藛T較少，分工較粗，秘書(shū)的工作常超越秘書(shū)領(lǐng)域，往往需要多面手和一專(zhuān)多能的秘書(shū)。（ 2）制度目標(biāo)的方法，制定目標(biāo)須以“三定”為基礎(chǔ)。調(diào)查研究是一切領(lǐng)導(dǎo)人和一切工作人員的“基本功”，“沒(méi)有調(diào)查研究就沒(méi)有發(fā)言權(quán)”。結(jié)合目標(biāo)管理，使每個(gè)分支科室與個(gè)人都明確自己的崗位責(zé)任：（ 1）工作目標(biāo)；（ 2）工作范圍；（ 3）職權(quán)與責(zé)任；（ 4）同其他科室、個(gè)人的分工協(xié)作界限；（ 5）考核與獎(jiǎng)懲辦法。 廉政建設(shè)制度。 秘書(shū)是無(wú)名英雄的價(jià)值觀。 工作與生活設(shè)施。（二）被動(dòng)性。 任何國(guó)家的公務(wù)秘書(shū)工作，都是從屬于統(tǒng)治階級(jí)，并為其服務(wù)的。綜合性來(lái)源于秘書(shū)工作是圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作并為之服務(wù)的，而不是從事某項(xiàng)業(yè)務(wù)，領(lǐng)導(dǎo)工作所涉及的工作，他都會(huì)涉及，如政治、組織、生產(chǎn)、銷(xiāo)售、安全等等。（二）時(shí)代發(fā)展與形勢(shì)的 變化。務(wù)虛與務(wù)實(shí)的關(guān)系。 縱向與橫向的關(guān)系。內(nèi)容是： 從偏 重辦文辦事，轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事，又出謀獻(xiàn)策。 三、秘書(shū)作用的重點(diǎn) 關(guān)于秘書(shū)工作的作用，總的提法是參謀助手作用。 “及時(shí)、準(zhǔn)確、全面”地報(bào)送信息，要追究遲報(bào)、漏報(bào)、瞞報(bào)緊 急信息的責(zé)任，堅(jiān)持多方位、多領(lǐng)域、多角度提供信息，要喜憂(yōu)兼報(bào)，支持信息人員報(bào)憂(yōu)。 進(jìn) 19 一步加強(qiáng)信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，包括政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科技、教育、國(guó)防和外交等所有領(lǐng)域。 督促檢查工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)是抓落實(shí)、要求真務(wù)實(shí)，講求實(shí)效，堅(jiān)決防止主觀主義、官僚主義和形式主義，制止弄虛作假和做表面文章。 把中央宏觀決策與地方具體決策貫徹落實(shí)的督促檢查有機(jī)飛結(jié)合起來(lái)。 秘書(shū)協(xié)調(diào)的有利條件（ 1）秘書(shū)處于各種關(guān)系與矛盾的交匯點(diǎn)。以及領(lǐng)導(dǎo)要求秘書(shū)做好協(xié)調(diào)的事項(xiàng)。 （四）保證日常工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的作用 保證日常工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)，整個(gè)機(jī)關(guān)的工作才有保障，領(lǐng)導(dǎo)的正常決策和管理才有可能。政府系統(tǒng)有 13個(gè)文種：命令、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要。這也是一大類(lèi)。 等級(jí)性。 （三）公文寫(xiě)作的程序 一般公文寫(xiě)作的程序、方法，有關(guān)著述甚多，這里只談三點(diǎn)： 正確領(lǐng)會(huì)意圖。 貫徹一文一事的原則。俠義的指機(jī)關(guān)單位內(nèi)部秘書(shū) 所承擔(dān)的收發(fā)、登記、運(yùn)轉(zhuǎn)、催辦、保管與整理等具體事務(wù)。 （三）公文處理的原則 黨委系統(tǒng)的提法是：堅(jiān)持實(shí)事求是，做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全、保密；政府系統(tǒng)的提法是：實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效、做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全。立卷，是整理與保存文件的方法，即對(duì)辦理完畢的文書(shū)，經(jīng)過(guò)整理，按照一定的原則組合成一個(gè)作為保管單位的案卷，進(jìn)而歸檔，以利于保管、檢索和利用。應(yīng)根據(jù)文件特征立卷。 新型載體檔案 新型載體檔案是科學(xué)技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，常見(jiàn)的是電子檔和聲像檔案。 增強(qiáng)友誼，促進(jìn)團(tuán)結(jié)。 會(huì)議泛濫成災(zāi)，有如下四大危害： 時(shí)間精力的浪費(fèi)。 武警總部某年把“會(huì)風(fēng)”當(dāng)作黨風(fēng)的組成部分，采取“七不”措施：（ 1）不住高級(jí)賓館；（ 2）不加菜會(huì)餐；（ 3）不設(shè)宴招待記者；（ 4）不組織游覽；（ 5）不發(fā)紀(jì)念品；（ 6）不照集體像；（ 7）不主 動(dòng)要求中央首長(zhǎng)接見(jiàn)。 大型會(huì)議。 協(xié)作性會(huì)議。 外事會(huì)議。 二、會(huì)議組織管理 （一）會(huì)議的前期工作 制度會(huì)議計(jì)劃，報(bào)請(qǐng)批準(zhǔn)，包括名稱(chēng)、議題、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、邀請(qǐng)。 會(huì)議通知、報(bào)到簽到、人數(shù)統(tǒng)計(jì)工作。 準(zhǔn)備會(huì)議其他材 料，如典型發(fā)言、參考資料等；現(xiàn)代會(huì)議還可能有錄象影視資料。 會(huì)議文書(shū)的初步整理。 交通工具的提供與管理。 會(huì)場(chǎng)和代表住地的安全與防火、防盜等措施的落實(shí)。 清理會(huì)議文件，清退處理。 三、會(huì)見(jiàn)會(huì)談會(huì)展 （一）會(huì)見(jiàn)與會(huì)談 提出參加人員，報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)。 重要的實(shí)質(zhì)性問(wèn)題，特別是經(jīng)濟(jì)問(wèn)題，應(yīng)整理形成會(huì)談紀(jì)要等文件，經(jīng)雙方核對(duì)審定后，簽名蓋印，分送雙方和有關(guān)部門(mén)。 政務(wù)值班的重點(diǎn)：一是接待數(shù)量增多；二是由值班渠道處理政務(wù)值班的時(shí)間明顯延長(zhǎng)；三是社會(huì)治安形勢(shì)嚴(yán)峻與突發(fā)事件增多。 企事業(yè)單位的值班工作：企事業(yè)單位的值班工作，不一定叫做“政務(wù)”值班，而更主要的是業(yè)務(wù)性值班。三是大事記也有保密問(wèn)題，如有國(guó)家機(jī)密，歸檔與存入計(jì)算機(jī)時(shí)，要按保密規(guī)定處理。 ○2團(tuán)體接待。 ○2實(shí)務(wù)性接待。（ 2）組織活動(dòng)日程。 ○4組織活動(dòng)日程的實(shí)施。（ 2）接待工作中要注意突出本地區(qū)、本單位的特色，給客人留下深刻印象，才能達(dá)到通過(guò)接待樹(shù)立形象，加強(qiáng)聯(lián)合合作的目的。 （三）信訪(fǎng)工作 信訪(fǎng)工作的概念、作用（ 1）概念：信訪(fǎng)，指公民、法人或者其他組織采用書(shū)信、電子郵件、傳真、電話(huà)、走訪(fǎng)形式，像各級(jí)人民政府、縣級(jí)以上人民政府工作部門(mén)反映情況，提出 建議、意見(jiàn)或者投訴請(qǐng)求，依法由有關(guān)行政機(jī)關(guān)處理的活動(dòng)。 信訪(fǎng)工作的性質(zhì)（ 1）長(zhǎng)期性。二是依法處理問(wèn)題，信訪(fǎng)涉及問(wèn)題的政策性很強(qiáng)，諸如匿名信件怎么樣 處理，集體上訪(fǎng)如何對(duì)待，都有具體規(guī)定，總的說(shuō)必須以法律為準(zhǔn)繩處理問(wèn)題，這是解決各復(fù)雜問(wèn)題的唯一依據(jù)。應(yīng)當(dāng)遵守法律、法規(guī)，不得有下列行為： ○1在國(guó)家機(jī)關(guān)辦公場(chǎng)所周?chē)?、公共?chǎng)所非法聚集、圍堵、沖擊國(guó)家機(jī)關(guān)，攔截公務(wù)車(chē)輛，或者堵塞、阻斷交通。○5煽動(dòng)、串聯(lián)、脅迫、以財(cái)物誘使、幕后操縱他人信訪(fǎng)或以信訪(fǎng)為名借機(jī)斂財(cái)。 24 二、保密、機(jī) 要、保衛(wèi)工作與印信管理 （一）保密工作的意義： 它是社會(huì)主義事業(yè)的組成部分。 它是軍事勝敗的重要因素。 （三） 國(guó)家秘密的概念：國(guó)家秘密是關(guān)系國(guó)家的安全和利益，依照法定程序確定，在一定時(shí)間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項(xiàng)。 國(guó)家秘密的范圍：（ 1）國(guó)家事務(wù)的重大決策中的秘密事項(xiàng)；（ 2）國(guó)防建設(shè)和武裝力量活動(dòng)中的秘密事項(xiàng)。 幾種類(lèi)型是保密：（ 1）公文保密。（ 5）引進(jìn)國(guó)外設(shè)備經(jīng)技術(shù)檢驗(yàn)后方能使用。（ 4）通信中的保密。 （四）機(jī)要工作 對(duì)于機(jī)要工作有廣義狹義兩種認(rèn)識(shí)。我們使用狹義的理解，認(rèn)為機(jī)要工作主要是機(jī)關(guān)內(nèi)部的事情，它具有保密性、內(nèi)部性、實(shí) 務(wù)性和時(shí)間不定性等特點(diǎn)。 （ 2）檔案館、室、庫(kù)，應(yīng)保證檔案的安全、完整，不受盜損。 （ 6）庫(kù)房，物庫(kù)、車(chē)庫(kù)、油庫(kù)，易發(fā)生火災(zāi)、爆炸、盜竊事故，造成生命財(cái)產(chǎn)損失，要防止、杜絕。 （ 10）武器彈藥。①建立安全保衛(wèi)委員會(huì)或小組，由機(jī)關(guān)主要負(fù)責(zé) 人之一領(lǐng)導(dǎo)，秘書(shū)、組織、紀(jì)檢、宣傳、公安等各方面人士組成，屬于群眾性的安全保衛(wèi)組織。①設(shè)置門(mén)衛(wèi)，制發(fā)各種人員、車(chē)輛進(jìn)出證件，建立登記制度等。 （ 2）機(jī)關(guān)保衛(wèi)人員結(jié)構(gòu)，可由四方面人員組成：①專(zhuān)職的保衛(wèi)人員，由組織人事部門(mén)選調(diào)；②警衛(wèi)人員，是按規(guī)定為高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人配備的警衛(wèi)人員，由公安部門(mén)和人事部門(mén)配備；③武警人員，屬于軍人，擔(dān)任門(mén)衛(wèi)，保衛(wèi)機(jī)關(guān)大院等；④保安人員，由機(jī)關(guān)招聘，統(tǒng)一歸保衛(wèi)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)。 （ 12）機(jī)關(guān)附屬的某些賓館、招待所。 （ 8）高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人的辦公室、會(huì)議室、接待室，應(yīng)按規(guī)定設(shè)置警衛(wèi)人員或內(nèi)部保衛(wèi)人員，或由秘書(shū)負(fù)責(zé)安全保衛(wèi)工作。 （ 4）會(huì)計(jì)室，是掌握財(cái)務(wù)賬目、現(xiàn)金、票據(jù)的重要場(chǎng)所，必須防止被盜或被毀。 在當(dāng)前情況下，機(jī)要工作要突出“嚴(yán)”、“快”、“實(shí)”。包括文書(shū)收發(fā)、文印工作、會(huì)議記錄、批件辦理乃至保密、檔案工作作為一個(gè)有機(jī)整體，都屬于機(jī)要范轉(zhuǎn)，稱(chēng)做“大機(jī)要”。 關(guān)于內(nèi)部秘密問(wèn)題 1979年，曾給國(guó)家工作人員規(guī)定有十條守則。（ 2）科技工作中的保密。（ 3）新聞出版保密。（ 4）國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展中的秘密事項(xiàng)；（ 5）科學(xué)技術(shù)中的秘密事項(xiàng)；（ 6）維護(hù)國(guó)家安全活動(dòng)和追查刑事犯事中的秘密事項(xiàng)；（ 7）其他經(jīng)國(guó)家保密部門(mén)確定應(yīng)當(dāng)保守的國(guó)家秘密事項(xiàng)。 ○2機(jī)密。二是突出重點(diǎn)。 它是社會(huì)穩(wěn)定的重要條件。 做好信訪(fǎng)信息工作：根據(jù)新的形勢(shì)，當(dāng)前屬于信訪(fǎng)的高發(fā)時(shí)期。 ○3侮辱、毆打、威脅國(guó)家機(jī)關(guān)工作 人員，或者非法限制他人人身自由。（ 2）信訪(fǎng)人應(yīng)當(dāng)遵守的原則規(guī)定；信訪(fǎng)人提出信訪(fǎng)事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)客觀真實(shí)。（ 3）廣泛性。具體講一是為了保持政府同人民群眾的關(guān)系；二是體現(xiàn)、保護(hù)人民信訪(fǎng)的合法權(quán)益；三是處理人民內(nèi)部矛盾，維護(hù)安定團(tuán)結(jié)。（ 4）精簡(jiǎn)節(jié)約，力戒形式主義和鋪張浪費(fèi)，仍然是接待工作中必須認(rèn)真貫徹的原則。 ○6小結(jié)。 ○2看望。 ○1對(duì)方的基本情況，包括人數(shù)、級(jí)別、領(lǐng)隊(duì)人職務(wù)、民族、性別、年齡、抵達(dá)路線(xiàn)、日程安排與返程要求等 9個(gè)要素，缺一不可。 ○2外賓接待。（ 2）改革開(kāi)放以來(lái)，接待工作的形式發(fā)生很大的變化。（ 2）編寫(xiě)大事記的要領(lǐng)，一是區(qū)分大事與小事，只記大事，不記小事，以免詳略失當(dāng)。（ 2）信息傳輸機(jī)制。 （二）會(huì)展 會(huì)展，指通過(guò)各種形式的展覽展銷(xiāo)，結(jié)合會(huì)議和節(jié)日，提供相關(guān)行業(yè)聚集交流、經(jīng)濟(jì)合作的形式。 會(huì)見(jiàn)會(huì)談的座位安排，可以主客交叉安排，也可以各做一邊。 做好會(huì)議總結(jié)，表?yè)P(yáng)獎(jiǎng)勵(lì)工作。 警衛(wèi)、治安工作。 醫(yī)療保健服務(wù)。 會(huì)議的食宿安排。 會(huì)議中的文書(shū)的傳遞和處理工作。 （二）會(huì)議的文書(shū)工作 印發(fā)會(huì)議證件。 確定與會(huì)人員，及人員編組。座談與對(duì)話(huà)會(huì)。 紀(jì)念性會(huì)議。 按照內(nèi)容的性質(zhì)可分為 ： 代表性會(huì)議。 （四）會(huì)議的類(lèi)型 按照會(huì)議的規(guī)?？煞譃椋?小型會(huì)議。 信息的重復(fù)浪費(fèi)。 做出決策，部署貫徹。 （二）會(huì)議的作用 各種會(huì)議的目的、作用不同，總的來(lái)說(shuō)可有如下 作用： 交流信息，互通情報(bào)。 歸檔 秘書(shū)部門(mén)將整理合格的案卷，定期移交給檔案部門(mén)集中保管叫做歸檔。凡本機(jī)關(guān)、單位在工作活動(dòng)中形成和使用的，辦理完畢的具有查考價(jià)值的文件、電報(bào)、會(huì)議文件、電話(huà)記錄、出版物，以及圖表、簿冊(cè)、照片、錄音錄像帶、影片、磁盤(pán)光盤(pán)等，都在立卷之列。各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的秘書(shū)部門(mén)所從事的與檔案工作有關(guān)的任務(wù)，主要是整理歸檔工作。其中公文辦理又分為收發(fā)和發(fā)文兩大系列：收文辦理包括公文的公文的簽收、登記、擬辦、請(qǐng)辦、分發(fā)、傳閱、承辦和催辦等程序。 推行部分公文的表格話(huà)、數(shù)字化。 反復(fù)精心修改。 可能性。（ 2）民用文書(shū)的種類(lèi)。除了法定的公文外，還有大量的沒(méi)有被定為公文而使用效率很高的文種，秘書(shū)必須熟悉期寫(xiě)作要領(lǐng)。 第六章 秘書(shū)工作的主要職能（上） 第一節(jié) 辦文職能 一、秘書(shū)寫(xiě)作 （一）秘書(shū)寫(xiě)作的概念與內(nèi)容 秘書(shū)寫(xiě)作的內(nèi)容大體可分為兩大類(lèi)：一 類(lèi)是法定公文。許多專(zhuān)門(mén)領(lǐng)域的業(yè)務(wù)性 很強(qiáng)的事情，應(yīng)當(dāng)由有關(guān)部門(mén)去協(xié)調(diào)處理。（ 3）領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)自身，也包含許多需要協(xié)調(diào)才能做好的事項(xiàng)。 切實(shí)加強(qiáng)對(duì)督促檢查工作的領(lǐng)導(dǎo)。 根據(jù)各級(jí)要求，經(jīng)常開(kāi)展有效的督促檢查活動(dòng)。 加強(qiáng)對(duì)信息工作的領(lǐng)導(dǎo)與建設(shè)，按照政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)硬、紀(jì)律嚴(yán)的要求，大力加強(qiáng)信息隊(duì)伍建 設(shè)。 搞好信息的整體開(kāi)發(fā)與利用，把有參考價(jià)值的信息轉(zhuǎn)給下級(jí)去利用、增值。信息工作是領(lǐng)導(dǎo)工作的基礎(chǔ)，也是秘書(shū)工作的基礎(chǔ)性工作。 從單憑老經(jīng)驗(yàn)辦事，轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)行科學(xué)化管理。秘書(shū)工作主要是通過(guò)為本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，體現(xiàn)其他兩個(gè)服務(wù)。 政務(wù)與事務(wù)的關(guān)系。針對(duì)上述發(fā)展與變化面臨的新情