【正文】 段 ， 如果憑證文件需要保存更多的信息 ， 如：支票號 /結(jié)算單據(jù)號 、 外幣金額 、 匯率 、 數(shù)量 、 單價 、 部門代碼等 。缺點 是匯總文件過多，給編程和管理帶來一定的難度。 借方累計 =1月借合計 +2月借合計 +3月借合計 貸方累計 =1月貸合計 +2月貸合計 +3月貸合計 （ 3） 3月份期末余額。 （一）賬務(wù)子系統(tǒng)功能模塊設(shè)計方案一 賬務(wù)處理子系統(tǒng) 初始化 憑證處理 賬簿管理 報表處理 銀行對賬 系統(tǒng)服務(wù) 科目設(shè)置 系統(tǒng)設(shè)置 初始數(shù)據(jù) 錄入 審核 查詢 匯總 編輯報表 報表輸出 錄入 對賬單 對 賬 輸出對賬結(jié)果 數(shù)據(jù)備份 數(shù)據(jù)恢復(fù) 權(quán)限設(shè)置 口令設(shè)置 系統(tǒng)維護 查詢總賬 查詢明細賬 期末結(jié)賬 查詢多欄賬 記 賬 第 54頁 商業(yè)大學(xué)會計系 《 會計信息系統(tǒng) 》 課件 （二）賬務(wù)子系統(tǒng)功能模塊設(shè)計方案二 賬務(wù)處理子系統(tǒng) 初 始 化 憑 證 處 理 往 來 管 理 項 目 管 理 銀 行 對 賬 自 動 轉(zhuǎn) 賬 記 賬 與 結(jié) 賬 賬 簿 輸 出 管 理 系 統(tǒng) 服 務(wù) 注 : 國外也有很多商品化賬務(wù)處理系統(tǒng)（又稱總賬系統(tǒng)），除包括上述功能外，有的總賬系統(tǒng)根據(jù)企業(yè)管理和會計核算的需要增加了預(yù)算管理，總分公司處理、稅務(wù)處理、組織機構(gòu)變更會計處理等功能模塊。 （ 一 ） 科目設(shè)置 是將單位會計核算中使用的科目逐一地按要求描述給系統(tǒng) ， 并將科目設(shè)置的結(jié)果保存在科目文件中 ，實現(xiàn)對會計的管理 。 如 1001現(xiàn)金 （ 2） 科目名稱： 定義科目的名稱 。 （ 6）級別： 定義每一科目的級別 ,如 3級。 對于以人民幣為記賬本位幣的單位來說 ， 在涉及到外幣業(yè)務(wù)時 ， 要根據(jù)其所采用的外幣匯率將其折算為本位幣 。 前一種方法工作量小，但不能反映出一年的累計發(fā)生額，后一種方法則相反。 正確性檢查 憑證號檢查 、憑證日期檢查 、科目代碼檢查 （存在性檢查 、是否是明細記賬科目的檢查、與憑證類型是否相符的檢查 ）、金額檢查。 （ 2）憑證日期檢查。檢查憑證中科目代碼是否存在。借貸方科目與之是否相符。在憑證輸入過程中，凡是涉及到這些科目的分錄，在輸入完會計科目后，系統(tǒng)自動根據(jù)該科目的性質(zhì)提示輸入相關(guān)數(shù)據(jù)。 這種方法受操作員熟練程度的影響較大 ， 而且長時間目測會引起眼睛疲勞 ， 效率比較低 。 （ 2）自動審核方式（二次輸入審核方式） 憑證審核模塊應(yīng)具備的控制功能 1） 無論是審核簽字還是取消審核 ， 審核人和制單人不能是同一人； 2） 憑證一經(jīng)審核 ， 就不能修改 、 刪除 ， 只有取消審核后才可以； 3） 取消審核只能由審核人自己完成 。 （ 一）記賬 記賬模塊的功能是根據(jù)記賬憑證文件或臨時憑證文件中 己審核的憑證 ，自動更新賬務(wù)數(shù)據(jù)庫文件，得到賬簿和報表所需的匯總信息和明細信息。記賬工作可以在編制一張憑證后進行，也可以編制一天的憑證后記一次賬，即可一天記數(shù)次賬，也可以多天記一次賬。 （ 4） 取 “ 臨時憑證文件 ” 中 已審核的一條記錄 （一張憑證），如果文件沒有結(jié)束，繼續(xù)執(zhí)行，否則轉(zhuǎn)到第 9步。 （ 8） 將該記錄做記賬標志 “ T”， 返回 4。由于查詢并不需要修改數(shù)據(jù)，因而其查詢要求雖然不一，但基本流程大體上相同；不同的只是打開的文件和顯示與打印格式不同而已。 普通三欄式日記賬格式如下： 年 憑證號 摘 要 對方 科目 借 方 貸 方 借或貸 余 額 月 日 企業(yè)現(xiàn)金日記賬 第 頁 第 73頁 商業(yè)大學(xué)會計系 《 會計信息系統(tǒng) 》 課件 （ 1）用戶輸入日期和科目代碼，告訴計算機準備輸出何時、何種科目的日記賬。 （ 5） 輸出日記賬主體 ， 即選擇歷史憑證文件 ， 取一條記錄 ，如果遇到文件結(jié)尾標志 ， 轉(zhuǎn) （ 10） ， 否則繼續(xù)執(zhí)行 。 （ 9） 輸出當日小計 ， 返回 （ 5） 繼續(xù)輸出下一天業(yè)務(wù) 。 在計算機方式下，由于輸出日記賬過程非常快捷，所以 每個科目都可以有日記賬，同時又有明細賬。 （ 1）明細賬格式設(shè)計 主要有三欄式、復(fù)幣式、數(shù)據(jù)金額式和多欄式四種形式。 注 :在計算機賬務(wù)處理系統(tǒng)中減少或取消多欄式明細賬，并編制一些必要的報表來集中反映有關(guān)科目經(jīng)濟業(yè)務(wù)的發(fā)生情況（如企業(yè)管理費明細表）。 （ 2）打開匯總文件。 第 80頁 商業(yè)大學(xué)會計系 《 會計信息系統(tǒng) 》 課件 手工會計處理中有結(jié)賬過程，在計算機會計處理中也應(yīng)有這一過程，以符合會計制度的要求。 （三）期末結(jié)賬 第 81頁 商業(yè)大學(xué)會計系 《 會計信息系統(tǒng) 》 課件 保護結(jié)賬前狀態(tài)。 如果是結(jié) 12月份的賬，則必須產(chǎn)生下年度的空白賬簿文件，并結(jié)轉(zhuǎn)年度余額。 定義報表格式 報表格式是將統(tǒng)一規(guī)定的各種報表和企業(yè)內(nèi)部報表的格式在計算機內(nèi)進行建立的處理功能，是編輯會計報表中首先應(yīng)完成的功能。表頭是報表中描述報表整體性質(zhì)的部分，位于報表的前端，一般填列報表的標題、報表編號、編制單位、編制日期及計量單位、各項目的名稱等。表尾是報表下部的附注、說明。 （二）會計報表的輸出 包括：會計報表的生成和會計報表的查詢與打印。對于長期未對上賬的未達賬項，更應(yīng)引起警惕。 ?比較經(jīng)濟業(yè)務(wù)是否相同的依據(jù)： 支票號 +金額；結(jié)算方式 +結(jié)算號 +金額。 項 目 金 額 項 目 金 額 單位銀行存款賬面余額 +銀行已收單位未收 銀行已付單位未付 調(diào)整后的存款余額 銀行對賬單存款余額 +單位已收銀行未收 單位已付銀行未付 調(diào)整后的存款余額 第 87頁 商業(yè)大學(xué)會計系 《 會計信息系統(tǒng) 》 課件 系統(tǒng)服務(wù)模塊主要包括：會計數(shù)據(jù)備份、會計數(shù)據(jù)恢復(fù)、權(quán)限設(shè)置、系統(tǒng)維護、口令設(shè)置等功能。 七、 系統(tǒng)服務(wù)模塊設(shè)計 第 88頁 商業(yè)大學(xué)會計系 《 會計信息系統(tǒng) 》 課件 是實現(xiàn)對財會人員財務(wù)分工的設(shè)置和管理，并將人員權(quán)限設(shè)置結(jié)果保存在人員權(quán)限文件中。 權(quán)限設(shè)置 第 89頁 商業(yè)大學(xué)會計系 《 會計信息系統(tǒng) 》 課件 本章基本概念練習(xí)題： 接口，實現(xiàn)會計數(shù)據(jù)的及時傳遞和數(shù)據(jù)共享。 分析中設(shè)計的數(shù)據(jù)流圖等為依據(jù)，建立賬務(wù)處理子系統(tǒng)的總體結(jié)構(gòu)圖，并按功能劃分為一個個功能相對獨立的模塊。 第 91頁 商業(yè)大學(xué)。 5. 財會人員只要使用記賬模塊，記賬工作便由計算機自動、準確、高速完成。 字建立的索引文件組織方式。 系統(tǒng)維護 是自動對磁盤空間進行管理，對數(shù)據(jù)庫文件重建索引，清除病毒等，以保證數(shù)據(jù)正確。 會計數(shù)據(jù)恢復(fù) 是將備份到軟盤上的會計數(shù)據(jù)恢復(fù)到硬盤上。 （三）對賬 第 86頁 商業(yè)大學(xué)會計系 《 會計信息系統(tǒng) 》 課件 是從屏幕上和打印機上輸出“單位未達賬項”、“銀行未達賬項”、“已達賬項”、“余額調(diào)節(jié)表”等。 （二）獲取對賬單 （銀行給單位的對賬單） 獲取銀行對賬單模塊包括： 錄入銀行對賬單、軟盤獲取對賬單、網(wǎng)絡(luò)獲取對賬單 模塊。 會計報表的查詢與打印 是將報表按格式設(shè)計要求在屏幕上顯示或用打印機打印出來。 報表中的數(shù)據(jù)來源一般包括三個方面的內(nèi)容：賬中取數(shù)、表間取數(shù)、表內(nèi)取數(shù)。表體是報表中的數(shù)據(jù)及分隔線，是報表的主體。定義報表的名稱。如果某月有結(jié)賬標志，則不能再輸入該月憑證并記該月的賬。 結(jié)賬前必要的檢查工作。 結(jié)賬是一種批處理，只允許每月結(jié)賬日使用。 （ 4）從匯總文件中取出一條條記錄的基本 數(shù)據(jù)，將其輸出在相應(yīng)的位置。 （ 1）總賬格式設(shè)計 總賬一般采用兩種格式： 一種是三欄式總賬；另一種是用余額表或科目匯總表代替總賬。因此，其處理過程參照日記賬的處理過程。對于重要科目可以設(shè)計 “ 日報表 ” 功能。 （ 11）關(guān)閉所有數(shù)據(jù)庫，結(jié)束過程。 （ 7） 依次輸出日 、 月 、 憑證號 、 金額內(nèi)容 。 （ 3） 輸出表頭 。 日記賬輸出模塊的功能是根據(jù)財會人員輸入的會計科目、日期，自動從匯總文件、歷史憑證文件中提取數(shù)據(jù)，經(jīng)過加工后輸出相應(yīng)的日記賬。 （ 10）關(guān)閉所有文件，結(jié)束記賬過程。 （ 6）如果取出記錄的 科目性質(zhì)為 “ 對賬 ” ，則將該記錄 追加到 “ 企業(yè)銀行對賬文件 ” 。 （ 2）保護記賬前狀態(tài)。 在 計算機方式下 的“ 記賬過程 ” 是根據(jù)記賬憑證文件或臨時憑證文件中己審核的憑證，高速、快捷、準確地自動 更新賬務(wù)數(shù)據(jù)庫文件 ，得到賬簿和報表所需的匯總信息和明細信息。生成憑證匯總表顯示或打印等。 這種方法查錯效率較高 ， 但是輸入時間花費較多 。 記賬憑證審核的功能： 完成對錄入的記賬憑證進行確認 、 合法性 、 有效性審核 ， 審核無誤的憑證方可進行記賬 。對每一張憑證存入憑證文件之前，必須自動進行借貸平衡檢查。輸入記賬憑證時，只能輸入記賬明細科目（最底級科目），不能輸入控制性科目或父科目。 （ 3）科目代碼檢查。憑證號是記賬憑證的標識，按會計制度要求，不同類型憑證和每月分別從 1開始連續(xù)編號，不能有重號、漏號。 第 59頁 商業(yè)大學(xué)會計系 《 會計信息系統(tǒng) 》 課件 三、 憑證處理模塊設(shè)計 憑證處理模塊的功能主要是完成對憑證的日常處理工作，它又可劃分為憑證輸入、憑證審核、憑證查詢打印、生成自動轉(zhuǎn)賬憑證等功能模塊。 第 58頁 商業(yè)大學(xué)會計系 《 會計信息系統(tǒng) 》 課件 是將手工賬簿各科目的余額搬入計算機中 ， 以保證手工賬簿和計算機賬簿內(nèi)容的連續(xù)性和繼承性 ， 并將初始余額保存在匯總文件中 。 憑證類別設(shè)置 是實現(xiàn)對憑證類型的管理 ， 并將結(jié)果保存在憑證類型文件中 （ 如收款 、 付款 、 轉(zhuǎn)賬三類憑證 ） 。 （ 4）科目性質(zhì)： 根據(jù)核算和管理的需要設(shè)置。 二、初始化模塊的設(shè)計 第 56頁 商業(yè)大學(xué)會計系 《 會計信息系統(tǒng) 》 課件 科目設(shè)置的內(nèi)容要根據(jù)科目文件的結(jié)構(gòu)而定 。 通過初始化模塊 ， 為賬務(wù)處理子系統(tǒng)的運行準備必要的環(huán)境 。缺點是不能直接得到賬簿所需的數(shù)據(jù)，只能通過計算得到。 舉例： （ 1） 3月份期初余額。 編制賬簿、報表所需的 “ 期初余額 ” 、 “ 本月借方合計 ” 、“ 本月貸方合計 ” 、 “ 本年借方累計 ” 、 “ 本年貸方累計 ” 等數(shù)據(jù)可以直接獲取，“ 期末余額 ” 可以通過計算得到。 第 50頁 商業(yè)大學(xué)會計系 《 會計信息系統(tǒng) 》 課件 匯總文件主要用來存放所有科目 （ 包括一級科目和明細科目 ） 的年初數(shù) ， 累計借方發(fā)生額 、 累計貸方發(fā)生額 、 期末余額 、 每個月的借貸方發(fā)生額等匯總數(shù)據(jù)的文件 。 第 47頁 商業(yè)大學(xué)會計系 《 會計信息系統(tǒng) 》 課件 憑證內(nèi)容文件名稱： 序號 字段名 類型 長度 1 憑證號 C 4 2 日期 D 8 3 附件 N 3 4 錄入 C 8 5 審核 C 8 6 記賬 C 8 憑證文件結(jié)構(gòu)設(shè)計方案三 憑證業(yè)務(wù)文件名稱： 序號 字段名 類型 長度 小數(shù)位 1 憑證號 C 4 2 摘要 C 36 3 科目代碼 C 10 4 借貸標志