【正文】 機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員集中管理，任何人都不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔?！薄胺矙C(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，均由文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行整理、立卷，并定期向檔案部門(mén)移交?！辈⒄f(shuō)明三條理由，一是有些單位應(yīng)歸檔的文件沒(méi)有歸檔，不能因此說(shuō)沒(méi)歸檔的文件就不是檔案；二是有些歸檔的文件還未辦理完畢，嚴(yán)格說(shuō)并不是檔案；三是電子文件時(shí)代，實(shí)行文、檔一體化管理，文件形成后即可歸檔，或者一邊辦理、一邊歸檔，那么，它們到底是文件，還是檔案？對(duì)此，可作進(jìn)一步的探討。所謂歸檔范圍的文件材料，指凡是機(jī)關(guān)工作活動(dòng)形成的具有保存價(jià)值的、各種門(mén)類(lèi)和載體的、已經(jīng)辦理完畢的文件材料。 （ 3）未經(jīng)機(jī)關(guān)發(fā)文登記的各種文件材料，如會(huì)議文件、訪問(wèn) 記錄、合同契約、調(diào)查報(bào)告以及來(lái)自其他機(jī)關(guān)的文件。 文件材料的歸檔時(shí)間 （ 1）文書(shū)類(lèi)：紙質(zhì)文件材料 現(xiàn)行歸檔時(shí)間定于次年六月底以前。 （ 3）特殊情況處理辦法：如辦公地點(diǎn)分散或遠(yuǎn)離機(jī)關(guān)檔案機(jī)構(gòu)的部門(mén)形成的文件、跨年度辦理的文件、雖辦理完畢但需經(jīng)常查閱的文件等，可適當(dāng)推遲歸檔時(shí)間，但應(yīng)按時(shí)向機(jī) 14 關(guān)檔案室報(bào)送歸檔文件材料目錄。 （ 3）不同年度的文件一般要分年度歸檔，但是有些跨年度的文件材料要按下列辦法處理： ① 請(qǐng)示、報(bào)告與批復(fù)放在批復(fù)年度歸檔；②計(jì)劃與總結(jié)要放在針對(duì)年度或最后一年歸檔；③會(huì)議文件要放在開(kāi)幕年度歸檔；④非訴訟案件的文件材料要放在結(jié)案年度歸檔；⑤其他跨年度的文件材料，按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 （ 5）需要立卷的文件材料按以下要求辦理：①卷內(nèi)文件要按排列順序依次編寫(xiě)件號(hào)和頁(yè)號(hào)；②按照規(guī)定格式和規(guī)范要求填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄、備考表、案卷封面和進(jìn)行裝訂；③擬寫(xiě)案卷題名要簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確、扼要、規(guī)范，案卷題名有形成者、形成年度、卷內(nèi)主要內(nèi)容和主要文種四個(gè)部分組成，文書(shū)檔案案卷題名不超過(guò) 50字，專(zhuān)門(mén)檔案案卷題名不超過(guò) 70字；④每個(gè)案卷應(yīng)按一定規(guī)律編制歸檔號(hào)并編制案卷目錄一式數(shù)份，檔號(hào)由全宗號(hào) — 案卷目錄號(hào) —案卷號(hào)組成。 （二）指導(dǎo)和監(jiān)督文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)做好文件材料歸檔前的準(zhǔn)備工作 指導(dǎo)和協(xié)助文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)明確歸檔責(zé)任者 。小型機(jī)關(guān)單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)單，文書(shū)處理多采用集中方式，因此，也相應(yīng)采取集中歸檔的方式，即由辦公室或業(yè)務(wù)部門(mén)統(tǒng)一收集、集中整理歸檔。其次，外來(lái)文件材料，如屬黨政機(jī)關(guān)來(lái)文則由相應(yīng)的黨政部門(mén)負(fù)責(zé)歸檔；如屬業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)來(lái)文則由對(duì)口業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)歸檔。歸檔文件類(lèi)目的編制方法是：（ 1）編制時(shí)間，一般在上年底或本年初；（ 2）編制 辦法，在檔案人員的指導(dǎo)和協(xié)助下，文書(shū)人員按照上年歸檔文件的類(lèi)目情況和本部門(mén)文件制作規(guī)律，參照本年度部門(mén)工作計(jì)劃，預(yù)計(jì)本年度文件材料收發(fā)基數(shù)，預(yù)定當(dāng)年文件材料收集類(lèi)目；（ 3）操作程序，首先根據(jù)預(yù)定類(lèi)目即文件數(shù)量，準(zhǔn)備數(shù)量相等的檔案盒或卷宗，并在卷盒封面和脊背上寫(xiě)明類(lèi)目名稱(chēng)，以備收集文件時(shí)使用；然后，在文書(shū)處理過(guò)程中，及時(shí)把辦理完畢的文件材料放進(jìn)相應(yīng)的卷盒中，并填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄。 收集方法： 調(diào)查研究，摸清情況，制定收集計(jì)劃和實(shí)施方案，有目的性 和針對(duì)性的做好收集工作； 健全完善歸檔制度，采取切實(shí)可行的措施，嚴(yán)格控制文件材料的散失； 采取積極主動(dòng)的補(bǔ)救措施，如追回、動(dòng)員交回、復(fù)制、有償歸還等，確保零散文件收集回來(lái)?，F(xiàn)行黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、國(guó)有企事業(yè)單位的檔案，都必須按照《檔案法》的規(guī)定，將其中需要長(zhǎng)久保存的檔案定期向各級(jí)國(guó)家檔案館移交。 檔案館之間交換的檔案等。 二、檔案館的檔案接收工作 接收檔案是檔案館收集檔案的主要途徑，包括三個(gè)方面的接收工作。②進(jìn)館檔案應(yīng)該按照規(guī)定整理妥當(dāng)，各類(lèi)檔案質(zhì)量都應(yīng)達(dá)到規(guī)定要求。③上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或?qū)I(yè)主管部門(mén)下發(fā)的文件，由發(fā)文機(jī)關(guān)送交檔案館，收文機(jī)關(guān)原則上不送交檔案館。 雙方均應(yīng)制定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的整理移交和進(jìn)館接收工作。具體處理辦法由雙方商定。 17 三、檔案館的檔案征集工作 此項(xiàng)工作主要指把流失在社會(huì)上或個(gè)人手中的歷史檔案收集進(jìn)館。 第四節(jié) 科技檔案與專(zhuān)門(mén)檔案的收集 一、科技檔案的收集 （一）科技檔案的收集內(nèi)容 基建檔案、產(chǎn)品檔案、科研檔案、地質(zhì)檔案、水文檔案、氣象檔案以及農(nóng)田建設(shè)、水利建設(shè)、水電建設(shè)、農(nóng)業(yè)科技等檔案。（ 3）做好易缺材料的收集工作，如會(huì)議文件、生產(chǎn)原始記錄、施工現(xiàn)場(chǎng)記錄等。這里所稱(chēng)專(zhuān)門(mén)檔案是指后者。 三、特殊檔案的收集 特殊檔案主要指一些著名人士的檔案材料和某些具有特殊意義的資料。 （二）特殊資料的收集 收集內(nèi)容：與本地區(qū)、本系統(tǒng)、本單位的歷史有關(guān)的特殊資料，包括書(shū)籍、內(nèi)刊、手跡和其他實(shí)物等。 怎樣做好機(jī)關(guān)檔案收 集工作。要求：內(nèi)容具體，類(lèi)目符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定，條款設(shè)置科學(xué)合理，質(zhì)量要求具有可操作性，結(jié)構(gòu)完整，格式規(guī)范。 教學(xué)方法 課堂講授與見(jiàn)習(xí)指導(dǎo) 教學(xué)時(shí)數(shù) 5 學(xué)時(shí) 第一節(jié) 檔案整理工作概述 一、檔案整理工作的內(nèi)容 檔案整理工作就是把零散的和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行分類(lèi)、組合、排列和編目，使之系統(tǒng)化、有序化的一項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。 （二）對(duì)那些不符合整理質(zhì)量要求、不便于保管和利用的文件組合，需要重新進(jìn)行整理加工，以提高檔案整理質(zhì)量 。 這條原則應(yīng)從內(nèi)容和形式兩個(gè)方面來(lái)認(rèn)識(shí)和理解。 （二）整理檔案必須保持文件材料之間的歷史聯(lián)系 文件材料之間具有來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等方面的歷史聯(lián)系，整理檔案時(shí)，要注意保持它們之間有機(jī)聯(lián)系。 （四）整理檔案必須便于對(duì)檔案的保管和利用 全宗、類(lèi)別、組合（一個(gè)案卷或一份檔案）既是檔案的整理單位，也是檔案的保管單位和利用單位。因此，務(wù)必把這些問(wèn)題認(rèn)識(shí)清楚。 （二）安全宗整理檔案，便于檔案館、室科學(xué)地組織檔案的收集、整理、堅(jiān)定、保管、利用、統(tǒng)計(jì)等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。電子文檔的出現(xiàn)，使全宗理論和來(lái)源原則受到了新的考驗(yàn)和挑戰(zhàn)，這一情況在國(guó)際檔案界引起了極大的 關(guān)注和廣泛的爭(zhēng)論，迄今為止，大多數(shù)檔案學(xué)者堅(jiān)持認(rèn)為全宗理論和來(lái)源原則沒(méi)有過(guò)時(shí)，仍然是指導(dǎo)現(xiàn)在和今后檔案工作實(shí)踐的理論基礎(chǔ)。就法人來(lái)說(shuō)，應(yīng) 該具備三個(gè)條件：一是能夠獨(dú)立行使職權(quán)，能夠以自己的名義對(duì)外行文；二是能夠獨(dú)立核算財(cái)物，是一個(gè)獨(dú)立的會(huì)計(jì)單位，自己可以編制并確定經(jīng)費(fèi)預(yù)算或財(cái)務(wù)計(jì)劃；三是具有一定的人事任免權(quán)，設(shè)有人事管理機(jī)構(gòu)或?qū)ｉT(mén)人員?？萍紮n案全宗的構(gòu)成條件為：一是法人，二是大型工程項(xiàng)目。 聯(lián)合全宗 這是若干獨(dú)立機(jī)關(guān)形成的檔案，由于混在一起，難以區(qū)分全宗構(gòu)成者而聯(lián)合組成的一個(gè)全宗。包括其著作、手稿、日記、新建、財(cái)務(wù)記錄、遺囑和記載其社會(huì)活動(dòng)的各種記錄材料。 （ 2）全宗群 為了維護(hù)同一 類(lèi)型或?qū)I(yè)系統(tǒng)的若干個(gè)全宗的不可分散性和保持文件材料在更大范圍內(nèi)的歷史聯(lián)系，便于開(kāi)發(fā)利用，檔案館可以把同一時(shí)期或地區(qū)，在縱向或橫向方面具有相同性質(zhì)的立檔單位形成的若干個(gè)全宗構(gòu)成一個(gè)有機(jī)群體 —— 全宗群。 對(duì)于內(nèi) 部文件和發(fā)問(wèn)，只要查明文件作者即可考證和推定其所屬全宗。 第三節(jié) 全宗內(nèi)檔案的分類(lèi) 一、全宗內(nèi)檔案分類(lèi)的要求 全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)，是指按照檔案的來(lái)源、產(chǎn)生時(shí)間、內(nèi)容和形式上的異同，將立檔單位形成的檔案分成若干層次和類(lèi)別，使之構(gòu)成一個(gè)適合保管和利用地 有機(jī)體系的檔案整理方法。等級(jí)層次多了則分類(lèi)過(guò)細(xì)，增加不必要的整理工作量；等級(jí)層次少了則分類(lèi)太粗，不便于利用。 要從檔案管理要求來(lái)選用對(duì)于本館或本室在分類(lèi)保管、檢索、利用等方面最有實(shí)用價(jià)值的分類(lèi)方法。 按文件材料的內(nèi)容分類(lèi)：主要有問(wèn)題（事由）分類(lèi)法、實(shí)物分類(lèi)法（指文件內(nèi)容涉及的事物，如糧食、煤炭等）和地區(qū)分類(lèi)法。 ②收文以收到日期為準(zhǔn)。⑥計(jì)劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計(jì)表報(bào)以針對(duì)時(shí)限為準(zhǔn)。 （ 3）跨年度的文件材料，其日期的確定方法是：①單份文件，如總結(jié)與計(jì)劃合一的文件，按主要內(nèi)容針對(duì)的年度，內(nèi)容不分主次的則按文件形成年度。與專(zhuān)門(mén)年。②一組文件，一般歸入該項(xiàng)活動(dòng)（工作）的結(jié)束年度。②分析文件制成材料、格式、字體和其他標(biāo)志等 形式特征所反映的年代。④法規(guī)性文件以批準(zhǔn)、公布或生效日期為準(zhǔn)。 （二 ）常用分類(lèi)法 年度分類(lèi)法 這是一種保持文件材料在形成時(shí)間上緊密聯(lián)系的分類(lèi)方法。主要有四種類(lèi)型： 按文件材料的形成時(shí)間分類(lèi)：主要由年度分類(lèi)法和時(shí)期（年代）分類(lèi)法兩種。 美以及類(lèi)別必須做到概念明確、范圍界限清楚，即同一級(jí)類(lèi)別必須是并列關(guān)系，不能互相包容和交叉。 全宗內(nèi)檔案分類(lèi)的要求主要由三條： （一）分類(lèi)的客觀性 即分類(lèi)要從客觀實(shí)際出發(fā)，保持文件材料之間原有的歷史聯(lián)系，因此，全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)應(yīng)根據(jù)檔案形成的特點(diǎn)和檔案成份的實(shí)際情況，按照文件在立檔單位活動(dòng)中原來(lái)形成的聯(lián)系分類(lèi)。 對(duì)于已經(jīng)組卷的檔案，可根據(jù)案卷標(biāo)明的立檔單位名稱(chēng)來(lái)核實(shí)其所屬全宗。因此，它的組織方法和方式比較靈活，或按一定的實(shí)踐、地區(qū)，或按一定的系統(tǒng)、機(jī)關(guān)性質(zhì)，或按其他方面的某種聯(lián)系來(lái)組成。它不是一個(gè)全宗，只是作為一全宗來(lái)進(jìn)行管理。二是一些職能上有密切聯(lián)系的機(jī) 關(guān)，甚至合署辦公的機(jī)關(guān)，其文件材料混在一起也無(wú)法分開(kāi)。具體分析時(shí)，著重看其“是否能夠獨(dú)立行使職權(quán)和以自己的名義對(duì)外行文”。就自然人來(lái)說(shuō)，硬是一定區(qū)域內(nèi)的著名人物、著名家庭或家族。我國(guó)設(shè)立全宗的基本原則是：新中國(guó)成立前從簡(jiǎn)，新中國(guó)從詳。 全宗理論的實(shí)踐依據(jù)和理論依據(jù)是： 保持文件材料在來(lái)源上的聯(lián)系，維護(hù)檔案形成者的歷史真實(shí)面貌，便于組織科學(xué)地鑒定、保管、編研工作和提供利用?！白凇庇性尽?lái)源的意思，一般來(lái)說(shuō)，全宗是指一個(gè)法人或自然人在社會(huì)活動(dòng)中所形成的全部檔案的總和。這一條原則集中體現(xiàn)了檔案整理工作的目的和任務(wù)。 在整理過(guò)程中，要充分利用原來(lái)的整理成果，只糾正其中整理不當(dāng)和整理有誤的地方。從形式上來(lái)說(shuō)，文件材料還體現(xiàn)了機(jī)關(guān)歷史活動(dòng)中的文書(shū)格式、語(yǔ)言文風(fēng)、行文關(guān)系、載體材料和技術(shù)環(huán)境等特點(diǎn)與規(guī)律，只有據(jù)此整理，才能合理的處理某些檔案材料的特殊問(wèn)題。 （三）對(duì)征集進(jìn)來(lái)的零散檔案材料，需要進(jìn)行全面的加工整理。具體整理方式主要有以下三種情況： （一）對(duì)一室或一館的檔案進(jìn)行系統(tǒng)的排列和整理。 教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn) 重點(diǎn)認(rèn)識(shí)區(qū)分全宗的意義，掌握文件材料歸檔整理規(guī)則和目錄編制檔。 了解科技檔案和專(zhuān)門(mén)、特殊檔案收集的內(nèi)容與方法。 收集注意：精心選擇，鑒別真?zhèn)巍? 收集辦法：（ 1）加強(qiáng)宣傳工作和思想工作，鼓勵(lì)著名人士及其親友主動(dòng)捐贈(zèng)；（ 2）依靠有關(guān)部門(mén)的幫助，積極收集著名人士非公務(wù)活動(dòng)形成的資料；（ 3）可采用獎(jiǎng)勵(lì)、有償?shù)?18 方法收集。 收集辦法：（ 1）根據(jù)專(zhuān)門(mén)檔案形成規(guī)律和特點(diǎn)，制定各類(lèi)專(zhuān)門(mén)檔案歸檔制度、歸檔責(zé)任、分類(lèi)大綱和立卷類(lèi)目。 建立健全收集工作制度，制定切實(shí)可行的實(shí)施方案，采取各種有力的控制措施（經(jīng)濟(jì)的、行政的措施都可用上），確?？萍紮n案收集地完整和質(zhì)量。 收集辦法：（ 1）定向定內(nèi)容收集，明確各類(lèi)檔案形成部門(mén)或主管部門(mén)的歸檔責(zé)任，檔案部門(mén)認(rèn)真做好指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查工作。 （二）積極主動(dòng)地爭(zhēng)取本級(jí)黨委和政府對(duì)征集工作的重視和支持，在黨委和政府的領(lǐng)導(dǎo)下，依靠有關(guān)部門(mén)的幫助與配合，形成強(qiáng)大的征集工作的社會(huì)合力。 對(duì)于博物館、紀(jì)念館、圖書(shū)館、文管部門(mén)、大專(zhuān)院校保存的歷史檔案，可采用協(xié)商的辦法接收，一般由原單位保存原件，檔案館接收其復(fù)制件進(jìn)館。 如原全宗由另一機(jī)關(guān)代管，代管機(jī)關(guān)應(yīng)在原全宗保存期滿(mǎn)后完整地送交檔案館。 （二）接收撤銷(xiāo)機(jī)關(guān)、破產(chǎn)或轉(zhuǎn)制國(guó) 有企事業(yè)單位檔案 撤銷(xiāo)機(jī)關(guān)、破產(chǎn)或轉(zhuǎn)制國(guó)有企事業(yè)檔案送交檔案館時(shí)，檔案館須按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定并商有關(guān)主管部門(mén)同意后方可進(jìn)入交接程序。 接收注意事項(xiàng)：①凡立檔單位保存期滿(mǎn)應(yīng)進(jìn)館的檔案，原則上到期一律進(jìn)館，任何單位不得自己保存，檔案館也不得拒收。 接收辦法：凡在機(jī)關(guān)檔案部門(mén)保管期滿(mǎn)應(yīng)該送交檔案館保存的長(zhǎng)期和永久性檔案，檔案館可逐年或分階段定期接收。 中央級(jí)檔案館檔案收集范圍（略） 地方各級(jí)檔案館檔案收集范圍 （ 1）綜合性檔案館： ①所屬行政轄區(qū)內(nèi)的革命歷史檔案和舊政權(quán)檔案；②本級(jí)黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體和國(guó)有企事業(yè)單位形成的需長(zhǎng)久保存的檔案；③屬于本館接收范圍內(nèi)的撤銷(xiāo)機(jī)關(guān)單位、破產(chǎn)或轉(zhuǎn)制國(guó)有企事業(yè)單位的檔案，以及其他應(yīng)接收的檔案等。 接收被撤銷(xiāo)的黨政機(jī)關(guān)和國(guó)有事業(yè)單位的檔案，接收宣布破產(chǎn)和轉(zhuǎn)制的國(guó)有企事業(yè)單位的檔案。收集辦法： 制定“帳外”文件材料歸檔制度和切實(shí)可行的控制措施； 與各部門(mén)保持密切聯(lián)系，及時(shí)了解和掌握“帳外”文件形成情況，督促有關(guān)部門(mén)認(rèn)真做好 收集歸檔工作。否則，年度歸檔工作就很麻煩，歸檔質(zhì)量也得不到保證。 指導(dǎo)和協(xié)助歸檔責(zé)任部門(mén)編制歸檔文件類(lèi)目（或立卷類(lèi)目），督促責(zé)任部門(mén)做好平時(shí)文件收集（或稱(chēng)“歸卷”）工作。為了避免文件 15 材料的重復(fù)歸檔或遺漏歸檔，應(yīng)對(duì)文件材料歸檔責(zé)任予以明確的規(guī)定。一般來(lái)說(shuō)，大型機(jī)關(guān)單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)層次復(fù)雜，文書(shū)處理多采用分散方式，因此，歸檔工作也相應(yīng)的采取分散方式，即由各個(gè)二級(jí)機(jī)構(gòu)收集整理后匯集到其上級(jí)主管部門(mén)統(tǒng)一向檔案部門(mén)移交。組織工作主要有： （一）堅(jiān)決執(zhí) 行歸檔制度和部門(mén)歸檔責(zé)任制，堅(jiān)持實(shí)行檔案部門(mén)和文件材料形成部門(mén)兩結(jié)合的歸檔工作方式 文件材料歸檔實(shí)行檔案部門(mén)與形成部門(mén)兩結(jié)合的工作方式，這是新中國(guó)機(jī)關(guān)檔案工作實(shí)踐的成功經(jīng)驗(yàn)，也是提高歸檔文件質(zhì)量和歸檔工作質(zhì)量的重要保證。②按形成規(guī)律和特點(diǎn)排列，如同一活動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料，按其形成的先后順序排列。 具體要求： （ 1）歸檔文件材料要齊全完整，包括文件材料的種類(lèi)、份數(shù)及每份文件的頁(yè)數(shù)等，都要齊全完整，即該歸檔的文件材料一份甚至一頁(yè)也不