【正文】 種什么都能干的萬(wàn)金油來(lái)說(shuō)，可提高效率?，F(xiàn)在應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)化分工，不是簡(jiǎn)單的科室合并，而是要著眼于管理連貫，提高效率。要正確合并，掌握好合并的類(lèi)型： ①管理上是相鄰工序的可以合并。管理職能和輔助職能的合并，輔助、生產(chǎn)職能的合并。目前，大致化分以上三類(lèi)，我們對(duì)外資企業(yè)沒(méi)有講這個(gè)道理，實(shí)際上是按照這個(gè)原理做的，我們要堅(jiān)持走職能綜合化的路子，要著眼于管理效益的提高，管理程序的連續(xù)和一貫。本部權(quán)力大，二級(jí)單位權(quán)利小，稱(chēng)為集權(quán)形式；有權(quán)二級(jí)單位的權(quán)利大則稱(chēng)為分權(quán)方式。比如它叫分廠(chǎng)，籠統(tǒng)叫分公司，分公司到底是什么性質(zhì) 呢？一個(gè)企業(yè)一個(gè)樣，是事業(yè)部性質(zhì)？還是分廠(chǎng)性質(zhì)？廣看名稱(chēng)是判定不了它的實(shí)質(zhì)。 國(guó)際代號(hào)稱(chēng)為“Ｕ”型結(jié)構(gòu) (Unitey)屬統(tǒng)一式的； ⒉事業(yè)部制。通信設(shè)備有移動(dòng)電話(huà)、交換機(jī)等，是按產(chǎn)品設(shè)置的。 這三種基本模式國(guó)際上是通用的，但名稱(chēng)叫法很多，比如美國(guó)對(duì)事業(yè)部制又叫聯(lián)權(quán)分權(quán)制，職能上叫做集權(quán)職能。但可以稱(chēng)他是委托法人，就是說(shuō)在受總公司委托后，事業(yè)部制可以對(duì)外簽定合同。子公司為獨(dú)立法人，總公司風(fēng)險(xiǎn)較小，總公司只負(fù)有限責(zé)任。 第二是從權(quán)力上看三種形式的區(qū)別：職能制是集權(quán)式，權(quán)利在總部，只是某一個(gè)職能注冊(cè)要上一級(jí)去做，沒(méi)有對(duì)外經(jīng)營(yíng)權(quán)。從權(quán)利上看是集權(quán)式、分權(quán)式、更加分權(quán)式。 還有一種特殊情況，對(duì)于獨(dú)資子公司來(lái)講，子公司在三種模式上權(quán)利最大。 從分類(lèi)的實(shí)際意義來(lái)看，將來(lái)二級(jí)單位的名子一定要規(guī)范，因?yàn)橄鄬?duì)應(yīng)的內(nèi)函是不同的。有的屬性是領(lǐng)導(dǎo)層的一級(jí)單位叫總公司，二級(jí)單位又叫什么開(kāi)發(fā)總公司，甚至有顛倒的。目前，這兩年搞股份制改革，又有一股風(fēng)，覺(jué)得事業(yè)部制不過(guò)癮，要搞子公司。這點(diǎn)就不如事業(yè)部制，他統(tǒng)一計(jì)算贏 虧，國(guó)外有一種傾向，有些子公司又改回事業(yè)部制。鋼鐵廠(chǎng)也是這個(gè)問(wèn)題，煉鋼廠(chǎng)、軋鋼廠(chǎng)不能分開(kāi)，紡織廠(chǎng)的紡、織、染等屬性為聯(lián)合企業(yè)的都不能分，因?yàn)樗鼈冊(cè)谏a(chǎn)中有著密切聯(lián)系。做為二級(jí)單位總希望分權(quán)，而總廠(chǎng)各部門(mén)總希望控制，因此它要收權(quán)，要權(quán)衡利弊區(qū)別對(duì)待。領(lǐng)導(dǎo)崗位的設(shè)置是涉及到層次多少的問(wèn)題。象我們的國(guó)有企業(yè)副職較多，一個(gè)廠(chǎng)子，兩叁千人，領(lǐng)導(dǎo)班子一正六副，幅度很大。幅度太大，管不過(guò)來(lái)，領(lǐng) 導(dǎo)就無(wú)效， 往往只是進(jìn)行原則性領(lǐng)導(dǎo)，造成干部、官員的官僚主義。 實(shí)行單職制，要想進(jìn)行具體有效的領(lǐng)導(dǎo)，幅度就必須窄。現(xiàn)在組織設(shè)置要強(qiáng)調(diào)單職制，盡量不設(shè)或少設(shè)副職，這是他的特色，單職制是現(xiàn)代管理發(fā)展的方向，副職多是管理落后的重要表現(xiàn)。 ②協(xié)調(diào)工作量增大。如果七、八個(gè)人意見(jiàn)不一致，二、三種意見(jiàn)，半天也解決不了，有時(shí)激烈的定不下來(lái)，還要醞釀醞釀，所以會(huì)多。如果每個(gè)副職都分管一個(gè)方面，他專(zhuān)業(yè)管理面很窄 ，對(duì)其它問(wèn)題不熟悉，說(shuō)話(huà)時(shí)說(shuō)不到點(diǎn)子上。原因是他們分工太細(xì)，甚至有的國(guó)有企業(yè)負(fù)責(zé)人只負(fù)責(zé)一個(gè)部門(mén)。要么你學(xué)習(xí)、提高，要么換個(gè)能人。 另一個(gè)辦法就是搞秘書(shū)制或助理制，秘書(shū)制在國(guó)外很盛行，幫助領(lǐng)導(dǎo)解決具體問(wèn)題。副職是領(lǐng)導(dǎo)班子成員，而助理則 是干具體工作的，他是領(lǐng)導(dǎo)的工作助手，是有區(qū)別的。 ㈥ 業(yè)務(wù)流程合理化問(wèn)題。什么企業(yè)再生、重建、公司的“重組”，我認(rèn)為確切的說(shuō)應(yīng)叫“企業(yè)業(yè)務(wù)流程重組”?，F(xiàn)在有報(bào)道說(shuō)“ reengineer”將興起在亞洲，除了大陸，在港、臺(tái)、東南亞，以及當(dāng)前世界企業(yè)管理上的一個(gè)熱點(diǎn)。 在中國(guó)是機(jī)構(gòu)合并，把肥型組織機(jī)構(gòu)變成瘦型組織機(jī)構(gòu)。西方企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)激烈的背景下，許多大企業(yè)都有大企業(yè)病。過(guò)去的融資申請(qǐng)，公文旅行需要六、七天，其實(shí)，只需用九十分鐘就可解決。福特汽車(chē)公司下面有一個(gè)物資采購(gòu)付款流程，這個(gè)流程中有一個(gè)付賬部，多達(dá)五百人，說(shuō)是這個(gè)流程是幾十年經(jīng)驗(yàn)積累下來(lái)的。物資采購(gòu)部主要是提出采購(gòu)單，給定貨部門(mén)，送付本給付賬部備案。福特面對(duì)激烈的競(jìng)爭(zhēng)，去日本考察，一了解日本一共才三四十人。因?yàn)槎ㄘ?、收發(fā)是一個(gè)部門(mén)。顧客滿(mǎn)意了，自己也節(jié)省很多。北京國(guó)棉一廠(chǎng)曾是我國(guó)計(jì)算機(jī)管理試點(diǎn)單位，他們就有一個(gè)體會(huì)，買(mǎi)國(guó)外軟件不行，買(mǎi)來(lái)自己一用就不行了，要自己搞，首先要把企業(yè)業(yè)務(wù)流程合理化，否則白搞。實(shí)際上還是組織的變 革，還是職能的綜合化，職能的綜合必須與組織流程合理化相結(jié)合。為改動(dòng)業(yè)務(wù)流程，他們對(duì)市場(chǎng)進(jìn)行了調(diào)查研究， 80％以下顧客取款在肆千元以下，改動(dòng)以后，出納有權(quán)處理肆千元以下，滿(mǎn)足了大部分。 ㈦ 組織機(jī)構(gòu)設(shè)計(jì)要增加適應(yīng)性。只講高效率，不講適應(yīng)性，其應(yīng)變能力就會(huì)很差。①收集信息；②對(duì)收集上來(lái)的信息進(jìn)行整理；③分發(fā)各部門(mén)。如果說(shuō)古典組織理論強(qiáng)調(diào)分工，那么現(xiàn)化組織理論強(qiáng)調(diào)綜合和協(xié)調(diào)?，F(xiàn)在大家在一個(gè)辦公室，相互都看得見(jiàn)，是一種竟?fàn)帣C(jī)制，哪個(gè)部門(mén)工作忙，哪個(gè)部門(mén)工作閑，一目了然，從現(xiàn)場(chǎng)上創(chuàng)造一個(gè)便于協(xié)調(diào)的環(huán)境。但鋼性機(jī)構(gòu)有個(gè)很 大的弊病，缺乏適應(yīng)性，分工太細(xì)太死了，情況一變他就不適應(yīng)了，比如，國(guó)有企業(yè)中三角債問(wèn)題嚴(yán)重，相互欠債比較多，誰(shuí)去討債呢？這條沒(méi)有規(guī)定，所以就有了扯皮的根源，財(cái)務(wù)部門(mén)說(shuō)債務(wù)是銷(xiāo)售部門(mén)欠下的，應(yīng)該銷(xiāo)售去討，銷(xiāo)售說(shuō)我們只管銷(xiāo)售，要錢(qián)是財(cái)務(wù)科的事，又推回來(lái)，相互扯皮，這是新問(wèn)題、新情況，最后還得經(jīng)理裁決，這科出２個(gè)，那科出２個(gè)。你到北京松下彩管部，松下模式就不會(huì)出現(xiàn)這種情況。剛剛講的松下模式?jīng)]有國(guó)有企業(yè)分工那么細(xì)，并不是制度越細(xì)越死越好，要針對(duì)情況。搞開(kāi)發(fā)的規(guī)定必須三天畫(huà)幾張圖紙，那就太死了。不同部門(mén)、不同工作、不同人員鋼柔要求是不同的。當(dāng)然計(jì)劃表現(xiàn)不一樣，有些計(jì)劃表現(xiàn)為經(jīng)營(yíng)周期。 實(shí)際上在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下，市場(chǎng)情況復(fù)雜多變，更要預(yù)先做好計(jì)劃工作，早做計(jì)劃，早做準(zhǔn)備 , 做出多套計(jì)劃。所以西方先進(jìn)企業(yè)計(jì)劃工作在強(qiáng)化，加強(qiáng)計(jì)劃職能。計(jì)劃是好幾套，這樣計(jì)劃工作強(qiáng)化了，就可立于不敗之地。要做一件事必須事先計(jì)劃。這里要避免誤解，過(guò)去計(jì)劃經(jīng)濟(jì)條件下，計(jì)劃工作要強(qiáng)，現(xiàn)在搞市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)，計(jì)劃要弱一些，這是誤解。生產(chǎn)部門(mén)鋼性比較強(qiáng)，對(duì) 開(kāi)發(fā)部門(mén)、高層機(jī)構(gòu)柔性就得大些。一般來(lái)講，基層部門(mén)鋼性強(qiáng)一點(diǎn)，領(lǐng)導(dǎo)層柔性就大一點(diǎn)。在國(guó)有企業(yè)一提規(guī)章一定要健全， 制度要加強(qiáng)，每個(gè)人責(zé)任清楚，其實(shí)是鋼性的?，F(xiàn)在提倡柔性機(jī)結(jié)構(gòu)就是分工不必太死，分工適當(dāng)粗一點(diǎn)，部門(mén)內(nèi)分工大致分一下，不必很死，小王不在，小李頂上去干，同部門(mén)內(nèi)工作都負(fù) 責(zé)干。他是相對(duì)于鋼性而言的，也有的叫增加機(jī)構(gòu)的彈性。這一種是現(xiàn)代協(xié)調(diào)方式。市場(chǎng)復(fù)雜多變，企業(yè)綜合協(xié)調(diào)職能愈加重要，古典組織理論強(qiáng)調(diào)分工，對(duì)協(xié)調(diào)，綜合不夠重視。在人事工作中，如人才市場(chǎng)的信息要了解，人才的工資、待遇都要根據(jù)需要來(lái)定。西方大企業(yè)病，其中一個(gè)就是反應(yīng)遲鈍。小的改革，看起來(lái)不顯眼，實(shí)際作用很大。如：有一家銀行儲(chǔ)蓄所，在業(yè)務(wù)流程中，原來(lái)客戶(hù)提現(xiàn)只有批貳千元以下的權(quán)限，若超過(guò)貳千元客戶(hù)就要先打招呼。正是這個(gè)理由，把它稱(chēng)做管理第二次革命。本來(lái)不難，為什么以前沒(méi)想出來(lái)，就是幾十年沒(méi)改動(dòng)。權(quán)利從付賬部轉(zhuǎn)給物料部，審核也轉(zhuǎn)到物料部，收貨同時(shí)審核容易發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。這一舉措轟動(dòng)了美國(guó)。而付賬部中還有一個(gè)部門(mén)，負(fù)責(zé)審核手續(xù)是否合理，合理的付賬，不合理的進(jìn)行調(diào)查，向管理部門(mén)打報(bào)告追究當(dāng)事者的責(zé)任。他為了防止采購(gòu)人員在采購(gòu)中，采購(gòu)是否合理、是否貪污、吃回扣等，設(shè)計(jì)出這套程序。后來(lái)流程改進(jìn)后，審查只用４５分鐘，時(shí)間縮短了 90％。大企業(yè)病是多年來(lái)固定模式中許多不合理東西造成的。合理化的結(jié)果必然帶來(lái)機(jī)構(gòu)的重組，引起組織變革。從流程合理化切入，來(lái)達(dá)到機(jī)構(gòu)、人員的精簡(jiǎn)、科室合并、職能綜合的目的。第一次管理革命就是泰勒、法約爾的科學(xué)管理；第二次就是業(yè)務(wù)流程重組?？磥?lái)比較具體牽扯到管理實(shí)際，在企業(yè)組織中不一定設(shè)立多少機(jī)構(gòu)，規(guī)章制度管理也不是簡(jiǎn)單幾個(gè)科室合在一起，合的一個(gè)重要條件是把程序合并，往往引起科室部門(mén)的減少，以達(dá)到提高辦事效率的目的。所以布置工作時(shí)不用象與副職那樣商量，協(xié)調(diào)量少了很多，也沒(méi)有多頭指揮的問(wèn)題。在這種情況下，搞助理制比較多，設(shè)總經(jīng)理助理、部門(mén)助理。舉個(gè)例子：一個(gè)企業(yè)加強(qiáng)培訓(xùn)，大企業(yè)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)很大，不僅有人事部門(mén)，還有培訓(xùn)中心，職工學(xué)校、技校、黨校，好多校長(zhǎng)。負(fù)責(zé)人多，是現(xiàn)代管理的一大弊病，在這方面則是我們?nèi)Y企業(yè)的一大優(yōu)點(diǎn)，要堅(jiān)持下去。其實(shí)領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)該全面考慮，他和部門(mén)經(jīng)理不一樣，所以培養(yǎng)出來(lái)都一個(gè)方面的專(zhuān)才，而不是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的全才。如果副職少，就一個(gè)人那就好辦了，這樣協(xié)調(diào)量大為減少。我舉個(gè)國(guó)有企業(yè)典型例子：上級(jí)一個(gè) 指示，需要貫徹精神，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)。問(wèn)題是副職多了，防礙了管理的現(xiàn)代化，具體講有幾個(gè)弊?。? ①指揮多頭，不利于統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。在這個(gè)問(wèn)題上，國(guó)有企業(yè)是有特別明顯對(duì)比的，國(guó)有企業(yè)副職多是一個(gè)毛病，甚至在國(guó)有企業(yè)中有官多兵少的現(xiàn)象。”問(wèn)有什么具體指示，他就說(shuō)不上來(lái)了。象部隊(duì)為了統(tǒng)一指揮，幅度就是小幅度的。部門(mén)太多了領(lǐng)導(dǎo)管不過(guò)來(lái)，只能分幾個(gè)層次，而小的層次盡量讓他少。具體劃分，企業(yè)管理分三層，高層為決策層，往往工作復(fù)雜，不設(shè)副職不行，應(yīng)少設(shè)副職；中層（管理層）和基層（作業(yè)層）則盡量不設(shè)副職，不設(shè)副職實(shí)際上是少了一個(gè)層次。實(shí)際上一個(gè)大型企業(yè)的二級(jí)單位，常常是三種形式并行。如有些企業(yè)二級(jí)單位之間、生產(chǎn)與技術(shù)上有著緊密的聯(lián)系，這種二級(jí)單位是不能放權(quán)的。但子公司的缺欠是容易失控，還有一個(gè)問(wèn)題，會(huì)造