【正文】 1. 負(fù)責(zé)文件準(zhǔn)備，打字，文件管理，文件歸檔和相關(guān)的文書(shū)工作。 3. 根據(jù)項(xiàng)目的需要安排和管理項(xiàng)目輔助人員的工作。 3. 根據(jù)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的需要安排和日常行政方面的工作。 3． 協(xié)助編制項(xiàng)目招投標(biāo)的工作范圍及技術(shù)要求。 6． 處理招投標(biāo)過(guò)程中的與顧問(wèn)公司 和業(yè)主相關(guān)部門的聯(lián)絡(luò)與協(xié)調(diào)等具體事務(wù)。 10． 參與并組織評(píng)標(biāo)、議標(biāo)和定標(biāo)工作。 其工作職責(zé)包括下述內(nèi)容 ： 1. 協(xié)助招投標(biāo)經(jīng)理的日常工作； 2. 材料設(shè)備的招投標(biāo)工作的落實(shí)，包括編制招投標(biāo)文件，組織招投標(biāo)活動(dòng)； 3. 協(xié)助主管領(lǐng)導(dǎo)做好 評(píng)標(biāo)工作，組織答疑及答疑會(huì)，參加合同的談判、審核過(guò)程； 4. 分析和提出價(jià)格審核意見(jiàn)； 5. 配合預(yù)決算組的核算工作； 6. 完成上級(jí)交辦的其他工作。 ，包括中期結(jié)算和竣工結(jié)算，編制工程結(jié)算報(bào)告 、設(shè)備與施工方式的壽命周期與價(jià)格的關(guān)系，結(jié)合短期與長(zhǎng)期利益分析，達(dá)到最佳成本控制 造價(jià) /預(yù)決算工程師 向造價(jià) /預(yù)決算部經(jīng)理匯報(bào)，負(fù)責(zé)項(xiàng)目的造價(jià) /預(yù)決算管理工作。和設(shè)計(jì)師、技術(shù)部一起，審核和批準(zhǔn)所有的承包商遞交的變更請(qǐng)求； 6. 處理承包商及材料供應(yīng)商的索賠申請(qǐng)。 其工作職責(zé)包括下述內(nèi)容 ： 1. 負(fù)責(zé)文件的起草、打印、傳送； 2. 負(fù)責(zé)建立和維護(hù)供應(yīng)商資源庫(kù)； 3. 負(fù)責(zé)招投標(biāo)評(píng)標(biāo)會(huì)議的組織和準(zhǔn)備工作 ； 4. 整理和歸檔成本核算文件和招投標(biāo)文件； 5. 負(fù)責(zé)本部門日常辦公事務(wù)管理； 6. 完成上級(jí)交給的其他工作。 下面各章節(jié)主要描述在高效的項(xiàng)目管理實(shí)際運(yùn)作中常用的各類文件及其相關(guān)程序。 文件歸檔程序 電子文件歸檔 項(xiàng)目全部文件應(yīng)集中存儲(chǔ)于一個(gè)在區(qū)域網(wǎng)絡(luò)（ LAN）上建立的項(xiàng)目專用文件夾中，使項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)所有成員包括項(xiàng)目管理組均可調(diào)閱。 書(shū)面文件歸檔 建議采用 與項(xiàng)目文件夾目錄一致的 文件歸檔系統(tǒng) （見(jiàn)第九部分附件） 。 公函編號(hào)（編碼）系統(tǒng) 本項(xiàng)目全部相關(guān)文件應(yīng)遵照北京銀泰中心批準(zhǔn)的格式書(shū)寫，并依據(jù)批準(zhǔn)的編碼系統(tǒng)建立文件查閱編號(hào)。 地址和郵件程序 郵件和書(shū)面文件需寄往以下地址： 北京銀泰 中心 項(xiàng)目辦公室 北京朝陽(yáng)區(qū)建外大街 2 號(hào) 郵編： 100022 傳真需發(fā)至以下號(hào)碼： （ 86 10） 65663101 郵件上需明確注明相關(guān)收件人 – 總經(jīng)理，項(xiàng)目總監(jiān) ，文檔控制員等 來(lái)件受理過(guò)程 在 項(xiàng)目 管理的 工作環(huán)境 中，所有來(lái)件均由指定的秘書(shū)或文檔控制員收取，并蓋上日 期和傳閱印戳。項(xiàng)目總監(jiān)在快速瀏覽郵件之后，需按郵件主題給予相應(yīng)的歸檔編號(hào)，并于日期印戳處及處理該郵件的合適人選旁注明“執(zhí)行”、“傳閱”或“抄送”。當(dāng)他們看完 傳閱文件的內(nèi)容后，閱件人將把文件傳遞給下一個(gè) 項(xiàng)目組成員。 3. 將原 文 件根據(jù)項(xiàng)目總監(jiān)標(biāo)注或項(xiàng)目文件目錄歸檔編號(hào)進(jìn)行歸檔。 2. 已簽字的文件交由文檔控制員統(tǒng)一發(fā)出，并同時(shí)將電子版文件存入項(xiàng)目電子版文件夾中。 4. 如文件為內(nèi)部信件，則由文檔控制員統(tǒng)一復(fù)印、分發(fā)，原件存檔； 如為內(nèi)部審批報(bào)告，則需附上公司內(nèi)部報(bào)告審批單（見(jiàn)第九部分附錄），交由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，將審批單復(fù)印交給經(jīng)辦人處理，原文件存檔。 ? 對(duì)監(jiān)理的提交數(shù)量可與監(jiān)理商定?？倛D紙目錄的電子文件也應(yīng)做相應(yīng)修改 。蓋傳閱印章 過(guò)程 F 送項(xiàng)目總監(jiān)審閱 amp。 密件 39。 私人 39。 標(biāo)書(shū) 39。 4. 保證建筑、結(jié)構(gòu)、機(jī)電水各專業(yè)圖紙之間配合良好。這個(gè)設(shè)計(jì)任務(wù)書(shū)必須被業(yè)主所批準(zhǔn)，以防止因而后帶來(lái)的設(shè)計(jì)修改而付出額外巨額費(fèi)用； 3. 在設(shè)計(jì)階段建立業(yè)主、建筑師、各工程師、各專業(yè)設(shè)計(jì)顧問(wèn)等 聯(lián)席召開(kāi)的定期設(shè)計(jì)審閱會(huì)議，討論公共問(wèn)題、合作問(wèn)題及綜合設(shè)計(jì)進(jìn)展問(wèn)題； 4. 對(duì)所有設(shè)計(jì)問(wèn)題詳盡的追蹤并提出相關(guān)議案； 5. 由項(xiàng)目管理組審閱并批復(fù)的正式設(shè)計(jì)陳述（含任何適用的建議）至少應(yīng)該在下列設(shè)計(jì)階段提交 ,即 1）概念。 6. 保證設(shè)計(jì)能夠在招投標(biāo)計(jì)劃規(guī)定的時(shí)間之內(nèi)完成并且提交。 . 文檔資料控制員將復(fù)印副本按批示分發(fā) , 并按統(tǒng)一的歸檔編碼系統(tǒng)將原件歸 檔 . 附錄 文件發(fā)放流程表 過(guò)程 A過(guò)程 B 過(guò)程 B過(guò)程 C 過(guò)程 C 過(guò)程 D過(guò)程 E 過(guò)程 E 過(guò)程 D過(guò)程 H 過(guò)程 I 過(guò)程 F 過(guò)程 G過(guò)程 J 過(guò)程 J文擋控制員按指定分發(fā)后 , 將發(fā)出文件登記 , 并按編號(hào)歸擋文擋控制員按指定分發(fā)后 ,將發(fā)出文件登記 , 并按編號(hào)歸擋項(xiàng)目總監(jiān)簽認(rèn) 總經(jīng)理簽發(fā) 是否需要上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽 送呈總經(jīng)理 審閱 ,核準(zhǔn) , 簽發(fā)文件是否合乎程序要求 文件是否合乎程序要求 通知該成員修正并再提交送呈總經(jīng)理 審閱 , 核準(zhǔn) 送呈項(xiàng)目總監(jiān) 審閱 , 核準(zhǔn) , 簽發(fā)通知該成員修正并再提交項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員編制擬外發(fā)文件成員將擬外發(fā)的文件送交指定的文檔資料控制員 ( 邱里 )成員將擬外發(fā)的文件送交指定的文檔資料控制員 ( 李海燕 )開(kāi)始否是文檔發(fā)放過(guò)程結(jié)束是否否是是否技術(shù), 施工, 招投標(biāo), 設(shè)計(jì)行政 , 審批 , 市政 , 財(cái)務(wù)需要項(xiàng)目總監(jiān)協(xié)調(diào)的文件不需要項(xiàng)目總監(jiān)協(xié)調(diào)的文件 中國(guó)最大的管理資源中心 第 22 頁(yè) 共 117 頁(yè) 附錄 文件發(fā)放過(guò)程 過(guò)程 A 過(guò)程 B 過(guò)程 C 過(guò)程 D 過(guò)程 E 過(guò)程 F 過(guò)程 G 過(guò)程 H 過(guò)程 I 過(guò)程 J 總經(jīng)理簽發(fā)的文件均需抄送項(xiàng)目總監(jiān) . 文檔資料控制員將原件及副本按指定發(fā)送 , 并按統(tǒng)一的歸檔編碼系統(tǒng)將副本歸檔 . 項(xiàng)目總監(jiān)或項(xiàng)目授權(quán)簽發(fā)人將審查文件內(nèi)容并簽字發(fā)放 . . 項(xiàng)目總監(jiān)將按文件內(nèi)容及重要性判斷是否需要上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽 . 總經(jīng)理或其委任代表將對(duì)該文件審查后簽發(fā) . 項(xiàng)目總監(jiān)在審閱文件并同意內(nèi)容后 , 在抄送列名旁簽認(rèn) . 本項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的成員如對(duì)外發(fā)放正式文件 , 需先將內(nèi)容編制 , 然后使用合適的標(biāo)準(zhǔn)文 件格式 , 填妥文件編號(hào) / 項(xiàng)目編號(hào) / 檔案編號(hào)等 , 始可提交給資料控制員發(fā)放 . 所有本項(xiàng)目往外發(fā)放的正式書(shū)信文件 , 包括郵遞 , 手送 , 傳真等 , 將全部送交予文 檔資 料控制員統(tǒng)一處理 . 文檔資料控制員將審查內(nèi)容是否按規(guī)定格式提交及是否齊全 . 所有項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員需 按本項(xiàng)目規(guī)定的程序 , 格式和編碼來(lái)提交文件 . 如未合乎規(guī)定 , 資料控制員有權(quán)要求 其從新提交 . 該有關(guān)單位將按規(guī)定修正提交文件內(nèi)容 , 從新送交予文檔資料控制員 . 中國(guó)最大的管理資源中心 第 23 頁(yè) 共 117 頁(yè) 附錄 （ 1） 銀泰中心機(jī)電承包商深化施工圖送審流程 抄送 機(jī)電（專業(yè)）分包 連圖紙 抄送 抄送 一份 連圖紙 連圖紙 送審表格連一份圖紙 有意見(jiàn)返回（三天內(nèi)） 一份 一份 總包單位 無(wú)意見(jiàn)加面函文件不連附件（三天內(nèi)） 銀泰項(xiàng)目機(jī)電管理小組 加意見(jiàn)連附件（ 11 天內(nèi)） 監(jiān)理 電子 院 有意見(jiàn)，返回（ 7 天內(nèi)） 提供意見(jiàn) 提供意見(jiàn) （ 14 天內(nèi)） （ 14 天內(nèi)） 銀泰項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)（機(jī)電） 同意，發(fā)函確認(rèn)（ 3 天內(nèi)） 確認(rèn)函 確認(rèn)函連確認(rèn)審批表格、圖紙 確認(rèn)函 確認(rèn)函 負(fù)責(zé)制作底圖由電子院簽章后 發(fā)函進(jìn)行圖紙分發(fā) 專家意見(jiàn) （如需要） 機(jī)電（專業(yè)）分包 總包單位 監(jiān)理 電子院 銀泰管理團(tuán)隊(duì) 銀泰管理 團(tuán)隊(duì)（一底四藍(lán)） 監(jiān)理 （兩藍(lán)） 設(shè)計(jì)院 （一藍(lán)） 總包單位 （兩藍(lán)） 機(jī)電分包 （三藍(lán)） 中國(guó)最大的管理資源中心 第 24 頁(yè) 共 117 頁(yè) 機(jī)電專業(yè)分包 總包單位 代表主送 代表抄送 附錄 （ 2）銀泰中心機(jī)電承包商采購(gòu)設(shè)備 /材料送審流程 （開(kāi)始采購(gòu)訂貨前 1 個(gè)月前開(kāi)始） 抄送 連附件 抄送 抄送 一份 連附件 連附件 送審表格連一份附件 有意見(jiàn)返回（三天內(nèi)） 一份 一份 無(wú)意見(jiàn)加面函文件不連附件（三天內(nèi)） 項(xiàng)目機(jī)電管理小組 加意見(jiàn)連附件（ 11 天內(nèi)） 監(jiān)理 電子院 不能確認(rèn)，返回意見(jiàn)（ 7 天內(nèi)） 提供意見(jiàn) 提供意見(jiàn) （ 14 天內(nèi)） （ 14 天內(nèi)） 銀泰項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)（機(jī)電） 同意，發(fā)函確認(rèn)（ 7 天內(nèi)） 連確認(rèn)送審表格、資料 樣品封樣（三份） 業(yè)主保存（ 1 份） 監(jiān)理保存（ 1 份） 機(jī)電分包保存（ 1 分） 專家意見(jiàn) （如需要） 中國(guó)最大的管理資源中心 第 25 頁(yè) 共 117 頁(yè) 總包單位 監(jiān)理 機(jī)電分包 電子院 附件包括： *送審表格 *設(shè)備 /材料樣本 *材料樣品 代表主送 代表抄送 附錄 (1) 深化設(shè)計(jì)圖紙 (土建 )報(bào)審流程 土建各專業(yè) 分包商完成 深化設(shè)計(jì) 總包審核 （如有意見(jiàn)協(xié)調(diào)分包修改） 業(yè) 主 設(shè)計(jì)院審查 （ 10 天內(nèi)） 監(jiān) 理 顧問(wèn)公司 或?qū)＜? 主送設(shè)計(jì)院1 套 提供意見(jiàn) 5 天內(nèi) 不批準(zhǔn)，設(shè)計(jì)院在圖紙上標(biāo)注需修改內(nèi)容，總包拷貝后返電子院原版存檔 批準(zhǔn)， 通知總包 提交總包 抄送 1 套 提供意見(jiàn) 5 天內(nèi) 提供意見(jiàn) 7 天 內(nèi) 轉(zhuǎn)抄 1 套 抄送 2 套 中國(guó)最大的管理資源中心 第 26 頁(yè) 共 117 頁(yè) 附錄 (2) 深化設(shè)計(jì)圖紙 (土建 )發(fā)放流程 開(kāi)始加工和 現(xiàn)場(chǎng)施工 總包接到設(shè)計(jì)