【正文】 第一節(jié) 采購計劃管理崗位職責(zé) 一、采購計劃主管崗位職責(zé) 采購計劃主管在采購部經(jīng)理的指導(dǎo)下全面管理企業(yè)的采購計劃，組織編制采購計劃和采購預(yù)算，并對執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動順利、有序地進(jìn)行。 表 23 采購預(yù)算專員崗位職責(zé) 1．接受各部門的請購需求 （ 1）負(fù) 責(zé)收集各部門上交的“請購單” （ 2）匯總各部門的請購需求，確定物資的總需求量 2．編制采購計劃 （ 1）協(xié)助采購計劃主管編制單項采購工作計劃，并及時上交 （ 2）根據(jù)采購計劃的執(zhí)行情況協(xié)助采購計劃主管編制增補計劃或臨時計劃 （ 3）根據(jù)需求計劃制定采購訂單，選擇合理時間和批量下訂單 第二節(jié) 采購計劃管理制度 一、采購計劃編制制度 下面是某企業(yè)的采購計劃編制制度，供讀者參考。 本制度適用于公司采購計劃的編制工作。 1. 預(yù)估用料數(shù)量、交期，防止斷料，確保生產(chǎn)經(jīng)營活動正常進(jìn)行。 第 5 條 采購計劃分類。 3. 日采購計劃是指在對月度采購計劃進(jìn)行分解的基礎(chǔ)上，依據(jù)各部門每日經(jīng)營所需物資的匯總及審核制訂的采購計劃。 采購計劃的編制步驟如下圖所示。 2. 考慮公司年度目標(biāo)達(dá)成的可能性。 6. 保障生產(chǎn)與降低庫存的平衡。 第 11 條 對于已申請的采購物資，請購部門若需要變更規(guī)格、數(shù)量或撤銷請購申請時，必須立即通知采購部，以便采購部及時根據(jù)實際情況更改采購計劃。 第 15 條 本制度自公布之日起執(zhí)行。 第 2 條 適用范圍。 2. 財務(wù)部協(xié)助采購部編制采購預(yù)算，整合公司整體預(yù)算，并監(jiān)督采購預(yù)算的執(zhí)行情況。 2. 方便財務(wù)部據(jù)此籌措和安排采購所需的資金，保證資金支付 的準(zhǔn)確性與及時性。 3. 本期計劃末結(jié)轉(zhuǎn)庫存量。 第 6 條 影響采購預(yù)算編制的因素。 3. 物資使用清單。 采購部必須根據(jù)物資采購的具體內(nèi)容選擇合適的采購預(yù)算方法，如固定預(yù)算、彈性預(yù)算、滾動預(yù)算、增量預(yù)算、零基預(yù)算、定期預(yù)算等。 2. 采購部應(yīng)與財務(wù)部進(jìn)行協(xié)商，在充分考慮公司的現(xiàn)實狀況、市場狀況和公司預(yù)算整體的基礎(chǔ)上，綜 合平衡采購預(yù)算草案。如確有需要，下期補辦相關(guān)手續(xù)。 第 10 條 采購預(yù)算的 調(diào)整。 2. 受重大自然災(zāi)害的影響。 第 4 章 附則 第 11 條 本制度由采購部負(fù)責(zé)解釋。 第三章 供應(yīng)商開發(fā)與管理 第一節(jié) 供應(yīng)商開發(fā)與管理崗位職責(zé) 一、招標(biāo)采購主管崗位職責(zé) 招標(biāo)采購主管的崗位職責(zé)是在采購部經(jīng)理的指導(dǎo)下全面負(fù)責(zé)招標(biāo)采購的各項工作，建立招標(biāo)采購工作規(guī)范，編制招標(biāo)文件，開展投標(biāo)評審，簽訂招標(biāo)合同等，具體職責(zé)如表 31 所示。 表 34 供應(yīng)商開發(fā)專員崗位職責(zé) 1．供應(yīng)商開發(fā)規(guī)劃 （ 1）協(xié)助供應(yīng)商管理主管制訂和實施供應(yīng)商開發(fā)計劃 （ 2）制定并完善供應(yīng)商開發(fā)流程，監(jiān)督該流程的貫徹實施 2．供應(yīng)商篩選與維護(hù) （ 1）負(fù)責(zé)潛在供應(yīng)商的拜訪和評估工作，選擇 和推薦潛在供應(yīng)商 （ 2）參與制定并完善供應(yīng)商開發(fā)管理資料庫 3．供應(yīng)商評估 （ 1）負(fù)責(zé)產(chǎn)品詢價、比價、議價和樣品價格的確認(rèn)及維護(hù)工作 （ 2）參與供應(yīng)商的定期評價工作 五、供應(yīng)商管理專員崗位職責(zé) 供應(yīng)商管理專員的崗位職責(zé)是協(xié)助供應(yīng)商管理主管處理相關(guān)日常事務(wù)，建立并完善供應(yīng)商檔案庫，協(xié)助進(jìn)行供應(yīng)商開發(fā)，維護(hù)與供應(yīng)商的關(guān)系，及時完成上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作，具體職責(zé)內(nèi)容如表 35 所示。 第 2 條 適用范圍。 2. 采購部、質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)對供應(yīng)商進(jìn)行考核。 1. 供應(yīng)商應(yīng)有合法的經(jīng)營許可證和一定的資金實力。 5. 能有效處理緊急訂單。 第 3 章 供應(yīng)商的評價程序 第 5 條 供應(yīng)商的初步評審。 3. 在對供應(yīng)商進(jìn)行初步評審時，采購部必須確定采購的物資是否符合相關(guān)法律、法規(guī)的要求和安全要求，對于有毒品、危險品，應(yīng)要求供應(yīng)商提供相關(guān)證明文件。 3. 對于 提供普通材料的供應(yīng)商，公司無須進(jìn)行現(xiàn)場評審。 第 8 條 提出樣品需求。 1. 樣品在送達(dá)公司后，由設(shè)計部和質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)完成樣品的材質(zhì)、性能、尺寸、外觀質(zhì)量等方面的檢驗工作，并填寫“樣品檢驗確認(rèn)表”。 第 10 條 確定“合格供應(yīng)商名單”。 4. 接單生產(chǎn)時，如果客戶指定供應(yīng)商名單，那么采購部必須按客戶提供的供應(yīng)商名單進(jìn)行采購。修訂后的“合格供應(yīng)商名單”由總經(jīng) 理批準(zhǔn)后生效。 公司對供應(yīng)商實行評分分級制度，供應(yīng)商的考核項目包括質(zhì)量、交期、服務(wù)、價格水平等。 第 14 條 考核結(jié)果的處理。 4. 考核結(jié)果在 70 分以下的供應(yīng)商，須從“合格供應(yīng)商名單”中刪除，并終止向其采購。 第 16 條 對合格供應(yīng)商進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)督。 供應(yīng)商管理相關(guān)部門在接到“供應(yīng)商政策執(zhí)行通知書”后，須按規(guī)定執(zhí)行，并嚴(yán)格遵守保密制度。 供應(yīng)商政策的變更條件 2. 臨時性供應(yīng)商等級調(diào)整同樣應(yīng)填寫“供應(yīng)商等級變動申請表”，并在表格右上方注明臨時字樣和調(diào)整時限。 第 20 條 供應(yīng)商質(zhì)量體系的評定。 3. 按質(zhì)量體系制定“供應(yīng)商質(zhì)量體系評定表”，列明評定內(nèi)容。 編制人員 審核人員 批準(zhǔn)人員 編制日期 審核日期 批準(zhǔn)日期 二、供應(yīng)商篩選制度 下面是某企業(yè)供應(yīng)商篩選制度，供讀者參考。 本制度適用于為公司提供產(chǎn)品與服務(wù)的所有供應(yīng)商。 第 2 章 供應(yīng)商信息的收集與調(diào)查 第 4 條 供應(yīng)商信息的收集與調(diào)查由采購部負(fù)責(zé)，其他相關(guān)部門予以配合。 第 8 條 采購部應(yīng)組織相關(guān)人員隨時調(diào)查供應(yīng)商的動態(tài)及產(chǎn)品質(zhì)量， “供應(yīng)商調(diào)查表”應(yīng)每年復(fù)查一次，以便了解供應(yīng)商的動態(tài)，同時根據(jù)變動情況更新原有資料內(nèi)容。 1. 對供應(yīng)商的評審主要從供應(yīng)商的一般經(jīng)營狀況、供應(yīng)能力、技術(shù)能力、品質(zhì)能力等方面進(jìn)行。 4. 對于正在合作的長期采購供應(yīng)商，采購部應(yīng)至少每季度對其進(jìn)行一次考評，并根據(jù)考評結(jié)果分配下期的采購比例，由采購部經(jīng)理和采購副總審批。 第 14 條 供應(yīng)商檔案包括“供應(yīng)商調(diào)查表”，“供應(yīng)商審批表”，“供應(yīng)商質(zhì)量檔案”，供應(yīng)商提供的合格證明、價格表及相關(guān)資料等。采購價格主管的崗位職責(zé)如表 41 所示。 為了規(guī)范采購價格管理及審核流程，確保所購物資高品質(zhì)、低價格，特制定本制度。 第 3 條 管理職責(zé)。 1. 采購人員應(yīng)選擇三家以上符合采購條件的供應(yīng)商作為詢價對象。 5. 采購議價采用交互議價的方式。 2. 采購部根據(jù)調(diào)查的價格信息對采購物資成本進(jìn)行分析，目的在于確定物資成本的合理性和適當(dāng)性。 1. 物資價格包括物資的到廠價、出廠價、現(xiàn)金價、期票價、凈價、毛價、現(xiàn)貨價、 合約價等。 第 8 條 物資價格的計算是為了在采購過程中精確確定供應(yīng)商的價格底線，協(xié)助采購談判。 3. 采購主管審核后的價格 須呈分管副總審核，再呈總經(jīng)理確認(rèn)批準(zhǔn)。 第 11 條 單價漲跌的審核應(yīng)參照新價格的審核流程執(zhí)行。 2. 若屬一份“訂購單”多次分批交貨的情形，采購人員則應(yīng)在訂購單上明確注明。 1. 確認(rèn)“訂購單”。 5. 清點數(shù)量。 第 15 條 驗收與付款。 2. 貨款支付手段：公司鼓勵實行匯票的貨款支付方式。 編制人員 審核人員 批準(zhǔn)人員 編制日期 審核日期 批準(zhǔn)日期 第三節(jié) 采購價格管理表格 一、詢價單 編號： 公司： 一、本公司因業(yè)務(wù)需要擬向貴公司洽購下列物資，請速報價，以便進(jìn)一步聯(lián)系。采購合同主管的具體職責(zé)如表 51 所示。 制度名稱 采購談判管理制度 編 號 執(zhí)行部門 第 1 章 總則 第 1 條 目的。 第 3 條 管理職責(zé)。 第 6 條 采購部應(yīng)按上級領(lǐng)導(dǎo)審批同意的采購談判計劃和方案安排談判工作，成立采購項目談判小組，相關(guān)計劃與資料應(yīng)提前發(fā)放到參與談判的人員手中，以便其進(jìn)行準(zhǔn)備。 第 10 條 采購部應(yīng)根據(jù)采購計劃和采購談判方案列明所購物資的名稱、數(shù)量、技術(shù)規(guī)格、要求、預(yù)算等相關(guān)資料，供采購項目談判小組成員熟悉。 第 14 條 談判應(yīng)在公司會議室中進(jìn)行，以便提高工作效率，不得在飯店、 KTV等娛樂場所進(jìn)行。 第 18 條 在談判期間，公司參與談判的任何人員都不得接受對方的宴請、送禮等，否則按公司相關(guān)規(guī)定處理。 第 22 條 談判資料由指定人員進(jìn)行保存與管理，作為公司機(jī)密資料，未經(jīng)授權(quán)任何人不得閱覽。 第 26 條 本制度自公布之日起執(zhí)行。 第 2 條 適用范圍。 第 4 條 采購合同的形式。這九項內(nèi)容必須編寫齊全，各項內(nèi)容的條款應(yīng)當(dāng)明確、具體，文字表達(dá)要嚴(yán)謹(jǐn)，書寫要工整。 3. 標(biāo)的額在 20210 元以上的采購合同需由總經(jīng)理簽署。 2. 對于需要實施招標(biāo)采購的物資，公司成立由采購部、財務(wù)部等相關(guān)部門參加的采購招標(biāo)小組，負(fù)責(zé)具體的招標(biāo)事宜。 第 9 條 起草采購合同。 1. 采購合同主管提交采購合同初稿會審稿。采購合同簽訂前，有關(guān)責(zé)任人應(yīng)當(dāng)對采購合同初稿會審稿所涉及的內(nèi)容進(jìn)行全面審查。 1. 采購部負(fù)責(zé)采購合同簽訂前的合同詢價、議價、調(diào)研等工作。 采購合同審查流程圖 第 11 條 采購部根據(jù)對初稿會審稿修訂簽審后的采購合同定稿簽訂采購合同，零星物資根據(jù)財務(wù)部、設(shè)備部和使用部門簽訂的“零星物資采購合同主要條款會簽表”簽訂采購合同。如遇特殊情況，相關(guān)人員須采用書面形式加以說明，再由上級領(lǐng)導(dǎo)按照有關(guān)規(guī)定重新審查確認(rèn)。 第 10 條 采購合同審批程序。 簽訂采購合同前，采購人員就對方的信用 (含經(jīng)營范圍、銀行資金、履約能力、技術(shù)和質(zhì)量等 級、法人資格、簽約人是否是法人代表或經(jīng)法人代表授權(quán)的委托代理人等 )進(jìn)行全面了解。 第 7 條 采購招標(biāo)。 1. 采購部經(jīng)理有權(quán)簽署標(biāo)的額在 5000 元以下的采購合同。 第 5 條 采購合同的內(nèi)容。 第 3 條 管理職責(zé)。 制度名稱 采購合同管理制度 編 號 執(zhí)行部門 第 1 章 總則 第 1 條 目的。 第 24 條 談判資料的其他管理要求可參照公司文檔資料的相關(guān)管理規(guī)定執(zhí)行。 第 4 章 談判資料管理 第 20 條 公司的談判資料包括談判計劃、方案，供應(yīng)商的報價，談判過程中各方提出的各種意見、達(dá)成的協(xié)議等內(nèi)容。 第 16 條 采購談判人員應(yīng)注意商務(wù)禮儀，不得使用侮辱性動作和語言，同時注意掌握談判進(jìn)度和談判氛圍，必要時應(yīng)轉(zhuǎn)移話 題、緩和氣氛，防止談判破裂。 第 3 章 談判規(guī)定 第 12 條 采購項目談判小組成員代表公司形象，在談判過程中應(yīng)遵守公司員工行為規(guī)范。 第 8 條 采購項目談判小組的組長一般由采購部經(jīng)理擔(dān)任，但當(dāng)談判的金額超過萬元時，則由采購總監(jiān)擔(dān)任。 第 2 章 談判準(zhǔn)備 第 4 條 財務(wù)部審核通過采購資金預(yù)算后，采購部方可著手準(zhǔn)備采購項目談判。 第 2 條 適用范圍。 表 52 采購談判專員崗位職責(zé) 1．建立談判管理體系 協(xié)助采購合同主管建立采購談判管理制度與工作規(guī)范 2．開展采購談判工作 （ 1）根據(jù)采購項目選擇談判目標(biāo)，并擬定具體的談判方案 （ 2）開展采購談判工作，進(jìn)行有效議價，并做好談判記錄 （ 3）負(fù)責(zé)整理、匯總并歸檔談判資料 三、采購合同管理專員崗位職責(zé) 采購合同管理專員的崗位職責(zé)是根據(jù)采購合同制度和流程，具體實施價格分析、談判和合同執(zhí)行工作，協(xié)助采購合同主管防范合同風(fēng)險，具體職責(zé)內(nèi)容如表53 所示。 三、附