【正文】 、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件放在一起組卷。C。B。應(yīng)通過對(duì)照等手段考證文件的準(zhǔn)確日期或推斷近似日期，據(jù)以按年度合理歸類。計(jì)劃、規(guī)劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按簽發(fā)日期（成文日期），電報(bào)以發(fā)出日期，判定文件所屬年度。時(shí)間聯(lián)系。分類科學(xué)。歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，一個(gè)問題的構(gòu)件不能缺漏，字跡材料一律使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水；收集工作應(yīng)立足本單位,注意業(yè)務(wù)部門形成的反映專業(yè)職能活動(dòng)的文件材料的收集。頁號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。室編件號(hào)是歸檔文件在分類方案的最低一級(jí)類目內(nèi)從“1”開始編寫的順序號(hào)，每一件內(nèi)編寫頁號(hào)。以“卷”整理的文書檔案、業(yè)務(wù)、科技檔案分別在同一保管期限內(nèi)依次編寫案卷號(hào)，再以案卷為單元依次編寫件號(hào)（填寫在順序號(hào)欄）和頁號(hào)。目錄號(hào)編制示例業(yè)務(wù)檔案目錄號(hào)y1代表永久類的業(yè)務(wù)檔案；Y2代表長期（或30年）類的業(yè)務(wù)檔案；y3代表短期（或10年）類的業(yè)務(wù)檔案。不產(chǎn)生誤解時(shí)，省略間隔符。即，案卷目錄內(nèi)案卷數(shù)量不足1000時(shí)，一般不另立案卷目錄，亦不另編案卷目錄號(hào)；案卷數(shù)量超過1000時(shí)，一般應(yīng)另立案卷目錄，并另編案卷目錄號(hào)。填寫全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號(hào)，在同一個(gè)全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷目錄號(hào)，企業(yè)或參照《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》編制分類方案的單位，可填寫類別特征代碼。三、檔號(hào)（全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)（件號(hào)）、頁號(hào)）的編制（一）全宗號(hào)的編制全宗號(hào)填寫檔案館給立檔單位編制的代號(hào)，如一中，檔案館確定其全宗號(hào)為“142”，標(biāo)識(shí)為“0142”。聲像檔案一般采用載體形式——年度——保管期限分類法，按載體形式設(shè)置三級(jí)類目時(shí)，音像類可分為照片、錄音帶、錄像帶；電子檔案按照載體形式——年度——保管期限分類法。即把報(bào)表、賬簿、憑證、其他分開，再按年度時(shí)間排列，歷年各編一個(gè)案卷流水號(hào)。即先將歸檔文件按年度分類，每個(gè)年度下按保管期限分類，此種分類法我地只有中國銀行、工商銀行2個(gè)企業(yè)采用，他們是按照上級(jí)業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)的規(guī)定辦的，此種分類法盒號(hào)編制方法是同一年度內(nèi)，從“1”開始編制一個(gè)流水號(hào)，件號(hào)編制方法是同一保管期限下，從“1”開始編制一個(gè)流水號(hào)。此種分類法盒號(hào)編制方法是同一保館期限下，從“1”開始編制一個(gè)大流水號(hào)，件號(hào)編制方法是同一保管期限下、同一年度中，同一個(gè)問題內(nèi)從“1”開始編制一個(gè)流水號(hào)。這種分類法檔案盒背脊排列如圖：（2）保管期限——年度——問題分類法，即先將應(yīng)歸檔文件材料按保管期限分類，每個(gè)保管期限下按年度分類。[八]文書檔案整理一、分類原則：以各單位全部檔案為對(duì)象，依據(jù)其基本職能，結(jié)合檔案內(nèi)容、形成特點(diǎn)以及載體形式，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，便于檔案的科學(xué)管理與開發(fā)利用。６、固定排列位置、編制案卷目錄以及文件的張?zhí)枴㈨撎?hào)、件號(hào)。對(duì)于保持文件之間的聯(lián)系，應(yīng)該辯證地看待和處理。４、文件在形式方面的聯(lián)系。形成檔案的機(jī)關(guān)和個(gè)人所進(jìn)行的具體活動(dòng)，都有一定的過程和階段性，因而使文件之間具有自然的時(shí)間聯(lián)系。１、文件在來源方面的聯(lián)系。[五]檔案整理的文件范圍是：工作活動(dòng)中形成的，具有查考保存價(jià)值的文件材料，包括收發(fā)文電、內(nèi)部文件、會(huì)議文件、電話記錄、圖表、簿冊(cè)、照片、錄音、錄像、計(jì)算機(jī)盤片、實(shí)物以及本機(jī)關(guān)編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件（處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等），轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復(fù)制件為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、刊物等每冊(cè)為一件，來文與復(fù)文及其他相關(guān)文件可為一件。按“件”整理要以計(jì)算機(jī)管理為前提條件，主要步驟有：（1）對(duì)歸檔文件逐件裝訂固定；（2）對(duì)歸檔文件以“件”為單位進(jìn)行年度――保管期限分類（不確定期限的，只按年度――問題分類即可）；（3）對(duì)分類后的歸檔文件按時(shí)間、重要程度排列，其中對(duì)成套性文件材料相對(duì)集中；（4）根據(jù)排列結(jié)果逐件在歸檔文件上方空白處加蓋“檔號(hào)章”（樣式附后），并填寫有關(guān)欄目的內(nèi)容；（5）編制歸檔文件目錄（樣式附后）；（6）將歸檔文件按連續(xù)件號(hào)順序裝入檔案盒。擬寫案卷標(biāo)題內(nèi)容概括確切，文字上要簡練通順，標(biāo)題字?jǐn)?shù)一般不超過50字為宜。文書處理部門通過平時(shí)歸卷將已辦理完畢的文件分別歸入有關(guān)卷夾，為年終立卷工作打下良好的基礎(chǔ)。問題分類法就是按照檔案所紀(jì)錄的主要內(nèi)容對(duì)檔案分門別類。[四]檔案整理的方法有兩種：一是以“案卷”為單位整理。全過程整理檔案館、檔案室有時(shí)也接收和征集一些零散的文件，這就必須對(duì)檔案進(jìn)行全過程的整理工作，包括區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案文件的分類、組卷、案卷排列、編定檔號(hào)編制案卷目錄、全宗檔案的系統(tǒng)排放等。檔案實(shí)體整理，主要是將零散的和需要進(jìn)一步條理化的文件或檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列、編目，組成有序的檔案整體的工作過程。第一篇：怎樣整理文書檔案怎樣整理文書檔案[一]檔案整理是指將處于零亂的和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列、編號(hào)、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程。通常所說的檔案整理，主要指檔案的實(shí)體整理，它包括以下三方面的工作內(nèi)容：（一）檔案館對(duì)接收與征集檔案的整理系統(tǒng)排列和編目在正規(guī)的工作條件下，檔案室主要接收文書部門和業(yè)務(wù)部門按照歸檔要求立好的案卷，檔案館主要接收機(jī)關(guān)檔案室根據(jù)入館要求整理移交的案卷。[二]檔案整理工作的重要意義：它是檔案利用、開放，發(fā)揮檔案作用的一項(xiàng)前提條件，是整個(gè)檔案工作中重要的基本建設(shè)。按“卷”整理是一種傳統(tǒng)的方法，一般可分以下幾個(gè)步驟：（1）分類。在企業(yè)檔案工作中可以把文書檔案工作檔案分成黨群工作、行政管理工作、經(jīng)營管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作等四類。在確定某組文件能否組成一卷之前，還必須對(duì)已歸檔文件進(jìn)行最后的全面調(diào)整，然后進(jìn)行具體的系統(tǒng)整理組合。標(biāo)題結(jié)構(gòu)一般由主要發(fā)文機(jī)關(guān)、內(nèi)容、文種三部分構(gòu)成；（8）案卷排列與編號(hào)。二是以“件”為單位整理。以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。[六]檔案整理工作的原則：（一）充分利用原有基礎(chǔ)１、充分地重視和利用先前的整理基礎(chǔ)，以確定檔案整理的任務(wù)和要求，不要輕易打亂重整。文件是以一定的機(jī)關(guān)及其內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)或一定的個(gè)人為單位，有機(jī)地形成的。３、文件在內(nèi)容方面的聯(lián)系。文件的內(nèi)容必然通過一定的形式表現(xiàn)出來。[七]檔案整理的步驟：１、了解情況，擬訂方案主要應(yīng)了解立檔單位的情況（其成立、撤銷和變化的時(shí)間以及原因、職能、其隸屬關(guān)系、其內(nèi)部機(jī)構(gòu)、負(fù)責(zé)人情況、文檔工作情況、印章和標(biāo)記），還應(yīng)了解全宗的數(shù)量，所屬年代（形成時(shí)間），主要內(nèi)容、保管狀況、完整程度、混雜情況、整理質(zhì)量、提供利用時(shí)間。對(duì)某些破損的文件進(jìn)行裱糊。二、類別設(shè)置辦法（一）大類的設(shè)置原則上每各單位設(shè)置八個(gè)大類，即文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案（含科研、基建、設(shè)備儀器等）、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、電子檔案、實(shí)物檔案、圖書資料。再在年度下按按問題（如綜合、政工、業(yè)務(wù)）分類，此種分類法適合以“卷”整理的檔案和部分以“件”整理檔案數(shù)量特別多的單位，以及上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門有文件這樣規(guī)定的單位（如農(nóng)業(yè)發(fā)展銀行）。（3）問題——年度——保管期限分類法，即先將歸檔文件按問題分類，每各問題下按年度分類，再在年度下按保管期限分類。業(yè)務(wù)檔案按種類保管期限年度分類法。這種方法適合會(huì)計(jì)檔案數(shù)量少的單位。電子類可分為磁帶、光盤；實(shí)物檔案一般采用載體形式——年度分類法，實(shí)物類可分為榮譽(yù)類、紀(jì)念品（禮品）類、印信類，也可以分為可折疊類和不可折疊類等。未確定全宗號(hào)的在檔案未進(jìn)館之前該號(hào)可暫不填寫。案卷目錄號(hào)應(yīng)根據(jù)全宗內(nèi)檔案整理狀況設(shè)置。在一個(gè)全宗內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)的案卷目錄號(hào)。一級(jí)類目的目錄號(hào)采用其類目中有代表性的一到二個(gè)漢字的大寫漢語拼音字母編寫。（三）案卷（件）號(hào)、頁號(hào)案卷號(hào)是目錄內(nèi)案卷的順序編號(hào)，案卷號(hào)用三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。會(huì)計(jì)檔案中的財(cái)務(wù)報(bào)表，賬本，憑證、其他按“大流水”形式編寫案卷號(hào)，在每一個(gè)案卷內(nèi)編寫頁號(hào)。館編件號(hào)是指歸檔文件移交進(jìn)館，重新鑒定、整理、排列后編制的順序號(hào)。卷內(nèi)文件各頁按排列次序流水編號(hào)，不應(yīng)有空號(hào)。重大活動(dòng)事件材料的收集；文電合一；底稿隨印件一起收集。全宗內(nèi)檔案整理采用統(tǒng)一的分類方案，分類層次清楚，類、項(xiàng)、目概念明確，并列的類別之間界限分明，不互相交叉或重合。要求區(qū)分年度，不同年度的文件不得混淆，一份文件有多個(gè)時(shí)間特征的。遇到某些特殊情況，按以下原則處理：（1）跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)、來文與復(fù)文，放在復(fù)文年度；沒有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年度；多份文件（如組織關(guān)系、工資關(guān)系、行政介紹信等）作為一件的，可標(biāo)起止時(shí)間；跨年度的規(guī)劃、計(jì)劃、預(yù)算，放在文件內(nèi)容針對(duì)的第一個(gè)年度；跨年度的總結(jié)、報(bào)告、決算，放在文件內(nèi)容針對(duì)的最后一個(gè)年度；跨年度的會(huì)議文件，放在會(huì)議結(jié)束的年度；跨年度的非訴訟案件，放在結(jié)案的年度；法規(guī)性文件放在公布或批準(zhǔn)的年度。（4）臨時(shí)性機(jī)構(gòu)，存在時(shí)間不長（兩年以內(nèi)），文件材料較少。來源聯(lián)系。內(nèi)容聯(lián)系。文電應(yīng)合一組卷。正確劃分保管期限。這一條從文種的專指性上理解，可以細(xì)化為法律、法規(guī)、條例和政策性文件材料。比如本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、撤并、名稱更改、人事任免、評(píng)先、組織簡則、人員定編、印信啟用和作廢等文件材料。五是本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料。把握機(jī)關(guān)文件材料重要性和一般性，是否永久保管，要從機(jī)關(guān)職能活動(dòng)規(guī)模大小、歸檔層次、影響力、產(chǎn)生的文件材料是否具備政策性等諸多因素來考慮。四是本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件；包括工作計(jì)劃、總結(jié)、專題調(diào)研材料等。六是上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的關(guān)于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)，但要貫徹執(zhí)行的一般性文件材料(包括一般性的會(huì)議文件材料)，這一條幾乎大多數(shù)機(jī)關(guān)都有，雖是普發(fā)性的，但不是事物性的，而是需要貫徹執(zhí)行的。九是下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的年度或年度以上計(jì)劃(含長遠(yuǎn)規(guī)劃)、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、重要專題報(bào)告等文件材料。二是應(yīng)從一個(gè)問題或一組文件的重要程度劃定保管期限，不要孤立地按單份文件的重要程度來劃定保管期限。四是本級(jí)內(nèi)部科室加掛機(jī)構(gòu)牌子,期限提高。（3）會(huì)計(jì)報(bào)表：決算報(bào)表永久保管（包括文字分析），會(huì)計(jì)月報(bào)表保管15年。E、音像、電子、實(shí)物檔案：永久。(2)購置合適的裝訂工具。案卷或文件裝訂要求。須去掉卷內(nèi)文件上的訂書針、曲別針、大頭針等金屬物，對(duì)于裝訂成冊(cè)不便拆封的書籍,刊物等,金屬物已嚴(yán)密封裝在其中,且拆釘會(huì)損壞原貌,不須拆釘重裝?？瞻准垙埑槌Ｓ谰帽９艿木韮?nèi)文件應(yīng)逐件用三孔一線的裝訂方式，如果文件頁數(shù)多，可以裝在文件左側(cè)的正中間，如果文件很薄，可以裝在左上角，也可采用縫紉機(jī)軋邊等方式，裝訂時(shí)以文件的左側(cè)為裝訂邊。未裝訂的式樣同一的表格，以一定的單位(如部門或時(shí)間等)組合，可裝訂在一起作為一件，如先進(jìn)審批表、工資審批表、統(tǒng)計(jì)年報(bào)等；介紹信一般一份為一件,若單位一年形成的介紹信數(shù)量較多時(shí)，也可結(jié)合其它特征劃分成若干件。（3）不宜裝訂的歷史文獻(xiàn)、珍貴檔案、圖表、照片等，則裝入檔案袋或檔案盒內(nèi)。事由是指一件具體的事，一個(gè)具體問題，或一段較緊密的工作過程等等。上級(jí)文件按同一文號(hào)集中排列；本級(jí)文件按綜合、政工、業(yè)務(wù)、行政事務(wù)、其他（或黨群、行政、業(yè)務(wù)、其他）的事由順序排列。不同事由的歸檔文件排列。（2）按事由的重要程度排列。例如人事工作文件，可先將機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免、調(diào)配、職稱評(píng)定、勞資、出國審查等問題所屬的不同事由形成的文件分別集中到一起。（4）按文件的共同特征交叉組配排列。在實(shí)際工作中應(yīng)盡量避免。單份裝訂的文件，有文件閱辦單的，編頁號(hào)從閱辦單開始。全宗號(hào)：是同級(jí)檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。如“2007“保管期限：是該歸檔文件保管期限標(biāo)注。室編件號(hào)是歸檔文件在分類方案的最低一級(jí)類目的排列順序號(hào)。頁數(shù)：每一份歸檔文件的頁數(shù)。用紙幅面尺寸采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（長297mm寬220mm），統(tǒng)一印制成紅色。永久、30年保管的檔案要求用計(jì)算機(jī)打印目錄，目錄要求一式五份。單份裝訂的案卷，其卷內(nèi)文書材料的件號(hào)應(yīng)與順序號(hào)一致。同一份文件的不同稿本，只編一個(gè)件號(hào)；重要文件的定稿、草稿與歷次修稿稿只編一個(gè)件號(hào)，但可以分別占一行登錄。歸檔文件目錄第六欄是頁數(shù)，填寫一件文件的總頁數(shù)，用于統(tǒng)計(jì)和核對(duì)。以案卷為單位整理的頁碼編在正面的右上角，背面的左上角，以件為單位整理的頁碼編在正面的右下角，背面的左下角，打印件已經(jīng)編有頁碼的可不并再編，有底稿的文件頁碼接著正稿后面的頁碼數(shù)字編寫。如有多個(gè)責(zé)任者，可寫前三個(gè)，后加“等”字。無批準(zhǔn)單位印章的以填報(bào)單位所寫字樣為準(zhǔn)，(3)文號(hào)：填寫文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。少數(shù)文號(hào)中出現(xiàn)無字號(hào)、無年度而只有數(shù)字號(hào)的情況，注意有則有，無則無。明顯的錯(cuò)字，注意改正。外加“【】”，以防漏檢。例如