【正文】 響會議的整體成效。 通常，大型會議的準(zhǔn)備往往需要按照嚴(yán)格的程序進(jìn)行。 技能點(diǎn) 2 如何做好會前準(zhǔn)備 主 題 詞 行政管理 2．常見例會類型 一般來說，在企業(yè)的各 個部門中，例會是最為常見的，以下是 15 種最常見的例會類型： （ 1）企業(yè)規(guī)劃會議； （ 2）資金會議； （ 3）行政技術(shù)會議； （ 4）降低成本會議； （ 5）經(jīng)營分析會議； （ 6）質(zhì)量分析會議； （ 7）生產(chǎn)調(diào)度會議； （ 8）產(chǎn)品對策會議； （ 9）索賠會議； （ 10） IMC 會議（經(jīng)理人懇談會）； （ 11）安全衛(wèi)生管理會議； （ 12）科（部）長會議； （ 13）部門事務(wù)會議； （ 14）班組會議； （ 15）行政事務(wù)會議。有時在培訓(xùn)結(jié)束后還要進(jìn)行一定的考核。 （ 9）獎勵、表彰會議。 （ 7）銷售會議。 （ 5）專業(yè)會議。 （ 3）管理人員會議。由公司董事會成員出席，定期召開。選擇不同的會議方式應(yīng)根據(jù)會議的目的或目標(biāo)而定。會議管理 職業(yè)經(jīng)理人如何進(jìn)行行政管理 市場經(jīng)濟(jì)條件下，高效率的行政管理能夠創(chuàng)造有序的內(nèi)部環(huán)境，為企業(yè)的發(fā)展提供強(qiáng)有力的支持。會議類型 適用情景 當(dāng)需要了解會議的類型及相關(guān)內(nèi)容時，查看此技能。同時，不同的會議類型對會議召開的時間、地點(diǎn)的需要也有所不同。一般在董事會專用的會議室由董事長召集或由董事長授權(quán)委托的人召集，討論涉及企業(yè)發(fā)展的重大事項(xiàng)和戰(zhàn)略、政策等。由公司經(jīng)營決策層人員參加，討論解決企業(yè)經(jīng)營管理的具體問題。在一定范圍內(nèi)就某一具體領(lǐng)域的具體問題進(jìn)行專題討論，一般規(guī)模較大。安排銷售工作、布置銷售任務(wù)、總結(jié)銷售工作的專門會議。表彰、獎勵工作出色的員工為主要內(nèi)容的會議，是企業(yè)的一種重要的激勵手段。 （ 11）其他一些特殊會議。 總之，職業(yè)經(jīng)理人針對不同的情況，可以采 用不同的會議類型。會議管理 一般來說，企業(yè)的會前準(zhǔn)備有以下工作： 1．確定與會者 作為會議的主體，與會者的確定無疑是十分重要的。 2．選擇開會的時間 選擇合適的開會時間，確保與會者可以按時出席，積極參與，從而取得好的效果。所以，應(yīng)考慮： （ 1）會址與參會人員距離不宜太遠(yuǎn)； （ 2）會場的環(huán)境是安靜的場所； （ 3）會場有足夠的照明設(shè)施，并保持良好的通風(fēng)及適宜的溫度； （ 4）通訊聯(lián)系方便，保證信息流通順暢； （ 5）會場的空間必須合適，過于空曠和過于狹窄都會影響會議效果。 5．?dāng)M訂會議日程 擬訂會議日程，即擬訂會議的程序表，是為 了讓與會者事先對會議有所了解，以便提前做好準(zhǔn)備。其內(nèi)容應(yīng)包括會議的時間、地點(diǎn)、出席人員、會議內(nèi)容以及日程等，并且應(yīng)提示與會者盡早給予明確答復(fù)，或返還出席會議的回執(zhí)，以便于統(tǒng)計(jì)與會者名單。會議管理 它主要包括以下兩個方面的檢查： 1．會議籌備期檢查 （ 1）會議目的： ① 本次會議是否確實(shí)需要召開？ ② 開會的議題是否明確？ （ 2）會議事項(xiàng)： ① 開會的時機(jī)、時間是否恰當(dāng)？ ② 開會的地點(diǎn)、環(huán)境是否合適？ ③ 會議邀請的對象是否合適？ （ 3）會議通知： ① 與會者是否已經(jīng)得到通知？ ② 是否已經(jīng)將會議的宗旨、議題通知與會者？ ③ 是否要求與會者事先準(zhǔn)備有關(guān)資料？ ④ 與會者是否已經(jīng)就議題做好準(zhǔn)備？ （ 4）會議準(zhǔn)備： ① 是否已經(jīng)擬訂好會議議 題的進(jìn)行順序及會議時間的分配？ ② 準(zhǔn)備工作是否已經(jīng)完全就緒？ ③ 所準(zhǔn)備的文件資料是否真實(shí)、準(zhǔn)確？ ④ 是否已經(jīng)安排好了會議記錄？ ⑤ 是否需要使用相關(guān)設(shè)備？ 2．會議活動細(xì)節(jié)檢查 （ 1）活動的宗旨； （ 2）活動的范圍； （ 3）預(yù)算； （ 4）招待對象的層次； （ 5）總?cè)藬?shù)（查會議通知的回執(zhí)）； （ 6）活動的日期及時間（注意避免與其他同業(yè)的活動沖突）； （ 7）活動天數(shù)； （ 8）籌備單位； （ 9）活動負(fù)責(zé)人； （ 10）各項(xiàng)活動的明細(xì)分工表； （ 11）會場的預(yù)定； （ 12）制作來賓名冊（姓名、地址、公司名稱、電話、職銜等）； （ 13）會議活動邀請函（應(yīng)在活動日期的 2~3 個星期前寄達(dá)給對方）； （ 14）紀(jì)念品； （ 15）交通工具； （ 16）酬謝費(fèi)； （ 17）會場布置； （ 18）宴會的形式； （ 19）飲料供應(yīng)； （ 20）煙酒； （ 21）菜單的印刷； （ 22）花飾布置； （ 23）園景制作； （ 24）看板及標(biāo)示板； （ 25）拍照及攝像； （ 26）會議桌的選擇； （ 27）座位順序（是否突出主賓、是 否便于會議交流）； （ 28）胸章及名牌； （ 29）服務(wù)員的著裝； （ 30）新聞報(bào)道（文字及攝影）； （ 31）資料的收發(fā)； （ 32）住宿安排； （ 33）特設(shè)專用柜臺； （ 34）費(fèi)用支付（住宿、餐飲、電話費(fèi)等）； （ 35）用餐安排； （ 36）服務(wù)柜臺的工作； （ 37）節(jié)目表演的總預(yù)算； （ 38）新的工廠、公司落成的慶祝喜宴； （ 39）展覽展示； （ 40）全部活動費(fèi)用。 3．您所做的會前檢查是否全面、實(shí)際？請您 就已做的檢查內(nèi)容再次予以反思，看看有沒有更好的檢查方式？ 技能點(diǎn) 4 如何處理好會中事務(wù) 主 題 詞 行政管理 而這些會務(wù)工作的質(zhì)量高低，會直接影響到會議的進(jìn)程和效率。并且，有些會議只有在達(dá)到規(guī)定的人數(shù)后才能召開。一般來說，簽到簿應(yīng)包含姓名、職務(wù)、單位等內(nèi)容?？ㄊ胶灥绞侵腹ぷ魅藛T事先把簽到卡分發(fā)給每 位與會者，與會者在卡上寫好自己的名字，在進(jìn)入會場時交給工作人員，表示到會。 （ 3）電腦簽到。電腦簽到有著準(zhǔn)確、快速的優(yōu)點(diǎn)，已更多地被一些大型會議所采用。會場服務(wù)工作的內(nèi)容比較多，主要包括以下幾點(diǎn)： （ 1）引導(dǎo)座位。在一些大型會議中，由于會場較大，與會者人數(shù)較 多，為了做好座位引導(dǎo)工作，可以在會場設(shè)置指示標(biāo)記，或印制會議的座次表。文件資料的分發(fā)有兩種形式。收回的時候 應(yīng)予以登記，以免發(fā)生錯漏。 （ 4）信息傳遞。會議記錄包括兩個 部分：第一部分是記錄會議的組織情況，包括會議的名稱、時間、地點(diǎn)、與會人員等；第二部分是記錄會議的內(nèi)容，包括會議的議題、發(fā)言情況、通過的決議、決定等。 會議記錄有以下兩種方法： （ 1）摘要記錄。用簡捷的語言準(zhǔn)確 地表達(dá)會議的真實(shí)意思。這就對記錄的速度有極高的要求。這就要求記錄人員對會議記錄的工作態(tài)度必須認(rèn)真，技能必須熟練，了解會議宗旨，具有較高的專業(yè)素質(zhì)，才能勝任會議記 錄工作。（ ） 2．思考題：試列舉幾例成功的會務(wù)工作，并 說明它們?yōu)槭裁茨茏屇∠笊羁蹋? 參考答案： 1．（ 1） ； （ 2） √。 ?《成功的會務(wù)組織》， Ann 著，中國標(biāo)準(zhǔn)出版社， 20xx 年。 7 技能描述 會議有自己特殊的活動方式，同時，也有特定的適用范圍。 一般來說，合理的會議控制需要重視以下幾個方面： ? 會議的數(shù)量控制 在實(shí)際工作中，會議的數(shù)量經(jīng)常失控，造成非必要會議充斥其間，而真正需要開的會議淹沒于會海之中而無法突出其作用。所以，要保證會議的功 能和效率，就必須對會議進(jìn)行有效的質(zhì)量控制。 ? 會議的成本控制 現(xiàn)代企業(yè)管理應(yīng)該注重投入與產(chǎn)出的比例。 時間的價(jià)值目前還難以量化，一般用倒推法來計(jì)算。 9 牢記要點(diǎn) 合理的會議控制要做到 ： _ 控制會議的數(shù)量 _ 提高會議的質(zhì)量 _ 控制會議的成本 . 實(shí)踐練習(xí) 請您做下面的實(shí)踐練習(xí)題： 1．判斷下列描述的對錯，對的打 “√”，錯的打 “”。 參考答案： 1．（ 1） ； （ 2） 。會議管理 否則，會議就變成了紙上談兵，沒有任何實(shí)際的指導(dǎo)意義。 ? 會議簡報(bào) 會議簡報(bào)是為了方便交流情況。 通常會議簡報(bào)有兩種寫法：一是指導(dǎo)式寫法。 ? 會議紀(jì)要 為更好地貫徹執(zhí)行會議精神，會議結(jié)束后，通常要根據(jù)會議宗旨和精神撰寫會議紀(jì)要印發(fā)給有關(guān)部門。所以，撰寫者必須準(zhǔn)確理解會議宗旨，把握會議的精神實(shí)質(zhì)，并貫穿于紀(jì)要的始終。 第二，闡述會議的主要精神，所討論的主要問題，做出的正式?jīng)Q定等。所以，應(yīng)視不同情況采用恰當(dāng)?shù)姆绞健? 文件資料的收退有多種方法，在一些小型的日常會議中，如與會者之間比較熟悉，可直接口頭交代，進(jìn)行文件的收交。 一般來說，議定事項(xiàng)的檢查催辦應(yīng)設(shè)置專人負(fù)責(zé)，并制定相關(guān)的登記及匯報(bào)制度。經(jīng)理人在對會后工作進(jìn)行管理過程中，一定要注意上文列舉的諸多注意事項(xiàng)。 技能點(diǎn) 7 如何掌握會議管理的技巧 主 題 詞 行政管理 如果會議管理者掌握了這些技巧，無疑會對會議的管理大有幫助，使會議能夠順利進(jìn)行，從而事半功倍。 2．主持會議的注意事項(xiàng) 許多會議都設(shè)有主持人，以便于會議能嚴(yán)格按照議程進(jìn)行。所以，主持人應(yīng)該在會前進(jìn)行充分的準(zhǔn)備，有針對性地做一些模擬練習(xí)。因此，會議的提問必須做到合情合理。 提問時應(yīng)該注意的問題： （ 1）使用正確的語言； （ 2）提問的問題要反映會議的主旨； （ 3） 要提出引人深思的問題； （ 4）提問的語氣要親切； （ 5）提問的順序要得當(dāng)； （ 6）提問的問題應(yīng)便于回答； （ 7）提問應(yīng)說明問題的重點(diǎn)。 3．您是否注意到進(jìn)行會議提問時的方式、方法？有沒有發(fā)現(xiàn)更好的方法？對現(xiàn)存的有待改進(jìn)的問題，請您拿出具體的解決方案。管理原則 適用情景 當(dāng)需要遵循文書管理的基本規(guī)則時，查看此技能。 一般來說，文書應(yīng)該是一事一文。信息只有在最快的時間內(nèi)傳送出去，才能真正地發(fā)揮信息的作用，提高企業(yè)的行政管理效率。 ? 嚴(yán)格保密 文書的內(nèi)容關(guān)系到一個企業(yè)日常管理的方方面面，有許多甚至是關(guān)系到企業(yè)發(fā)展的重要文件。 ? 統(tǒng)一管理 文書管理針對的是全體員工，文書內(nèi)容應(yīng)該統(tǒng)一，傳達(dá)信息應(yīng)該一致，文書格式應(yīng)該規(guī)范、具體，管理應(yīng)該統(tǒng)一便捷。 總之，文書管理的優(yōu)劣往往取決于文書管理人員本身的素質(zhì)高低，只有嚴(yán)格按規(guī)則辦事，才能達(dá)到事半功倍的效果。文書管理 如何設(shè)置文書管理機(jī)構(gòu)呢？何種部門適合擔(dān)當(dāng)此任務(wù)呢？ 1．總收發(fā)部門 由總務(wù)部門 統(tǒng)一擔(dān)任。例如：各公司總經(jīng)理室或管理處，負(fù)責(zé)管理各部、室、中心及以公司名義與外界來往的文書；各業(yè)務(wù)部門的最高主管部門，負(fù)責(zé)管理營業(yè)、采購、法律、服務(wù)、訓(xùn)練等業(yè)務(wù)部門的文書；各公司（工廠）經(jīng)理室或管理處（或總務(wù)部門），負(fù)責(zé)管理其所在地域與外界來往的地區(qū)性文書；各分公司、部門間的 來往文書，原則上以廠、處、部、室部門為管理部門。 9 牢記要點(diǎn) 文書管理機(jī)構(gòu)設(shè)置的要點(diǎn)： _ 總收發(fā)部門的設(shè)置 _ 管理部門的設(shè)置 _ 主辦及會辦部門的設(shè)置 . 實(shí)踐練習(xí) 請您做下面的實(shí)踐練習(xí)題： 請您判斷以下說法的對錯，對的打 “√”，錯的打 “”。 技能點(diǎn) 3 如何進(jìn)行文書的行文 主 題 詞 行政管理 就如同在不同的場合我們會有不同的著裝，見到不同的人說不同的話的道理一樣，這既體現(xiàn)了格式的規(guī)范，也是對發(fā)文對 象的尊重。 （ 4）簽呈：下級對上級請示或報(bào)告時使用 （ 5）表格式公文：政府機(jī)關(guān)規(guī)定的表格式公文及公司人事令等，可依實(shí)際需要印為固定格式使用。以總經(jīng)理署名行文者，應(yīng)送公司總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈總經(jīng)理審核執(zhí)行。 （ 5）因?qū)０笜I(yè)務(wù)需要如進(jìn)出口、稅務(wù)、關(guān)稅、勞保、投標(biāo)等使用公司名義須蓋用董事長或總經(jīng)理的業(yè)務(wù)專用章者，行文時應(yīng)由該業(yè)務(wù)主管部門主管在授權(quán)范圍內(nèi)經(jīng)核準(zhǔn)后方能蓋用。 2．請您從行文規(guī)范的角度檢查一下企業(yè)在行文時的做法是否符合規(guī)定的要求，需要采取哪些措施進(jìn)行改進(jìn)。文書收發(fā) 適用情景 當(dāng)各種文書紛紛到達(dá)公司需要分門別類時，查看此技能。有些還特別要求總務(wù)部文秘室進(jìn)行統(tǒng)一接收處理。 （ 2）私人文書不必開啟，直接送收信人。 （ 6）絕密文件或親啟文書，必須直接送交當(dāng)事者，由文書當(dāng)事者開封與處置。 （ 3）標(biāo)有 “絕密 ”類或親啟類字樣的文書要登記。文書管理 ? 寄發(fā) 寄發(fā)公司外的一般文書，各部門、科室及有關(guān)人員封緘之后，直接送交文秘室統(tǒng)一寄發(fā)。 ? 重要文件 機(jī)密或親啟文件，文秘科必須加蓋 “絕密 ”、 “密 ”、 “親啟 ”等字樣印章后發(fā)送，并給發(fā)文部門、科室或發(fā)文者以必要的回復(fù)。待發(fā)電報(bào)必須填寫“文書發(fā)送登記簿 ”，由文秘科負(fù)責(zé)發(fā)送。 （ ）