【正文】 題的時間、地點、狀態(tài)等修飾成份。從形式上看，主要是分析主題的類型；從內(nèi)容上看，主要是分析主題的結(jié)構(gòu)。審讀公文。這都是不行的。標注中不是根據(jù)公文的主題，而是根據(jù)公文的標題。下面，談一談公文主題詞的標引問題。（10）主題詞。聯(lián)合發(fā)文，則以聯(lián)署機關(guān)最后一個簽發(fā)日期為準。也叫落款，和“抬頭”是對應(yīng)的，位于正文末頁的右下方，凡有主送單位的公文必須有落款，不能以標題中的發(fā)文機關(guān)代替落款。若帶省附件，應(yīng)在正文之后，落款之前寫明附件的名稱，并與主件裝在一起。文件若是轉(zhuǎn)發(fā)通知，轉(zhuǎn)發(fā)通知部分用三號楷體，后邊轉(zhuǎn)發(fā)的內(nèi)容部分仍用三號仿宋。（6）正文。有時也有省略發(fā)文機關(guān)名稱的情況（如標題過長時省略）。要注意三點：一是只標姓名，不標職務(wù)；二是聯(lián)合行文，要標明聯(lián)署單位簽發(fā)人的姓名，不能只標其中一個單位的簽發(fā)人；三是簽發(fā)人姓名后不必加“已閱”、“同意”等字樣。在使用“請示”、“報告”等文種，需標注簽發(fā)人的，發(fā)文字號則標注在紅線之上左方位置，簽發(fā)人則標注于紅線之上右方位置。（3）發(fā)文字號。緊急文件應(yīng)分別標明“特急”、“加急”；緊急電報應(yīng)分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。在省委辦培訓班上，我就這個問題請示省委辦的同志，他們的意見是，如果需要，可以找保密局幫忙標上；若未標保密期限，則按《條例》第37條規(guī)定執(zhí)行。即公文的秘密等級，分為“絕密、機密、秘密”三個等級。下面，按照《條例》規(guī)定，我簡要給大家談一談在這些方面應(yīng)當注意的問題。目前黨委辦公廳系統(tǒng)正在進行的公文規(guī)范化工作，對公文格式看得很重。它是公文的權(quán)威性和嚴肅性在形式上的體現(xiàn)，對公文內(nèi)容起著重要的保證作用。行文針對性強，與實際工作和生活密切相關(guān)；⑸穩(wěn)定性。其主要特性有6：⑴政治性。除上述專用文種外，還有通用文種，也就是在全國黨政軍機關(guān)的群眾團體、企事業(yè)單位以及社會普通適用的文種，如計劃、總結(jié)、開幕詞、閉幕詞、倡議書、賀信、賀電、簡報、章程、制度、公約、守則、匯報提綱、傳達提綱、悼詞、唁電等等。對文種可以作廣義的理解和狹義的理解，即通常所講的泛指和特指。黨的機關(guān)公文。新中國成立后，1951年、83年、87年、88年、90年、93年、96年（5 月3日），先后多次對黨政公文處理作出規(guī)定，黨的機關(guān)和國家機關(guān)公文處理工作逐步走上了科學化、制度化、規(guī)范化的軌道。公文歷史悠久、源遠流長。辦公室工作無小事，公文處理無小事。黨和政府機關(guān)實施領(lǐng)導職能，有多種方式和手段，如召開會議、調(diào)查研究、現(xiàn)場辦公、直接指揮等等，但最普遍、最簡便、最有效、最常用、最規(guī)范的是發(fā)布公文。我擇其要而言之，盡量講得快些，爭取三個小時結(jié)束戰(zhàn)斗。所以，講好講壞，是水平問題，但講與不講，是態(tài)度問題。此時此刻我有兩點突出感受：一是見到很多同行，大家年富力強，很有活力，今日一見，分外親切，倍感高興；二是自己心里有點忐忑。大家知道，公文工作雖很重要，但它不同于文學創(chuàng)作，講起來難免枯躁乏味。于是，今天我就斗膽前來獻丑。中間如需要休息大家告訴我一聲。公文在黨委政府機關(guān)工作中起著承上啟下、綜合全局、協(xié)調(diào)各方、承內(nèi)聯(lián)外的中樞作用。而公文擬制工作，更是重中之重?？梢哉f，公文是隨著階級、國家的產(chǎn)生而產(chǎn)生，隨著社會的發(fā)展而發(fā)展的。公文的涵義。黨的機關(guān)公文，是黨的機關(guān)實施領(lǐng)導、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范格式的文書，是傳達貫徹黨的路線、方針、政策，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告和交流情況的工具。從廣泛義上理解，公文包括的面很廣，分類也比較繁雜，可以說是內(nèi)涵豐富，外延廣博，稱得上車載斗量，不勝枚舉。今天我們著重說的文種，是狹義上的文種，特指黨的各級機關(guān)使用的文種(14種)，是我們實際工作中常用的重要文種。作為黨和國家的運轉(zhuǎn)工具，其內(nèi)容、服務(wù)對象都帶有鮮明的政治特色；⑵政策性。其寫作方法、格式和用語在長期工作實踐中逐步形成一種固定的程式；⑹廣泛性。公文是給人看的。在此方面我市比較落后，存在的問題較多。《條例》第八條從17個方面規(guī)定了黨的機關(guān)公文的格式：“黨的機關(guān)公文由版頭、份號、密級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、印發(fā)傳達范圍、主題詞、發(fā)送機關(guān)、印刷版記組成。它標注于版頭左上角、份號下方位置，用三號黑體，第一個字同正文左邊取齊，當中空一個字的間距，如“機 密”。即“公文密級的變更和解除由發(fā)文機關(guān)或其上級機關(guān)決定?！稐l例》未對緊急程度的標準位置作具體規(guī)定，所以，除個別情況外，一般不標緊急程度。由機關(guān)代字、發(fā)文年度和發(fā)文順序號三部分組成，缺一不可（用4號仿宋）。聯(lián)合行文，一般只標明主辦機關(guān)的發(fā)文字號。（5）標題。標注于紅線之下居中排列，用二號宋體（加粗），一般不用標點（書引號除外）。是公文的主體和核心所在，用來表達公文的內(nèi)容，位于標題或主送機關(guān)下方。正文中的序號應(yīng)當按照一、（一）和 ，序號后面的標點應(yīng)是：一后為頓號，（一）后不用符號，1后為小圓點（中辦）或頓號（省辦）。有的在正文中涉及附件內(nèi)容處，加括號注明“見附件”或“附后”也可以。落款最后一個字同正文倒數(shù)第5個字取齊，中間應(yīng)當空半格，如“中共濮陽市委”應(yīng)當表示為“中 共 濮 陽 市 委”。特殊情況署印發(fā)日期。是將自然語中的名詞術(shù)語經(jīng)過規(guī)范化和優(yōu)選處理的詞或詞組，標注于報送機關(guān)或印制版記上方，用于文獻的標引和檢索。時間關(guān)系，主題詞標引的意義、總則，標引詞選定規(guī)則、主題標引的組配規(guī)則等等，我們不能細談。二是認為標注主題詞就是標注主題詞就是將內(nèi)容說清楚，于是不厭其煩的列出一大串詞。大家一定要主意。要注意兩點：一是注意審讀公文的外部特征，即公文標題。公文主題有單主題和多主題之分。例如：《市委、市政府關(guān)于新形勢下加強和改進思想政治工作的意見》，這就是一個單主題公文；其主題是“新形勢下加強和改進思想政治工作”。其目的在于確切反映和表達公文的主題思想，為公文主題詞標注做好必要的準備。提煉出的主題概念屬于一種自然語言，主題概念要作為主題詞進行標引，心須進行主題概念的轉(zhuǎn)換，使自然語言變?yōu)闄z索語言。查表抽詞進行主題概念轉(zhuǎn)換后，我們即按照公文主題檢索的要求和主題標引的深度，采用一定的標引方式，標注出主題詞。只標引文件最主要的主題內(nèi)容。經(jīng)濟工作、政法工作、文化教育、科研、軍事各部門，都有各自的業(yè)務(wù)上的需要。要著重抓住那些重要的主題，即主體因素。同概括標引相比，分析標引更深入、更全面，能夠反映公文主題的各部分、各方面的主題因素，從檢索效果上，查全率和查準率也高得多。如對《市委、市政府關(guān)于2001年農(nóng)業(yè)和農(nóng)村工作的意見》這篇文件進行標引時，我們可采取概括標引方式。此處，我們還可對〈意見〉進行重點標引、分析標引和全面標引。中共中央印發(fā)〈關(guān)于縣以上黨和國家機關(guān)黨員領(lǐng)導干部民主生活會的若干規(guī)定〉的通知其主題概念是：縣以上黨和國家機關(guān)黨員領(lǐng)導干部民主生活會規(guī)定通知主題詞是：黨政機關(guān)　黨員　領(lǐng)導干部民主生活會規(guī)定通知分析說明：（１）單主題公文。２）。（４）人名做為自由詞，不標“△”。三、公文起草公文起草是公文形成的第一步，是公文處理工作的“始發(fā)站”，具有很強的政治性和業(yè)務(wù)性。）（二）公文起草的方式（5）（1）辦公室起草。所以，工作中要注意揚長避短。優(yōu)勢是：情況較熟，研究較深，較易抓住問題的要害，提出可行的解決辦法。（4）組成起草小組起草。（5）領(lǐng)導親自起草或主持起草。唐代公文有嚴格的“職述”和“代擬”規(guī)定。用筆寫出傳播就廣，而且經(jīng)過寫，思想就提煉了，比較周密。”領(lǐng)導同志親自起草或主持起草 公文時，辦公室和有關(guān)部門要積極做好服務(wù)工作。作為領(lǐng)導要交待清楚，作為撰稿人要問清楚起草公文的目的，即主題。認真領(lǐng)會領(lǐng)導意圖。收集整理有關(guān)材料。另外，要注意平時的積累。人腦不怕用，就怕空。要達到這個要求，不勤奮學習，不認真鉆研，不積累大量的知識，那肯定是不行的。黨和國家的路線、方針、政策和法律、法規(guī)，是我們進行各項工作的依據(jù)和準繩，也是起草公文的依據(jù)和準繩。要符合上級機關(guān)的有關(guān)指示、規(guī)定下級服從上級，全黨服從中央，是我們黨的民主集中制原則。3。4。因此，在動筆寫作之前要準確把握行政目的和行文目的，頭腦要盡快“定位”，把自己放在特定的制發(fā)主體位置上，根據(jù)特定讀者的情況，緊緊圍繞主題內(nèi)容，遵循規(guī)定的格式去寫，也就是進入角色、找準感覺。要準確把握發(fā)文機關(guān)對某事物的基本態(tài)度，抓住要義，對于提倡什么，限制什么，支持什么，反對什么，一定要旗幟鮮明；對于必須怎樣做，不能怎樣做，出現(xiàn)何種情況怎么辦，一定要明確具體，不能會糊不清，模棱兩可，也不能一味宣講道理談原則。二是要“出以公心”。5。所謂準確性，就是對反映情況的“質(zhì)”的方面的要求。只有全面、準確、客觀地反映實際情況，才能對問題作出正確結(jié)論，找到解決問題的有效辦法，公文才有說服力，才能夠發(fā)揮應(yīng)有作用。具體政策、措施歸納起來，基本上是兩類。但如果提出的政策、措施要求過高，也難以實現(xiàn)。主題要鮮明突出，提出的各種主張、意見、要求、措施等，都要清楚明白。三是內(nèi)容充實。這里說的結(jié)構(gòu)，指的不是 公文 的外在形式方面的結(jié)構(gòu)，指的是公文內(nèi)容上各個部分的安排問題。根據(jù)情況，可以用過渡詞過渡，如：“綜上所述”、“由此可見”等；可以用過渡句子過渡，如“現(xiàn)將有關(guān)情況報告如下”等；有時也可以用過渡落過渡。比方做衣服，沒有衣料不行，但有了衣料，剪裁不好也不行，甚至會把衣料給毀掉了。公文結(jié)構(gòu)安排的原則是：（1）聯(lián)系性和層次性。（2）專一性和完整性。五是表述準確。8。如何選擇使用適當?shù)奈姆N格式是機關(guān)文字工作中常常遇到的問題。一是規(guī)范文種中常有“報告”與“請示”兩者混淆。（２）兩者都是用于反映情況。但“請示”必須在事情辦理之前。（４）“報告”可以向上級主管部門行文，也可向上級領(lǐng)導人或非主管部門報告，但“請示”必須向上級直接主管部門行文。（如南陽“清官祠”事件。規(guī)范性公文應(yīng)用中，還存在“決議”與“決定”、“通告”與“公告”、“函”與非規(guī)范公文“便函”等概念不清，使用混淆的問題。兩者相比，有３個相同點，有４個不同點。其不同點：（１）“講話”是屬于會議上領(lǐng)導者使用的體裁，而“發(fā)言”則是屬于被領(lǐng)導或其他非領(lǐng)導人使用的體裁。（４）體現(xiàn)主題的則重點不同。這個問題在日常工作感到并不明顯，但對工作影響較大，如“匯報提綱”與“工作報告”、“報告”，“講話”與“工作意見”，“發(fā)言提綱”與“工作計劃”，“談話”與“意見”等都經(jīng)常遇到混淆的情況。（２）口頭表達輔助材料與書面公文在寫作的內(nèi)容構(gòu)成上也有不同。四是法定規(guī)范性公文常有的標題錯誤。（２）事由概括不清，題意不鮮明，有的省略不當，產(chǎn)生歧義。但是違反這種規(guī)范的錯誤較為常見，如《關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)〈通知〉的通知》，就屬這種類型。有許多同志起草法定公文時，都在題目上寫明單位全稱，還要把本單位的全名稱落在最后一頁的右下方，然后再注明時間，最后再加蓋機關(guān)公章。一個是落款時間沒有按國家規(guī)定用阿拉伯數(shù)字，并且加上括號，而是仍沿用過去的漢字寫法，不加括號。應(yīng)注意區(qū)別開主送、發(fā)送，抄送、抄報有什么不同?！爸魉汀迸c“發(fā)送”無實質(zhì)性區(qū)別。抄報有兩種情況：一是下行文需報請上級了解掌握的公文，二是受雙重領(lǐng)導的單位向一上級機關(guān)行文的同時向另一非主報機關(guān)行文時用抄報。要確保公文質(zhì)量，一定要重視語言的提煉，在文字方面狠下功夫?！边@里用了四個詞來修飾“殲滅”這個動詞。同時，公文的語言要考慮到文體、文體的服務(wù)對象、含義等的多重影響，要使語言所表達的意思準確、全面、不留漏洞。開門見山，簡明扼要，別拖泥帶水。要語不煩，字字珠璣，簡練有力，自然使人愉悅；冗詞贅語，嘮嘮叨叨，不得要領(lǐng)，怎不令人生煩？劉勰（協(xié)）言道：“緣學在博，取事資約。先說古代——明朝初年刑部尚書茹太素向洪武皇帝朱元璋奏事，寫了一萬七千字。此后，下令，凡上書者均照后五百字的格式來寫，違者論罪。杜甫有個名句“朱門酒肉臭，路有凍死骨”，兩句10字，就把階級矛盾深刻地揭露出來了。)，但都壯懷激烈，語短意長。公文語言雖不能如文學作品那樣“為求一字穩(wěn)，耐得半宵寒”、“兩句三年得，一呤雙淚流”，達到“語不驚人死不休”的地步，但也要嚴格錘煉，惜墨如金，努力做到“一字入公文，九牛拉不出”，必須有的內(nèi)容一個字不能少，無關(guān)的內(nèi)容半個字不能多。黨的十六大報告通過八個成就、十條經(jīng)驗，便把十五大以來的五年及江總書記在位的13年的工作總結(jié)得一清二楚。）對13年的歷程作出恰如其分的評價。恩格斯在馬克思墓前的演說只有1260字；列寧在馬克思、恩格斯紀念碑揭幕典禮上的講話只有552字；斯大林在1941年7月3日發(fā)表的反對法西斯德國入侵的重要廣播演說只有3800字；羅斯福的總統(tǒng)就職演說僅有985字；最短的總統(tǒng)就職演說是1793年華盛頓的演說，僅135字；林肯著名的葛提斯堡演說只有10個句子。謝謝大家。”“如果是兩個小時的講稿呢？”“不用準備，馬上就可以講。文藝作品主要是塑造形象，因而是靠形象性很強、情感性很重的語言去感染讀者。公文是機關(guān)行使權(quán)力的工具，具有法定效力。語體即“語用環(huán)境”?！奔偃鐚⑵渲械摹巴备臑椤靶值堋?、“戰(zhàn)士”改為“闖將”、“祖母”改為“奶奶”，也許詞的意義本質(zhì)沒有多大區(qū)別，但用在該份決定中顯然失其莊重，是錯誤的。對外行文注意語言委婉；對內(nèi)行文禁忌語言粗俗。要使用書面語言，不用口語、方言，以免使公文語言拖沓松散。如空港，可能會被人理解成“無船停泊的港口”，而手袋在日語中是指手套。又如“抓手”，中央文件中從未出現(xiàn)過。要使用一些公文專用或慣用語，達到“文約事豐”的目的。六是要生動。在《工作方法六十條》中，他還強調(diào)指出：“文章和文件都應(yīng)當具有這樣三種性質(zhì)：準確性、鮮明性、生動性。如他在黨的七大的閉幕詞中，不落俗套，別具一格，講了一個愚公移山的故事，相比今天的開幕詞、閉幕詞，簡直不可思議。此外，文中“迅猛”、“壓抑”、“沖決”、“迅跑”等一系列形象化詞語的運用，極大地增強了行文的生動色彩?！憋@然，這樣表達，生動、明快、犀利，耐人尋味，如果用書面語言，不僅與促降書的題旨和情境不相協(xié)調(diào)，而且會使行文黯然失色，達不到應(yīng)有的效果。公文和其它文章的寫作一樣，每個環(huán)節(jié)都體現(xiàn)著創(chuàng)造性。其實在公文起草方面可以把握住12個字：即“求高、求實、求準、求短、求快、求精”，就行了。即使起草時字斟句酌，也畢竟只是一時之功力，一人之智慧，仍要進行反復修改。修改一遍，就會有一次提高。曹雪芹著《紅樓夢》曾“披閱十載”、“增刪五次”；列夫王安石在《泊船瓜洲》一詩中云：“京口瓜洲一水間，鐘山只隔數(shù)重山。