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正文內(nèi)容

會議接待常識-wenkub

2024-10-14 02 本頁面
 

【正文】 準備。如果與會者有電話或有人要相告特別重要的事,服務(wù)人員應(yīng)走到他身邊,輕聲轉(zhuǎn)告他。如,會議進行第一項:全體起立、奏國歌。杯子放在與會者桌上的右上面。●倒茶服務(wù)人員注意觀察每一位與會者,以便及時為期天茶水。對重要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)先引入休息室,由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)親自作陪,會議開始前幾分鐘再到主席臺就座。接待人員應(yīng)經(jīng)常向會議組織者匯報到會人數(shù)。向客人遞鋼筆時,應(yīng)脫下筆套,筆尖對自己,將筆雙手遞上。一般的接待工作分以下幾個崗位。這是對在準備工作階段考慮不周或不落實的地方進行的補救?!駵蕚鋾h資料。這是采用得最多的一種形式,它適用于以傳達情況、指示為目的的會議,這時與會者人數(shù)比較多、而且與會者之間不需要討論、交流意見。②口字型。另外,與會者能清楚地看到其他人的面容,因而有利于互相交換意見。桌面上如需擺放茶杯、飲料,應(yīng)擦洗干凈,擺放美觀、統(tǒng)一。一般大型的會議,根據(jù)會議內(nèi)容,在場內(nèi)懸掛橫幅?,F(xiàn)代社會召集會議,“一雙草鞋一把傘”趕來開會的人已經(jīng)不多了。第三:附屬設(shè)施要齊全。所以,英國的首相丘吉爾曾說:“絕對不用太大的房間,而只要一個大小正好的房間。選擇會場,要根據(jù)參加會議的人數(shù)和會議的內(nèi)容來綜合考慮。會議日程是會議活動在會期以內(nèi)每一天的具體安排,它是人們了解會議情況的重要依據(jù)。會議通知必須寫明召集人的姓名或組織、單位名稱,會議的時間、地點、會議主題以及會議參加者、會務(wù)費、應(yīng)帶的材料、聯(lián)系方式等內(nèi)容。根據(jù)參加會議的人數(shù)不同、會議接待的準備工作的內(nèi)容不同以及會議接待的方式不同,對會議的組織方法,禮儀要求也不同。首先是會議的籌備工作。通知后面要注意附回執(zhí),這樣可以確定受邀請的人是否參加會議,準備參加會議的是否有其他要求等。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。最好是達到一下標準:第一:大小要適中?!钡诙旱攸c要合理。會務(wù)人員一定要對會場的照明、通風(fēng)、衛(wèi)生、服務(wù)、電話、擴音、錄音等進行檢查,不能夠因為“上次會議是從這里開的,沒出什么問題,”就草率地認為“這回也會同樣順利”。轎車、摩托車都要有停放處,會才能開得成。門口張貼歡迎和慶祝標語。坐席的配置要是和會議的風(fēng)格和氣氛,講究禮賓次序,主要有以下幾種配置方法:①圓桌型。這種形式適于10—20人左右的會議。如果使用長形方桌。這種形式主席臺與聽眾席相對而坐。會務(wù)組應(yīng)該準備有關(guān)會議議題的必要資料,這些資料在整理后放在文件夾中發(fā)放給與會者,方便于與會者的閱讀和做好發(fā)言準備。比如檢查音像、文件、錦旗等是否準備齊全。①簽到。如果是毛筆,則應(yīng)蘸好墨汁后再遞上。②引座。③接待。到誰是動作輕盈、快捷、規(guī)范。如果操作不慎,出了差錯,應(yīng)不動聲色地盡快處理,不能驚動其他人,不能慌慌張張,來回奔跑,將與會者的注意力引到自己身上,否則,這將是極大的工作失誤。這是音響應(yīng)立即播放出國歌。如果要通知主席臺上的領(lǐng)導(dǎo),最好用字條傳遞通知,避免無關(guān)人員在臺上頻繁走動和耳語,分散與會者注意力。另外,會后的用車也應(yīng)在會議結(jié)束前妥善安排?!袼蛣e根據(jù)情況安排好與會者的交通工具,使其愉快、及時地踏上歸程。④主卷歸檔。如領(lǐng)導(dǎo)是來慰問,要表示誠摯的謝意。除遵照一般來客禮節(jié)接待外,對反映的問題要認真聽取,一時解答不了的要客氣地回復(fù)。明晰內(nèi)容,準確記錄。(3)應(yīng)備有電話記錄本,重要的電話應(yīng)做記錄。對方放下話筒之后,自己再輕輕放下,以示對對方的尊敬。在進領(lǐng)導(dǎo)辦公室之前,要先輕輕叩門,得到允許后方可進入,切不可冒然闖入,叩門時應(yīng)用手指關(guān)節(jié)輕叩,不可用力拍打。如果有好幾位客人同時來訪,就要按照職務(wù)的高低,按順序介紹。為他人做介紹時五指并攏,手心向上,指向被介紹人。先將未婚者介紹給已婚者。自我介紹要先向?qū)Ψ近c頭致意,再說明自己的姓名和身份,可以同時遞上名片。在日常生活中,以長輩、女士、已婚者先伸手為禮。名片的遞送。眼睛應(yīng)注視對方,面帶微笑,名片的遞送應(yīng)在介紹之后,在尚未弄清對方身份時不應(yīng)急于遞送名片。然后,回敬一張本人的名片,如身上未帶名片,應(yīng)向?qū)Ψ奖硎厩敢?。不宜濫用:不戲言接待對象的名字。上樓途中,賓客走在前面,這一來可以表示對賓客的尊重,二來可以起到保護賓客的作用。進入無人駕駛的電梯時,接待人員應(yīng)首先進入,并負責(zé)開啟電梯。)并排行進,它講究“以右為上”或“居中為上”。引導(dǎo)者在引路時應(yīng)側(cè)身面向被引導(dǎo)者,并在必要時提醒對方“腳下留神”。(以駕駛座右側(cè)為首尊,后排右側(cè)次之,左側(cè)再次之,而后排之間座為末席)。【2】.上茶順序:先客人,后主人。先上級,后下級。(4)由飲用者自己取茶。接待禮儀常識禮儀大全。國內(nèi)合影的排位,一般講究居前為上、居中為上和居左為上。一般安排中餐的用餐位次,涉及桌次與席次兩個方面。(見圖9)(3)“居中為上”。會前工作與會議主辦者洽談。與會議主辦者簽訂會議接待標準合同。含代邀請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、會議配套的商 務(wù)服務(wù)及公關(guān)禮儀、翻譯、通訊及文秘服務(wù)。1會議秘書在會議接待報到處協(xié)助會務(wù)組確認和分發(fā)房間確認VIP用房及整理記 錄有關(guān)信息。1確認旅游公司為該會議提供的旅游考察的吃、住、行、游、購、娛安排事宜日程安排、房餐車導(dǎo)游等安排。2會議資料、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、代表發(fā)言稿、新聞報道資料的匯總結(jié)書工作及印刷代表通訊錄。二會議接待方案的基本內(nèi)容1接待對象和接待緣由。2接待方針。包括迎接、宴請、看望、陪同、送別參加對象時主辦方出面的人員的 身份以及主辦方安排的食宿標準等。寫明各項接待活動的日程安排。7接待經(jīng)費。三、【會議接待標準參考】1會議酒店范圍二星級酒店★★ 三星級酒店★★★四星級酒店★ ★★★,五星級酒店★★★★★2會議室范圍根據(jù)需要可提供5人至1000人的會議室或報告大廳。6會議票務(wù)免費代訂往返程飛機票代訂返程火車臥鋪票。會議接待禮儀根據(jù)參加會議的人數(shù)不同、會議接待的準備工作的內(nèi)容不同以及會議接待的方式不同 對會議的組織方法禮儀要求也不同。會議通知必須寫明召集人的姓名或組織、單位名稱會議的時間、地點、會議主題以及 會議參加者、會務(wù)費、應(yīng)帶的材料、聯(lián)系方式等內(nèi)容。會議日程是會議活動在會期以內(nèi)每一天的具體安排它是人們了解會議情況的重要依 據(jù)。選擇會場要根據(jù)參加會議的人數(shù)和會議的內(nèi)容來綜合考慮?!钡诙暗攸c要合理。會務(wù)人員一定要對會場的照明、通風(fēng)、衛(wèi)生、服務(wù)、電話、擴 音、錄音等進行檢查不能夠因為“上次會議是從這里開的沒出什么問題”就草率地認為 “這回也會同樣順利”。轎車、摩托車都要有停放處會才能開得成。門口張貼歡迎和慶祝標語。如果是使用圓桌或橢圓形桌子。座次安排應(yīng)注意來賓或上級領(lǐng)導(dǎo)與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及陪同面 對面做來賓的最高領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)坐在朝南或朝門的正中位置企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)與上級領(lǐng)導(dǎo)相對而坐。這種形式比圓桌型更適用于較多人數(shù)的會議。主席臺的座次按人員的職務(wù)、社會的地位排列。會議前的接待禮儀?!裉崆斑M入接待崗位。設(shè)一張簽字臺配上12名工作人員如果是要求接待檔次比較高可以派禮 儀小姐承擔(dān)。②引座。③接待。到誰是動作輕盈、快捷、規(guī)范。如果操作不慎出了差錯應(yīng)不動聲色地盡快處理不能驚 動其他人不能慌慌張張來回奔跑將與會者的注意力引到自己身上否則這將是極大 的工作失誤。這是音響應(yīng)立即播放出國歌。如果要通知主席臺上的領(lǐng)導(dǎo)最好用字條傳遞通知避免無關(guān)人員在臺上頻繁走動和耳語 分散與會者注意力。另外會后的用車也應(yīng)在會議結(jié) 束前妥善安排?!袼蛣e根據(jù)情況安排好與會者的交通工具使其愉快、及時地踏上歸程。④主卷歸檔。所有員工統(tǒng)一外著公司西服套裝工作服男士內(nèi)穿藍色襯衣工作服女士內(nèi)穿白色襯衣工作服
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