【正文】 準(zhǔn)備。如果與會(huì)者有電話或有人要相告特別重要的事，服務(wù)人員應(yīng)走到他身邊，輕聲轉(zhuǎn)告他。如，會(huì)議進(jìn)行第一項(xiàng)：全體起立、奏國(guó)歌。杯子放在與會(huì)者桌上的右上面?！竦共璺?wù)人員注意觀察每一位與會(huì)者，以便及時(shí)為期天茶水。對(duì)重要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)先引入休息室，由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)親自作陪，會(huì)議開(kāi)始前幾分鐘再到主席臺(tái)就座。接待人員應(yīng)經(jīng)常向會(huì)議組織者匯報(bào)到會(huì)人數(shù)。向客人遞鋼筆時(shí)，應(yīng)脫下筆套，筆尖對(duì)自己，將筆雙手遞上。一般的接待工作分以下幾個(gè)崗位。這是對(duì)在準(zhǔn)備工作階段考慮不周或不落實(shí)的地方進(jìn)行的補(bǔ)救?！駵?zhǔn)備會(huì)議資料。這是采用得最多的一種形式，它適用于以傳達(dá)情況、指示為目的的會(huì)議，這時(shí)與會(huì)者人數(shù)比較多、而且與會(huì)者之間不需要討論、交流意見(jiàn)。②口字型。另外，與會(huì)者能清楚地看到其他人的面容，因而有利于互相交換意見(jiàn)。桌面上如需擺放茶杯、飲料，應(yīng)擦洗干凈，擺放美觀、統(tǒng)一。一般大型的會(huì)議，根據(jù)會(huì)議內(nèi)容，在場(chǎng)內(nèi)懸掛橫幅?，F(xiàn)代社會(huì)召集會(huì)議，“一雙草鞋一把傘”趕來(lái)開(kāi)會(huì)的人已經(jīng)不多了。第三：附屬設(shè)施要齊全。所以，英國(guó)的首相丘吉爾曾說(shuō)：“絕對(duì)不用太大的房間，而只要一個(gè)大小正好的房間。選擇會(huì)場(chǎng)，要根據(jù)參加會(huì)議的人數(shù)和會(huì)議的內(nèi)容來(lái)綜合考慮。會(huì)議日程是會(huì)議活動(dòng)在會(huì)期以?xún)?nèi)每一天的具體安排，它是人們了解會(huì)議情況的重要依據(jù)。會(huì)議通知必須寫(xiě)明召集人的姓名或組織、單位名稱(chēng)，會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議主題以及會(huì)議參加者、會(huì)務(wù)費(fèi)、應(yīng)帶的材料、聯(lián)系方式等內(nèi)容。根據(jù)參加會(huì)議的人數(shù)不同、會(huì)議接待的準(zhǔn)備工作的內(nèi)容不同以及會(huì)議接待的方式不同，對(duì)會(huì)議的組織方法，禮儀要求也不同。首先是會(huì)議的籌備工作。通知后面要注意附回執(zhí)，這樣可以確定受邀請(qǐng)的人是否參加會(huì)議，準(zhǔn)備參加會(huì)議的是否有其他要求等。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。最好是達(dá)到一下標(biāo)準(zhǔn)：第一：大小要適中。”第二：地點(diǎn)要合理。會(huì)務(wù)人員一定要對(duì)會(huì)場(chǎng)的照明、通風(fēng)、衛(wèi)生、服務(wù)、電話、擴(kuò)音、錄音等進(jìn)行檢查，不能夠因?yàn)椤吧洗螘?huì)議是從這里開(kāi)的，沒(méi)出什么問(wèn)題，”就草率地認(rèn)為“這回也會(huì)同樣順利”。轎車(chē)、摩托車(chē)都要有停放處，會(huì)才能開(kāi)得成。門(mén)口張貼歡迎和慶祝標(biāo)語(yǔ)。坐席的配置要是和會(huì)議的風(fēng)格和氣氛，講究禮賓次序，主要有以下幾種配置方法：①圓桌型。這種形式適于10—20人左右的會(huì)議。如果使用長(zhǎng)形方桌。這種形式主席臺(tái)與聽(tīng)眾席相對(duì)而坐。會(huì)務(wù)組應(yīng)該準(zhǔn)備有關(guān)會(huì)議議題的必要資料，這些資料在整理后放在文件夾中發(fā)放給與會(huì)者，方便于與會(huì)者的閱讀和做好發(fā)言準(zhǔn)備。比如檢查音像、文件、錦旗等是否準(zhǔn)備齊全。①簽到。如果是毛筆，則應(yīng)蘸好墨汁后再遞上。②引座。③接待。到誰(shuí)是動(dòng)作輕盈、快捷、規(guī)范。如果操作不慎，出了差錯(cuò)，應(yīng)不動(dòng)聲色地盡快處理，不能驚動(dòng)其他人，不能慌慌張張，來(lái)回奔跑，將與會(huì)者的注意力引到自己身上，否則，這將是極大的工作失誤。這是音響應(yīng)立即播放出國(guó)歌。如果要通知主席臺(tái)上的領(lǐng)導(dǎo)，最好用字條傳遞通知，避免無(wú)關(guān)人員在臺(tái)上頻繁走動(dòng)和耳語(yǔ)，分散與會(huì)者注意力。另外，會(huì)后的用車(chē)也應(yīng)在會(huì)議結(jié)束前妥善安排?！袼蛣e根據(jù)情況安排好與會(huì)者的交通工具，使其愉快、及時(shí)地踏上歸程。④主卷歸檔。如領(lǐng)導(dǎo)是來(lái)慰問(wèn)，要表示誠(chéng)摯的謝意。除遵照一般來(lái)客禮節(jié)接待外，對(duì)反映的問(wèn)題要認(rèn)真聽(tīng)取，一時(shí)解答不了的要客氣地回復(fù)。明晰內(nèi)容，準(zhǔn)確記錄。(3)應(yīng)備有電話記錄本，重要的電話應(yīng)做記錄。對(duì)方放下話筒之后，自己再輕輕放下，以示對(duì)對(duì)方的尊敬。在進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)辦公室之前，要先輕輕叩門(mén)，得到允許后方可進(jìn)入，切不可冒然闖入，叩門(mén)時(shí)應(yīng)用手指關(guān)節(jié)輕叩，不可用力拍打。如果有好幾位客人同時(shí)來(lái)訪，就要按照職務(wù)的高低，按順序介紹。為他人做介紹時(shí)五指并攏，手心向上，指向被介紹人。先將未婚者介紹給已婚者。自我介紹要先向?qū)Ψ近c(diǎn)頭致意，再說(shuō)明自己的姓名和身份，可以同時(shí)遞上名片。在日常生活中，以長(zhǎng)輩、女士、已婚者先伸手為禮。名片的遞送。眼睛應(yīng)注視對(duì)方，面帶微笑，名片的遞送應(yīng)在介紹之后，在尚未弄清對(duì)方身份時(shí)不應(yīng)急于遞送名片。然后，回敬一張本人的名片，如身上未帶名片，應(yīng)向?qū)Ψ奖硎厩敢?。不宜濫用：不戲言接待對(duì)象的名字。上樓途中，賓客走在前面，這一來(lái)可以表示對(duì)賓客的尊重，二來(lái)可以起到保護(hù)賓客的作用。進(jìn)入無(wú)人駕駛的電梯時(shí)，接待人員應(yīng)首先進(jìn)入，并負(fù)責(zé)開(kāi)啟電梯。)并排行進(jìn)，它講究“以右為上”或“居中為上”。引導(dǎo)者在引路時(shí)應(yīng)側(cè)身面向被引導(dǎo)者，并在必要時(shí)提醒對(duì)方“腳下留神”。(以駕駛座右側(cè)為首尊，后排右側(cè)次之，左側(cè)再次之，而后排之間座為末席)。【2】.上茶順序：先客人，后主人。先上級(jí)，后下級(jí)。(4)由飲用者自己取茶。接待禮儀常識(shí)禮儀大全。國(guó)內(nèi)合影的排位，一般講究居前為上、居中為上和居左為上。一般安排中餐的用餐位次，涉及桌次與席次兩個(gè)方面。(見(jiàn)圖9)(3)“居中為上”。會(huì)前工作與會(huì)議主辦者洽談。與會(huì)議主辦者簽訂會(huì)議接待標(biāo)準(zhǔn)合同。含代邀請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、會(huì)議配套的商 務(wù)服務(wù)及公關(guān)禮儀、翻譯、通訊及文秘服務(wù)。1會(huì)議秘書(shū)在會(huì)議接待報(bào)到處協(xié)助會(huì)務(wù)組確認(rèn)和分發(fā)房間確認(rèn)VIP用房及整理記 錄有關(guān)信息。1確認(rèn)旅游公司為該會(huì)議提供的旅游考察的吃、住、行、游、購(gòu)、娛安排事宜日程安排、房餐車(chē)導(dǎo)游等安排。2會(huì)議資料、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、代表發(fā)言稿、新聞報(bào)道資料的匯總結(jié)書(shū)工作及印刷代表通訊錄。二會(huì)議接待方案的基本內(nèi)容1接待對(duì)象和接待緣由。2接待方針。包括迎接、宴請(qǐng)、看望、陪同、送別參加對(duì)象時(shí)主辦方出面的人員的 身份以及主辦方安排的食宿標(biāo)準(zhǔn)等。寫(xiě)明各項(xiàng)接待活動(dòng)的日程安排。7接待經(jīng)費(fèi)。三、【會(huì)議接待標(biāo)準(zhǔn)參考】1會(huì)議酒店范圍二星級(jí)酒店★★ 三星級(jí)酒店★★★四星級(jí)酒店★ ★★★,五星級(jí)酒店★★★★★2會(huì)議室范圍根據(jù)需要可提供5人至1000人的會(huì)議室或報(bào)告大廳。6會(huì)議票務(wù)免費(fèi)代訂往返程飛機(jī)票代訂返程火車(chē)臥鋪票。會(huì)議接待禮儀根據(jù)參加會(huì)議的人數(shù)不同、會(huì)議接待的準(zhǔn)備工作的內(nèi)容不同以及會(huì)議接待的方式不同 對(duì)會(huì)議的組織方法禮儀要求也不同。會(huì)議通知必須寫(xiě)明召集人的姓名或組織、單位名稱(chēng)會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議主題以及 會(huì)議參加者、會(huì)務(wù)費(fèi)、應(yīng)帶的材料、聯(lián)系方式等內(nèi)容。會(huì)議日程是會(huì)議活動(dòng)在會(huì)期以?xún)?nèi)每一天的具體安排它是人們了解會(huì)議情況的重要依 據(jù)。選擇會(huì)場(chǎng)要根據(jù)參加會(huì)議的人數(shù)和會(huì)議的內(nèi)容來(lái)綜合考慮?！钡诙暗攸c(diǎn)要合理。會(huì)務(wù)人員一定要對(duì)會(huì)場(chǎng)的照明、通風(fēng)、衛(wèi)生、服務(wù)、電話、擴(kuò) 音、錄音等進(jìn)行檢查不能夠因?yàn)椤吧洗螘?huì)議是從這里開(kāi)的沒(méi)出什么問(wèn)題”就草率地認(rèn)為 “這回也會(huì)同樣順利”。轎車(chē)、摩托車(chē)都要有停放處會(huì)才能開(kāi)得成。門(mén)口張貼歡迎和慶祝標(biāo)語(yǔ)。如果是使用圓桌或橢圓形桌子。座次安排應(yīng)注意來(lái)賓或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及陪同面 對(duì)面做來(lái)賓的最高領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)坐在朝南或朝門(mén)的正中位置企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)相對(duì)而坐。這種形式比圓桌型更適用于較多人數(shù)的會(huì)議。主席臺(tái)的座次按人員的職務(wù)、社會(huì)的地位排列。會(huì)議前的接待禮儀。●提前進(jìn)入接待崗位。設(shè)一張簽字臺(tái)配上12名工作人員如果是要求接待檔次比較高可以派禮 儀小姐承擔(dān)。②引座。③接待。到誰(shuí)是動(dòng)作輕盈、快捷、規(guī)范。如果操作不慎出了差錯(cuò)應(yīng)不動(dòng)聲色地盡快處理不能驚 動(dòng)其他人不能慌慌張張來(lái)回奔跑將與會(huì)者的注意力引到自己身上否則這將是極大 的工作失誤。這是音響應(yīng)立即播放出國(guó)歌。如果要通知主席臺(tái)上的領(lǐng)導(dǎo)最好用字條傳遞通知避免無(wú)關(guān)人員在臺(tái)上頻繁走動(dòng)和耳語(yǔ) 分散與會(huì)者注意力。另外會(huì)后的用車(chē)也應(yīng)在會(huì)議結(jié) 束前妥善安排。●送別根據(jù)情況安排好與會(huì)者的交通工具使其愉快、及時(shí)地踏上歸程。④主卷歸檔。所有員工統(tǒng)一外著公司西服套裝工作服男士?jī)?nèi)穿藍(lán)色襯衣工作服女士?jī)?nèi)穿白色襯衣工作服