【正文】 小物流企業(yè)的充分 運用， 將使中小物流企業(yè)的業(yè)務流程得到極大的自動化 ，提高運行效率，有效的促進我國中小物流企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。 在此基礎上主要對這兩大問題進行分析。 【關鍵詞】 中小物流企業(yè) 工作流軟件 流程控制 6 ABSTRACT At present, in order to promote work efficiency and operation profit,it is imminent for those China39。工作流軟件指：運行在一個或多個工作流引擎上的用于定義、實現(xiàn)和管理工作流運行的 一套軟件，它被工作流執(zhí)行者運用，推進工作流實例的執(zhí)行，并監(jiān)控工作流的運行狀態(tài)。主要承辦海運、陸運、空運、鐵運、多式聯(lián)運、拼箱、散雜貨等國際貨物運輸代理業(yè)務。 長江國際貨物運輸代理九江公司代理運輸了江西昌河飛機工業(yè)公司機械設備、昌鈴股份公司汽車散件的進口和整車的出口；清華同方九江公司電子元件的進口；華意電器總公司技改項目設備、原材料的進口和電冰箱、壓縮機的出口業(yè)務；江洲造船廠船用機械設備進口及產(chǎn)品出口；廬山三疊泉大型纜車進口業(yè)務等。 ② 掌握報關、商檢、動植檢驗檢疫收費標準。 取得配艙回單，摘取船名、航次、提單號信息。 依據(jù)原始資料，傳真于貨主確認，并根據(jù)回傳確定提單內容，確保最終正確。 七、報關 出口貨物報關所需資料：報關委托書、報關單、通關單或換證憑單、手冊、發(fā)票、合同、裝箱單、核銷單、配艙回單。 若是落配需退關改配的，如果有下個航次，出運仍然需要諸如許可證，配額，商檢，動植檢之類的文件資料，退關、改配通知應先于該配置船期一個星期到達，以便報關部順利抽回資料，重新利用。 通過快遞寄達的 ,應在“名址單” ,上標明諸如 :“提單號”、“發(fā)票號”、“核銷單號”、“許可證號”、“配額號 等要素以備日后查證。 D: 付款方式 Ｔ／Ｔ、Ｌ／Ｃ、Ｄ／Ｐ、Ｄ／Ａ。 財務部 市場部 船務部 報檢部 單證部 報關部 提箱登記 開票 租船訂艙 A 做箱 B 安排運輸 與船公司 確認提單 取提單 拿艙單、 放箱、理 箱單 做關封 二程跟蹤 核算后報 價 客戶提供資料 C 付款交單 D 客戶 確定價格 客戶詢價 接單 登記、制 單 E 與船公司 確認提單 備齊單據(jù) 報檢 F 商檢局審 單 收費 檢驗檢疫 發(fā)通關單 / 換證憑單 備齊單據(jù) 報關 G 打印紙制 報關單 暫存、電 子報關 預錄 / 入 結關 放行 財務部 市場部船務部 報檢部單證部 報關部提箱登記開票租船訂艙做箱安排運輸與船公司確認提單取提單核算后報價付款交單客戶客戶詢價 接單登記、制單與船公司確認提單備齊單據(jù)報檢商檢局 審單收費檢驗檢疫出檢驗報告 發(fā)通關單換證憑單備齊單據(jù)報關打印紙制報關單暫存、電子報關預錄 入結關放行圖 1：長江國際貨代操作流程圖 6 該公司運作流程中存在的問題 企業(yè)信息通暢的問題 隨著外部市場變化，中小物流企業(yè)組織構造也要跟上時代的步伐。信息傳遞有出入或緩慢或停滯，得不到及時有效的處理等等，使 得企業(yè)中部分員工或領導了解信息落后，處理信息的效率更是下降，最終導致企業(yè) 整體 運營效率下降，跟不上時代的節(jié)奏。 所以 , 長江貨代九江公司迫切需要整體提升公司的運作水平，為公司內部的信息交流提供相對 通暢的平臺，更為領導提供準確實時的運作信息， 輔助風險決策的依據(jù)。 其次，從流程 全局出發(fā)， 長江貨代九江公司 管理層很難 及時、 準確 的掌握流程的整體運作進程。有的部門由于工作的重要性和工作量需要相對 多些人員工作，而實際上人員又不夠，造成某些人工作量和工作壓力非常大，不滿情緒增加，工作不夠積極當然效率也就不高；相反，有的部門本來流程可以更優(yōu)化而不需要那么多人卻又造成人員繁冗，整天看似很忙卻凈做些無用功，工作理不出頭緒。 實際上，信息不夠流暢的的問題在這類中小物流企業(yè)經(jīng)常出現(xiàn)而導致工作效率不高。同理，在報檢、報關、財務各部門也會出現(xiàn)類似問題而影響前面環(huán)節(jié)的部門工作；而且，有時一票貨物的順利出運還需要與其他貨代及船代公司溝通、協(xié)調配合，在這里也體現(xiàn)信息流暢的重要性。 9 類似于長江貨代九江公司這類中小物流企業(yè)的整體運作一般由市場、操作、船務、報檢、報關、財務這幾個主要部門組成。 共享，部門間協(xié)調困難，導致工作重復率高、效率低、出錯率高。作為服務性質的行業(yè)，且又是在進出口的程序這嚴肅問題上，出了錯很可能造成十分嚴重的后果，公司和個人均要承擔 相應責任。一方面，雖然在該職位的人員也許可以把份內事做得很好，但這使各部門人員只顧做好自己的事而忽視了公司業(yè)務的整體進程；另一方面，本來可各司其職，但正因為這樣，使公司某些工作沒有被明確到各人，各部門的人可能都有責任去做而做了重 復工作，或誰都沒責任去做而不愿去做，或出現(xiàn)工作死角，這樣會使有的工作滯后處理。每部門設有一位經(jīng)驗比較豐富的主管管理各自部門的日常工作。 類似于長江貨代九江公司的中小物流公司往往會出現(xiàn)工作量與人員分配不協(xié)調的問題。 從上述信息通暢和流程控制兩方面統(tǒng)計，在長江貨代九江公司目前未引進工作流軟件的情況下，花費的幾類主要資源概數(shù)如下圖 2.： 圖 2:長江貨代九江公司目前花費的資源種類概數(shù)表 打 、接 電話數(shù)/天 加班時數(shù) /天 檔案柜增加數(shù) /年 幾地 部門間來回跑動數(shù) /天 30 1 2 由圖示數(shù)據(jù)可想 而知，長此以往將無形中造成多么大的時間、 財 力、人力的資源浪費，所以，中小物流企業(yè)運用工作流軟件非常迫切。工作流是經(jīng)營過程的實現(xiàn)，而工作流軟件則在軟件環(huán)境中把經(jīng)營流程計算機化。它一般包括 3個層面：規(guī)范流程、優(yōu)化流程和再造流程”。 ⑤ 可見，工作流軟件最直接、最重要的用途就是管理企業(yè)的流程，實現(xiàn)企業(yè)流程的信息通暢和可控性 。工作流軟件在解決中小物流企業(yè)信息通暢方面的優(yōu)越性非常明顯： ，并把要處理的事項自動傳遞到各員工 電腦 上。而員工只需將精力集中在處理自己工作相關的數(shù)據(jù)上。 3. 跟蹤業(yè)務流程，達到無紙化辦公的目標。工作流軟件非常適 ⑤ 陸渝 《 軟件世界 》 20xx 年 11 期 8889 頁 13 用于 多用戶參與的流程和來自不同工作組的用戶參與。 ，使各部門工作同步化。這類似于 BBS，但工作流軟件可以指定相關人員，并在第一時間了解到相關人員的答復，比 BBS論壇效率更高。 它 需要不斷地循環(huán)往復才能始終保持中小物流企業(yè)的流程適應行業(yè)的快速發(fā)展。這樣才可以更完整地描述企業(yè)的運營過程，從而提高企業(yè)流程運行效率。因此，通過工作流的仿真運行來對新建模型的性能指標進行分析，這是對物流企業(yè)的已建流程 分析的 一種既有效又可靠的方法。 ，再修改工作流模型中的瓶頸環(huán)節(jié)，就可有效地定量評價不同的方案，從中選出最優(yōu)方案； 以通過如改變流程 處理的路徑、改變流程中某個或某些活動的執(zhí)行時間、修改資源的數(shù)量等等來優(yōu)化企業(yè)流程。這些典型的工作流程是可以被抽象成處理點和處理過程，例如物流企業(yè)的流程，從接受貨主詢價 — 報價 — 接單 — 訂艙— 做箱 —— 提單確認 /修改 — 報檢 — 報關 — 跟蹤上船 /二程 — 航次費用結算 — 提單 /發(fā)票簽發(fā) — 航次費用清算 — 返還退稅核銷單 ，在各個過程中還存在多個處理停留點，如報價處理、合同審核等。它沒有如生產(chǎn)企業(yè)的實質性東西出售，而是依靠一支有專業(yè)知識的團隊按照一定的流程工作而盈利。 、跟蹤，信息傳遞有出入或緩慢或停滯的問題。這樣，無論是長江貨代九江公司各部門間的信息交流或是與其他貨代、船代公司間的聯(lián)系，都能對單據(jù)信息很好的保存和跟蹤，也能有效解決人為的信息傳遞有出入或緩慢或停滯的問題，促進整個物流行業(yè)有序良性發(fā)展。工作流軟件 擁有 信息 數(shù)據(jù)庫 化和強大的表單統(tǒng)計 、 查詢功能，大大提高了管理層的信息收集和決策能力。另外，工作流軟件完全支持移動辦公。兩者都不可缺，但流程控制更顯關鍵。 因為類似于長江貨代九江公司的中小物流企業(yè)各部門職能有所區(qū)分，對單據(jù)的處理內容范圍不同。 而且由于權限 設置，各自工作組有自己的帳套和密碼，只能在計算機上對自己工作范圍內的工作進行操作，對屬于他人操作權限內的工作只能查詢不能更改。它采用郵件投遞或即時發(fā)布消息的方式讓長江貨代九江公司領導層知道需審批的事項，并自動提醒、跟 蹤處理結果。 ，從而調配好各崗位的工作量及人員數(shù)量，達到人員、資源的優(yōu)化配置，最大限度提高工作效率并盡可能降低成本。因為這個意義上的“幫助”并非單純的“幫助”，是屬于領導對其規(guī)定工作范圍之內的事情。當前，中央、地方和物流企業(yè)已經(jīng)深刻認識到物流業(yè)信息化發(fā)展的重要性與歷史趨勢，并積極跟上時代步伐。 工作流軟件在中小物流企業(yè)中非常實用，其應用環(huán)節(jié)主要在以下幾方面體現(xiàn)： 在中小物流企業(yè)中處理訂單、報價處理、采購處理、合同審核、客戶電話處理、供應鏈管理、產(chǎn)品數(shù)據(jù)信息管理、質量管理對應的流程、報關處理、物流公司貨物跟蹤處理等各種通過表單逐步手工流轉完成的任務均可應用工作流軟件自動的規(guī)范實施。 客戶信息管理、客戶投訴、售后服務管理等。