【正文】 向上級機(jī)關(guān)呈遞的公文，一般可分為逐級行文、多級行文和越級行文三種。 二、公文的行文 行文即公文的運(yùn)轉(zhuǎn)，行文關(guān)系則是指公文運(yùn)轉(zhuǎn)過程中發(fā)文機(jī)關(guān)與收文機(jī)關(guān)之間的關(guān)系，也即各級機(jī)關(guān)之間公文的授受關(guān)系。公文語言的簡要，是快速高效地傳遞信息的需要。 。 。 例一 格式規(guī)范的公文樣式 中國最龐大的下資料庫 (整理 . 版權(quán)歸原作者所有 ) 第 7 頁 共 29 頁 （三）語言要求 公文的語言雖然只是一個形式的問題，但卻能影響公文的內(nèi)容，對公文整體起到舉足輕重的作用。 另外，公文紙一般采用 16開型（ 260mm185mm）于公文左側(cè)裝訂。 三是閱讀范圍。秘密等級標(biāo)在左上角，以醒目的黑體字印刷。 其四，標(biāo)記。上行文為抄報，平行文或下行文為抄送。國 務(wù)院辦公廳秘書局于 1994年 4月修訂出版的《國務(wù)院公文主題詞表》和中共中央辦公廳秘書局于 1998年 8月修訂發(fā)布的《公文主題詞表》是目前標(biāo)引主題詞的重要依據(jù)。文尾包括如下三個部分。用以表明公文的生效時間，寫于發(fā)文機(jī)關(guān)下方，使用年月日全稱。即公文的法定作者名稱，應(yīng)采用機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱， 寫于正文或附件名稱之后一定距離的右下方。 四是附件。即負(fù)責(zé)受理或答復(fù)該公文的機(jī)關(guān)。例如 “公安部關(guān)于在全國公安機(jī)關(guān)開展向濟(jì)南交警支隊(duì)學(xué)習(xí)活動的決定 ”。 其二，正文。文件名稱往往用套紅大字印刷，被稱為 “紅頭 中國最龐大的下資料庫 (整理 . 版權(quán)歸原作者所有 ) 第 5 頁 共 29 頁 文件 ”。概括地說，公文格式可分為文頭、正文、文尾和標(biāo)記這四部分內(nèi)容。各種公文體現(xiàn)的是不同的發(fā)文機(jī)關(guān) 權(quán)限范圍和行文機(jī)關(guān)之間的不同關(guān)系，反映了不同的發(fā)文目的。國務(wù)院規(guī)定的 12類 13種公文形式，每一種都有近似但卻有所區(qū)別的格式要求。不僅基本的事實(shí)材料要真實(shí)，而 且具體的細(xì)節(jié)、背景、數(shù)據(jù)也要準(zhǔn)確無誤。如果發(fā)現(xiàn)公文所需貫徹的領(lǐng)導(dǎo)意圖與黨和國家的有關(guān)政策法規(guī)相抵觸，應(yīng)及時向領(lǐng)導(dǎo)提出，并予以糾正。因此基層公務(wù)員撰制公文時必須嚴(yán)格遵守有關(guān)規(guī)定和要求，任何疏漏都有可能耽誤公務(wù)的執(zhí)行。 公文禮儀，即基層公務(wù)員在撰制和辦理公文時應(yīng)當(dāng)遵守的規(guī)范和慣例。通過互行公文，各級行政機(jī)關(guān)可互相交流、溝通信息、了解情況、掌握實(shí)情，從而提高辦事效率和領(lǐng)導(dǎo)水平。通過互行公文，上級機(jī)關(guān)可傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)意圖，下級機(jī)關(guān)則可遵照執(zhí)行、貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖。 第一，公文具有法規(guī)和準(zhǔn)繩的作用。 中國最龐大的下資料庫 (整理 . 版權(quán)歸原作者所有 ) 第 3 頁 共 29 頁 批復(fù) 適用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)的請示事項(xiàng)。 通知 適用于發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)和有關(guān)單 位需要周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)，任免和聘用干部。 議案 適用于各級人民政府按法定程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項(xiàng)。 公文是傳達(dá)、貫徹黨和國家的方針政策，發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，施行行政措施，請示和答復(fù)問題，指示和商議工作，以及報告情況，交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。總而言之，基層公務(wù)員對語言文字的 “內(nèi)容美 ”與 “形式美 ”應(yīng)給予同等重視。另一方面，它對基層公務(wù)員 “怎樣說 ”、 “怎樣寫 ”也有所要求，此即所謂 “形式美 ”。在平日運(yùn)用語言文字時，基層公務(wù)員必須對其多加要求，恪守成規(guī)。 中國最龐大的下資料庫 (整理 . 版權(quán)歸原作者所有 ) 第 1 頁 共 29 頁 公務(wù)員禮儀修養(yǎng)之語言禮儀規(guī)范談話禮儀 語言文字，是人類用以表達(dá)思想、交流情感、溝通信息的特有工具。所謂語言禮儀規(guī)范，指的就是基層公務(wù)員運(yùn)用語言文字不能不遵守的一些成規(guī)。 運(yùn)用語言文字時，基層公務(wù)員不能忽略其 “內(nèi)容美 ”，因?yàn)殡x開了內(nèi)容，其具體內(nèi)容便無本可依。 公文禮儀 公文，即相對私人文書而言的公務(wù)文書的簡稱。公文具有嚴(yán)肅的政治性、規(guī)范的程式性、絕對的權(quán)威性、直接的實(shí)用性和明確的工具性等鮮明的特點(diǎn)。 決定 適用于對重大活動或事項(xiàng)作出安排。 通報 適用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要情況。 函 適用于互不隸屬的機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)等。有的公文本身就屬于 法規(guī)文件，有的公文則是法規(guī)的具體化。 第三，公文具有教育和宣傳的作用。 第五，公文具有依據(jù)和證明的作用。我國公文禮儀的基礎(chǔ)，即國務(wù)院辦公廳重新頒布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》。 （一）內(nèi)容要求 任何類型的公文，不論其發(fā)文機(jī)關(guān)和發(fā)文目的是什么，都應(yīng)當(dāng)在內(nèi)容上遵循如下兩條基本指導(dǎo)原則。如果要提出新的政策規(guī)定，則應(yīng)加以具體說明，切勿使之前后矛盾。這就要求基層公務(wù)員深入實(shí)際、密切聯(lián)系群眾、實(shí)事求是，要克服官僚主義、形式主義和文牘主義，更不可弄虛作假、敷衍了事。因此，選擇恰當(dāng)文種是遵守公文格式的基礎(chǔ)。因此基層公務(wù)員在撰制公文時務(wù)必要根據(jù)本機(jī)關(guān)的職權(quán)地位和發(fā)文目的選擇恰當(dāng)文種，采取相應(yīng)格式。 其一，文頭。發(fā)文字號，由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年號、文件順序號三者組成。正文包括以下七部分內(nèi)容。如果公文版頭已注有發(fā)文機(jī)關(guān)，或已在文尾注明了發(fā)文機(jī)關(guān)，公文標(biāo)題即可省略發(fā)文機(jī)關(guān)；如果難以用少量文字概括所發(fā)公文的內(nèi)容，或公文內(nèi)容較為簡單，可省略發(fā)文事由。上行文只有一個主送機(jī)關(guān)，即文件責(zé)任的直接承擔(dān)者；下行文可有多個主送機(jī)關(guān)，書寫于左首頂格處，按級別高低順序排列。即附屬于正文的材料，用于對公文的補(bǔ)充或參考。如需以機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人名義行文，則應(yīng)在領(lǐng)導(dǎo)人姓名前冠以職務(wù)。 七是印章。 一是主題詞。主題詞一般不超過七個，每個主題詞之間要空一格，寫于發(fā)文日期之后，用黑體字印刷。 三是制發(fā)機(jī)構(gòu)和制發(fā)時間。 標(biāo)記包括四個部分的內(nèi)容。 二是緊急程度。即以工作需要和保密范圍為依據(jù)所確定的公文的行文范圍和閱讀對象，寫于發(fā)文日期之后，主題詞之前。按慣 例，開頭應(yīng)為 35mm，地腳應(yīng)為 25mm，訂口應(yīng)為 22mm，翻口應(yīng)為 25mm，版心內(nèi)正文應(yīng)有 25行 20列。哪怕是一個小小的文字或標(biāo)點(diǎn)錯誤，都有可能影響對公文的理解和執(zhí)行。公文的語言要 求準(zhǔn)確，是指公文的用字用詞要恰當(dāng)，語句段落要通順，數(shù)字標(biāo)點(diǎn)要規(guī)范。公文具有政治性和嚴(yán)肅性的特點(diǎn)，因此公文的語言應(yīng)當(dāng)力求質(zhì)樸無華，少用描寫和抒情的手法。冗長的 公文不僅會讓人望而生厭，而且不利于主旨的突出和重點(diǎn)的把握。 （一）行文分類 按照公文在各級機(jī)關(guān)之間的運(yùn)行方向，可將行文分為三類：上行文、平行文和下行文。由于下級機(jī)關(guān)要對自己的直接上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)，因此逐級行文最為普遍。平行文即互相沒有隸屬關(guān)系和業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系，同級或不屬同一系統(tǒng)的機(jī)關(guān)部門之間的行文。下行文的文種較多，有命令、決定、指示 、公告、通告、通知、通報、批復(fù)、會議記要等 9種。越權(quán)而行之公文沒有任何權(quán)威和約束力。 ，應(yīng)根據(jù) 內(nèi)容寫明主報機(jī)關(guān)和抄報機(jī)關(guān)，由主報機(jī)關(guān)答復(fù)請示的問題。 ，或多個機(jī)關(guān)遇有相同問題需請示和報告時，各機(jī)關(guān)可聯(lián)合行文。如不另外行文，發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)在報刊上發(fā)表 該文時加以注明。 ”一般而言，公文辦理是指各級行政機(jī)關(guān)和公務(wù)人員在收到公文后對它進(jìn)行的辦復(fù)。 。對于緊急公文，更須及時處理。要盡量減少公文辦理所需的手續(xù)和環(huán)節(jié)，防止因環(huán)節(jié)復(fù)雜、程序繁多而導(dǎo)致的效率低下。一是指要確保公文物質(zhì)上的安全，防止公文受損或遺失。 為了確保公文的安全，各級領(lǐng)導(dǎo)務(wù)必要端正態(tài)度，充分認(rèn)識公文安全的重要性；要經(jīng)常性開展公務(wù)員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高基層公務(wù)員的素質(zhì)和能力。各種公文一般可按 “上級文件 ”、 “下級文件 ”、 “需承辦文件 ”、 “一般性文件 ”4個類型分類登記。 、批辦。批辦要及時、迅速，批示的意見要明確、具體。要分清來文的主次緩急，有步驟有計(jì)劃地辦理，優(yōu)先辦理重要的公文。各級行政機(jī) 關(guān)應(yīng)建立健全機(jī)關(guān)公文催辦系統(tǒng)和催辦的登記、分層逐級匯報制度，以落實(shí)催辦工作。因此，每一位基層公務(wù)員都必須熟練掌握信函的書寫和使用規(guī)范。 中國最龐大的下資料庫 (整理 . 版權(quán)歸原作者所有 ) 第 11 頁 共 29 頁 而要使信函的內(nèi)容完整無缺，表述準(zhǔn)確清楚，關(guān)鍵一點(diǎn)就在于要嚴(yán)格遵守信函的書寫格式。具體而言，可分為箋文格式和封 文格式兩方面。它是對收件人的稱呼，于信箋首行頂格書寫，并且單獨(dú)成行。使用提稱詞應(yīng)注意使之與稱謂配合使用。既可表示客氣寒暄，也可提示寫信原因。 。切忌啰啰嗦嗦、拖沓冗長，甚至詞不達(dá)意、文不對題。 。應(yīng)酬語應(yīng)當(dāng)簡潔而自然。書寫時應(yīng)字斟句酌，具體對象具體對待。 。 一般而言，日期應(yīng)具體到年月日，有時可只寫月日。附言往往以 “又 ”、 “另 ”一類詞引出，或不寫引出詞，而以 “又及 ”、 “再及 ”一 類詞結(jié)束。 （二）封文格式 封文，即寫在信封上的書信內(nèi)容。然后另起一行書寫收信者的詳細(xì)地址。在交付郵寄的國際信函的信封上，收信者的姓名、地址和郵編應(yīng)寫在信封正面的中央偏右下方；寄信者的姓名、地址和郵編則應(yīng)寫在信封正面的左上方或信封背面的上半部。 。如托帶人知道收信者地址，可以不寫地址而只寫姓名。 一是信封款式。 二是封文字體。 三是封文稱呼。為便于郵局作業(yè)，寄信人務(wù)必要使用帶有郵政編碼的標(biāo)準(zhǔn)信封。寄航空、掛號等信函時，需加貼標(biāo)簽。公務(wù)信函在發(fā)出后能否及時無誤地送到預(yù)定對象手中，是發(fā)信者最牽掛的事。否則便會被視為官僚主義和不尊重他人的表現(xiàn)，導(dǎo)致發(fā)信者憂心忡忡，公務(wù)也不能及時辦理。為盡早消除對方的擔(dān)憂之 情，可在收到重要信函后先掛電話告訴對方信函已收到，然后再及時復(fù)函。如告訴對方： “您于 3月 6日發(fā)出的信函，我在 11日收到了。即使幫不了忙，也應(yīng)盡早答復(fù)，并致以歉意。 。 。銷毀應(yīng)當(dāng)完全、徹底，不遺漏。每一種特定公函都有相應(yīng)的寫作規(guī)范和使用要求，基層公務(wù)員應(yīng)當(dāng)予以 嚴(yán)格遵守。標(biāo)題即在首行正中位置書寫的 “賀信 ”兩字。二是祝賀的內(nèi)容，即所賀之事的重大意義。 祝賀信函的語言要充滿熱情、喜悅之意和溫暖、愉快之感，并給人以鼓勵和希望。在對方取得突出成績時，或在對方遇到困難、遭到不幸時，均可以寫慰問信表示慰勉、鼓勵、安慰和同情。二是對 對方辛勞的工作或所受的遭遇表示深切的同情和慰勉，或?qū)Ψ剿〉玫闹卮筘暙I(xiàn)和所具有的某種精神表示褒揚(yáng)和嘉獎。文字簡練，篇幅須短小。請柬一般由標(biāo)題、稱謂、正文、落款四部分組成 標(biāo)題即用大字書寫的 “請柬 ”兩字，在第一行中間，或者占用一頁，當(dāng)作封面。 樣式要美觀大方，不可用書信紙或單位的信函紙草草了事，而應(yīng)用紅紙或特制的請柬填寫。 基層 公務(wù)員出于工作需要，經(jīng)常會給別人留下，或者要求別人給自己