【正文】 向上級(jí)機(jī)關(guān)呈遞的公文，一般可分為逐級(jí)行文、多級(jí)行文和越級(jí)行文三種。 二、公文的行文 行文即公文的運(yùn)轉(zhuǎn)，行文關(guān)系則是指公文運(yùn)轉(zhuǎn)過程中發(fā)文機(jī)關(guān)與收文機(jī)關(guān)之間的關(guān)系，也即各級(jí)機(jī)關(guān)之間公文的授受關(guān)系。公文語言的簡(jiǎn)要，是快速高效地傳遞信息的需要。 。 。 例一 格式規(guī)范的公文樣式 中國(guó)最龐大的下資料庫 (整理 . 版權(quán)歸原作者所有 ) 第 7 頁 共 29 頁 （三）語言要求 公文的語言雖然只是一個(gè)形式的問題，但卻能影響公文的內(nèi)容，對(duì)公文整體起到舉足輕重的作用。 另外，公文紙一般采用 16開型（ 260mm185mm）于公文左側(cè)裝訂。 三是閱讀范圍。秘密等級(jí)標(biāo)在左上角，以醒目的黑體字印刷。 其四，標(biāo)記。上行文為抄報(bào)，平行文或下行文為抄送。國(guó) 務(wù)院辦公廳秘書局于 1994年 4月修訂出版的《國(guó)務(wù)院公文主題詞表》和中共中央辦公廳秘書局于 1998年 8月修訂發(fā)布的《公文主題詞表》是目前標(biāo)引主題詞的重要依據(jù)。文尾包括如下三個(gè)部分。用以表明公文的生效時(shí)間，寫于發(fā)文機(jī)關(guān)下方，使用年月日全稱。即公文的法定作者名稱，應(yīng)采用機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱， 寫于正文或附件名稱之后一定距離的右下方。 四是附件。即負(fù)責(zé)受理或答復(fù)該公文的機(jī)關(guān)。例如 “公安部關(guān)于在全國(guó)公安機(jī)關(guān)開展向濟(jì)南交警支隊(duì)學(xué)習(xí)活動(dòng)的決定 ”。 其二，正文。文件名稱往往用套紅大字印刷，被稱為 “紅頭 中國(guó)最龐大的下資料庫 (整理 . 版權(quán)歸原作者所有 ) 第 5 頁 共 29 頁 文件 ”。概括地說，公文格式可分為文頭、正文、文尾和標(biāo)記這四部分內(nèi)容。各種公文體現(xiàn)的是不同的發(fā)文機(jī)關(guān) 權(quán)限范圍和行文機(jī)關(guān)之間的不同關(guān)系，反映了不同的發(fā)文目的。國(guó)務(wù)院規(guī)定的 12類 13種公文形式，每一種都有近似但卻有所區(qū)別的格式要求。不僅基本的事實(shí)材料要真實(shí)，而 且具體的細(xì)節(jié)、背景、數(shù)據(jù)也要準(zhǔn)確無誤。如果發(fā)現(xiàn)公文所需貫徹的領(lǐng)導(dǎo)意圖與黨和國(guó)家的有關(guān)政策法規(guī)相抵觸，應(yīng)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)提出，并予以糾正。因此基層公務(wù)員撰制公文時(shí)必須嚴(yán)格遵守有關(guān)規(guī)定和要求，任何疏漏都有可能耽誤公務(wù)的執(zhí)行。 公文禮儀，即基層公務(wù)員在撰制和辦理公文時(shí)應(yīng)當(dāng)遵守的規(guī)范和慣例。通過互行公文，各級(jí)行政機(jī)關(guān)可互相交流、溝通信息、了解情況、掌握實(shí)情，從而提高辦事效率和領(lǐng)導(dǎo)水平。通過互行公文，上級(jí)機(jī)關(guān)可傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)意圖，下級(jí)機(jī)關(guān)則可遵照?qǐng)?zhí)行、貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖。 第一，公文具有法規(guī)和準(zhǔn)繩的作用。 中國(guó)最龐大的下資料庫 (整理 . 版權(quán)歸原作者所有 ) 第 3 頁 共 29 頁 批復(fù) 適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)。 通知 適用于發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)和有關(guān)單 位需要周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)，任免和聘用干部。 議案 適用于各級(jí)人民政府按法定程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。 公文是傳達(dá)、貫徹黨和國(guó)家的方針政策，發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，施行行政措施，請(qǐng)示和答復(fù)問題，指示和商議工作，以及報(bào)告情況，交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具?？偠灾?，基層公務(wù)員對(duì)語言文字的 “內(nèi)容美 ”與 “形式美 ”應(yīng)給予同等重視。另一方面，它對(duì)基層公務(wù)員 “怎樣說 ”、 “怎樣寫 ”也有所要求，此即所謂 “形式美 ”。在平日運(yùn)用語言文字時(shí)，基層公務(wù)員必須對(duì)其多加要求，恪守成規(guī)。 中國(guó)最龐大的下資料庫 (整理 . 版權(quán)歸原作者所有 ) 第 1 頁 共 29 頁 公務(wù)員禮儀修養(yǎng)之語言禮儀規(guī)范談話禮儀 語言文字，是人類用以表達(dá)思想、交流情感、溝通信息的特有工具。所謂語言禮儀規(guī)范，指的就是基層公務(wù)員運(yùn)用語言文字不能不遵守的一些成規(guī)。 運(yùn)用語言文字時(shí)，基層公務(wù)員不能忽略其 “內(nèi)容美 ”，因?yàn)殡x開了內(nèi)容，其具體內(nèi)容便無本可依。 公文禮儀 公文，即相對(duì)私人文書而言的公務(wù)文書的簡(jiǎn)稱。公文具有嚴(yán)肅的政治性、規(guī)范的程式性、絕對(duì)的權(quán)威性、直接的實(shí)用性和明確的工具性等鮮明的特點(diǎn)。 決定 適用于對(duì)重大活動(dòng)或事項(xiàng)作出安排。 通報(bào) 適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要情況。 函 適用于互不隸屬的機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)等。有的公文本身就屬于 法規(guī)文件，有的公文則是法規(guī)的具體化。 第三，公文具有教育和宣傳的作用。 第五，公文具有依據(jù)和證明的作用。我國(guó)公文禮儀的基礎(chǔ)，即國(guó)務(wù)院辦公廳重新頒布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》。 （一）內(nèi)容要求 任何類型的公文，不論其發(fā)文機(jī)關(guān)和發(fā)文目的是什么，都應(yīng)當(dāng)在內(nèi)容上遵循如下兩條基本指導(dǎo)原則。如果要提出新的政策規(guī)定，則應(yīng)加以具體說明，切勿使之前后矛盾。這就要求基層公務(wù)員深入實(shí)際、密切聯(lián)系群眾、實(shí)事求是，要克服官僚主義、形式主義和文牘主義，更不可弄虛作假、敷衍了事。因此，選擇恰當(dāng)文種是遵守公文格式的基礎(chǔ)。因此基層公務(wù)員在撰制公文時(shí)務(wù)必要根據(jù)本機(jī)關(guān)的職權(quán)地位和發(fā)文目的選擇恰當(dāng)文種，采取相應(yīng)格式。 其一，文頭。發(fā)文字號(hào)，由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年號(hào)、文件順序號(hào)三者組成。正文包括以下七部分內(nèi)容。如果公文版頭已注有發(fā)文機(jī)關(guān)，或已在文尾注明了發(fā)文機(jī)關(guān)，公文標(biāo)題即可省略發(fā)文機(jī)關(guān)；如果難以用少量文字概括所發(fā)公文的內(nèi)容，或公文內(nèi)容較為簡(jiǎn)單，可省略發(fā)文事由。上行文只有一個(gè)主送機(jī)關(guān)，即文件責(zé)任的直接承擔(dān)者；下行文可有多個(gè)主送機(jī)關(guān)，書寫于左首頂格處，按級(jí)別高低順序排列。即附屬于正文的材料，用于對(duì)公文的補(bǔ)充或參考。如需以機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人名義行文，則應(yīng)在領(lǐng)導(dǎo)人姓名前冠以職務(wù)。 七是印章。 一是主題詞。主題詞一般不超過七個(gè)，每個(gè)主題詞之間要空一格，寫于發(fā)文日期之后，用黑體字印刷。 三是制發(fā)機(jī)構(gòu)和制發(fā)時(shí)間。 標(biāo)記包括四個(gè)部分的內(nèi)容。 二是緊急程度。即以工作需要和保密范圍為依據(jù)所確定的公文的行文范圍和閱讀對(duì)象，寫于發(fā)文日期之后，主題詞之前。按慣 例，開頭應(yīng)為 35mm，地腳應(yīng)為 25mm，訂口應(yīng)為 22mm，翻口應(yīng)為 25mm，版心內(nèi)正文應(yīng)有 25行 20列。哪怕是一個(gè)小小的文字或標(biāo)點(diǎn)錯(cuò)誤，都有可能影響對(duì)公文的理解和執(zhí)行。公文的語言要 求準(zhǔn)確，是指公文的用字用詞要恰當(dāng)，語句段落要通順，數(shù)字標(biāo)點(diǎn)要規(guī)范。公文具有政治性和嚴(yán)肅性的特點(diǎn)，因此公文的語言應(yīng)當(dāng)力求質(zhì)樸無華，少用描寫和抒情的手法。冗長(zhǎng)的 公文不僅會(huì)讓人望而生厭，而且不利于主旨的突出和重點(diǎn)的把握。 （一）行文分類 按照公文在各級(jí)機(jī)關(guān)之間的運(yùn)行方向，可將行文分為三類：上行文、平行文和下行文。由于下級(jí)機(jī)關(guān)要對(duì)自己的直接上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)，因此逐級(jí)行文最為普遍。平行文即互相沒有隸屬關(guān)系和業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系，同級(jí)或不屬同一系統(tǒng)的機(jī)關(guān)部門之間的行文。下行文的文種較多，有命令、決定、指示 、公告、通告、通知、通報(bào)、批復(fù)、會(huì)議記要等 9種。越權(quán)而行之公文沒有任何權(quán)威和約束力。 ，應(yīng)根據(jù) 內(nèi)容寫明主報(bào)機(jī)關(guān)和抄報(bào)機(jī)關(guān)，由主報(bào)機(jī)關(guān)答復(fù)請(qǐng)示的問題。 ，或多個(gè)機(jī)關(guān)遇有相同問題需請(qǐng)示和報(bào)告時(shí)，各機(jī)關(guān)可聯(lián)合行文。如不另外行文，發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)在報(bào)刊上發(fā)表 該文時(shí)加以注明。 ”一般而言，公文辦理是指各級(jí)行政機(jī)關(guān)和公務(wù)人員在收到公文后對(duì)它進(jìn)行的辦復(fù)。 。對(duì)于緊急公文，更須及時(shí)處理。要盡量減少公文辦理所需的手續(xù)和環(huán)節(jié)，防止因環(huán)節(jié)復(fù)雜、程序繁多而導(dǎo)致的效率低下。一是指要確保公文物質(zhì)上的安全，防止公文受損或遺失。 為了確保公文的安全，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)務(wù)必要端正態(tài)度，充分認(rèn)識(shí)公文安全的重要性；要經(jīng)常性開展公務(wù)員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高基層公務(wù)員的素質(zhì)和能力。各種公文一般可按 “上級(jí)文件 ”、 “下級(jí)文件 ”、 “需承辦文件 ”、 “一般性文件 ”4個(gè)類型分類登記。 、批辦。批辦要及時(shí)、迅速，批示的意見要明確、具體。要分清來文的主次緩急，有步驟有計(jì)劃地辦理，優(yōu)先辦理重要的公文。各級(jí)行政機(jī) 關(guān)應(yīng)建立健全機(jī)關(guān)公文催辦系統(tǒng)和催辦的登記、分層逐級(jí)匯報(bào)制度，以落實(shí)催辦工作。因此，每一位基層公務(wù)員都必須熟練掌握信函的書寫和使用規(guī)范。 中國(guó)最龐大的下資料庫 (整理 . 版權(quán)歸原作者所有 ) 第 11 頁 共 29 頁 而要使信函的內(nèi)容完整無缺，表述準(zhǔn)確清楚，關(guān)鍵一點(diǎn)就在于要嚴(yán)格遵守信函的書寫格式。具體而言，可分為箋文格式和封 文格式兩方面。它是對(duì)收件人的稱呼，于信箋首行頂格書寫，并且單獨(dú)成行。使用提稱詞應(yīng)注意使之與稱謂配合使用。既可表示客氣寒暄，也可提示寫信原因。 。切忌啰啰嗦嗦、拖沓冗長(zhǎng)，甚至詞不達(dá)意、文不對(duì)題。 。應(yīng)酬語應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)潔而自然。書寫時(shí)應(yīng)字斟句酌，具體對(duì)象具體對(duì)待。 。 一般而言，日期應(yīng)具體到年月日，有時(shí)可只寫月日。附言往往以 “又 ”、 “另 ”一類詞引出，或不寫引出詞，而以 “又及 ”、 “再及 ”一 類詞結(jié)束。 （二）封文格式 封文，即寫在信封上的書信內(nèi)容。然后另起一行書寫收信者的詳細(xì)地址。在交付郵寄的國(guó)際信函的信封上，收信者的姓名、地址和郵編應(yīng)寫在信封正面的中央偏右下方；寄信者的姓名、地址和郵編則應(yīng)寫在信封正面的左上方或信封背面的上半部。 。如托帶人知道收信者地址，可以不寫地址而只寫姓名。 一是信封款式。 二是封文字體。 三是封文稱呼。為便于郵局作業(yè)，寄信人務(wù)必要使用帶有郵政編碼的標(biāo)準(zhǔn)信封。寄航空、掛號(hào)等信函時(shí)，需加貼標(biāo)簽。公務(wù)信函在發(fā)出后能否及時(shí)無誤地送到預(yù)定對(duì)象手中，是發(fā)信者最牽掛的事。否則便會(huì)被視為官僚主義和不尊重他人的表現(xiàn)，導(dǎo)致發(fā)信者憂心忡忡，公務(wù)也不能及時(shí)辦理。為盡早消除對(duì)方的擔(dān)憂之 情，可在收到重要信函后先掛電話告訴對(duì)方信函已收到，然后再及時(shí)復(fù)函。如告訴對(duì)方： “您于 3月 6日發(fā)出的信函，我在 11日收到了。即使幫不了忙，也應(yīng)盡早答復(fù)，并致以歉意。 。 。銷毀應(yīng)當(dāng)完全、徹底，不遺漏。每一種特定公函都有相應(yīng)的寫作規(guī)范和使用要求，基層公務(wù)員應(yīng)當(dāng)予以 嚴(yán)格遵守。標(biāo)題即在首行正中位置書寫的 “賀信 ”兩字。二是祝賀的內(nèi)容，即所賀之事的重大意義。 祝賀信函的語言要充滿熱情、喜悅之意和溫暖、愉快之感，并給人以鼓勵(lì)和希望。在對(duì)方取得突出成績(jī)時(shí)，或在對(duì)方遇到困難、遭到不幸時(shí)，均可以寫慰問信表示慰勉、鼓勵(lì)、安慰和同情。二是對(duì) 對(duì)方辛勞的工作或所受的遭遇表示深切的同情和慰勉，或?qū)?duì)方所取得的重大貢獻(xiàn)和所具有的某種精神表示褒揚(yáng)和嘉獎(jiǎng)。文字簡(jiǎn)練，篇幅須短小。請(qǐng)柬一般由標(biāo)題、稱謂、正文、落款四部分組成 標(biāo)題即用大字書寫的 “請(qǐng)柬 ”兩字，在第一行中間，或者占用一頁，當(dāng)作封面。 樣式要美觀大方，不可用書信紙或單位的信函紙草草了事，而應(yīng)用紅紙或特制的請(qǐng)柬填寫。 基層 公務(wù)員出于工作需要，經(jīng)常會(huì)給別人留下，或者要求別人給自己