【正文】 四、辦公室的職責(zé)和任務(wù) 辦公室的工作性質(zhì)和地位作用，決定了其職責(zé)涉及的范圍很廣，頭緒繁多。 （ 7）工作被動性強(qiáng)。辦公室保密范圍很廣，諸如。但這些工作都是為單位發(fā)揮人、財(cái)、物的最佳效益而服務(wù)，為實(shí)現(xiàn)單位總體計(jì)劃，管理目標(biāo)而服務(wù)，必須認(rèn)真落實(shí)。辦公室各項(xiàng)工作如果沒有高 第 6 頁 共 25 頁 標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，就不能保證工作質(zhì)量，沒有質(zhì)量的服務(wù)是不會受到歡迎的。其次，辦公室本身就是多功能、多向性的綜合體。 （ 2）頭緒多，綜合性強(qiáng)。辦公室的重要任務(wù)是處理公文，傳遞信息，辦理公務(wù)，答復(fù)問題。為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，為同級、上下級單位服務(wù)。辦公室管理的基礎(chǔ)理論就是在管理學(xué)、秘書學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)、檔案學(xué)等多學(xué)科的基礎(chǔ)上形成的，辦公室本身也是由多種專業(yè)組成，并相互滲透、綜合交叉形成的一個整體。從事文秘工作的人員，必須具備較強(qiáng)寫作能力和較高的政策水平，吃透上情下情，熟悉業(yè)務(wù)，視野開闊，視覺敏銳，善于思考 。辦公室作為一個單位的信息網(wǎng)絡(luò)中心，四面八方，上下左右的信息，都在辦公室匯集與綜合，并且發(fā)揮出信息的綜合效應(yīng)。 三、辦公室工作的性質(zhì)和特點(diǎn) （一）性質(zhì) 辦公室是一個單位的綜合管理 機(jī)構(gòu)，具有明顯的綜合性和服務(wù)性： （ 1）綜合性。一般與 外界的聯(lián)系，都首先要經(jīng)過辦公室，外界對一個單位的第一印象也常常是看辦公室的精神面貌、思想作風(fēng)、管理水平與工作效率等。是辦公室把大腦的指令傳遞給四肢，又把四肢的信息反映給大腦，以便讓大腦及時調(diào)整決策，推動整個肌體的正常運(yùn)行。 （ 2）樞紐的地位和作用 辦公室在一個機(jī)關(guān)中，是溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系各方，保證機(jī)關(guān)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的樞紐。整個辦公室在多向性、多渠道的立體交叉的管理網(wǎng)絡(luò)中居于中心的位臵。 第 2 頁 共 25 頁 辦公室又是一個單位的信息網(wǎng)絡(luò)中心，是各種信息的交匯點(diǎn)和集散地。作為工作機(jī)構(gòu)的辦公室就是今天我們學(xué)習(xí)的重點(diǎn)。明顯地有別于其他各類股室，具有其自身的特殊性。 一、辦公室的涵義 辦公室這個詞的概念，有兩種涵義。 二、辦公室的地位和作用 在各級組織中，辦公室處于中樞和要害部位，其地位和作用具體來說，主要有以下三點(diǎn)。黨和國家的方針、政策、上級機(jī)關(guān)的指示、指令、本單位的總體安排、目標(biāo)管理、領(lǐng)導(dǎo)決策以及各種重大事件、重大活動過程中所形成的文件資料，下屬各個單位貫徹實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)決策的情況和反映，各方面的動態(tài)、情報(bào)資料等等，上下左右、四面八方的信息，都在辦公室匯集和綜合。因此，辦公室不同于具體的業(yè)務(wù)股室。如果把一單位比作一個人的 話，那么，領(lǐng)導(dǎo)層、決策機(jī)構(gòu)是大腦 。辦公室實(shí)際上就象鐵道系統(tǒng)中的樞紐站，水陸聯(lián)運(yùn)的交會點(diǎn)。本單位領(lǐng)導(dǎo)得到外界的各種信息，一般也是靠辦公室這個“ 窗口 ” 。辦公室的綜合性主要是由以下四個方面組合形成： 首先是多方面基礎(chǔ)工作的組合。 第三是多知識、多技能結(jié)構(gòu)人員的組合。從事接待工作的人員，必須朝氣蓬勃，熱情、耐心，任勞任怨，不怕麻煩，靈活周到 。 （ 2）服務(wù)性。服務(wù)是做好辦公室一切工作的指導(dǎo)思想。這些都是政策性很強(qiáng)的工作。所謂頭緒多，一是接觸面廣，既要承上啟下，又要橫向聯(lián)系 。另外，目標(biāo)管理、工作總結(jié)等也往往先由 各股室提出，再由辦公室綜合。同時辦公室人員應(yīng)有很強(qiáng)的時間觀念。 （ 5）聯(lián)系廣，協(xié)調(diào)任務(wù)重。文件保密、會議保密、傳真保密等等，這是辦公室保密工作的一個主要特點(diǎn)。辦公室的輔助地位決定了它的工作的被動性。其主要職貢和任務(wù)是辦文、辦事、辦會： （一）辦文 文件收發(fā)處理流程及注意的事項(xiàng)： 公文處理是輔助決策的重要工作，是改進(jìn)工作手段、提高工作效率、實(shí)現(xiàn)規(guī)范辦公的根本要求，不僅體現(xiàn)出一個單位的工作水平，更重要的是直接影響到工作開展是否暢通、工作能否及時有效開展。 （二）高度重視，嚴(yán)格管理（收文途徑：上級來文、平級學(xué)校來函） 。一般情況下，三天內(nèi)傳件完畢，承辦學(xué)校和承辦人員必須嚴(yán)肅認(rèn)真，講求實(shí)效，辦公室傳送文件的管理員必須高度重視，認(rèn)真履行職責(zé)，傳送無誤，適時催辦督辦，需要馬上報(bào)送材料的文件如果找不到領(lǐng)導(dǎo)，可以通過電話進(jìn)行溝通，講出來意見匯報(bào)后發(fā)到相關(guān)股室，并在處理簽上注明為電話請示：同擬。凡收存文件的文件柜要認(rèn)真保管，借閱的要及時督促歸還，保證文 第 9 頁 共 25 頁 件資料完整、齊全。（檔案管理在國慶節(jié)后在抽時間進(jìn)行培訓(xùn)講解） 辦公室辦文概念除了除了公文外還包括擬寫公文。 。 第 10 頁 共 25 頁 間不同。 。 。 本次培訓(xùn)我們重點(diǎn)講解學(xué)校在日常工作中用得最多，也不注意的文件格式，結(jié)合教育局 2024 年計(jì)劃進(jìn)行講解。 。辦公室作為所本單位與外界聯(lián)系的窗口和紐帶，經(jīng)常需要安排、處理各職能部門和下級機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)辦的事項(xiàng)。 ，可以隨時向領(lǐng)導(dǎo)同志陳述自己的見解和主張。作為 “ 參謀 ” ，則要獨(dú)立地為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，以能提出多少真知灼見作為評價工作成敗的根本標(biāo)志。在領(lǐng)導(dǎo)決策后 ，辦公室還要通過調(diào)查研究，了解和掌握決策意見的執(zhí)行情況，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)抓好跟蹤反饋，保證決策意見順利地貫徹落實(shí)，或根據(jù)客觀 第 13 頁 共 25 頁 變化了的形勢及時進(jìn)行調(diào)整。 （ 3）管理職責(zé) 對機(jī)關(guān)行 政事務(wù)實(shí)行管理，是辦公室應(yīng)盡的職責(zé)。公文工作，即指圍繞公文的擬制、處理與保管而進(jìn)行的撰稿、審稿、簽發(fā)、印刷、收發(fā)、登記。辦公室輔佐領(lǐng)導(dǎo)決策，發(fā)揮參謀職能，主要通過向領(lǐng)導(dǎo)提供適用信息出謀獻(xiàn)策來實(shí)現(xiàn)。既包括為領(lǐng)導(dǎo)開展正常工作所需要辦理的各種事項(xiàng)，如召開會議、接待、安排車輛等，也包括為機(jī)關(guān) 第 14 頁 共 25 頁 工作人員生活事務(wù)的有關(guān)事項(xiàng)，如組織好機(jī)關(guān)的文娛體育活動，解決好干部職工的福利等等，辦公室都應(yīng)主動參與或關(guān)注。三是對來信來訪，要堅(jiān)持做到熱情接待，及時處理，最大震限度 地減少其重復(fù)來信來訪和越級上訪。即： 。當(dāng)下級對上級的指示、決定、命令有不同意見，要及時、準(zhǔn)確地予以反映，使下情得以 “ 上達(dá) ” ，