北京城開集團流程診斷及管理改善建議書-wenkub
2023-06-14 16:00:18 本頁面
【正文】 時系統(tǒng)自動調(diào)取打印份數(shù) ?圖紙份數(shù)不足時，系統(tǒng)示警，客戶代表負責聯(lián)系客戶補圖 ? ? ,出現(xiàn)投標單位等圖現(xiàn)象 ?圖紙保管職責在部門間無意義切換，造成工作脫節(jié) ?服務廳完成資料接收后，一份圖紙轉(zhuǎn)綜計處，負責其余圖紙的保管 ?技經(jīng)完成招標文件編制后，將圖紙直接交服務廳保管 ? 9 招投標大流程 開評標流程分析 現(xiàn)象 （標） 原因 （本） 措施 （藥） 問題類別 職責 執(zhí)行 標準 IT ?IT系統(tǒng)不支持 ?修改系統(tǒng)，具備招標文件完成通知 → 確定開標時間 → 打印招標文件的網(wǎng)上操作功能 ? 操作 ?IT系統(tǒng)無相應模塊 ?增加開評標系統(tǒng)功能模塊 ? ，聯(lián)系方式不通 ?評標專家?guī)烊鄙賱討B(tài)維護 ?進一步明確職責、調(diào)整責任部門 ? ?建立專家?guī)靹討B(tài)維護程序及制度 ? ? ，不能按時參加開標、評標 ,相關(guān)資料不能及時簽字，資料不能及時歸檔 ?未嚴格遵守評標紀律 ?監(jiān)督程序需進一步完善 ?建立監(jiān)督員數(shù)據(jù)庫 ?根據(jù)公司招投標工作紀律完善開評標監(jiān)督員參與機制 ? ?投標企業(yè)需求不強 ?相關(guān)程序及規(guī)范有待完善 ?制定詳細嚴謹?shù)默F(xiàn)場踏勘、答疑程序及規(guī)范 ? ，部份項目檔案資料欠完整 ?資料規(guī)檔無統(tǒng)一的責任部門 ?業(yè)務處統(tǒng)一負責資料規(guī)檔 ? 10 招投標大流程 中標通知發(fā)布流程分析 現(xiàn)象 （標） 原因 （本） 措施 （藥） 問題類別 職責 執(zhí)行 標準 IT ，不能及時通知中標人 ?客戶數(shù)據(jù)庫管理職責缺失 ?客戶數(shù)據(jù)庫不健全 ?同前 ? ?系統(tǒng)不能支持客戶信息共享 ?修改 IT系統(tǒng)，打印交費通知單時調(diào)取中標單位聯(lián)系信息 ? 及時在系統(tǒng)中確認，系統(tǒng)不能進入下一流程環(huán)節(jié) ?未按程序操作 ?財務處理的及時性納入崗位考核 ? ,系統(tǒng)不能識別子項目，子項目在系統(tǒng)中停滯 ?項目打捆職責不明確，實際打捆環(huán)節(jié)處于流程后端，造成招標方式確定不嚴謹 ?綜技處負責項目打捆 ? ?IT系統(tǒng)不支持項目打捆后的編號追溯及處理 ?增加編號追溯及處理的系統(tǒng)功能 ? 11 設備招投標流程分析 現(xiàn)象 （標） 原因 （本） 措施 （藥） 問題類別 職責 執(zhí)行 標準 IT ,有效性判斷困難 ,例如 :沒有施工單位或無工程預付款的設備招標申請是否執(zhí)行，無法判斷 ?同前 ?同前 ? ,系統(tǒng)不能識別子項目，子項目在系統(tǒng)中停滯 ?同前 ?同前 ? ，施工單位遲遲未訂貨，到訂貨時設備價格漲價造成退標 ?對投標企業(yè)管理力度偏弱 ?對中標企業(yè)權(quán)益缺少必需保障 ?強化項目后評估管理 ?在相關(guān)條約中約定中標結(jié)果的有效時間 ? 12 直接發(fā)包流程分析 現(xiàn)象 （標） 原因 （本） 措施 （藥） 問題類別 職責 執(zhí)行 標準 IT 足 ?缺少必需的審批 ?設定審批控制點及權(quán)限 ? 下達，程序及方式不符合中心的功能定位 ?機制轉(zhuǎn)變過程中的習慣行為 ?流程中增加議標環(huán)節(jié) ? ?以委托書或建委現(xiàn)用表格下達 ? 13 目錄 ? 項目進展情況匯報 ? 招 /投標業(yè)務流程分析及建議 ? 組織職責調(diào)整建議 ? IT系統(tǒng)改善建議 ? 建議完善的配套制度 /模板 ? 后期工作要點及安排 14 基于招 /投標大流程優(yōu)化的流程責任矩陣及調(diào)整建議 (1/3) 流程 /流程環(huán)節(jié) 現(xiàn)在 將來 說明 服務廳 綜計 技經(jīng) 業(yè)務 服務廳 綜計 技經(jīng) 業(yè)務 資審辦 預審委 員會 ? ? 統(tǒng)一保管資料，減少無意義傳遞 其中 圖紙保管 ? ? ? 修改或補充的資料受理 ? ? 資料變更同步 技術(shù)資料有效性判定 ? ? ? 明確責任 項目編號編制 ? ? 其中 項目打捆 未明確 ? 規(guī)范項目編號管理 招標計劃制定及進度管理 無 ? 強化招標進度管理 項目后評估管理 無 ? 強化項目過程控制 /反饋 投標企業(yè)資料庫建設 /維護 無 ? 發(fā)揮資審辦了解投標企業(yè)情況的優(yōu)勢 確定邀標范圍 ? ? 提高投標對象確定的規(guī)范性 公開招標公告編制及發(fā)布 無 ? 資格預審文件編制 無 ? 發(fā)揮資審辦資質(zhì)管理的專業(yè)能力 資格預審 無 ? 代辦施工證 ? ? 利用資審辦與政府主管部門已有的良好關(guān)系 15 基于招 /投標大流程優(yōu)化的流程責任矩陣及調(diào)整建議 (2/3) 流程 /流程環(huán)節(jié) 現(xiàn)在 將來 說明 服務廳 綜計 技經(jīng) 業(yè)務 服務廳 綜計 技經(jīng) 業(yè)務 資審辦 評標委 員會 /標底 ? ? 無變化 其中 確定開標時間 ? ? 打印招標文件 ? ? 發(fā)招標邀請函 ? ? 配圖 ? ? 避免投標單位等待 發(fā)售招標文件 ? ? 無變化 其中 組織現(xiàn)場踏勘 /答疑 ? ? 無變化 招標文件澄清資料編撰及發(fā)布 ? ? 通知監(jiān)督人 ? ? 開標 ? ? 選擇評標專家 /組建評標委員會 ? ? 組織評標 ? ? 資格后審 無 ? 評標專家考核 /結(jié)果錄入評標專家?guī)? 無 ? 強化評標專家管理 評標專家?guī)旖?/維護 無 ? 招標資料歸檔管理 ? ? ? 統(tǒng)一管理部門 ,明確責任 16 基于招 /投標大流程優(yōu)化的流程責任矩陣及調(diào)整建議 (3/3) 流程 /流程環(huán)節(jié) 現(xiàn)在 將來 說明 服務廳 綜計 技經(jīng) 財務 服務廳 綜計 技經(jīng) 財務 資審辦 無變化 其中 通知中標單位 ? ? 資料發(fā)送 ? ? 收代理費 ? ? 17 設備招 /投標流程責任矩陣 流程 /流程環(huán)節(jié) 現(xiàn)在
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